Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Подписка
Срочно заберите все!
№24
25 апреля 2013 60 просмотров

Нашей организацией заключен договор с ЗАО "МТС" на оказание услуг связи и приобретение сим-карт для сотрудников. В течении месяца сотрудник пользуется сим-картой и оплачивает услуги связи за счет подотчетных средств через терминалы оплат, но не всегда предоставляет чек, в подтверждение произведенной оплаты. В конце месяца МТС предоставляют нам документы за свои услуги. В детализированном отчете отображены все поступления денежных средств на лицевые счета сотрудников, в том числе и те поступления, которые сотрудник не может подтвердить чеком оплаты через терминал. Как нам учитывать услуги связи, оплата которых не подтверждена чеками? Должны ли мы на сумму таких услуг доначислить налог на прибыль как на внереализационный доход? Является ли детализированный отчет основанием для уменьшения подотчетных сумм у сотрудника, не предоставившего чек терминала оплаты?

Уважаемая Надежда Александровна!

В ответ на Ваш вопрос от 25.04.2013 г. сообщаем следующее: Если организация выдает сотрудникам денежные средства для оплаты услуг сотовой связи, в таком случае сотрудники должны отчитаться за истраченные средства в общем порядке, в частности предъявить в бухгалтерию чеки. Если чеки отсутствуют, признать расходы можно на основании косвенных документов, в частности расписок сотрудников. Если сотрудники истратили личные средства на оплату производственных расходов по оказанию услуг связи, в таком случае организация должна будет вернуть им денежные средства. То есть налогооблагаемого дохода у организации не возникает. При этом, если сотрудник оплатил производственные расходы, в таком случае организация приходует их в общем порядке на основании документов, выданных организацией, оказывающей такие услуги. Оплата услуг учитывается так же в общем порядке на основании чеков или расписок сотрудников через авансовый отчет либо через документы о возмещении расходов сотруднику. Если сотрудники личными средствами оплачивают личные переговоры, не связанные с работой, в таком случае организация не учитывает такие услуги в учете, но при этом от сотрудника так же нужны документы (напр., расписки), подтверждающие личный характер переговоров.

Обоснование данной позиции приведено ниже в «Системе Главбух»

1. Рекомендация: Как отразить в бухучете и при налогообложении затраты организации на предоставление мобильной связи сотруднику

Договор с оператором

Чтобы обеспечить сотрудников мобильной связью, организация может не только компенсировать им телефонные разговоры, но и самостоятельно заключить контракт с сотовым оператором*.

Порядок заключения договоров на оказание услуг мобильной связи определен в разделе II Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 25 мая 2005 г. № 328. По договору оператор мобильной связи предоставляет организации определенное количество абонентских номеров (сим-карт) и периодически выставляет счета на оплату переговоров.

Главбух советует: для контроля за расходованием средств целесообразноразработать правила пользования служебными мобильными телефонами. В них можно установить:

  • лимит расходов на служебные телефонные переговоры;
  • запрет на ведение личных телефонных переговоров;
  • порядок возмещения расходов на оплату личных переговоров и т. п.

На основании этих правил организация может квалифицировать ведение личных переговоров как нанесение материального ущерба и удерживать с сотрудников соответствующие суммы (ст. 232 ТК РФ).

При выдаче сим-карт сотрудников нужно ознакомить с этими правилами под подпись.

Бухучет

Затраты на оплату услуг связи включите в состав расходов по обычным видам деятельности (п. 5и 7 ПБУ 10/99). В бухучете расчеты с оператором мобильной связи отразите на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (Инструкция к плану счетов).

В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, начисление затрат на мобильную связь отразите проводкой:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 60
– отражена стоимость услуг мобильной связи (на основании документов, предъявленных оператором связи).

Расплачиваться с оператором связи организация может деньгами или с помощью карт экспресс-оплаты (п. 43 и 44 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 25 мая 2005 г. № 328).

Оплату услуг мобильной связи по безналичному расчету отразите проводкой:

Дебет 60 Кредит 51
– оплачены услуги мобильной связи.

<…>


Помимо служебных организация может оплатить и личные переговоры сотрудников. Если сотрудники не возмещают эти затраты, включите их в состав прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99):

Дебет 91-2 Кредит 60
– отражена стоимость личных телефонных переговоров, не возмещаемых сотрудниками.

Если сотрудники возмещают стоимость личных переговоров, сделайте проводку:

Дебет 73 Кредит 60
– отражена стоимость личных телефонных переговоров, подлежащая возмещению за счет сотрудников.

НДФЛ и страховые взносы

Стоимость личных переговоров, не возмещенная сотрудниками, является их доходом в натуральной форме (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). Независимо от того, какую систему налогообложения применяет организация, с этого дохода нужно рассчитать НДФЛ. Сумму налога удержите при выплате сотруднику любых денежных сумм (п. 4 ст. 226 НК РФ).

На стоимость личных переговоров сотрудников нужно начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Это связано с тем, что данная выплата рассматривается как оплата за сотрудника услуг. Такие выплаты работодатель осуществляет в рамках трудового договора. Кроме того, они не включены как в закрытый перечень выплат, не облагаемых взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование, так и в закрытый перечень выплат, не облагаемых взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Такой вывод следует из части 1 статьи 7, статьи 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, пункта 1статьи 20.1, статьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.*

Порядок расчета остальных налогов и взносов зависит от того, какую систему налогообложения применяет организация.

ОСНО: налог на прибыль

При расчете налога на прибыль затраты на оплату услуг мобильной связи включите в состав прочих расходов (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом у организации должны быть документы, подтверждающие производственный характер телефонных переговоров. Это требование пункта 1статьи 252 Налогового кодекса РФ.*

Ситуация: какие документы подтверждают производственный характер разговоров сотрудника по мобильному телефону. Организация самостоятельно заключила договор с оператором сотовой связи

Перечень документов, подтверждающих производственный характер телефонных переговоров, законодательством не определен. Несмотря на это, суды склоняются к тому, что организация обязана доказать связь расходов на оплату услуг связи со своей производственной деятельностью (см., например, постановления ФАС Московского округа от 19 января 2009 г. № КА-А40/12732-08Западно-Сибирского округа от 4 мая 2005 г. № Ф04-2733/2005(10928-А27-40) и Восточно-Сибирского округа от 27 мая 2005 г. № А58-1983/03-Ф02-2300/05-С1).

Контролирующие ведомства рекомендуют подтвердить производственный характер телефонных разговоров:

  • договорами с оператором мобильной связи на оказание услуг;
  • детализированными счетами операторов мобильной связи;
  • должностными инструкциями, в которых сказано, при исполнении каких обязанностей сотрудник может пользоваться мобильной связью;
  • приказами руководителя организации об утверждении списка сотрудников, которым в силу выполняемых ими обязанностей необходима мобильная связь.

Перечисленные документы приведены в письмах Минфина России от 23 июня 2011 г. № 03-03-06/1/378от 5 июня 2008 г. № 03-03-06/1/350от 27 июля 2006 г. № 03-03-04/3/15. На приведенный выше список ссылаются и некоторые арбитражные суды (см., например, постановления ФАС Московского округа от 2 сентября 2008 г. № КА-А40/8318-08Поволжского округа от 22 сентября 2005 г. № А65-23196/2004-СА1-32).

Главбух советует: есть аргументы, позволяющие организациям учесть при налогообложении расходы на оплату услуг мобильной связи без детализированных счетов. Они заключаются в следующем.

Налоговый кодекс РФ не содержит списка обязательных документов, которыми можно подтвердить понесенные расходы. Более того, факт осуществления расходов может подтвердить любой документ, даже косвенно свидетельствующий об этом (п. 1 ст. 252 НК РФ). Ни налоговое законодательство, ни законодательство о связи, ни законодательство о бухучете не содержат требований об обязательной расшифровке произведенных переговоров, получении детализированных счетов и составлении отчета по каждому звонку. Кроме того, содержание переговоров составляет охраняемую законом тайну связи (ст. 63 Закона от 7 июля 2003 г. № 126-ФЗ). А значит, организация не обязана подтверждать производственную направленность данных расходов детализацией счетов.

Таким образом, организация вправе обосновать расходы на оплату услуг мобильной связи, в частности, заключенным договором с оператором мобильной связи, платежными документами, организационно-распорядительными документами руководителя организации и т. п. Данный вывод подтверждает судебная практика (см., например, определение ВАС РФ от 3 сентября 2008 г. № 11211/08, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 2 июля 2008 г. № Ф04-3910/2008(7317-А81-14), Московского округа от 3 июня 2009 г. № КА-А40/4697-09-2от 24 февраля 2009 г. № КА-А40/12268-08от 9 июля 2008 г. № КА-А40/5861-08 и от 19 июля 2007 г. № КА-А40/5441-07Уральского округа от 8 декабря 2008 г. № Ф09-9153/08-С3Северо-Западного округа от 15 января 2009 г. № А56-6560/2008, Поволжского округа от 23 мая 2008 г. № А55-10554/07от 16 мая 2008 г. № А55-13148/07Центрального округа от 6 марта 2009 г. № А35-4080/07-С8).

Налоговый инспектор может поинтересоваться, с кем конкретно и с какой производственной целью тот или иной сотрудник говорил по мобильному телефону. Поэтому заранее подготовьте дополнительную информацию, подтверждающую производственный характер переговоров. Это могут быть договоры с контрагентами, деловая переписка, справки о состоянии взаиморасчетов и т. п.

Требовать отчеты о содержании телефонных разговоров налоговые инспекторы не вправе (абз. 8 письма МНС России от 22 мая 2 000 г. № ВГ-9-02/174).

Главбух советует: во внутренних документах организации закрепите обязанность сотрудников составлять отчеты о служебных звонках, совершенных в течение месяца по предоставленной мобильной связи.

Такие отчеты можно составить на основе расшифровок, предоставленных оператором связи. Каждый звонок, указанный в расшифровке, сотрудник должен обосновать. В этом случае налоговая инспекция не сможет обвинить организацию в неподтвержденности производственного характера расходов.

Если организация применяет метод начисления, то налоговую базу уменьшите по мере предъявления счетов на оплату услуг оператора связи либо в последний день месяца (подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ). Если организация применяет кассовый метод, расходы спишите только после их фактической оплаты оператору (п. 3 ст. 273 НК РФ).

Стоимость личных переговоров сотрудников при расчете налога на прибыль не учитывайте (исключение – случаи, когда сотрудник компенсирует расходы организации по оплате его личных телефонных переговоров). Они не имеют отношения к деятельности организации и не являются экономически обоснованными (см., например, письмо УФНС России по г. Москве от 19 октября 2005 г. № 20-12/75319).

<…>


Ситуация: можно ли при расчете налога на прибыль учесть расходы на приобретение мобильного телефона для директора организации. Стоимость телефона менее 40 000 руб. Телефонные переговоры директор будет оплачивать из собственных средств

Нет, нельзя.

Чтобы учесть расходы при расчете налога на прибыль, они должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).*

Оплата телефонных переговоров из собственных средств сотрудника (директора) означает, что сам телефон был приобретен для его личного пользования. Такой телефон нельзя признать имуществом, которое используется в деятельности, направленной на получение доходов. Следовательно, расходы на его приобретение не являются экономически обоснованными (п. 1 ст. 252 НК РФ).*

<…>

ОСНО: НДС

Если организация является плательщиком НДС, то налог со стоимости служебных телефонных переговоров примите к вычету. Услуги мобильной связи в части личных переговоров не признаются оказанными для ведения деятельности, облагаемой НДС. Поэтому сумму налога со стоимости личных звонков к вычету не принимайте и при расчете налога на прибыль не учитывайте. Это следует из пункта 2 статьи 171 Налогового кодекса РФ.

<…>

Сергей Разгулин, заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

2. Статья: Если сотрудник потерял кассовый чек, то подотчетные суммы можно списать

Работник получил под отчет наличные и оплатил услуги Интернета через терминал. Провайдер подтвердил, что оплата прошла. Но кассовый чек сотрудник потерял. Можно ли в целях налогообложения прибыли учесть расходы и списать выданные средства с подотчетника? Или придется удержать с этой суммы НДФЛ и начислить взносы?

Спрашивает Ольга БЕЛАШ, гл. бухгалтер ООО «Инстант» (г. Барнаул)

Да, можно. Однако не забудьте о нескольких важных моментах*.

В налоговом учете затраты можно списать даже на основании документов, которые подтверждают их косвенно (п. 1 ст. 252 НК РФ). В вашем случае тут пригодится объяснительная записка от работника с датой, суммой и назначением платежа. Также в записке можно назвать место, где платеж был произведен. И описать конкретные причины, из-за которых пропал кассовый чек*.

Но записка работника – вспомогательный документ. Гораздо важнее попросить интернет-провайдера, в адрес которого произведена оплата, написать письмо о фактическом поступлении денежных средств. Приложите к письму двусторонний акт сверки взаимных расчетов.

Вообще же для целей налогового учета (при методе начисления) сам факт оплаты не так важен. Основным документом, подтверждающим затраты, является акт оказания услуг – его оформит провайдер*.

А вот с комиссией, взимаемой за пользование терминалом (если она, конечно, была), сложнее. Ведь никаких оправдательных документов в данном случае нет. Соответственно, нельзя списать потраченную сумму с подотчетного работника. А если это все же сделать, то ревизоры решат, что работник получил от компании доход. Значит, нужно удержать НДФЛ, а также начислить взносы во внебюджетные фонды.

Так что безопаснее всего удержать сумму, за которую работник не может надлежащим образом отчитаться, из его зарплаты. Отражать в доходах удержанные суммы не нужно. Дело в том, что ранее, выдавая деньги под отчет, вы не списывали их в составе расходов.

Отвечает Ирина СИДОРОВА, финансовый консультант юридической компании «Налоговик»

Журнал «Главбух», №16, август 2011

26.04.2013г.
С уважением,

Старший эксперт «Системы Главбух» Абрамова Варвара

Ответ утвержден:

Ведущий эксперт Горячей линии "Системы Главбух" Родионов Александр

_____________________________

Ответ на Ваш вопрос дан в соответствии с правилами работы «Горячей линии» «Системы Главбух», которые Вы можете найти по адресу:http://1gl.ru/#/hotline/rules/?step=2

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка