Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Перемены в работе, которые готовят чиновники и законодатели

Подписка
Срочно заберите все!
№24
14 марта 2013 44 просмотра

В 2012г. август получил аванс и больше не вышел на работу. Не отвечает на телефонные звонки. И нет ответа с места регистрации. Как правильно уволить этого сотрудника?

Сотрудника нельзя уволить, пока не будут собраны доказательства его отсутствия на рабочем месте без уважительных причин. Если сотрудник так и не появится на рабочем месте, его можно уволить, только если суд признает его безвестно отсутствующим. Гражданин признается безвестно отсутствующим, если в течение года в его местожительстве нет сведений о том, где он находится.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»

1. Рекомендация: Как оформить увольнение за прогул

Документальное оформление

Факт прогула нужно подтвердить документально. В связи с этим можно*:

Табель учета рабочего времени

Факт отсутствия сотрудника на работе зафиксируйте в табеле учета рабочего времени, проставив в документе соответствующую отметку*.

Если причина отсутствия сотрудника на рабочем месте не известна, в табеле учета рабочего времени по форме № Т-12 или № Т-13 поставьте буквенный код «НН». Если в дальнейшем сотрудник представит документы, подтверждающие болезнь, или будет признан факт прогула, табель нужно уточнить. В нем буквенный код «НН» исправьте на код «Б» – временная нетрудоспособность (болезнь) или «ПР» – прогулы (отсутствие на рабочем месте без уважительных причин). Условные обозначения явок и неявок приведены на титульной стороне табеля по форме № Т-12, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Акт об отсутствии на рабочем месте

Составьте акт об отсутствии сотрудника на рабочем месте за подписью двух и более свидетелей*.

Если у отсутствующего сотрудника есть непосредственный руководитель, он может вместо акта (или наряду с актом) написать докладную записку на имя руководителя организации. В ней он должен сообщить, что подчиненный не явился на работу, и перечислить меры, которые принимались, чтобы его найти (звонки по домашнему телефону, служебная проверка и т. п.). В акте и докладной записке нужно точно (в часах и минутах) указать время отсутствия сотрудника на работе.

Уведомление сотрудника

В случае длительного отсутствия сотрудника на рабочем месте направьте на его домашний адрес письмо-уведомление. В уведомлении попросите его явиться на работу и объяснить причины отсутствия. Письмо должно быть заказным с уведомлением о вручении. Оформить его нужно на бланке для писем организации. В письме укажите срок, в течение которого сотрудник должен будет ответить (двух недель достаточно). После того как вернется почтовое уведомление, нужно подождать ответа. Если в течение указанного срока ответ не придет, а сотрудник так и не появится, составьте акт об отсутствии объяснений за подписью двух и более свидетелей.*

Письменное объяснение сотрудника

Увольнение за прогул одновременно является мерой дисциплинарного взыскания. Поэтому проводить его нужно по правилам статьи 193 Трудового кодекса РФ. То есть, как только сотрудник появится на работе, необходимо потребовать у него письменное объяснение причин отсутствия. Нужно установить, являются эти причины уважительными или неуважительными. Если по истечении двух рабочих дней сотрудник не дал объяснения, составьте об этом акт в присутствии двух и более свидетелей. Такой порядок предусмотрен в частях 1 и 2 статьи 193 Трудового кодекса РФ и разъяснен в письме Роструда от 31 октября 2007 г. № 4415-6.

Приказ об увольнении

Когда все доказательства прогула сотрудника будут собраны, оформите приказ об увольнении по унифицированной форме № Т-8 (постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).

В течение трех рабочих дней после утверждения приказа с ним нужно ознакомить сотрудника под роспись. Если сотрудник откажется это сделать, составьте акт об отказе* (в произвольной форме). Об этом сказано в части 6 статьи 193 Трудового кодекса РФ и письме Роструда от 31 октября 2007 г. № 4415-6.

После издания приказа внесите запись об увольнении в трудовую книжку сотрудника: «Уволен в связи с прогулом, подпункт «а» пункта 6 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации». Закройте личную карточку сотрудника по форме № Т-2*(постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Помните, что увольнение нужно провести не позднее одного месяца со дня обнаружения прогула (без учета времени отсутствия сотрудника) (ч. 3 ст. 193 ТК РФ).

Сотрудник долго не появляется на работе

О том, как поступать, если сотрудник долгое время не появляется на работе и его местонахождение неизвестно, см. Как оформить увольнение по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон трудового договора.

Ситуация: что делать с трудовой книжкой сотрудника, долгое время отсутствующего на работе

Трудовую книжку храните в обычном порядке до востребования ее сотрудником или его родственниками (в случае смерти сотрудника или признания его безвестно отсутствующим).*

Такой порядок предусмотрен пунктом 43 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Подробнее о правилах хранения трудовых книжек см. Как учитывать и хранить трудовые книжки.

Нарушение процедуры увольнения


Внимание:* за нарушение процедуры увольнения за прогул суд может принять решение восстановить сотрудника на работе. Это может произойти даже в том случае, если отсутствие на работе было вызвано неуважительной причиной.

При этом организация должна оплатить восстановленному сотруднику время вынужденного прогула в размере среднего заработка (ст. 394 ТК РФ). Его рассчитайте не с первого дня невыхода на работу, а со дня издания приказа об увольнении. Только с этого времени прогул является вынужденным (п. 41 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2).

И.И. Шкловец

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости


2. Ситуация: Что делать, если сотрудник долгое время не появляется на работе и его местонахождение неизвестно

Очень долгое отсутствие дает организации право обратиться в суд с заявлением о признании сотрудника безвестно отсутствующим либо умершим. Гражданин признается безвестно отсутствующим, если в течение года в его местожительстве нет сведений о том, где он находится. Гражданин объявляется умершим, если таких сведений нет в течение пяти лет. Об этом сказано в статьях 42 и 45 Гражданского кодекса РФ.

После того как суд удовлетворит заявление, можно будет расторгнуть трудовой договор по пункту 6 части 1 статьи 83 Трудового кодекса РФ* (письмо Роструда от 5 сентября 2006 г. № 1552-6).

И.И. Шкловец

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

3. Статья:Нештатная ситуация: сотрудник не появляется на работе и не отвечает на звонки

Сотрудник вашей компании не пришел на работу. Его телефоны не отвечают, коллеги тоже не знают, где он. Можно ли считать отсутствие работника прогулом? Нет, до тех пор, пока вы не выясните, почему работник не выходит на службу. Привлечь работника к ответственности можно только тогда, когда будет понятно, что он отсутствовал без уважительной причины*.

Если же работник болел или, скажем, ухаживал за больным родственником, его нужно «реабилитировать». Время его отсутствия прогулом считаться не будет. Обратите внимание: трудовое законодательство не обязывает сотрудников заранее предупреждать руководство об отсутствии по уважительным причинам. Да это и не всегда возможно.

Так как же быть, пока о работнике ничего не известно? Ответим по порядку на самые частые вопросы.

Как зафиксировать неявку на работу?

Пока человек не объявится, его отсутствие на работе нужно ежедневно фиксировать. В конце дня непосредственный начальник пишет докладную записку о том, что сотрудник не появлялся на работе. На основании докладной записки вы оформляете акт, заверенный как минимум двумя свидетелями. В акте нужно отметить, что причина отсутствия на работе неизвестна (см. образец ниже).

Акт об отсутствии сотрудника на рабочем месте. Образец

Без такого акта вам не удастся уволить работника за прогул, если в дальнейшем выяснится, что веских причин отсутствовать у него не было.

Пропавший без вести работник вряд ли сможет подписать акт об отсутствии на рабочем месте. Поэтому вы можете составить еще один – о невозможности получить подпись работника. Этот документ тоже составляется в произвольной форме – как правило, на несколько дней позже, чем акт об отсутствии на рабочем месте.

А как оформлять табель учета рабочего времени? До тех пор, пока вы не знаете обстоятельств, из-за которых человека нет на работе, отмечайте его в табеле как отсутствующего по невыясненным причинам («НН» или цифровой код «30»). Если в дальнейшем подтвердится прогул, запись в табеле вы исправите, проставив «ПР» или «24».

Нужно ли разыскивать сотрудника?

Обязанности искать пропавшего сотрудника у компании нет. Но если понадобится уволить работника за прогул и тем самым освободить вакансию, придется найти человека и получить с него объяснительную записку, свидетельствующую, что уважительных причин отсутствовать не было. Если работник так и не объявится, остается добиваться судебного решения, в котором гражданина признали бы безвестно отсутствующим*.

Поэтому звоните на все известные номера телефонов, опросите родственников, друзей и соседей, съездите к работнику домой. На все адреса, оставленные сотрудником, отправьте письмо с уведомлением о вручении, где попросите объяснить причину, по которой его нет на работе (см. образец ниже). Письмо вам нужно зарегистрировать в журнале исходящей корреспонденции. Допустим, работник прибыл издалека, у него нет родственников в вашем городе. Тогда о его исчезновении придется заявить в милицию*.

Уведомление о необходимости представить объяснения по поводу длительного отсутствия. Образец

Как заменить пропавшего работника?

Чтобы заменить отсутствующего сотрудника, можно привлечь других работников компании. Для этого можно на время оформить внутреннее совмещение или внутреннее совместительство (ст. 60.2 и ст. 282 Трудового кодекса РФ).

Если штатные работники не могут заменить пропавшего, компания вправе нанять нового сотрудника. Здесь есть два способа. Во-первых, вы можете оформить срочный трудовой договор на время исполнения обязанностей отсутствующего работника (ст. 59 Трудового кодекса РФ). Во-вторых, можете изменить штатное расписание и ввести дополнительную единицу.

Когда сотрудника можно уволить за прогул?

Допустим, человек нашелся. И из его объяснительной записки следует, что отсутствовал он без уважительных причин. В этой ситуации у вашей компании появляется право привлечь работника к дисциплинарной ответственности. Например, лишить премии. А можно и уволить. Но внимание: на то, чтобы привлечь работника к ответственности, у вас будет только один месяц. Этот срок отсчитывается со дня, когда работник объявился*.

Перед увольнением проверьте наличие полного пакета документов, подтверждающих прогул. В противном случае работник, уволенный по статье, сможет позже восстановиться через суд. Прогул подтверждают докладные записки и акты. А также объяснительная записка работника.

Предположим, работник появился, но писать объяснительную не стал. Если в течение двух дней он так и не представит разъяснений, то, составив соответствующий акт, его также можно привлечь к ответственности.

Имея на руках все перечисленные бумаги, работодатель вправе составить приказ об увольнении по форме № Т-8. Каким числом расторгать трудовой договор, зависит от того, приступал ли сотрудник к работе после прогула без уважительных причин. День увольнения – это последний день работы. Поэтому если человек больше не работал, день увольнения – это день, предшествующий первому дню прогула (подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса РФ). В итоге дата приказа об увольнении с датой увольнения не совпадет. Не забудьте в течение трех дней ознакомить с приказом уволенного работника. Если сотрудник не соглашается его подписывать, об этом надо составить соответствующий акт.

На основании приказа об увольнении вам надо будет рассчитать зарплату работника, компенсацию за неиспользованные отпуска, внести запись об увольнении в трудовую книжку. Этот документ нужно будет выдать работнику вместе с причитающимися ему деньгами.

Сейчас зарплату чаще всего перечисляют на банковскую карту, поэтому выдать расчет можно вовремя без особых проблем. С трудовой книжкой сложнее. Не исключено, что работник не придет за трудовой или откажется ее получать. В этом случае отправьте ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо согласиться, чтобы документ ему отправили по почте. Тогда от ответственности за задержку трудовой книжки вы компанию обезопасите. Если работник на письмо не ответит, его трудовую книжку придется хранить на протяжении 50 лет.

Что делать, если работник так и не объявился?

Как мы уже сказали, с одной стороны, компания не обязана разыскивать пропавшего сотрудника. С другой – она не может уволить его до тех пор, пока он не появится. Как же поступить, если от работника долгое время нет никаких вестей? Из норм гражданского законодательства следует, что работодателю придется ждать год. По истечении именно такого срока ваша компания сможет обратиться в суд с заявлением. В этом заявлении нужно просить признать работника безвестно отсутствующим. Такое право предоставлено статьей 42Гражданского кодекса РФ. Как правило, с таким заявлением в суд обращаются родственники работника. Но если они этого не сделали, работодатель вправе обратиться в суд самостоятельно. Предположим, суд признал сотрудника безвестно отсутствующим. Тогда трудовой договор с ним можно расторгнуть по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон* (п. 6 ч. 1 ст. 83 Трудового кодекса РФ).

Приказ о расторжении трудового договора датируйте числом, когда вы узнали о судебном решении. Момент увольнения здесь будет другой – день, когда вступило в силу решение суда*. Судебное решение о признании работника безвестно отсутствующим вступает в силу через 10 дней (это время отводится на кассационное обжалование). Этим же числом датируйте запись в трудовой книжке работника. В ней же сошлитесь на решение суда признать человека безвестно отсутствующим.

Зарплату и компенсацию за неиспользованный отпуск вы можете выдать исключительно членам семьи. К таковым Семейный кодекс РФ относит супругов, родителей и детей признанного безвестно отсутствующим работника (ст. 2). Трудовую книжку можно отдать любому из родственников, взяв с них расписку. Личность и факт родства проверьте по документам.

Журнал «Главбух» №13, июнь 2010

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка