Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Не забудьте про самые важные дела декабря

Подписка
Срочно заберите все!
№23
22 марта 2013 1486 просмотров

Работник отгулял в феврале 2013 года очередной отпуск за рабочий год с 07.11.2012 по 06.11.2013 год. С 01.04.2013 он увольняется. Получается, что бухгалтер должна удержать отпускные выплаченные авансом. Отсюда несколько вопросов:1. Может ли организация простить сотруднику излишне выплаченные отпускные?2. Как правильно удержать с работника излишние выданную ему сумму отпускных?3. Как оформить добровольное погашение работником задолженности (начисленной за март заработной платы не хватит чтобы покрыть возникшую задолженность)?4.Какие корректировки по страховым взносам, НДФЛ, налогу на прибыль должна будет произвести бухгалтер в каждом из трёх, вышеперечисленных, вариантов погашения задолженности.Организация применяет общую систему налогообложения, по налогу на прибыль отчитывается ежемесячно исходя из фактически полученной прибыли.Заранее огромное спасибо за ответ!

 Работодатель вправе удержать с сотрудника излишне выплаченные отпускные при окончательном расчете. Но это право компании, а не обязанность. По решению руководства долг может быть прощен сотруднику. В случае, если суммы, начисленной сотруднику, недостаточно для покрытия долга по задолженности, сотруднику можно предложить добровольно вернуть сумму отпускных за неотработанные дни отпуска. Порядок удержания излишне выплаченных отпускных, отражения в учете удержания и прощения долга приведен ниже в рекомендациях и материалах «Системы Главбух».

1. Рекомендация: Как удержать из зарплаты отпускные, выплаченные за неотработанные дни отпуска

Когда производят удержания

Сотрудник может уволиться до истечения рабочего года, в счет которого ему был предоставлен ежегодный отпуск. В этом случае сумму отпускных, приходящуюся на неотработанное время, удержите при начислении зарплаты.

<…>

Расчет суммы удержаний

Рассчитывать сумму удержаний нужно в таком порядке.

Сначала определите количество месяцев, не отработанных до окончания рабочего года, в счет которого сотруднику был предоставлен отпуск. В расчет принимайте полностью отработанные месяцы. Остатки дней в месяцах, отработанных не полностью, округляйте до полных месяцев по правилам округления. Остаток до 14 календарных дней включительно отбрасывайте, а остаток от 15 календарных дней и более округляйте до полного месяца.

Такой порядок предусмотрен пунктом 35 Правил, утвержденных НКТ СССР 30 апреля 1930 г. № 169. Несмотря на то что этот документ был принят давно, он продолжает действовать в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ.

<…>


Затем рассчитайте общую сумму, которую нужно удержать из зарплаты сотрудника при увольнении, по формуле:

Сумма удержаний = Средний дневной заработок, исходя из которого были рассчитаны отпускные ? Количество неотработанных месяцев ? Продолжительность отпуска, положенного сотруднику за год (как правило, 28 дней) : 12 месяцев


Сотрудник должен возместить организации всю сумму неотработанных отпускных. Из его месячной зарплаты (в т. ч. и выплачиваемой при увольнении) можно удержать всю начисленную сумму.

<…>

Если удержание из зарплаты произвести невозможно

Ситуация: что делать, если удержать отпускные, выданные авансом, из зарплаты сотрудника невозможно (например, для этого недостаточно последней зарплаты)

Предложите сотруднику добровольно вернуть сумму отпускных за неотработанные дни отпуска. В случае отказа организация вправе обратиться за взысканием в суд (ст. 391 ТК РФ). Норма законодательства, которая ранее запрещала работодателям взыскивать такие отпускные в судебном порядке (абз. 3 п. 2 Правил, утвержденных НКТ СССР 30 апреля 1930 г. № 169), утратила силу (приказ Минздравсоцразвития России от 20 апреля 2010 г. № 253).

<…>

Бухучет отпускных

В бухучете удержания за неотработанные дни отпуска отражайте корректировочными записями (письмо Минфина России от 20 октября 2004 г. № 07-05-13/10).*

Если отпускные начислены за счет резерва на оплату отпусков:

Дебет 96 субсчет «Резерв на оплату отпусков» Кредит 70
– сторнированы суммы отпускных, начисленных сотруднику за неотработанные дни отпуска.*

Если организация (субъект малого предпринимательства) не создает резерв на оплату отпусков:

Дебет 20 (23, 26, 29...) Кредит 70
– сторнированы суммы отпускных, начисленных сотруднику за неотработанные дни отпуска.

Корректировочные записи делайте на основании бухгалтерской справки.

Пересчет НДФЛ и взносов

Ситуация: как удержать НДФЛ и начислить страховые взносы при удержании отпускных, выплаченных сотруднику за неотработанные дни отпуска. Сотрудник увольняется в том же году, когда были начислены и выплачены отпускные. Отпуск и увольнение приходятся на разные отчетные периоды*

Ответ на этот вопрос зависит от того, достаточна сумма последней зарплаты сотрудника для удержания суммы отпускных за неотработанные дни отпуска или нет.

В рассматриваемой ситуации возможны, например, такие варианты:

  • зарплата сотрудника, из которой производятся удержания сумм излишне выплаченных отпускных, больше суммы удержаний. То есть последней зарплаты достаточно для того, чтобы произвести удержания;
  • зарплата сотрудника, из которой производятся удержания сумм излишне выплаченных отпускных, меньше суммы удержаний. То есть последней зарплаты недостаточно для того, чтобы произвести удержания. При этом сотрудник добровольно возвращает сумму отпускных за неотработанные дни отпуска;
  • зарплата сотрудника, из которой производятся удержания сумм излишне выплаченных отпускных, меньше суммы удержаний. То есть последней зарплаты недостаточно для того, чтобы произвести удержания. При этом сотрудник отказывается добровольно вернуть сумму отпускных за неотработанные дни отпуска.

Если суммы выплат сотруднику при увольнении достаточно для удержания суммы отпускных за неотработанные дни отпуска, то действуйте так.*

В бухучете отразите начисление последней зарплаты сотрудника (без уменьшения ее на сумму излишне выплаченных отпускных). С суммы зарплаты удержите НДФЛ, начислите взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

Сумму излишне начисленных отпускных в бухучете сторнируйте. Такой вывод следует из письма Минфина России от 20 октября 2004 г. № 07-05-13/10. Соответственно, сделайте сторнирующие проводки по удержанию НДФЛ и начислению страховых взносов с суммы излишне выплаченных отпускных. Основанием для исправительных записей служит бухгалтерская справка, отражающая сумму отпускных за неотработанные дни отпуска.

Последнюю зарплату сотруднику выдайте за вычетом удержанных сумм отпускных.

При выплате отпускных (в т. ч. и за неотработанные дни отпуска) с них был удержан и уплачен в бюджет НДФЛ. Поэтому НДФЛ за последний месяц работы сотрудника исчислите с зачетом налога, удержанного с отпускных за неотработанные дни отпуска. Поступить так позволяют положения пунктов 2 и 3 статьи 226 Налогового кодекса РФ. То есть уплате в бюджет подлежит разница между НДФЛ, исчисленным с последней зарплаты сотрудника, и НДФЛ, удержанным с суммы излишне выплаченных отпускных.*

Заполняя форму 2-НДФЛ за текущий год, отразите сумму отпускных за минусом излишне выплаченных отпускных за неотработанные дни отпуска. Сделайте это в том месяце, когда отпускные были выплаченыПри увольнении датой получения дохода считается последний день работы (п. 2 ст. 223 НК РФ). Поэтому последнюю зарплату сотрудника в форме 2-НДФЛ отразите в месяце увольнения (в фактически начисленной сумме, без уменьшения на сумму удержанных отпускных).

Страховые взносы с последней зарплаты сотрудника подлежат уплате за вычетом ранее перечисленных взносов, начисленных с отпускных за неотработанные дни отпуска (т. е., сторнированных взносов). Это следует из положений пункта 3 статьи 15 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Подавать уточненные расчеты по форме РСВ-1 ПФР и форме-4 ФСС за тот отчетный период, в котором сотрудник был в отпуске, организация не обязана. Ведь в данной ситуации взносы с отпускных были исчислены правильно, то есть речи об исправлении ошибок не идет. Такая позиция высказана в письмах ФСС России от 17 ноября 2011 г. № 14-03-11/08-13985Минздравсоцразвития России от 28 мая 2010 г. № 1376-19 и Минфина России от 6 марта 2007 г. № 03-04-06/02/38.

Указанные расчеты составляются нарастающим итогом с начала года суммарно по всем сотрудникам. Заполняя расчеты за тот отчетный период (например, полугодие, девять месяцев), в котором произошло увольнение, уменьшите общую сумму начисленных взносов на сумму сторнированных взносов.

Корректирующие сведения индивидуального персонифицированного учета по формам СЗВ-6-1 и СЗВ-6-2за тот период, когда сотрудник был в отпуске, подавать также не нужно.

В годовой форме индивидуального персонифицированного учета СЗВ-6-3 покажите в составе доходов сотрудника:

  • за месяц, в котором были начислены отпускные, – всю сумму отпускных, в том числе и излишне выплаченных;
  • за месяц увольнения сотрудника – сумму последней зарплаты сотрудника, уменьшенную на сумму излишне выплаченных отпускных.

<…>


Аналогичный порядок применяется, если зарплаты, выплачиваемой сотруднику в момент увольнения, не хватает для удержания суммы отпускных за неотработанные дни отпуска, и сотрудник согласилсядобровольно вернуть сумму излишне выплаченных отпускных. Но есть ряд нюансов.

Так, разница между НДФЛ, исчисленным с последней зарплаты сотрудника, и НДФЛ, удержанным с суммы излишне выплаченных отпускных, в данном случае будет отрицательной. Эта разница подлежит возврату сотруднику в соответствии с положениями статьи 231 Налогового кодекса РФ.

Уточненные расчеты по форме РСВ-1 ПФР и форме-4 ФСС за тот отчетный период, в котором сотрудник был в отпуске, не сдавайте.*

В данной ситуации при окончательном расчете с сотрудником может образоваться отрицательная сумма доначислений страховых взносов в ПФР. Это произойдет, если сумма выплат, начисленная сотруднику в квартале увольнения, меньше суммы излишне выплаченных отпускных (например, если человек увольняется в начале первого месяца квартала). В этом случае подайте корректирующие сведения индивидуального персонифицированного учета по формам:

Формы, скорректированные за тот период, в котором сотруднику был предоставлен отпуск, сдайте в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ вместе со сведениями за тот период, в котором сотрудник уволился (т. е., когда бухгалтер удержал отпускные за неотработанные дни отпуска). В корректирующих формах суммы взносов, отраженные ранее в первоначально поданных сведениях, должны быть уменьшены на суммы сторнированных взносов (исчисленных с излишне выплаченных отпускных). Информацию о корректирующих сведениях (отрицательную сумму доначислений) отразите в соответствующем разделе описи по форме АДВ-6-2.

Аналогичные выводы следуют из письма Пенсионного фонда РФ от 19 мая 2011 г. № 08-26/5404.

Годовая форма индивидуального персонифицированного учета СЗВ-6-3 не предусматривает указания в ней отрицательных значений сумм ежемесячного дохода сотрудника. Поэтому в ней (за соответствующий месяц ухода сотрудника в отпуск) отразите суммы его дохода и страховых взносов за минусом излишне выплаченных отпускных и взносов с них. А за тот месяц, когда сотрудник уволился, отразите начисленную ему последнюю зарплату и страховые взносы с нее (без уменьшения на суммы излишне выплаченных отпускных и взносов с них).

<…>

Такой же порядок действий будет применяться, если сотрудник отказался добровольно вернуть сумму излишне выплаченных отпускных. Однако возврат НДФЛ не производится, и при этом некоторые нюансы в этом случае имеет заполнение справки по форме 2-НДФЛ. Так, в составе доходов сотрудника отразите в месяце выплаты отпускных:

  • сумму начисленных отпускных за минусом отпускных за неотработанные дни отпуска (код дохода –2012);
  • сумму, которую сотрудник не вернул в кассу организации (код дохода – 4800).

Последнюю зарплату сотрудника в форме 2-НДФЛ укажите в месяце увольнения (в фактически начисленной сумме, без уменьшения на сумму удержанных отпускных), код дохода – 2000.

Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

2. СитуацияКак удержать задолженность с сотрудника, который увольняется. Удержания производятся по инициативе организации

Из последней зарплаты к выдаче удержите всю сумму задолженности. Даже если она превышает 20 процентов от суммы зарплаты в этом месяце. Правила, установленные частью 1 статьи 138 Трудового кодекса РФ, в данном случае не действуют.* Исходя из системного толкования статей137138 и 140 Трудового кодекса РФ ограничение на удержание в размере 20 процентов от причитающейся зарплаты действует только при ежемесячной выплате зарплаты. При увольнении сотрудника можно взыскать всю сумму задолженности. Такой точки зрения придерживаются специалисты Минздравсоцразвития России в своих частных разъяснениях.*

Главбух советуетпоскольку в законодательстве прямо не прописано, что в рассматриваемой ситуации можно не соблюдать ограничение, установленное частью 1 статьи 138 Трудового кодекса РФ, заручитесь письменным согласием сотрудника на удержание. Это позволит избежать споров с ним.*

Следует отметить, что в случае судебного разбирательства с сотрудником суд может встать на сторону последнего, обязав организацию соблюдать установленное ограничение – 20 процентов от суммы зарплаты. Так, например, Верховный суд Республики Бурятии пришел к выводу, что статья 138 Трудового кодекса РФ ограничивает размер удержаний при каждой выплате зарплаты, чтобы обеспечить сотруднику сумму, достаточную для удовлетворения его основных жизненных потребностей. При этом не имеет значения, продолжаются ли трудовые отношения, либо имеет место увольнение сотрудника. Следовательно, при увольнении сотрудника с него можно удержать не более 20 процентов от суммы зарплаты (см.кассационное определение Верховного суда Республики Бурятия от 27 февраля 2012 г. № 33-531).

Таким образом, имея письменное согласие увольняющегося сотрудника на удержание всей суммы его задолженности без ограничений, организация обезопасит себя от судебных разбирательств с ним.

Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

3. Статья: Нюансы исчисления НДФЛ и страховых взносов при увольнении работников компании

<…>

У работодателя возникнут сложности с начислением НДФЛ и взносов на сумму отпускных при увольнении работника до окончания календарного года

Отпускные и компенсация за неиспользованный отпуск, выплачиваемые работнику при увольнении, облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ). На практике достаточно часто возникает ситуация, когда работник использовал отпуск авансом и уволился до конца рабочего года. Тогда начисление отпускных, а равно как удержание с них НДФЛ, по сути, было произведено без должных на то оснований.

В такой ситуации, как правило, работодатель уменьшает выплаты увольняемому работнику на сумму задолженности. Однако работодатель может простить работнику сумму излишне начисленных отпускных или же взыскать ее через суд.*

При прощении долга у работника возникает новый доход. В силу положений пункта 1 статьи 210 НК РФ при определении базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме. Соответственно с суммы прощенного долга работнику следует уплатить НДФЛ (письма Минфина России от 01.06.10 № 03-04-06/6-106 и от 22.01.10 № 03-04-06/6-3).

Вместе с тем при выплате отпускных компанией уже был удержан налог. Во избежание возникновения двойного налогообложения спорных сумм представляется, что целесообразно на основании статьи 78 НК РФ зачесть сумму налога, уплаченную с отпускных, в счет НДФЛ, подлежащего перечислению с дохода в виде прощенного долга.*

Для организации данная ситуация сопряжена с определенными налоговыми трудностями. Во-первых, если выплата отпускных и прощение долга приходятся на разные налоговые периоды, бухгалтеру потребуется внести изменения в отчетность. Кроме того, для осуществления зачета в налоговый орган необходимо будет предоставить два письменных заявления – не только от имени работодателя (налогового агента), но и от имени самого налогоплательщика (п. 4 и 14 ст. 78 НК РФ).

Что касается начисления страховых взносов, то чиновники относят сумму прощенного долга к выплатам, произведенным в рамках трудовых отношений, на которые взносы начисляются в общем порядке (письмо Минздравсоцразвития России от 21.05.10 № 1283-19).*

Если при выплате отпускных взносы были начислены, то вносить изменения в отчетность, корректировать налогооблагаемую базу по налогу на прибыль и представлять уточненные декларации работодателю придется лишь в том случае, если выплата отпускных и прощение долга приходятся на разные налоговые периоды.* Однако может сложиться ситуация, когда при выплате отпускных страховые взносы не были начислены (в частности, в связи с достижением предельного размера базы для начисления страховых взносов, составляющего 512 тыс. руб., на основании пункта 1 постановления Правительства России от 24.11.11 № 974). В этом случае организации необходимо начислить страховые взносы на спорную сумму в периоде прощения долга.

Компания может принять решение о взыскании с работника излишне выплаченных отпускных. В этом случае организации необходимо будет скорректировать базу по налогу на прибыль на сумму ошибочных отпускных, которые, в свою очередь, будут возвращены. Для этого бухгалтеру необходимо будет высчитать сумму переплаченных отпускных, а также сумму НДФЛ, на которую организация уменьшит перечисляемые в бюджет суммы НДФЛ за данного сотрудника (см. врезку ниже).

Справка

Корректировка суммы отпускных при увольнении работника до окончания рабочего года

Сумму отпускных, подлежащую удержанию у увольняющегося работника, можно рассчитать следующим образом:

  • определить стаж работника, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, по правилам статьи 121 ТК РФ (при этом стаж определяется в полных месяцах: менее 15 дней отбрасываются, а 15 дней и более – округляются до полного месяца);
  • определить количество дней отпуска, соответствующее продолжительности стажа работника (продолжительность отпуска, полагающегося работнику, разделить на 12 месяцев и умножить на количество месяцев, включенных в стаж);
  • количество дней отпуска, на которые работник имеет право, умножить на среднедневной заработок, использованный при исчислении отпускных;
  • полученную сумму вычесть из суммы отпускных, начисленной при предоставлении работнику отпуска.

Сумма НДФЛ, на которую организация сможет уменьшить налог к уплате в бюджет, определяется путем умножения полученной выше суммы отпускных на ставку налога, применяемую согласно пункту 1 статьи 224 НК РФ

<…>

ЖУРНАЛ «РОССИЙСКИЙ НАЛОГОВЫЙ КУРЬЕР», № 21, ОКТЯБРЬ 2012

О. А. Борзунова

ведущий советник Правового управления Аппарата Государственной Думы, канд. юр. наук

4. Статья: Работник увольняется, отгуляв отпуск авансом

<…>

<…>

Если работодатель простил сотруднику долг

Налог на прибыль. Расходы организации-работодателя, понесенные в связи с увольнением работника, не отработавшего дни отпуска, предоставленного авансом, не учитываются при формировании облагаемой базы по налогу на прибыль. Они не соответствуют требованиямпункта 1статьи 252 Налогового кодекса. На это указали специалисты столичного налогового ведомства (письма УФНС России по г. Москвеот 30.06.2008 № 20-12/061148иот 17.04.2006 № 21-07/30342@).*

Однако признание суммы выплаченных отпускных в расходах в периоде предоставления отпуска является обоснованным и нет необходимости пересчитывать налоговую базу по налогу на прибыль за прошлый период.

НДФЛ. Так как налог с авансовых отпускных полностью уже учтен, дополнительного дохода, облагаемого НДФЛ, при прощении долга у работника не возникает.*

Страховые взносы. Сумма начисленных страховых взносов также не подлежит корректировке.*

Еще пару слов о налоге на прибыль. Страховые взносы, начисленные с непогашенной суммы задолженности, учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на дату их начисления (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). На это обратил внимание Минфин России вписьме от 23.04.2010 № 03-03-05/85.*

<…>

Журнал «Зарплата» №8, август 2012

И.В. Булатова

консультант Первого Дома Консалтинга «Что делать Консалт»

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме

Новости по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка