Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Новые коэффициенты‑дефляторы на 2017 год

Подписка
Срочно заберите все!
№24
25 апреля 2013 22 просмотра

Подскажите как быть, если сотрудника отправили в командировку и по приезду он не предоставил командировочное удостоверение с отметкой выезда. Как в этой ситуации быть бухгалтеру.

При отсутствии отметки в командировочном удостоверении, факт нахождения сотрудника в командировке может быть подтвержден иными документами, в частности:

- приказом (распоряжением) о направлении сотрудника в командировку;

- служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении;

- проездными документами, из которых можно однозначно установить даты прибытия командированного сотрудника в место командировки и выбытия из него;

- счетом гостиницы, подтверждающим период командировки.

При наличии указанных документов вы сможете учесть расходы на командировку при налогообложении прибыли.

Если командировочное удостоверение не представлено вовсе (утеряно), то при включении в расходы командировочных не исключены споры с инспекторами. Однако при наличии приказа о направлении в командировку и документов приведенных выше, организация может отстоять свою позицию в суде. К примеру, есть решения, где судьи указали, что ГК РФ не содержит условия о том, что для признания расходов на командировки у налогоплательщика обязательно должно быть в наличии командировочное удостоверение. Аналогичные решения имеются и в отношении заплатных налогов.

Обоснование данной позиции приведено ниже в рекомендациях «Системы Главбух» и в статьях журналов «Зарплата», «Учет в производстве», «Учет в сельском хозяйстве», которые Вы можете найти в закладке «Журнал».

1.Ситуация: Как оформить командировочное удостоверение при возвращении из командировки

<…>

В командировочном удостоверении должны стоять отметки организации, в которую был командирован сотрудник. Эти отметки заверяются подписью уполномоченного должностного лица и печатью организации. Но если такие отметки проставить невозможно (например, человек направлен в обособленное подразделение, не имеющее печати, или для предоставления консультаций физическим лицам), то их отсутствие не является нарушением. В таком случае факт и сроки нахождения сотрудника в командировке подтвердят иные документы:*

  • приказ (распоряжение) о направлении в командировку;
  • служебное задание и отчет о его выполнении;
  • проездные документы, где указаны даты прибытия и выбытия из места назначения;
  • счет гостиницы, который подтверждает период проживания в месте назначения.

Аналогичный вывод следует из письма Минфина России от 16 августа 2011 г. № 03-03-06/3/7 и письма Минтруда России от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291.

В принятом командировочном удостоверении сделайте отметку о времени прибытия сотрудника к месту работы.* Эта отметка также должна быть заверена подписью уполномоченного должностного лица и печатью организации.

<…>

Сергей Разгулин, заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

2.Статья: Расходы на командировки, если в командировочном удостоверении нет отметок о прибытии и выбытии

Организация направляет сотрудников в командировки для рассмотрения и урегулирования жалоб клиентов – физических лиц. По объективным причинам они не могут сделать отметки о прибытии и выбытии представителя фирмы в его командировочном удостоверении. Может ли работодатель признать командировочные расходы в целях исчисления налога на прибыль при наличии приказа о направлении в командировку, служебного задания, проездных документов, счетов на проживание и прочих документов, разъяснил Минфин России в письме от 16.08.2011 № 03-03-06/3/7.

Специалисты главного финансового ведомства указали, что в данной ситуации следует руководствоваться положениями пункта 1статьи 252 НК РФ, согласно которым затраты могут быть обоснованы документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.

При невозможности проставить в командировочном удостоверении отметки о прибытии в место командирования и выбытии из него факт нахождения в месте командировки в установленное время может быть подтвержден иными документами, в частности:*

  • приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку;
  • служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении;
  • проездными документами, из которых можно однозначно установить даты прибытия командированного работника в место командировки и выбытия из него;
  • счетом гостиницы, подтверждающим период командировки.

ЖУРНАЛ «ЗАРПЛАТА», № 10, ОКТЯБРЬ 2011

3.Статья: Если в командировочном удостоверении нет отметок

В командировочном удостоверении работника отсутствуют отметки о прибытии и убытии из командировки. Нужно ли начислять НДФЛ с компенсации работнику командировочных расходов?*

Отвечает
С.А. Почкина,
налоговый консультант

Я считаю, не нужно. Отсутствие отметок в командировочном удостоверении не свидетельствует о получении работником экономической выгоды.

Компенсация работодателем документально подтвержденных командировочных расходов, осуществленных специалистом (например, расходы на проезд, по найму жилого помещения), освобождается от обложения НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Важно отметить, что командировочное удостоверение является неотъемлемой частью документального подтверждения командировочных расходов (при поездках в России).

В случае отсутствия отметок в командировочном удостоверении не исключены споры с налоговыми органами по вопросу уплаты НДФЛ с суммы компенсации командировочных расходов, не подтвержденных документально надлежащим образом. Тем не менее отсутствие отметок в командировочном удостоверении не свидетельствует о получении работником экономической выгоды, подлежащей обложению НДФЛ* (постановления ФАС Московского округа от 29 июля 2011 г. № КА-А40/7917-11ФАС Московского округа от 10 февраля 2011 г. № КА-А40/18048-10ФАС Северо-Западного округа от 21 ноября 2006 г. № А05-2791/2006-9).

ЖУРНАЛ «УЧЕТ В ПРОИЗВОДСТВЕ», № 11, НОЯБРЬ 2011

4.Статья: Если командировочные документы утеряны

Работник потерял все документы, подтверждающие его расходы во время служебной поездки, а также командировочное удостоверение с отметками о прибытии (убытии). Сельхозорганизация решила возместить специалисту часть расходов, которые он указал в служебной записке. Однако лучше заранее просчитать налоговые риски такого решения.

<…>

Без прилагаемых документов авансовый отчет недействителен

В случае отсутствия документов, подтверждающих расходы командированного работника, авансовый отчет считается оформленным ненадлежащим образом. Соответственно, указанную в нем сумму затрат уже нельзя включить в состав расходов в целях налогообложения.

Таким образом, агрофирма, которая проявляет лояльность к работнику и компенсирует ему затраты «под честное слово», должна быть готова к одному из двух вариантов. Либо организация не сможет включить сумму возмещения в состав расходов в целях налогообложения. Либо спишет расходы в налоговом учете, но будет вынуждена спорить с налоговиками.

Заметим, что арбитражная практика, которая учитывала бы Положение о командировках, еще не сложилась. Но правомерность претензий налоговиков подтверждают более ранние судебные решения* (например, постановление ФАС Дальневосточного округа от 26 сентября 2008 г. № А51-703/200833-15).

И все же сельхозорганизация может попытаться отстоять в суде свое право учесть для целей налогообложения расходы на выплату суточных. Но при одном условии: имеется приказ о направлении в командировку. Например, ФАС Московского округа в такой ситуации поддержал компанию (см. постановление от 19 декабря 2008 г. № А40-46321/07-20-272). А в постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 11 декабря 2007 г. № А32-1337/2007-48/22 судьи указали: Налоговый кодекс РФ не содержит условия о том, что для признания расходов на командировки у налогоплательщика обязательно должно быть в наличии командировочное удостоверение.*


Налог на доходы физических лиц

Если работник не представил документы, подтверждающие расходы на проживание во время командировки, выплаты в возмещение этих расходов облагаются НДФЛ в особом порядке. Пункт 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ позволяет не включать в доход работника оплату найма жилого помещения лишь в пределах следующих норм: не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории России, не более 2500 руб. – при загранкомандировках.

Однако это относится к случаям, когда организация сумеет документально подтвердить сам факт командировки и длительность такой поездки.

Скажем, сельхозорганизация, в которой имеется приказ о направлении в командировку, может попытаться отстоять в суде свое право не облагать НДФЛ выплаченные работнику суммы. Есть примеры позитивных для компаний судебных решений по таким делам:*
– постановление ФАС Уральского округа от 8 декабря 2008 г. № А07-6322/08;
– постановление ФАС Северо-Западного округа от 21 ноября 2006 г. № А05-2791/2006-9.

Что касается НДФЛ с сумм возмещения расходов по проезду в ситуации, когда документы утеряны, то арбитражная практика по данной проблеме крайне скудная. До рассмотрения на уровне Федерального арбитражного суда дошло пока только одно подобное дело. Зато оно разрешилось в пользу организации: ей удалось отстоять свое право не включать в расчет НДФЛ компенсацию за проезд при отсутствии подтверждающих документов (постановление ФАС Дальневосточного округа от 26 сентября 2008 г. № Ф03-А51/08-2/3562).*

Страховые взносы во внебюджетные фонды

По общему правилу суточные, а также документально подтвержденные расходы на проезд и проживание во время командировки не облагаются страховыми взносами во внебюджетные фонды. Это закреплено пунктом 2 статьи 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ. Здесь же оговаривается и ситуация, при которой документально подтвердить расходы на проживание нельзя. Страховыми взносами не облагается сумма возмещения работнику таких расходов в пределах норм, установленных законодательством.

Таким образом, страховыми взносами можно не облагать сумму выплаченной компенсации за проживание в размерах, которые установлены локальными нормативными актами организации (ст. 168 Трудового кодекса РФ). Но при этом все равно нужно подтвердить сам факт командировки и ее длительность.* Если же у организации нет других документов, кроме приказа о направлении работника в командировку, то вопрос об освобождении от обложения взносами становится спорным. Скорее всего придется в суде доказывать право не начислять страховые взносы с произведенных в пользу работника выплат.

Что касается взносов «на травматизм», то в случае отсутствия оправдательных документов придется всю сумму выплат в пользу работника включить в базу для начисления страховых взносов «на травматизм». Основание – пункт 10 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в ФСС РФ, утвержденного постановлением Правительства РФ от 7 июля 1999 г. № 765. Из документа следует: взносами не облагаются расходы и компенсации, выплачиваемые работникам в пределах норм, установленных законодательством, а также документально подтвержденные расходы (сверх норм) по найму жилого помещения в связи со служебными командировками.

И. В. Антоненко

финансовый директор группы лизинговых компаний «Северная Венеция»

ЖУРНАЛ «УЧЕТ В СЕЛЬСКОМ ХОЗЯЙСТВЕ», № 3, МАРТ 2010

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме

Статьи по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка