Журнал, справочная система и сервисы
4 апреля 2013 35 просмотров

Работник находился в командировке, но командировочное удостоверение не смог оформить надлежащим образом. Как правильно оформить, произведенные им расходы, чтобы учесть их в при расчете налога на прибыль?

По данному вопросу однозначного мнения не имеется.

  1. Если отметки организации, в которую был направлен сотрудник в командировочном удостоверении проставить невозможно, или печати отсутствуют по каким - либо другим причинам, то их отсутствие не является нарушением. В таком случае факт и сроки нахождения сотрудника в командировке подтверждают:приказ о направлении сотрудника в командировку, служебное задание о его выполнении, проездные документы, счет гостиницы. В принятом командировочном удостоверении сделайте отметку о времени прибытия сотрудника к месту работы. Эта отметка также должна быть заверена подписью уполномоченного должностного лица и печатью организации.
  2. Однако имеются официальные разъяснения чиновников, в которых указывается, что командировочное удостоверение должно быть должным образом оформлено, в противном случае расходы принять нельзя. Следовательно, при отсутствии печатей в командировочном удостоверении данные расходы экономически не обоснованы и не подтверждены документально, и их нельзя будет учесть при расчете налога на прибыль.

Имеющаяся арбитражная практика противоречива, имеются как решения суда в пользу налогоплательщиков, так и в пользу налоговых инспекций (Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 09.07.2009 N А29-800/2009)

Таким образом, в данной ситуации организация должна либо принять меры для исправления документов, либо не принимать в расходы затраты на данную командировку. Следует учесть, что при принятие таких расходов организация должна быть готова отстаивать свое мнение в суде.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»

1. Рекомендация: Какие документы нужно оформить при возвращении сотрудника из командировки

<…>

По возвращении из командировки сотрудник обязан дооформить документы, которые были составлены перед отъездом, и заполнить авансовый отчет.

Командировочное удостоверение

В командировочном удостоверении (форма № Т-10) должны стоять отметки организации, в которую был командирован сотрудник. Эти отметки заверяются подписью уполномоченного должностного лица и печатью организации. Но если такие отметки проставить невозможно (например, человек направлен в обособленное подразделение, не имеющее печати, или для предоставления консультаций физическим лицам), то их отсутствие не является нарушением. В таком случае факт и сроки нахождения сотрудника в командировке подтвердят иные документы:

  • приказ (распоряжение) о направлении в командировку;
  • служебное задание и отчет о его выполнении;
  • проездные документы, где указаны даты прибытия и выбытия из места назначения;
  • счет гостиницы, который подтверждает период проживания в месте назначения.*

Аналогичный вывод следует из письма Минфина России от 16 августа 2011 г. № 03-03-06/3/7 и письма Минтруда России от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291.

В принятом командировочном удостоверении сделайте отметку о времени прибытия сотрудника к месту работы. Эта отметка также должна быть заверена подписью уполномоченного должностного лица и печатью организации.*

Служебное задание

В служебном задании (форма № Т-10а) нужно заполнить графу 12 «Краткий отчет о выполнении задания». Этот отчет должен быть согласован с руководителем структурного подразделения. Такие правила установлены в разделе 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Авансовый отчет

Форма авансового отчета (форма № АО-1) и указания по его заполнению утверждены постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

Авансовый отчет нужно составить в одном экземпляре. Заполнить его можно как от руки, так и на компьютере. В оформлении участвуют сотрудник, вернувшийся из командировки, и бухгалтер организации.

На лицевой стороне отчета сотрудник должен указать свою фамилию и инициалы, профессию (должность), назначение аванса и т. д. На оборотной стороне – перечислить расходы, понесенные за период поездки (включая суточные), и указать реквизиты оправдательных документов.

При необходимости организация может доработать унифицированную форму авансового отчета, расширив или сузив графы и строки, введя дополнительные строки и вкладные листы. Вносимые изменения оформите соответствующим организационно-распорядительным документом (например, приказом руководителя). Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 8 июля 2011 г. № 03-03-06/1/414.

Первичные документы, подтверждающие расходы

Вместе с авансовым отчетом сотрудник должен передать в бухгалтерию все документы, которые подтверждают его расходы и производственный характер командировки. К ним относятся:

  • командировочное удостоверение с отметками о прибытии и выбытии;
  • служебное задание с кратким отчетом о выполнении;
  • проездные билеты;
  • счета за проживание;
  • чеки ККТ;
  • товарные чеки;
  • квитанции электронных терминалов (слипы);
  • ксерокопии загранпаспорта с отметками о пересечении границы (при загранкомандировках) и т. д.*

Когда сотрудник принесет документы, выдайте ему расписку в получении. После этого приступите к проверке отчета и его бухгалтерской обработке. Суммы расходов разнесите по соответствующим статьям и спишите с подотчетного лица.

Оформить и представить в бухгалтерию первичные документы сотрудник обязан в течение трех рабочих дней после возвращения.* Этот срок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки. Если сотрудник вернулся из командировки в выходной день или праздник, трехдневный срок нужно отсчитать со дня его выхода на работу. Об этом сказано в пункте 4.4 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П.

Кроме того, дополнительные документы придется оформить, если сотрудник будет возвращать неизрасходованные суммы, выданные под отчет на командировочные расходы (либо организация будет удерживать их из зарплаты). Или наоборот, организация будет возмещать сотруднику обоснованный перерасход. В последнем случае оформите расходный кассовый ордер по форме № КО-2.

<…>

Сергей Разгулин, заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

2. Рекомендация: Какие расходы можно учесть при расчете налога на прибыль

<…>

При расчете налога на прибыль сумму полученных доходов можно уменьшить на сумму понесенных расходов (ст. 247 НК РФ). Расходы учтите в денежной форме (п. 3 ст. 274 НК РФ).

Условия признания расходов

Все расходы организации, признаваемые в налоговой базе, должны одновременно быть:

Если хотя бы одно из условий не выполняется, расход для целей налогообложения не признавайте.
Такой порядок предусмотрен пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ.

<…>

Елена Попова, государственный советник налоговой службы РФ I ранга

3. Статья 252. Налогового кодекса РФ

<…>

Расходы. Группировка расходов

1. В целях настоящей главы налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в статье 270 настоящего Кодекса). Какие расходы при расчете налога на прибыль признаются экономически обоснованными
Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 настоящего Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.Какие расходы при расчете налога на прибыль признаются документально подтвержденными
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.* Признаются ли оправданными косвенные расходы вновь созданной организации
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода* (абзац дополнен с 1 января 2006 года Федеральным законом от 6 июня 2005 года N 58-ФЗ - см. предыдущую редакцию).

<…>

4. Письмо Минфина России от 25 ноября 2009 года N МН-22-3/890

<…>

О документальном подтверждении командировочных расходов (командировочное удостоверение)
Федеральная налоговая служба письмом в связи с многочисленными запросами налоговых органов и налогоплательщиков по вопросу документального подтверждения командировочных расходов (командировочное удостоверение) по согласованию с Минфином России (письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики от 14.09.2009 N 03-03-05/1 69) сообщает следующее.
Согласно подпункту 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) расходы на командировки относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. При этом такие расходы должны удовлетворять критериям признания расходов в целях налогообложения прибыли, предусмотренным статьей 252 Кодекса, и, в частности, должны подтверждаться документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации (при выдаче таких документов в соответствии с законодательством Российской Федерации).
Статьями 313 и 314 Кодекса установлено, что к налоговому учету принимается информация о хозяйственных операциях, содержащаяся в первичных документах. По командировочным расходам хозяйственной операцией является начисление организацией задолженности перед работником на сумму понесенных им расходов на командировку (списание подотчетной суммы с работника).
Первичным документом, на основании которого принимается к учету данная хозяйственная операция, является утвержденный руководителем организации авансовый отчет (утверждается при наличии письменного отчета о выполненной работе в командировке, согласованного с руководителем структурного подразделения работодателя). Датой признания расходов на командировки согласно подпункту 5 пункта 7 статьи 272 Кодекса является дата утверждения авансового отчета.
Действующий порядок оформления документов, связанных с командированием работников, установленный постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 N 749, в качестве неотъемлемого приложения к авансовому отчету предусматривает наличие следующих оправдательных документов:
- командировочного удостоверения, оформленного надлежащим образом.* Форма командировочного удостоверения утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (форма N Т-10). Указанный документ не оформляется только при командировании за пределы Российской Федерации (кроме поездок в государства - участники Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы). В случаях командировок по территории Российской Федерации и в указанные государства - участники СНГ заполнение реквизитов "прибыл-убыл" предусматривается в случаях, если местом командирования является юридическое лицо;
- о найме жилого помещения;
- о фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей);
- об иных расходах, связанных с командировкой.
Указанные оправдательные документы, являющиеся необходимым приложением к авансовому отчету, должны быть надлежащим образом оформлены*, т. е., составлены по унифицированным формам, если таковые установлены, а в иных случаях - должны быть заполнены по формам, предусмотренным организацией - продавцом (исполнителем) и содержащим реквизиты, поименованные в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". При этом согласно постановлению Госкомстата России от 24.03.99 N 20 в утвержденные Госкомстатом России унифицированные формы документов организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты, а также менять форматы бланков. Исключение отдельных реквизитов из унифицированных форм или их изменение не допускается.
Оформление авансового отчета с нарушением установленных законодательством требований, а также отсутствие необходимых приложений к авансовому отчету (или ненадлежащее их оформление) влечет несоответствие авансового отчета требованиям законодательства Российской Федерации и, соответственно, указанная в нем сумма расходов не может быть включена в состав расходов в целях налогообложения прибыли, как не имеющая надлежащего документального подтверждения.*
Что касается других документов, которыми должна оформляться командировка в соответствии с постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (в частности, приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (формы N Т-9 и N Т-9а) и служебное задание (форма N Т-10а), то их наличие и оформление определяется внутренним документооборотом организации, и для документального подтверждения в целях налогообложения прибыли организаций не является обязательным.

<…>

5. Постановление ФАС Московского округа от 10 февраля 2011 года Дело N А40-5572/10-20-75

<…>

Резолютивная часть постановления объявлена 03 февраля 2011 года.

Полный текст постановления изготовлен 10 февраля 2011 года.

Федеральный арбитражный суд Московского округа

УСТАНОВИЛ:

ОАО "Морской порт Санкт-Петербург" (далее - общество, заявитель) обратилось в Арбитражный суд г. Москвы с заявлением о признании недействительным решения МИФНС России по крупнейшим налогоплательщикам N 6 (далее - инспекция, налоговый орган) от 17.12.2008 г. N 14-09/361490 в части доначисления налога на прибыль (п. п. 1.1.1, 1.1.2, 1.4, 1.5, 1.7, 1.8) в сумме 8876120 руб., налога на добавленную стоимость (п. п. 2.1, 2.2, 2.3, 2.4) в сумме 14911899 руб., налога на имущество (п. 3.2) 158183 руб., транспортного налога (п. 4.1) 61050 руб., предложения произвести перерасчет налоговой базы и суммы налога на доходы физических лиц (п. п. 5.1, 5.3, 5.4) в сумме 160781 руб., а также в части начисления соответствующих сумм пени и штрафных санкций (п. п. 1, 2 резолютивной части оспариваемого решения).

По п. 1.8 и п. 5.4 решения инспекции.

Признавая выводы налогового органа необоснованными по спорным эпизодам, суды исходили из того, что факт отсутствия прибытия и убытия на оборотных сторонах командировочных удостоверений при наличии всех остальных документов, предусмотренных для документального оформления командировки, не может являться основанием для признания расходов документально не подтвержденными.*

В жалобе инспекция оспаривает выводы судов, при этом, не приводя доводов, опровергающих их, фактически просит суд кассационной инстанции переоценить установленные судами обстоятельства.

Судами правомерно отклонены доводы инспекции о необоснованности учета обществом в качестве командировочных расходов для исчисления налога на прибыль произведенных сотрудникам выплат, исходя из следующего.*

Согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в частности на: проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы; наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами); суточные; оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов; консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Перечень расходов налогоплательщика на командировки является открытым.

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ в целях главы 25 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ).

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

При направлении в командировку оформляются следующие документы: командировочное удостоверение (форма N Т-10); служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма N Т-10а).*

Пунктом 2 Инструкции N 62 предусмотрено, что по усмотрению руководителя объединения, предприятия, учреждения, организации направление работника в командировку, наряду с командировочным удостоверением, может оформляться приказом.

Командировочное удостоверение (форма N Т-10) является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке - время прибытия в пункт назначения и время убытия из него.

В то же время, приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку и командировочное удостоверение являются документами, подтверждающими производственный характер командировки, на основании которых определяется ее продолжительность.

С учетом изложенного, судебные инстанции правомерно исходили из того, что приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку и командировочное удостоверение имеют одно и то же назначение, в связи с чем, наличие в обществе командировочного удостоверения или приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку, является достаточным основанием для признания расходов в целях налогообложения прибыли.* Факт пребывания сотрудников общества в служебных командировках инспекцией не оспаривается, а положения главы 25 НК РФ не содержат императивной нормы, устанавливающей обязательное подтверждение командировочных расходов исключительно командировочным удостоверением.

Вывод судов основан на исследовании представленных заявителем в подтверждение доводов служебных заданий сотрудников общества, из которых следует, что эти сотрудники направлены в командировки, а также: куда они направлены (город); на какой срок (даты начала и окончания командировки, продолжительность командировки в календарных днях); какое задание предполагалось выполнить; имеются также отметки о выполнении задания сотрудниками. Кроме того, в инспекцию были представлены копии проездных документов (авиа и ж/д билетов), квитанции на приобретение топлива (когда в командировки направлялись водители на автомобилях), счета за проживание в гостиницах.

Довод налогового органа о том, что даты проездных документов, приложенных к авансовым отчетам, не совпадают с датами окончания командировок, отклонен судами как не соответствующий фактическим обстоятельствам дела.

Суды обоснованно указали, что командировочные расходы осуществляются в интересах не работника, а работодателя, так как согласно ст. 166 ТК РФ служебной является командировка по распоряжению работодателя для выполнения служебного поручения. Согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к расходам, связанным с производством и реализацией относятся расходы на командировку.*

Как установили суды, из решения налогового органа не следует, что представленные в ходе проверки документы недостоверны либо противоречивы, и к ним предъявлены претензии в части полноты содержащейся в них информации. Общество документально подтвердило понесенные расходы, они относятся к расходам, произведенным для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Оценка инспекцией обоснованности указанных расходов с точки зрения их целесообразности, рациональности, эффективности или полученного результата противоречит правовой позиции, изложенной в Определении Конституционного Суда Российской Федерации от 04.06.2007 г. N 320-О-П.

При изложенных обстоятельствах выводы судов являются правильными, соответствуют требованиям действующего налогового законодательства.

В результате ошибочных выводов инспекция по результатам проверки установила занижение суммы налога на доходы физических лиц на 18968 руб. в 2005г. и на 53984 руб. в 2006г.

Учитывая, что поездки сотрудников являются командировками, командировочные расходы осуществляются в интересах не работника, а работодателя, суды правомерно указали, что в соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ возмещение командировочных расходов не подлежит налогообложению (освобождаются от налогообложения) НДФЛ.

<…>

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка