Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Стало известно, когда налоговики взыщут долги по взносам

Подписка
Срочно заберите все!
№23
27 марта 2013 43 просмотра

Директор нашей организации отправляется в командировку, сопровождать его будет водитель. Как правильно вести учет и документально оформлять командировку водителя (и будет ли это командировкой). Нужно ли выплачивать ему суточные.

Если у водителя в трудовом договоре прописано условие о разъездном характере работы, то данная поездка не признается командировкой. В данном случае поездки сотрудника с целью отчета перед организацией признаются поездками, связанными с его разъездной работой. Подтвердить расходы сотрудника можно приказом о разъездном характере работ, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором, маршрутными листами. При этом организация обязана возместить сотруднику дополнительные расходы, в том числе и суточные. Если условие о разъездном характере работы не прописано в трудовом договоре, то такую поездку можно оформить как командировку. За каждый день пребывания сотрудника в командировке, выплатите ему суточные.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах рекомендаций «Системы Главбух».

1.Ситуация:Как оформить поездки сотрудника, который живет и работает в одном регионе, но при этом несколько раз в год приезжает отчитываться в организацию, расположенную в другом регионе: как командировки или как поездки, связанные с его разъездной работой. Обязанности сотрудника связаны с разъездами по региону

Командировкой признается разовая поездка сотрудника на определенный срок, в которой он выполняет служебное поручение вне места постоянной работы* (ст. 166 ТК РФ).

Разъездной характер носят работы, при которых:*

  • у сотрудника нет неподвижного рабочего места;
  • большая часть рабочего времени проходит в поездках (перемещениях).

К работам с разъездным характером относятся работы, которые:*

  • происходят в пути;
  • предполагают постоянные разъезды;
  • выполняются в полевых условиях.

Это следует из положений статьи 168.1 Трудового кодекса РФ.

Служебные поездки сотрудника, работа которого носит разъездной характер, нельзя считать командировками (ст. 166 ТК РФ, п. 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Тот факт, что сотрудник едет из одного региона, в котором он обычно работает, в другой регион, где расположена организация, значения не имеет. В данном случае поездки сотрудника с целью отчета перед организацией признаются поездками, связанными с его разъездной работой. Оплачивать их нужно по правилам статьи 168.1Трудового кодекса РФ.*

При этом оговорка о разъездном характере работы является обязательным условием трудового договора с сотрудником (абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

Если такая оговорка отсутствует, в трудовой договор с сотрудником нужно внести изменения (ст. 74 ТК РФ).

Сергей Разгулин, заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

2.Рекомендация:Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении компенсацию за разъездной характер работы

Состав расходов

К расходам, связанным с разъездным характером работы, относятся:*

  • расходы по проезду;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные*, полевое довольствие);
  • иные расходы, произведенные сотрудниками с разрешения или ведома работодателя.

Установление разъездного характера работ

Размеры и порядок возмещения этих расходов, а также перечень работ, профессий, должностей сотрудников, которым установлен разъездной характер работ, установите коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.* Например, приказом руководителя организации, Правилами трудового распорядка.

Об этом сказано в статье 168.1 Трудового кодекса РФ.

Сведения о разъездном характере работ внесите в трудовой договор с сотрудником (ч. 2 ст. 168.1абз. 8 ч. 2 ст. 57ТК РФ). Подробнее см. Как оформить прием сотрудника на работу.

<…>

Документальное подтверждение расходов

Подтвердить расходы можно как документами, формы которых утверждены законодательно, так и документами, разработанными самостоятельно (письма Минфина России от 5 июня 2008 г. № 03-03-06/1/346 и от 4 июня 2008 г. № 03-03-06/1/344). Например, приказом о разъездном характере работ, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором, маршрутными листами, справкой-расчетом суточных и т. д.*

<…>

Сергей Разгулин, заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

3.Рекомендация: Какие документы нужно оформить при направлении сотрудника в командировку

Документы для командировки

Перед тем как направить сотрудника в командировку, нужно оформить:*

  • служебное задание;
  • приказ (распоряжение);
  • командировочное удостоверение.

Формы названных документов утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Коммерческая организация может по собственному выбору:*
– использовать унифицированные формы указанных документов, если это утверждено руководителем организации;
– применять самостоятельно разработанные формы, утвержденные руководителем (при условии, что в них содержатся все необходимые реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Такой порядок следует из части 4 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и подтверждается письмом Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1 и информацией Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012.

Поскольку унифицированные формы предусматривают полный комплекс сведений о командировке, представленных в наиболее удобной форме, целесообразно применять унифицированные бланки.

<…>

Сергей Разгулин, заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

4.Рекомендация: Как рассчитать суточные

<…>

Выплата суточных

Суточные сотрудникам выплатите:*

  • за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и праздничные дни;
  • за все дни нахождения в пути (включая день отъезда и приезда), в том числе за время вынужденной задержки.

Такой порядок предусмотрен пунктом 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

<…>

Сергей Разгулин, заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Новости по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка