Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Всеобщий переход на онлайн‑кассы — срочно присоединяйтесь

Подписка
Срочно заберите все!
№23
5 апреля 2013 206 просмотров

Подскажите, что делать, если первичные документы фирмы потеряны, отчетность, которая сдавалась в налоговую, тоже. Деятельность какое-то время не велась, вместе с тем было получено требование об уплате налога на имущество. Как сдавать последующую отчетность?спасибо

 В указанной ситуации следует провести инвентаризацию документов и в акте инвентаризации указать списки документов, которые были подвержены порче. Так как форма акта инвентаризации документов отсутствует, организация может разработать свою форму либо составить ее на основании иных форм подобных актов, рассчитанных на инвентаризацию ТМЦ или иного имущества. Так же после проведенной процедуры следует восстановить документы. Документы необходимо восстановить в связи с тем, что документально неподтвержденные расходы не принимаются к расчету налога на прибыль. Так же без входного счета-фактуры НДС к вычету не принимается. При этом, при проверке так документально неподтвержденные доходы могут быть рассчитаны по рыночным ценам в целях налогового учета инспекторами. Для того что бы процедура восстановления документов была эффективной, необходимо издать приказ директора о восстановлении документации, а так же следует разработать специальные положения для сотрудников организации и для начальников отделов с целью участия в указанной процедуре. То есть, например, менеджеров по продажам можно попросить о подписании актов сверки со всеми покупателями. На основании таких актов проще будет восстановить документы на продажу товаров (работ, услуг). Менеджеров по поставке можно попросить разослать письма поставщикам товаров (работ, услуг) о произошедшей ситуации и просьбой отправить копии (дубликаты) первичных документов, и т.д. Бухгалтерия же должна составить в налоговую и внебюджетные фонды письма о предоставлении копий всех утерянных отчетов.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»

1. Статья: Что предпринять, если вы утратили бухгалтерские документы

Из этой статьи вы узнаете:

  • В течение каких сроков документы нужно хранить
  • В каких случаях необходимо создать комиссию по восстановлению документов
  • С чего следует начать восстанавливать утраченную документацию

О том, что нельзя выбрасывать первичные и иные важные документы, знают, наверное, все. А вот точные сроки, сколько нужно хранить тот или иной документ, назовет не каждый. Многие бухгалтеры ориентируются на «общий» срок в пять лет, по истечении которого уничтожают документацию. А зря. Ведь время хранения некоторых протоколов, актов и журналов куда как больше пяти лет и может составлять, например, 10 или даже 75 лет. Конкретные сроки хранения каждого документа приведены в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Наиболее важные выдержки из этого документа мы привели в статье «Справочник бухгалтера на УСН. Сроки хранения документов». А в статье расскажем, как восстанавливать «первичку», если она вдруг оказалась утраченной. См. общую схему действий.

Какие документы нужно восстановить при их пропаже

Восстанавливать нужно лишь те утраченные документы, срок хранения которых не истек*. В пункте 1 статьи 17 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» сказано, что хранить первичные документы, регистры бухучета и бухгалтерскую отчетность следует в течение установленных сроков, но не менее пяти лет. Конкретные же сроки, как мы выяснили, определены в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Получается, вы должны ориентироваться именно на этот Перечень. Например, годовые балансы и отчеты о прибылях и убытках хранятся постоянно. То же самое относится к Книге учета, в которой ведется налоговый учет всех операций. Обычно ее заполняют в течение года, заверяют в инспекции. А на следующий год о ней забывают. И зря, поскольку хранить ее нужно постоянно.

Может возникнуть резонный вопрос: зачем хранить Книгу учета и балансы постоянно, если срок налоговой проверки составляет только три года и позже привлечь к ответственности за нарушения нельзя (п. 1 ст. 113 НК РФ)? Конечно, налоговикам документы, возможно, уже и не потребуются. Но они могут быть нужны вам самим. Ведь, наверное, любой бухгалтер сталкивался с ситуациями, когда на балансе числятся суммы, например, в составе дебиторской или кредиторской задолженности, а откуда эти цифры появились, никто не знает. Такое же бывает и с основными средствами – остатки числятся, а что за объекты – неясно. А потому и списать их невозможно. А вот если бы были документы за предыдущие годы, то можно было бы отследить, когда суммы появились, в связи с какими действиями. Поэтому хранить наиболее важные документы нужно прежде всего в интересах самой фирмы*.

Если же пропал документ, срок хранения которого не истек, то его надо восстановить.

Что предпринять, если документы утрачены

Чаще всего масштабные потери документов происходят из-за чрезвычайных обстоятельств (пожаров, краж и т. д.). Оказавшись в подобной ситуации, получите от уполномоченных органов документы, свидетельствующие о происшествии (справки или акты о пожаре, аварии коммунальных сетей и т. д.). В случае если утраченные документы будут истребованы инспекцией или фондом, вам нужно будет объяснить причину потери и подтвердить ее соответствующими справками. Тогда уважительная причина может быть принята во внимание, и это позволит вам получить отсрочку или избежать штрафа*.

После того как справки о происшествии получены, нужно выяснить, какие именно документы утрачены. Для этого приказом руководителя создайте комиссию. Она проведет инвентаризацию имеющихся документов, а по ее завершении составит акт, в котором укажет состав комиссии, потерянные документы и причину их утраты. После этого организация сможет приступать к их восстановлению*.

Отметим, если известно, какие документы отсутствуют, организовывать комиссию не нужно. Допустим, утеряна определенная папка с «первичкой». Тогда сразу же, как вы это обнаружили, займитесь восстановлением утраченной документации.

Не понадобится инвентаризация и в случае, если утеряны документы на бумаге, но сохранились регистры в электронном виде. Для «упрощенцев» главным регистром является Книга учета, и многие заполняют ее именно на компьютере. А значит, велика вероятность, что при утрате бумажной документации она окажется в порядке. В ней будут отражены все хозяйственные операции, и вы не только сможете определить, каких документов не хватает, но и когда и на какую сумму они были составлены.

Как бумаги восстановить

Итак, вы четко знаете, что именно отсутствует. Осталось дело за «малым» – постараться получить копии или дубликаты от контрагентов.

Банковская документация. Чтобы получить копии утраченных выписок и платежек, обратитесь в банк, где открыт у вас счет. См. образец соответствующего запроса*.

Кстати, именно с восстановления банковской «первички» нужно начать, если утрачена вся база документов: и в бумажном, и в электронном виде. С их помощью вы сможете установить, с кем, когда и в какой сумме проводились безналичные расчеты. Тем самым вы определите все операции, расчеты по которым проводились по безналу.

Кассовые чеки. Утраченные чеки ККТ потребуются, если вы приобретали имущество за наличный расчет. В этом случае кассовый чек является документом, который подтверждает произведенный расход, и если он не сохранился, его следует восстановить. Для этого обратитесь к продавцу. Дело в том, что некоторые виды кассовых машин могут печатать дубликат чека. Возможно, продавец сможет вам продублировать чек*. Если же его кассовый аппарат не поддерживает такую функцию, попросите его изготовить копию чека на копировальном аппарате.

«Первичка» от контрагентов. Договоры, накладные и прочие подобные документы помогут восстановить ваши контрагенты. Вы можете запросить у них копии недостающих первичных документов (см. образец). Если же вы не смогли установить, какой «первички» не хватает, тогда проведите с контрагентами сверку, по результатам которой будет составлен акт. Из него станет ясно, какие накладные и акты следует восстановить*.

Налоговая, бухгалтерская отчетность и отчетность в фонды. Утраченные декларации, балансы и расчеты также не помешает восстановить. Ведь без такой документации как минимум могут возникнуть трудности с составлением отчетности за следующие периоды. Кроме того, имея все отчеты, вы будете знать, на какие суммы нужно ориентироваться при восстановлении иных документов. Составлять декларации и расчеты заново проблематично, а иногда просто невозможно. Лучше поступить иным образом. Напишите запрос на имя руководителя инспекции или фонда с просьбой предоставить копии всей утерянной отчетности. Правда, законодательство не обязывает инспекторов это делать. Но если они сочтут причины утраты документов убедительными, то, скорее всего, вам не откажут.

Нюансы, требующие особого внимания

  • Обратите внимание на сроки хранения, указанные в приказе Минкультуры России. Для многих документов они превышают срок в пять лет.
  • Документы, утраченные до того, как истек срок их хранения, целесообразно восстановить.
  • Если никакой информации о «первичке» не сохранилось, восстановление лучше начать с обращения в банк. С помощью копий выписок вы сможете определить хотя бы те операции, которые были проведены по безналу.

В. А. Синицына

эксперт журнала «Упрощенка»

Журнал «Упрощенка», №6, июнь 2012

2. Статья: Что делать, если утеряны первичные документы

<…>

Сроки хранения кадровой документации определены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Так, например, личные карточки работников, в том числе временных, необходимо хранить 75 лет, характеристики, резюме работников, не вошедшие в состав личных дел, – 5 лет.

Ответственность за утрату документов

Как правило, возложение каких-либо обязанностей предусматривает ответственность за их неисполнение. Вот поэтому, если коммерсант утратит документы, подлежащие хранению, ему может грозить ответственность*.

Действующим законодательством за утрату документов предусмотрены три вида ответственности*:

  • налоговая;
  • административная;
  • уголовная.

Но все ли указанные виды ответственности распространяются на индивидуальных предпринимателей? Давайте разберемся.

Налоговая ответственность. Налоговым кодексом РФ предусмотрены две статьи, непосредственно связанные с наличием и хранением первичных документов. Это статьи 120 и 126 НК РФ.*

Статьей 120 НК РФ предусмотрена ответственность за грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. Однако в самой статье упоминаются только организации. Поэтому привлечь индивидуального предпринимателя к ответственности по указанной статье налоговики не вправе.

Остается статья 126 НК РФ, которая устанавливает ответственность за непредставление налоговому органу необходимых документов для осуществления налогового контроля.

Штраф за данное нарушение установлен в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ. Норма этой статьи распространяется на всех налогоплательщиков, в том числе и на индивидуальных предпринимателей.

Кстати, аналогичный штраф, 200 руб. за каждый непредставленный документ, установлен за непредставление в установленный срок документов, необходимых для осуществления контроля за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью уплаты страховых взносов (ст. 48 Закона № 212-ФЗ).

Кроме того, отсутствие документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, может повлечь неправильное исчисление налоговой базы индивидуальным предпринимателем. А это в свою очередь грозит доначислением налогов, пеней и штрафа по статье 122 или 123 НК РФ в зависимости от квалификации правонарушения*.

Административная ответственность. Статьей 15.11 КоАП РФ предусмотрена ответственность за нарушение порядка и сроков хранения учетных документов, которое привело к искажению сумм начисленных налогов и сборов на 10% и больше*. Штраф за данное нарушение составляет от 2000 до 3000 руб. Однако, исходя из положений статьи 15.3 КоАП РФ, на индивидуальных предпринимателей он применен быть не может.

Уголовная ответственность. Утрата документов может повлечь ответственность по статье 198 УК РФ, установленную за уклонение от уплаты налогов и (или) сборов*. Так, деяние, совершенное в крупном размере, наказывается штрафом в размере от 100 000 до 300 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от одного года до двух лет, либо принудительными работами на срок до одного года, либо арестом на срок до шести месяцев, либо лишением свободы на срок до одного года.

То же за деяние, совершенное в особо крупном размере, предусмотрен штраф в размере от 200 000 до 500 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от 18 месяцев до трех лет, либо принудительными работами на срок до трех лет, либо лишением свободы на тот же срок.

К сведению: уголовная ответственность по статье 198 УК РФ может грозить коммерсанту только в следующем случае: в течение двух месяцев со дня истечения срока исполнения требования об уплате налога (сбора) он не уплатил в полном объеме суммы недоимки, соответствующих пеней и штрафов и налоговый орган со дня выявления указанных обстоятельств направил материалы в органы внутренних дел (ст. 32 НК РФ).

Налоговые последствия при утрате «первички»

Выполнение индивидуальным предпринимателем хозяйственных операций, связанных с осуществлением его деятельности, должно подтверждаться первичными учетными документами. Соответственно без документов коммерсант не сможет подтвердить обоснованность своих расходов в целях налогообложения, правомерность применения налоговых вычетов по НДС и т. д. Поэтому налоговики будут иметь полное право исчислить суммы налогов расчетным путем. Это право предоставлено им подпунктом 7 пункта 1 статьи 31 НК РФ. И суды их в этом полностью поддерживают, поскольку, по их мнению, утрата первичных документов не предоставляет возможность достоверно определить расходы и заявленные вычеты. Подобные выводы содержатся в постановлениях ФАС Центрального округа от 10.09.2012 № А68-9392/2011ФАС Уральского округа от 24.09.2012 № Ф09-8042/12ФАС Северо-Кавказского округа от 10.05.2012 № А22-663/2011ФАС Поволжского округа от 27.09.2012 № А57-16849/2011 и ФАС Западно-Сибирского округа от 30.05.2011 № А45-10459/2010.

Стоит заметить, что налоговое законодательство не содержит алгоритма определения сумм налогов расчетным методом. Поэтому некоторые налоговые инспекции, в частности, при расчете суммы НДС используют только налоговую базу и не применяют налоговые вычеты по НДС. Что касается арбитров, то в этом вопросе они часто встают на сторону налоговых органов. Так, например, в постановлении ФАС Центрального округа от 25.04.2012 № А08-5141/2011 арбитры указали, что документальное обоснование права на налоговый вычет сумм НДС, уплаченных контрагентам при приобретении товаров (работ, услуг), лежит на налогоплательщике. А поскольку документы утрачены, то это не представляется возможным.

Аналогичные выводы содержатся в постановлениях ФАС Восточно-Сибирского округа от 24.09.2012 № А74-3287/2011ФАС Уральского округа от 22.06.2012 № Ф09-4713/12ФАС Московского округа от 07.12.2011 № А40-12389/11-75-48ФАС Северо-Кавказского округа от 03.11.2011 № А32-26965/2010 и ФАС Поволжского округа от 11.08.2011 № А12-18818/2010.

<…>

Е. Ромашкина

эксперт журнала «Бухгалтерия ИП»

Журнал «Бухгалтерия ИП», №11, ноябрь 2012

3. Статья:Как сдать отчетность, если документы уничтожены

Пожар или труба лопнула – и часть документов безвозвратно уничтожена. А если это произошло прямо перед сдачей отчетности? Как отчитаться в таких условиях и что делать, чтобы избежать штрафов? Об этом читайте в нашем материале.

Чем грозит?

Отсутствие первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета признается грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения (ст. 120 Налогового кодекса РФ). Если инспекторы при проверке обнаружат, что у компании нет «первички» за один налоговый период (скажем, в случае с НДС это месяц), штраф составит 5000 руб. Если же организация не может представить документы более чем за один налоговый период, придется заплатить 15 000 руб.*

Без документов у бухгалтера не получится составить и сдать отчетность. А за это компанию могут оштрафовать по статьям 119 и 126 Налогового кодекса РФ. Кроме того, организации грозит штраф по статье 122 Налогового кодекса РФ – за неуплату налога. Ведь фирма, у которой не осталось документов, не сможет правильно рассчитать платежи*.

Что предпринять?

1. Создайте комиссию по расследованию факта гибели документов. Сделать это нужно для того, чтобы сотрудников организации не обвинили в организации потопа или пожара*. Ведь налоговики могут сделать вывод, что должностные лица сами не обеспечили сохранность первичных документов. Например, хранили бумаги в непредназначенном для этого месте и помещении.

Комиссия назначается приказом руководителя из числа работников предприятия. По результатам расследования составляется акт, в котором должен быть приведен перечень лиц, ответственных за сохранность документов. Также необходимо получить их письменные объяснения и приложить к акту опись утраченных документов.

2. Проведите инвентаризацию имущества. Это требование прописано в статье 12 Федерального закона № 129-ФЗ.

3. Получите от специальных служб документы, подтверждающие, что в помещении действительно произошла чрезвычайная ситуация. Например, потоп можно подтвердить документами из ДЕЗа, а пожар – из пожарной службы.

4. Обратитесь в налоговую инспекцию с просьбой установить новый срок для сдачи отчетности. К заявлению надо приложить документы из ДЕЗа или от пожарных. Если объем уничтоженных документов незначителен, то срок сдачи бухгалтерской и налоговой отчетности может быть перенесен на один или два месяца. Если же потери значительны, то срок может быть увеличен до года.

Кроме того, с инспекторами можно договориться о временном моратории на налоговые проверки и об отсрочке по уплате налогов. Основанием для этого будет подпункт 1 пункта 2 статьи 64 Налогового кодекса РФ.

5. Восстановите утраченные первичные документы. Это самый сложный этап.

Во-первых, в обслуживающем банке нужно запросить копии платежных поручений. Это позволит восстановить указанные в основаниях платежек первичные учетные документы: договоры, акты, накладные, счета-фактуры и пр.

Во-вторых, надо составить список контрагентов, с которыми организация осуществляла какие-либо расчеты, и направить им письма с просьбой представить копии тех договоров, накладных, счетов-фактур и актов, которые имеют отношение к компании.

В-третьих, подать в инспекцию заявление с просьбой предоставить фирме копии всех утерянных отчетов и деклараций*.

Получив все необходимые копии, сделайте оригиналы собственных исходящих первичных документов. Затем заново сформируйте журналы хозяйственных операций и регистры бухгалтерского и налогового учета, если они также были уничтожены.

6. На основании восстановленных документов составьте отчетность и сдайте ее в сроки, которые были обговорены с инспекцией*.

М. Антонова

ведущий аудитор Юридической компании «Лигал Бридж»

Журнал «Главбух», №7, апрель 2007

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка