Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Банк запросил авансовые отчеты директора. Показать?

Подписка
Срочно заберите все!
№24
1 апреля 2013 86 просмотров

Помогите, пожалуйста, разобраться в двух нестандартных ситуациях.I. УТЕРЯНА ТРУДОВАЯ КНИЖКА СОТРУДНИКА.Ситуация такая:К нам в организацию был принят на работу новый сотрудник. Все необходимые документы, вкл. Труд книжку (ТК), он предоставил. Потом, при переезде, его трудовая книжка была утеряна сотрудницей бухгалтерии. Но, к счастью, осталась ксерокопия (вероятно, брал кредит).Впоследствии сотрудник принес выписку из лицевого счета застрахованного лица по форме СЗИ-5. Но там учет ведется только с 1997 года, а, согласно ксерокопии, первая запись в его ТК была сделана 01,10,2005 года.У меня вопрос- как правильно сделать записи:1. На титульном листе об образовании (надо ли попросить сотрудника принести диплом, чтобы сослаться на него или достаточно просто поставить образование "высшее" и специальность, как в старой ТК?);2. Как мне правильно вычислить стаж работы? - согласно выписке из ПФР или по старой ТК?И где, в какой строке сделать запись о стаже?

При утере трудовой книжки нужно сделать ее дубликат. Все указываемые в дубликате данные должны быть документально подтверждены – в том числе образование (для этого можно использовать диплом). Порядок определения стажа работы приведен в статье № 3 и рекомендации № 1 – для подтверждения стажа можно использовать трудовые договоры с прежних мест работы, справки от бывших работодателей и др. После выдачи дубликата трудовой книжки стаж подтвердят записи о местах работы сотрудника.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»

1. Рекомендация: Как оформить дубликат трудовой книжки

Когда оформлять дубликат

Дубликат трудовой книжки оформите сотруднику, если:*

  • его трудовая книжка утеряна;
  • его трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. п.);
  • в его трудовую книжку внесена запись об увольнении или переводе, которая впоследствии признана недействительной.

В последнем случае сотруднику выдайте дубликат, в который перенесите все записи из трудовой книжки, кроме той, что признана недействительной (п. 33 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Утеря книжки сотрудником

Сотрудник, утративший трудовую книжку, должен письменно заявить об этом по последнему месту работы.* В ответ работодатель обязан оформить сотруднику дубликат не позднее 15 дней со дня подачи заявления. Об этом сказано в пункте 31 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Чтобы заполнить дубликат трудовой книжки, попросите у сотрудника документы с прежних мест работы, подтверждающие периоды трудовой деятельности. При этом вы должны оказать содействие сотруднику в получении документов, подтверждающих стаж его прошлой работы.* Такой порядок установлен в пункте 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Оформляя дубликат трудовой книжки, внесите в него следующие сведения:*

  • об общем и (или) непрерывном стаже работы сотрудника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами;
  • сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Об этом сказано в пункте 32 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и пункте 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Ситуация: что делать, если сотрудник представил документы, в которых не хватает сведений о стаже его работы

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат внесите только имеющиеся сведения (п. 32 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, п. 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). Стаж работы может быть подтвержден выписками из приказов, личных дел, личных карточек, ведомостей на выдачу зарплаты и т. п.*

Ситуация: какими документами помимо трудовой книжки гражданин может подтвердить стаж для назначения пенсии. В дубликате трудовой книжки указаны не все места его работы

Основным документом, подтверждающим трудовой стаж человека, является трудовая книжка (ст. 66 ТК РФ).

Если сотруднику оформлялся дубликат трудовой книжки, в него могли быть внесены не все сведения о местах и продолжительности работы сотрудника. Например, если на момент оформления дубликата сотрудник не представил какие-либо документы. Задним числом вносить в трудовую книжку сотрудника записи о предыдущих местах его работы работодатели не вправе. Поэтому сведения в дубликате трудовой книжки могут быть неполными.* Об этом сказано в пункте 32 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и пункте 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Если сведения в дубликате трудовой книжки неполные, трудовой стаж для назначения пенсии сотрудник сможет подтвердить следующими документами:*

  • письменные экземпляры трудовых договоров;
  • трудовые книжки колхозников;
  • справки, выдаваемые работодателями;
  • выписки из приказов;
  • лицевые счета;
  • ведомости на выдачу зарплаты.

Такой перечень установлен пунктом 6 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 24 июля 2002 г. № 555.

Титульный лист

Дубликат оформите на чистом бланке трудовой книжки. На титульном листе в правом верхнем углу напишите слово «Дубликат». Затем на основании представленных сотрудником документов заполните титульный лист. Вносимые данные должны соответствовать информации о сотруднике на день заполнения дубликата.*

Сведения о работе

Далее в разделе «Сведения о работе» (графа 3) отразите общий и (или) непрерывный трудовой стаж, который имел сотрудник до поступления в организацию. Общий стаж запишите суммарно: просто укажите количество лет, месяцев, дней без уточнения организации, периодов работы и должности сотрудника.*

После этого общий и непрерывный стаж запишите по отдельным периодам работы. В графе 2 укажите дату приема на работу, в графе 3 – наименование организации, а также структурное подразделение и работу (должность), специальность, профессию с указанием квалификации, на которую был принят сотрудник. Если за время работы имели место переводы на другую постоянную работу, об этом также нужно сделать соответствующую запись.

Затем в графе 2 поставьте дату прекращения трудового договора, а в графе 3 – причину увольнения, если в представленном документе имеются такие данные. В графе 4 дубликата трудовой книжки после каждой записи укажите наименование, дату и номер документа, на основании которого она внесена.

После того как раздел «Сведения о работе» заполнен, внизу на листе свои подписи должны поставить сотрудник, ответственный за ведение кадрового учета, и владелец трудовой книжки. Записи заверяются печатью организации (кадровой службы, если у нее есть своя печать).

Порядок и особенности заполнения дубликата трудовой книжки приведены в разделе III Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и разделе 7 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Пример оформления дубликата трудовой книжки*

Бывшая сотрудница организации Е.В. Иванова потеряла трудовую книжку. На новую работу она еще не устроилась, поэтому за оформлением дубликата обратилась к прежнему работодателю (заявление).

Сотрудник, ответственный за ведение кадрового учета, оформил дубликат трудовой книжки.

<…>

И.И. Шкловец

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

2. Статья:Трудовая книжка потеряна? Выдайте дубликат

Трудовая книжка педагога была утеряна. Это выяснилось, когда работник начал собирать документы для подтверждения права на досрочное назначение трудовой пенсии. Как восстановить данные? И грозит ли организации ответственность за ее утерю? Об этом - в статье.

Организации следует сделать дубликат

Пунктом 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек... предусмотрено, что лицо, утратившее трудовую книжку, вправе заявить об этом работодателю по последнему месту работы. В этом случае организация обязана выдать лицу ее дубликат.

При этом гражданин, узнавший об утрате трудовой книжки по вине работодателя, должен подать ему письменное заявление о ее восстановлении с указанием мест и периодов работы.

По Правилам выдать дубликат следует не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления. Однако за данное время можно представить дубликат только лицам, начавшим свою трудовую деятельность с этого работодателя. Если гражданин работал в нескольких организациях, на восстановление трудовой книжки понадобится более длительный срок.*

Трудовой стаж нужно подтвердить документально

Записи в трудовой книжке должны быть оформлены в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день их внесения в трудовую книжку.* Порядок выдачи дубликата трудовой книжки установлен в пунктах 31-34 Правил, а также в разделе 7 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

В обоих документах указывается на необходимость подтверждать трудовой стаж соответствующими документами. Так, в соответствии с пунктом 7.2 Инструкции при оформлении дубликата трудовой книжки в графе 4 должно указываться наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.

Получается, что в случае отсутствия подтверждающих документов организация не вправе самостоятельно принимать решение о восстановлении трудового стажа, а следовательно, вносить соответствующие сведения в дубликат трудовой книжки.

Ситуации может помочь обращение работника в суд для подтверждения трудового стажа. В этом случае дубликат трудовой книжки будет оформлен на основании судебного решения.*

Работодатель ответственен за сохранность трудовых книжек?

Пункт 45 Правил возлагает на работодателя ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек, сданных ему работниками. При этом фактически отвечает за организацию такой работы специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

Установлено, что за нарушение Правил должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации. Отметим, что ни уголовное, ни административное законодательства не содержат санкций к работодателю за нарушение порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек, сданных работниками.

Получается, что организация в случае кражи (утери) трудовой книжки работника никакой ответственности за ее небрежное хранение не несет. Тем более она не обязана ему ничего компенсировать. Однако работник может рассчитывать на компенсацию ущерба, понесенного в связи с восстановлением своей трудовой книжки, в общем порядке, то есть, например, на компенсацию стоимости бланка, расходов на сбор справок из других организаций, архивов и т. д. (ст. 232, 233, 235 и 237 Трудового кодекса РФ).

О. А. Петрова

аудитор

Журнал «Учет в сфере образования», № 1, I квартал 2008

3. Статья: ФСС разъяснил правила, по которым нужно определять страховой стаж при выплате больничных

Из этой статьи вы узнаете:

  1. Как размер пособия по болезни зависит от длительности страхового стажа
  2. По каким правилам надо рассчитывать стаж
  3. Почему дни нужно пересчитывать в месяцы, а не наоборот

Как известно, размер пособия по временной нетрудоспособности зависит от страхового стажа, проще говоря, от того, сколько лет (месяцев) сотрудник проработал до дня болезни.*

Так, если работник имеет стаж 8 лет и более, за время болезни ему платится 100% среднего заработка. Если стаж от 5 до 8 лет – 80%. До 5 лет – 60%. Ну а если стаж менее 6 месяцев, то пособие вообще не может быть больше минимального размера оплаты труда (ст. 7 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).

В вопросе о том, как считать этот самый страховой стаж, не было четкой определенности. Неясность заключалась в том, как определять стаж, если он прерывался в середине месяца.

Разобраться помогло письмо Фонда социального страхования РФ от 30.10.2012 № 15-03-09/12-3065П. И мы предлагаем комментарий к документу.

Правило № 1. Месяцы и годы, в которых стаж не прерывался, нужно брать целиком

Сразу скажем, что Правила подсчета страхового стажа для выплаты больничных установлены приказом Минздравсоцразвития России от 06.02.2007 № 91. Из него следует, что страховой стаж считается буквально по дням. То есть каждый день работы по трудовому договору идет в счет страхового стажа. Причем стаж на время болезни, выходных и праздников не прерывается. Подсчет можно провести на основании данных трудовой книжки. Если же у работника ее нет (например, была утеряна и на момент болезни не восстановлена), могут быть использованы иные документы. Например, трудовые договоры с прежних мест работы, справки от бывших работодателей, выписки из приказов, лицевые счета, ведомости на выдачу зарплаты и др.*

Считать стаж нужно со дня первой записи в трудовой книжке до дня болезни. Например, работник впервые устроился на работу 15 января, а заболел 18 ноября. Значит, в стаж включаются дни с 15 января по 17 ноября.*

После подсчета общего количества дней работы их нужно перевести в месяцы, а месяцы в годы. ФСС в письме от 30.10.2012 № 15-03-09/12-3065П предлагает это делать так. Если месяц отработан полностью, он засчитывается в страховой стаж как месяц. Аналогичное правило действует и в отношении года: если стаж работника в календарном году не прерывался, значит, год засчитывается целиком вне зависимости, високосный он или нет.

Правило № 2. Каждые 30 дней из неполных месяцев формируют месяц

Если с полностью отработанными месяцами и годами все понятно, то подсчет стажа в не полностью отработанных месяцах вызывает сложности. Понятно, что накопившиеся дни работы в месяцах, в которых стаж прерывался, нужно перевести в полные месяцы. Но как это сделать? Ведь в каких-то месяцах 30 дней, в других 31, а в феврале вообще 28 или 29 дней.

ФСС дал подсказку – обратитесь к норме пункта 21 Правил подсчета страхового стажа. Там сказано, что в полные месяцы переводят каждые 30 дней. А из каждых таких 12 месяцев формируются полные годы. Рассмотрим пример.

Пример. Расчет страхового стажа для выплаты больничного

Работник ООО «Геркулес» С.Н. Воротов с 21 декабря 2012 года находился на больничном. Первая запись в его трудовой книжке была сделана 28 декабря 2007 года. С тех пор страховой стаж был прерван один раз – 25 января 2012 года С.Н. Воротов был уволен с прежней работы, а 27 января этого же года принят в ООО «Геркулес».

Как бухгалтеру рассчитать страховой стаж С.Н. Воротова и какой размер пособия по нетрудоспособности назначить?

Бухгалтер ООО «Геркулес» при подсчете страхового стажа воспользовался рекомендациями Фонда социального страхования. 2008–2011 годы вошли в страховой стаж как полные четыре года. Февраль – ноябрь 2012 года также были отработаны полностью и включены бухгалтером ООО «Геркулес» в страховой стаж как полные 10 месяцев.

В декабре 2007 года С.Н. Воротов числился работающим 4 дня, а в январе 2012 года – 30 дней (кроме 26 января). Работник находился на больничном с 21 декабря. Следовательно, страховой стаж считается по 20 декабря включительно. Так что в стаж засчитываются 20 первых дней декабря 2012 года.

В сумме страховой стаж за декабрь 2007 года, январь и декабрь 2012 года составил 54 дня (4 дн. + 30 дн. + 20 дн.). Бухгалтер перевел эти 54 дня в полные месяцы из расчета 30 дней в месяце. Получилось 1 месяц и 24 дня.

Итоговый стаж до дня болезни – 4 года 11 месяцев 24 дня. Бухгалтер рассчитал больничные исходя из 60-процентного среднего заработка, так как не хватило 6 дней до пятилетнего стажа.

В. И. Скронзеев

эксперт журнала «Упрощенка»

Журнал «Упрощенка», № 1, январь 2013

С уважением,

эксперт «Системы Главбух» Ширинян Карине

Ответ утвержден:

Ведущий эксперт Горячей линии «Системы Главбух»

Гранаткин Сергей

_____________________________

Ответ на Ваш вопрос дан в соответствии с правилами работы «Горячей линии» «Системы Главбух», которые Вы можете найти по адресу:http://www.1gl.ru/#/hotline/rules/?step=14

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка