Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

В январе у вас новые сроки отчетности

Подписка
Срочно заберите все!
№24
27 марта 2013 437 просмотров

Касса (аппарат) находится по другому адресу нежели сама организация, мы являемся структурным подразделением, но не обособленным.Как правильно соблюдать кассовую дисциплину.1Оформление журнала-кассира ежедневно и в выходные 2 я провожу инкассацию в рабочие дни 3 Отношу в организацию Z-отчеты и квитанцию к сумке 4 Они мне дают форму КО-6 на подпись. Возникает вопрос какие документы я должна вести на месте, как у кассиров оформлять прием денег, я как старший кассир и это важно если кассиры работают в выходные, а я в рабочие дни--- в журн-кас операциониста подписывать и в выходные дни мне либо бухгалтер-кассир в центральнои офисеНужно ли в центральный офис с Zотчетом отдавать х-отчет и возвратные чеки с актом

 Обособленное подразделение – любое подразделение организации, территориально удаленное от ее местонахождения, где созданы стационарные рабочие места на срок более одного месяца. Подразделение признается обособленным независимо от того, отражено это в учредительных (внутренних) документах организации или нет. Об этом сказано в пункте 2 статьи 11 Налогового кодекса РФ.

Из разъяснений ФНС России следует, что кассовую книгу должны вести все территориально обособленные подразделения организации (а не только филиалы и представительства, имеющие счета в кредитных учреждениях) (письмо ФНС России от 12 сентября 2012 г. № АС-4-2/15195). Для организаций это означает, что кассовая книга должна вестись в каждом магазине (или ином структурном подразделении, в котором осуществляется прием и выдача наличных денежных средств). Это правило действует даже в том случае, если подразделение находится на соседней улице, но имеет другой адрес (то есть территориально обособлено).
При использовании контрольно-кассовой техники деньги в общую кассу сдают после закрытия дня на основании показателей контрольной ленты, изъятой из кассового аппарата. На всю сумму выручки выписывается один приходный кассовый ордер. При этом, если у организации есть обособленное подразделение, принимающее наличные деньги от покупателей и заказчиков, то их сдает в общую кассу уполномоченный представитель этого подразделения. При этом оформляется приходный кассовый ордер (п. 3.5 Положения № 373-П). Обособленное подразделение, которое самостоятельно принимает деньги, в обязательном порядке должно вести кассовую книгу. Информацию об остатке денег в кассе на конец дня подразделение должно передавать в головную организацию не позднее следующего дня. Для этого нужно использовать лист кассовой книги (п. 5.6 Положения № 373-П). Это возможно, если кассовая книга ведется вручную. Когда же ее ведут на компьютере, то передается распечатанный второй экземпляр кассовой книги. Можно передавать в головной офис и саму кассовую книгу в электронном виде. Старший кассир не должен нести в головную организацию Z-отчеты, справку отчет кассира операциониста, x-отчеты, квитанцию к сумке инкассаторов.
В отношении работы подразделения в выходные дни необходимо отметить следующее. Приходовать наличную выручку нужно именно в тот день, когда совершается операция. Именно на эту дату следует оформить приходный кассовый ордер, а далее занести сведения в кассовую книгу. Данный вывод следует из содержания глав 3 и 5 Положения, утвержденного Банком России 12 октября 2011 г. № 373-П. Таким образом, ведением кассовой документации в выходные дни должен осуществлять ответственное лицо за старшего кассира.
Накапливать деньги в кассе сверх установленного лимита можно лишь в выходные или праздники (п. 1.4 Положения).
X-отчет представляет собой показания суммирующего счетчика, выводимые без обнуления на отдельный чек. В конце смены при сдаче оставшейся части выручки счетчик обнуляют. Его последнее состояние, которое и является Z-отчетом, регистрируется в фискальной памяти и на чеке. X-отчет, фиксирующий часть дневной выручки, рекомендуется прикладывать к приходному ордеру, но обязательным порядком это не установлено, а Z-отчет как итоговый документ по смене необходимо прикладывать в журнал кассира-операциониста.
С учетом представленной в файле информации необходимо отметить, что кассовую дисциплину обособленное подразделение должно соблюдать самостоятельно (вести книгу, ПКО, РКО, вести расчет с контрагентами и т.д.).
Справка отчет кассира операциониста и возвратные чеки при возврате средств по эквайрингу должны быть приложены к кассовой книге, как документы обосновывающие возврат денежных средств. К сожалению, положение не дает разъяснение по вопросу о том, какие должны быть составлены дополнительные докуемнты.


Обоснование данной позиции приведено ниже в рекомендациях «Системы Главбух»

1. Статья справки: Обособленное подразделение – любое подразделение организации, территориально удаленное от ее местонахождения, где созданы стационарные рабочие места на срок более одного месяца. Подразделение признается обособленным независимо от того, отражено это в учредительных (внутренних) документах организации или нет. Об этом сказано впункте 2статьи 11 Налогового кодекса РФ.*

2. Рекомендация: Как вести кассовую книгу (форма № КО-4)

Елена Попова, государственный советник налоговой службы РФ I ранга

Обязанность ведения кассовой книги

Сведения о движении наличных денежных средств нужно отражать в кассовой книге поформе № КО-4(п. 5.1 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П). Это требование распространяется на все организации независимо от их организационно-правовой формы (ОАО, ЗАО, ООО) и применяемой системы налогообложения, а также на предпринимателей (п. 1.1 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П,п. 2 постановления Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88ип. 4 ст. 346.11,п. 5 ст. 346.26НК РФ).

Внимание: если в кассовой книге несвоевременно (или не полностью) отражаются операции с наличными деньгами, налоговая инспекция может оштрафовать организацию.*

Неоприходование денежных средств в кассу организации является одним из нарушений кассовой дисциплины (ст. 15.1 КоАП РФ). Под оприходованием понимается отражение в кассовой книге всех наличных денежных поступлений в размере, подтвержденном кассовыми документами (п. 6.1 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П).

Для проверки полноты оприходования наличных денег в кассу налоговые инспекции сверяют данные кассовой книги с данными первичных документов. Основным признаком неоприходования наличных денег в кассу является расхождение между этими данными. Если при проверке такое расхождение выявлено, то привлечение организации к ответственности правомерно. Такая позиция поддерживается судебной практикой (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 5 апреля 2010 г. № А03-13078/2009, Поволжского округа от 30 января 2008 г. № А12-11536/07-С59, Восточно-Сибирского округа от 13 марта 2007 г. № А74-3799/2006-Ф02-1166/2007).

Также неоприходованием суд может признать несвоевременное внесение в кассовую книгу записей о полученных денежных средствах (записи в кассовой книге сделаны не в день поступления наличных денег) (см., например, постановления ФАС Поволжского округа от 19 июня 2009 г. № А12-20715/2008, Северо-Кавказского округа от 9 июня 2009 г. № А32-11915/2008-70/75-20АЖ, от 10 октября 2007 г. № Ф08-6779/2007-2517А).

Контролировать правильное ведение кассовой книги должен главный бухгалтер, а при его отсутствии – руководитель (п. 2.6 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П). Это означает, что при наличии вины они могут быть привлечены к ответственности за нарушение порядка ведения кассовой книги по статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

За неоприходование наличных денег в кассу налоговая инспекция может оштрафовать организацию и (или) ее должностных лиц. Размер штрафа составляет:

  • для организации – от 40 000 до 50 000 руб.;
  • для должностных лиц (предпринимателя; главного бухгалтера, а в отсутствие должности главного бухгалтера – для руководителя организации) – от 4000 до 5000 руб.

Кассиры (кассиры-операционисты) к должностным лицам не относятся. Это следует из определения категории «должностные лица», которое дано в статье 2.4 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Ответственность граждан за подобное правонарушение законодательством не предусмотрена (ст. 15.1 КоАП РФ). Такой вывод подтверждается пунктом 14 постановления Пленума Верховного суда РФ от 24 октября 2006 г. № 18.

Ведение книги в главной кассе

Независимо от количестваоперационных кассв организации (предпринимателем) ведется кассовая книга, в которой отражаются все операции поглавной кассе(п. 5.1 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П).

При этом в течение дня движение денег в операционных кассах отражается не в кассовой книге, а вжурнале кассира-операциониста, который ведется по каждой ККТ. Затем наличная выручка из операционных касс передается в главную кассу организации. Записи в кассовой книге делаются сотрудниками главной кассы на основании приходных кассовых ордеров поформе № КО-1, составленных в свою очередь на основании контрольных лент ККТ операционных касс.

Это следует из пунктов3.3,5.2Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П,указаний, утвержденныхпостановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.

Отраженные в кассовой книге данные о поступлении и расходовании наличных денег должны соответствовать оборотам посчету 50«Касса». Это следует из Инструкции к плану счетов (счет50) и пунктов5.3,5.4Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П.

Отражение суммы Z-отчета в кассовой книге

Ситуация: нужно ли отражать в кассовой книге всю итоговую сумму Z-отчета, если часть выручки поступила от покупателей по пластиковым картам*

Нет, не нужно.

При расчетах с использованием платежных карт организация должна применять ККТ и выдавать покупателям кассовые чеки (п. 1 ст. 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ). Но поскольку выручка от таких операций поступает не в кассу, а на расчетный счет организации, в кассовой книге ее отражать не нужно.

В кассовых чеках, пробитых при поступлении выручки по платежным картам, должны быть отметки о получении безналичных платежей. Суммы, поступившие по таким кассовым чекам, отражаются в Z-отчетах отдельной строкой (см., например, письмо УФНС РФ по г. Москве от 28 марта 2005 г. № 22-12/19995). Если сумма наличной выручки, отраженная в главной кассе, отличается от итоговой суммы Z-отчета на сумму входящих в нее безналичных платежей, то это означает, что наличные деньги оприходованы правильно.

Аналогичная точка зрения, в частности, отражена в письме УФНС России по г. Москве от 11 мая 2006 г. № 09-24/038509.

Кассовую книгу допускается вести на бумажном носителе или в электронном виде (п. 2.5 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П).

Кассовая книга на бумажном носителе должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана на последней странице. Записи в кассовой книге на бумажном носителе делайте в двух экземплярах через копировальную бумагу. Такие правила установлены пунктом 2.5 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П и указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир:

  • подсчитывает итог операций за день;
  • определяет остаток денежных средств в кассе на начало следующего дня;
  • передает в бухгалтерию отчет кассира (второй отрывной лист, который является копией записей в кассовой книге за день), приходные и расходные ордера.

Бухгалтер проверяет записи в кассовой книге и количество ордеров. После этого он расписывается в кассовой книге, чтобы подтвердить получение отчета кассира и первичных документов.

Об этом сказано в пунктах 5.2–5.4 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П.

В кассовую книгу можно вносить исправления. В случае необходимости зачеркните неверные данные, напишите достоверную информацию. Подчистки в кассовой книге не допускаются. Каждое исправление должно быть заверено кассиром и главным бухгалтером или лицом, его заменяющим. Такой порядок следует из пункта 2.1 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П, части 7 статьи 9, части 8 статьи 10 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Кассовую книгу можно вести в электронном виде. При этом необходимо:

  • обеспечить сохранность данных кассовой книги на электронном носителе и исключить возможность несанкционированного изменения этих данных;
  • организовать автоматическую нумерацию листов кассовой книги в хронологической последовательности с начала календарного года;
  • в конце рабочего дня распечатывать на бумажном носителе лист кассовой книги в двух экземплярах;
  • подбирать в хронологической последовательности и брошюровать по мере необходимости, но не реже одного раза в календарный год распечатанные на бумажном носителе листы кассовой книги.

Такой порядок установлен пунктом 2.5 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П.

В конце рабочего дня кассир отчитывается и закрывает кассовую книгу в электронном виде в том же порядке, что и в случае ее ведения на бумажном носителе (п. 5.2–5.4 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П).

<…>

Елена Попова, государственный советник налоговой службы РФ I ранга

3. Рекомендация: Как сдать остаток денежных средств в банк. Организация применяет общую систему налогообложения

Наличные деньги сверх установленноголимитадолжны храниться на банковских счетах (п. 1.4 и 6.1 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П).

Способы сдачи наличности в банк

Сдать в банксверхлимитный остатокналичных денег можно одним из следующих способов:*

  • непосредственно в операционную кассу банка;
  • с помощью инкассаторской службы;
  • через почту (при отсутствии в населенном пункте отделения банка).

Перечень сотрудников, которые могут сдавать наличные деньги в банк, законодательно не установлен. Но целесообразнее, чтобы наличность сдавал кассир, несущий материальную ответственность за ее сохранность.

Услуги по инкассации наличных денежных средств оказывают кредитные организации (п. 1.5 Положения Банка России от 24 апреля 2008 г. № 318-П).

Документальное оформление сдачи наличности

Независимо от способа сдачи наличности в банкоформите расходный кассовый ордеривнесите запись в кассовую книгу(п. 4.1 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П).

При сдаче денежных средств непосредственно в кассу банка заполняетсяобъявление на взнос наличными, которое включает в себя три документа:*

  • объявление;
  • квитанцию;
  • ордер.

При сдаче денежных средств с помощью инкассаторской службы к приезду инкассаторов кассир (старший кассир) должен подготовить наличную выручку, сложить ее в сумку (выдается банком) и составить:

Ведомость вкладывается кассиром в сумку с денежной наличностью, которая пломбируется таким образом, чтобы при перевозке ее нельзя было незаметно вскрыть. Накладная и сумка с наличными деньгами передаются инкассатору. Кроме того, кассир (старший кассир) учреждения заполняетявочную карточку.

При приеме сумки инкассатор подписывает квитанцию к сумке и проставляет на ней оттиск штампа. Квитанция остается в организации.*

Такой порядок предусмотрен пунктами 4.2, 9.6, 9.7 Положения Банка России от 24 апреля 2008 г. № 318-П.

Кассир банка сверяет фактически переданную сумму с суммой, указанной в объявлении. Если они сходятся, он подписывает каждый документ и отдает сотруднику организации квитанцию. Если суммы расходятся, то объявление на взнос нужно оформить заново – на фактическую сумму. При этом кассир банка перечеркивает ошибочно заполненное объявление на взнос наличными, а на обороте квитанции указывает фактическую сумму и расписывается. Такие правила установлены пунктами 3.4 и 3.5 Положения Банка России от 24 апреля 2008 г. № 318-П.

При обнаружении сомнительной купюры сотрудник банка отправляет ее на экспертизу и составляет:*

Такой порядок следует из пунктов 16.1 и 16.8 Положения Банка России от 24 апреля 2008 г. № 318-П.

Если экспертиза подтвердит, что купюра фальшивая, организация должна получить акт экспертизы (код ОКУД – 0402156) (п. 16.10 Положения Банка России от 24 апреля 2008 г. № 318-П).

<…>

Елена Попова, государственный советник налоговой службы РФ I ранга

4. Ситуация: Можно ли в случае возврата товара выдать покупателю наличную выручку из кассы. Гражданин-покупатель оплатил товар банковской картой

Нет, нельзя.

Перечень целей, на которые можно потратить средства наличной выручки из кассы, приведен впункте 2указания Банка России от 20 июня 2007 г. № 1843-У. Выплата денег за возвращенный товар, ранее оплаченный по банковской карте, в этот перечень не входит. Следовательно, выдать покупателю деньги за возвращенный товар из кассы нельзя. Такой вывод подтверждаетофициальное разъяснение Банка России от 28 сентября 2009 г. № 34-ОР.

Если товар оплачен банковской картой, то при его возврате деньги нужно также вернуть на банковский счет покупателя. Возврат денег из кассы не допускается. Такой позиции придерживается и налоговая служба (см., например,письмо УМНС России по г. Москве от 13 августа 2003 г. № 29-12/44313). Это правило действует и в том случае, если покупка была частично оплачена наличными деньгами, а частично – с использованием банковской карты. Деньги возвращаются из кассы в той же пропорции, в какой они были внесены при покупке. Такой вывод, в частности, содержится вписьме УМНС России по г. Москве от 2 апреля 2003 г. № 29-12/17931.*

При этом, если покупатель вернул товар в день покупки, кассир отменяет операцию по покупке товара (п. 3.6, 4.8 приложения 5 к протоколу заседания ГМЭК от 19.12.2002 № 7/72-2002). Если покупатель возвращает товар не в день покупки, деньги перечисляются в соответствии с договором эквайринга (см., например, письмо УМНС России по г. Москве от 13 августа 2003 г. № 29-12/44313).

Однако ответственность за выплату наличных денег в случае возврата оплаченного банковской картой товара не установлена. В статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях содержится закрытый перечень правонарушений, за которые налоговая инспекция может оштрафовать. Вместе с тем, штрафные санкции могут быть предусмотрены в договоре на расчетно-кассовое обслуживание с банком (п. 4 ст. 421 ГК РФ).

Елена Попова, государственный советник налоговой службы РФ I ранга

5. Ситуация: Какие документы нужно оформить при возврате товара покупателем. Гражданин-покупатель оплатил товар наличными

Ответ на этот вопрос зависит от того, когда покупатель возвращает товар: в день покупки или позже.

Организация-продавец обязана заменить товар или вернуть деньги покупателю при предъявлении хотя бы одного из следующих документов:

  • кассового чека;
  • товарного чека;
  • иного документа, подтверждающего оплату.

В случае, когда покупатель не сможет предъявить ни один из этих документов, он может сослаться на свидетельские показания, подтверждающие факт покупки товара у продавца.

Если любым из этих способов покупатель сможет доказать, что товар был приобретен у данного продавца, организация должна будет выполнить его требования (о замене товара или возврате денег).

Такой порядок следует из статьи 493 Гражданского кодекса РФ и абзаца 3 пункта 1 статьи 25 Закона от 7 февраля 1992 г. № 2300-1.

Если товар возвращается в день покупки, то, как правило, возврат денег производят по кассовому чеку, полученному от покупателя и подписанному руководителем организации или его заместителем (п. 4.2 Типовых правил, утвержденныхписьмом Минфина России от 30 августа 1993 г. № 104). При этом оформляетсяакт о возврате денежных сумм покупателям по неиспользованным кассовым чекам. Акт составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем организации, заведующим отделом (секцией), старшим кассиром и кассиром-операционистом. Возвращенные в течение смены кассовые чеки наклеиваются на лист бумаги и вместе с актами сдаются в бухгалтерию.

Такой порядок следует изуказаний, утвержденныхпостановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.

Сумма, возвращенная покупателю, выдается изоперационнойкассы и указывается вграфе 15журнала кассира-операциониста.

Если покупатель возвращает товар не в день покупки, а позже, то выплату денег покупателю произведите следующим образом.

Потребуйте от покупателя:*

Деньги в этом случае выдаются не из операционной, а изглавнойкассы. Это объясняется тем, что выручка от продажи данного товара уже была отражена в кассовой книге (и в бухучете). При оформлениирасходного кассового ордераукажите в нем данные паспорта или иного документа, удостоверяющего личность покупателя (п. 4.2 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П). При выдаче денег из главной кассы старший кассир (кассир):*

Внимание: за нарушение правил оформления возврата товара организация несет административную ответственность.

Нарушение правил оформления возврата товара влечет штраф за неоприходование денежной наличности в размере:

  • от 4000 до 5000 руб. – для должностных лиц организации (например, руководителя);
  • от 40 000 до 50 000 руб. – для организации (ст. 15.1 КоАП РФ).

Неправильно оформленные возвраты в день покупки – это главным образом возвраты без кассового чека. В этом случае деньги, выданные клиенту из операционной кассы, налоговая служба квалифицирует как неоприходованную выручку (см., например, письма УФНС России по г. Москве от 30 июля 2007 г. № 34-25/072141, УМНС России по г. Москве от 2 апреля 2003 г. № 29-12/17931). Однако некоторые суды придерживаются мнения, что оформление возврата товара в день покупки не по кассовому чеку (а по товарному или, например, гарантийному талону) не является нарушением, предусмотренным статьей 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях (см., например, постановления ФАС Северо-Западного округа от 12 июля 2007 г. № А56-51595/2006, от 15 марта 2006 г. № А56-20348/2005, Восточно-Сибирского округа от 13 августа 2007 г. № А33-6945/07-Ф02-5130/07). Это связано с тем, что обязанность вернуть покупателю деньги за товар, даже при отсутствии кассового чека, установлена, в частности, законодательством о защите прав потребителей (абз. 3 п. 1 ст. 25 Закона от 7 февраля 1992 г. № 2300-1). Следовательно, инспекция не может привлечь организацию к ответственности, предусмотренной статьей 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях при возврате денег в день покупки не по кассовому чеку, а по иному документу.

Основное нарушение при возвратах не в день покупки – выдача денег из операционной кассы. В таких ситуациях организация ошибочно уменьшает выручку в журнале кассира-операциониста вместо того, чтобы выписать расходный кассовый ордер (см., например, постановление Верховного суда РФ от 28 января 2011 г. № 5-АД11-1).

Елена Попова, государственный советник налоговой службы РФ I ранга

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме

Новости по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка