Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Налоговики простят многие ошибки в 6‑НДФЛ

Подписка
Срочно заберите все!
№24
8 апреля 2013 82 просмотра

Можно ли проводить чеки за оплату сотовой связи (если оплата была произведена с личной карточки ген.директора, через систему банк-онлайн), в подтверждение оплаты распечатан чек

Если контракт с сотовым оператором на предоставление услуг связи заключен от имени организации, подтверждающими расходы документами будут являться: Договор с оператором связи, Приказ руководителя с перечнем работников, которым нужны корпоративные сим-карты, детализированные ежемесячные отчеты – при методе начисления. При кассовом методе дополнительно необходимо оплата расходов – в данном случае произведенная ген.директором со своей личной карты оплата может быть принята в целях налогообложения, если организацией дополнительно будут оформлены документы о выдаче гендиректору денег в подотчет на оплату услуг связи, а также авансовый отчет (при наличии вышеуказанных документов).

Если же организация не заключала с сотовым оператором контракт от своего имени, а возмещает расходы сотрудников на использование сотовой связи в трудовой деятельности либо выплачивает компенсацию за использование личного телефона, основанием для включения в расходы будут являться: при методе начисления - заявления от сотрудников и документы, подтверждающих стоимость служебных переговоров, Приказ руководителя о выплате сотрудникам ежемесячных компенсаций за использование личного телефона на работе; при кассовом методе - вышеуказанные документы, а также подтверждение фактической выплаты организацией возмещения/компенсации сотрудникам.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»

1. Рекомендация: Как отразить в бухучете и при налогообложении компенсацию стоимости служебных переговоров с личного мобильного телефона сотрудника

Чтобы обеспечить сотрудника мобильной связью, организация может не только сама подключиться к сотовому оператору, но и компенсировать сотрудникам стоимость звонков с их личного мобильного телефона.*

<…>

ОСНО: налог на прибыль

При расчете налога на прибыль компенсацию расходов на оплату служебных переговоров с личного телефона включите в состав прочих расходов (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). Расходы должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены* (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Ситуация: какие документы подтверждают производственный характер разговоров сотрудника по мобильному телефону. Организация компенсирует сотрудникам стоимость звонков с их личного мобильного телефона

Перечень документов, подтверждающих производственный характер телефонных переговоров, законодательством не определен. Несмотря на это, суды склоняются к тому, что организация обязана доказать связь расходов на оплату услуг связи со своей производственной деятельностью (см., например, постановления ФАС Московского округа от 19 января 2009 г. № КА-А40/12732-08Западно-Сибирского округа от 4 мая 2005 г. № Ф04-2733/2005(10928-А27-40) и Восточно-Сибирского округа от 27 мая 2005 г. № А58-1983/03-Ф02-2300/05-С1).

Контролирующие ведомства рекомендуют подтверждать производственный характер телефонных разговоров:*

  • приказами руководителя организации об утверждении списка сотрудников, которые для исполнения служебных обязанностей используют личные телефоны;
  • письменными соглашениями об использовании сотрудниками в работе личных телефонов;
  • детализированными счетами операторов мобильной связи;
  • должностными инструкциями, в которых сказано, при исполнении каких обязанностей сотрудник может пользоваться мобильной связью;
  • заявлениями сотрудников о возмещении расходов на оплату служебных переговоров с личных телефонов;
  • копиями документов, подтверждающих, что используемый номер телефона принадлежит сотруднику.

Это следует из писем Минфина России от 5 июня 2008 г. № 03-03-06/1/350от 27 июля 2006 г. № 03-03-04/3/15,Минздравсоцразвития России от 6 августа 2010 г. № 2538-19.

Главбух советует:* есть аргументы, позволяющие организациям учесть при налогообложении расходы на оплату услуг мобильной связи без детализированных счетов. Они заключаются в следующем.

Налоговый кодекс РФ не содержит списка обязательных документов, которыми можно подтвердить понесенные расходы. Более того, факт осуществления расходов может подтвердить любой документ, даже косвенно свидетельствующий об этом (п. 1 ст. 252 НК РФ). Ни налоговое законодательство, ни законодательство о связи, ни законодательство о бухучете не содержат требований об обязательной расшифровке произведенных переговоров, получении детализированных счетов и составлении отчета по каждому звонку. Кроме того, содержание переговоров составляет охраняемую законом тайну связи (ст. 63 Закона от 7 июля 2003 г. № 126-ФЗ). А значит, организация не обязана подтверждать производственную направленность данных расходов детализацией счетов.

Таким образом, организация вправе обосновать расходы на оплату услуг мобильной связи, в частности, заключенным договором с оператором мобильной связи, платежными документами, организационно-распорядительными документами руководителя организации и т. п. Данный вывод подтверждает судебная практика (см., например, определение ВАС РФ от 3 сентября 2008 г. № 11211/08, постановления ФАСЗападно-Сибирского округа от 2 июля 2008 г. № Ф04-3910/2008(7317-А81-14), Московского округа от 3 июня 2009 г. № КА-А40/4697-09-2от 24 февраля 2009 г. № КА-А40/12268-08от 9 июля 2008 г. № КА-А40/5861-08 и от 19 июля 2007 г. № КА-А40/5441-07Уральского округа от 8 декабря 2008 г. № Ф09-9153/08-С3Северо-Западного округа от 15 января 2009 г. № А56-6560/2008, Поволжского округа от 23 мая 2008 г. № А55-10554/07от 16 мая 2008 г. № А55-13148/07Центрального округа от 6 марта 2009 г. № А35-4080/07-С8).

Налоговый инспектор может поинтересоваться, с кем конкретно и с какой производственной целью тот или иной сотрудник говорил по мобильному телефону. Поэтому заранее подготовьте дополнительную информацию, подтверждающую производственный характер переговоров. Это могут быть договоры с контрагентами, деловая переписка, справки о состоянии взаиморасчетов и т. п.

Требовать отчета о содержании телефонных разговоров налоговые инспекторы не вправе (абз. 8 письма МНС России от 22 мая 2000 г. № ВГ-9-02/174).

Главбух советует:* во внутренних документах организации закрепите обязанность сотрудников

составлять отчеты о служебных звонках, совершенных в течение месяца с личного мобильного телефона.

Такие отчеты можно составить на основе расшифровок, предоставленных оператором связи. Каждый служебный звонок, указанный в расшифровке, сотрудник должен обосновать. В этом случае налоговая инспекция не сможет обвинить организацию в неподтвержденности производственного характера расходов.

Если организация применяет метод начисления, то налоговую базу можно уменьшить по мере поступления от сотрудников заявлений и документов, подтверждающих стоимость служебных переговоров* (подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ). Если организация применяет кассовый метод, расходы спишите только после фактической выплаты компенсации* (п. 3 ст. 273 НК РФ).


Ситуация: Как учесть при налогообложении компенсацию стоимости телефонных переговоров, выплаченную без детализированного счета оператора связи на основании средних месячных норм, утвержденных руководителем организации. Организация компенсирует сотруднику расходы на оплату служебных переговоров с личного мобильного телефона

Такую компенсацию нельзя учесть при расчете налога на прибыль. В этом случае все звонки, совершенные в течение месяца, нужно рассматривать как личные, не связанные с производственной деятельностью. Объясняется это тем, что любые расходы, которые уменьшают налогооблагаемую прибыль, должны быть документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). Если расшифровка счета на оплату услуг связи отсутствует, определить сумму расходов, связанных с производственной деятельностью, невозможно. Следовательно, условие о документальном подтверждении расходов в данном случае не выполняется. Аналогичная точка зрения изложена в письмах* Минфина России от 5 июня 2008 г. № 03-03-06/1/350от 27 июля 2006 г. № 03-03-04/3/15 и УФНС России по г. Москве от 9 февраля 2005 г. № 20-12/8153.

Если компенсация выплачена, с нее нужно удержать НДФЛ (п. 3 ст. 217 и п. 1 ст. 224 НК РФ).

Также на сумму компенсации нужно начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Это связано с тем, что данная выплата рассматривается как оплата за сотрудника услуг по предоставлению телефонной связи. Такие выплаты работодатель осуществляет в рамках трудовых отношений, кроме того, они не содержатся в закрытом перечне сумм, не облагаемых взносами. Этот вывод позволяет сделать часть 1 статьи 7 и статья 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, а также часть 1 статьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.

Главбух советует:* есть аргументы, позволяющие организациям учесть при расчете налога на прибыль расходы на оплату услуг мобильной связи без детализированных счетов. Они заключаются в следующем.

Налоговый кодекс РФ не содержит списка обязательных документов, которыми можно подтвердить понесенные расходы. Более того, факт осуществления расходов может подтвердить любой документ, даже косвенно свидетельствующий об этом (п. 1 ст. 252 НК РФ). Перечень таких документов также Налоговым кодексом РФ не ограничен. Ни налоговое законодательство, ни законодательство о связи, ни законодательство о бухучете не содержат требований об обязательной расшифровке произведенных переговоров, получении детализированных счетов и составлении отчета по каждому звонку. Кроме того, содержание переговоров составляет охраняемую законом тайну связи (ст. 63 Закона от 7 июля 2003 г. № 126-ФЗ). А значит, организация не обязана подтверждать производственную направленность данных расходов детализацией счетов.

Таким образом, организация вправе обосновать расходы на оплату услуг мобильной связи, в частности, заключенным договором с оператором мобильной связи, платежными документами, организационно-распорядительными документами руководителя организации и т. п. Данный вывод подтверждает арбитражная практика (см., например, постановления ФАС Московского округа от 3 июня 2009 г. № КА-А40/4697-09-2от 24 февраля 2009 г. № КА-А40/12268-08от 9 июля 2008 г. № КА-А40/5861-08 и от 19 июля 2007 г. № КА-А40/5441-07Уральского округа от 8 декабря 2008 г. № Ф09-9153/08-С3, Северо-Западного округа от 15 января 2009 г. № А56-6560/2008от 29 октября 2007 г. № А05-3408/2007, Поволжского округа от 23 мая 2008 г. № А55-10554/07от 16 мая 2008 г. № А55-13148/07от 30 марта 2006 г. № А65-16024/2005-СА1-37Западно-Сибирского округа от 2 июля 2008 г. № Ф04-3910/2008(7317-А81-14)Центрального округа от 6 марта 2009 г. № А35-4080/07-С8).

УСН

Налоговую базу организаций на упрощенке, которые платят единый налог с доходов, компенсации расходов на оплату служебных переговоров с личных телефонов сотрудников не уменьшают. При расчете единого налога такие организации не учитывают никакие расходы (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

Если организация платит единый налог с разницы между доходами и расходами, затраты на оплату служебных переговоров можно включить в состав расходов, уменьшающих налоговую базу (подп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). При расчете единого налога суммы компенсаций учтите только после их фактической выплаты сотрудникам* (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

<…>

С.В. Разгулин

заместитель директора департамента налоговой

и таможенно-тарифной политики Минфина России

2. Статья: Первичка, действительно нужная бухгалтеру, и бумаги, без которых можно вполне обойтись

Вот одно из главных требований Налогового кодекса РФ, которое вам давно знакомо. Расходы можно учесть при расчете налога на прибыль, если они подтверждены первичными документами. Подойдет также первичка, которая косвенно обосновывает затраты. Обо всем этом говорится в статье 252 кодекса.

Но четких правил для той или иной конкретной ситуации, к сожалению, законодательство не устанавливает. Поэтому чиновники из Минфина и ФНС России изобретают свои. А бухгалтеры стараются обезопасить себя, составляя как можно больше документов.

И все-таки без некоторых бумаг можно обойтись, даже не рискуя столкнуться с претензиями проверяющих. Расскажем про самые распространенные виды расходов.

В каждом случае будем называть тот минимум первички, который позволит признать расходы в налоговом учете. Лишние первичные документы, которые можно спокойно исключить из привычного набора, необходимого для признания налоговых расходов, выделим особо. Все это мы обобщили в наглядной таблице.

<…>

Расходы на корпоративную сотовую связь

Как правило, если сотрудникам необходимо в рабочих целях звонить с мобильного телефона, компания оплачивает такие расходы. Потраченные суммы можно учесть при расчете налога на прибыль в составе расходов на связь. Основание — подпункт 25 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Перечень же необходимых первичных документов зависит от того, каким образом компания оплачивает телефонные разговоры.* Руководство может просто приобрести для сотрудников корпоративные сим-карты. Тогда траты по таким картам будет нести сама компания. Другой способ: сотрудники разговаривают по работе со своих сим-карт. А компания возмещает стоимость служебных звонков.

Компания оплачивает разговоры сотрудников с корпоративных номеров

Безопасный минимум: Договор с оператором связи, приказ руководителя с перечнем работников, которым нужны корпоративные сим-карты, детализированные ежемесячные отчеты*.

Лишние документы: Ежемесячные акты от оператора связи.

Список документов, которые без проблем позволят обосновать расходы на связь в налоговом учете, чиновники из Минфина России привели в письме от 5 июня 2008 г. № 03-03-06/1/350. Это договор, ежемесячные отчеты оператора связи, приказ с перечнем сотрудников, которым в рамках служебных обязанностей положена компенсация расходов на связь.

Договор с оператором связи. С оператором связи компания заключает обычный договор на оказание услуг (п. 2 ст. 779 Гражданского кодекса РФ). При этом в соглашении стороны могут закрепить, какими именно документами они будут обмениваться.

Приказ руководителя.В приказе директора важно предусмотреть не только перечень работников, которым нужны корпоративные телефонные карты. Но и лимиты. В пределах которых компания готова оплачивать разговоры. Такой приказ составьте в произвольной форме (образец — ниже).

Возможен и такой вариант. Руководитель дает сотрудникам право разговаривать за счет организации по корпоративным картам, не соблюдая никаких лимитов. Тогда в приказе важно уточнить, что разговоры с таких сим-карт не нормируются. Так вы спишете расходы на связь без проблем. Если же вы забудете сказать про лимит в приказе, могут возникнуть споры с налоговыми инспекторами.

О том, может работник использовать корпоративную связь или нет, стоит написать в должностной инструкции каждого.

Детализированные отчеты от оператора связи. Чиновники из главного финансового ведомства настаивают, что отчет оператора должен быть детализированным. Выполнить это требование несложно, операторы выписывают детализированные счета без проблем. Поэтому по итогам месяца просто не забудьте проследить, чтобы вам выдали именно детализированный отчет по каждой сим-карте, а не общий документ на всю стоимость звонков.

А вот определять, какие именно звонки были сделаны в служебных целях, а какие в личных, не надо. Все звонки в пределах установленного директором лимита можно считать обоснованными.

Ежемесячные акты со стоимостью переговоров. А вот акты, подтверждающие стоимость телефонных звонков за месяц, для признания расходов не нужны. Ведь если вы получаете от оператора связи детализированные отчеты, в них уже есть вся необходимая информация.

Компания оплачивает разговоры сотрудников с личных номеров

Безопасный минимум: Приказ руководителя о выплате сотрудникам ежемесячных компенсаций за использование личного телефона на работе.*

Лишние документы: Ежемесячные акты и детализированные отчеты от оператора связи.

Если сотрудники используют для деловых разговоров собственные сим-карты, то лучше всего оформить выдачу компенсации за использование личного имущества на службе. Тогда ежемесячно сотрудник будет получать одну и ту же сумму.

А можно ли не оформлять компенсацию и просто каждый месяц возмещать работникам стоимость служебных разговоров? Сделать это сложно. Ведь достоверно узнать стоимость звонков по работе можно только по детализированным ежемесячным отчетам оператора связи. При этом вам придется каждый раз определять, какие звонки с сим-карты являются личными, а какие служебными.

Поэтому проще выдать компенсацию за использование личного мобильника на службе. Сумма компенсации покроет расходы сотрудника на оплату звонков, а также износ его телефонного аппарата.*

А установить такую выплату прямо позволяет статья 188 Трудового кодекса РФ.

Приказ руководителя. Размер компенсации достаточно прописать в приказе руководителя. Можно оформить общий приказ на всех работников, которым приходится звонить клиентам со своего телефона. Образец такого документа вы найдете ниже.

Помимо приказа стоит предусмотреть и в должностных инструкциях работников, использующих личные телефоны на службе, что им приходится звонить клиентам.

Отчеты или акты от оператора связи. Чтобы признать расходы в сумме выданных компенсаций работникам, вам достаточно одного приказа. Какие-либо документы от оператора связи здесь не понадобятся. С этим соглашаются и чиновники (подробнее читайте комментарий ниже).

Журнал «Главбух» №21, ноябрь 2012

С уважением,

эксперт «Системы Главбух»

Агеева Татьяна

Ответ утвержден:

Ведущий эксперт Горячей линии "Системы Главбух"

Гранаткин Сергей

_____________________________

Ответ на Ваш вопрос дан в соответствии с правилами работы «Горячей линии» «Системы Главбух», которые Вы можете найти по адресу:http://www.1gl.ru/#/hotline/rules/?step=14

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка