Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Чиновники советуют перепроверить данные работников

Подписка
Срочно заберите все!
№24
7 мая 2013 383 просмотра

Подскажите, пожалуйста, как правильно списать представительские расходы (если можно распишите все поэтапно и какие документы оформить, где посмотреть образцы оформления этих документов). Никогда не сталкивалась с такой ситуацией, а сейчас директор просит ежемесячно списывать определенные суммы представительскими расходами. Спасио!

В пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ не установлен конкретный перечень документов, которыми нужно подтверждать представительские расходы. Поэтому это могут быть любые первичные документы, которые свидетельствуют о факте осуществления расходов и их экономической обоснованности.

В рекомендуемый перечень документов по представительским расходам входят: приказ (распоряжение) руководителя компании о представительских расходах; смета представительских расходов; программа проведения деловой встречи с датой, местом и сроками, количеством приглашенных, именами участников, а также суммой, утвержденной по смете; авансовый отчет о произведенных расходах; акт об осуществлении представительских расходов, подписанный руководителем компании, с указанием сумм фактически произведенных представительских расходов; первичные документы.

Образцы документов для подтверждения экономической обоснованности представительских расходов Вы сможете посмотреть, перейдя по активным ссылкам, которые содержатся в ответе (ситуация №1).

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах рекомендациях «Системы Главбух» и в статьях журналов «Учет в туристической деятельности», «Семинар для бухгалтера», которые Вы можете найти в закладке «Журналы».

1.Ситуация:Какими документами можно подтвердитьэкономическую обоснованностьпредставительских расходов


Каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичными учетными документами (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗст. 313 НК РФ). При этом такие документы должны содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Подтвердить экономическую обоснованность представительских расходов можно с помощью:*

  • сметы, утвержденной протоколом общего собрания участников (акционеров) организации или руководителем организации на определенный период времени;
  • приказа руководителя об осуществлении расходов на представительские цели;
  • отчета о проведении мероприятий, в ходе которых были произведены представительские расходы;
  • акта об осуществлении представительских расходов, утвержденного руководителем организации.

Формы данных документов разработайте самостоятельно и приложите к приказу об учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008ст. 313 НК РФ).*

По мнению контролирующих ведомств, в отчете о проведении мероприятий, в ходе которых были произведеныпредставительские расходы, должны быть указаны:

  • цели и результаты проведенных мероприятий;
  • дата и место проведения;
  • состав участников (принимающей и приглашенной сторон);
  • сумма затрат и т. п.

Кроме того, расходы должны быть подтверждены первичными документами, подтверждающими приобретение товаров для представительских целей или оплату услуг сторонних организаций.*

Такие требования изложены в письмах Минфина России от 1 ноября 2010 г. № 03-03-06/1/675от 22 марта 2010 г. № 03-03-06/4/26от 13 ноября 2007 г. № 03-03-06/1/807.

Главбух советует: есть аргументы, позволяющие организациям подтвердить представительские затраты, имея не все указанные документы. Они заключаются в следующем.

В пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ не установлен конкретный перечень документов, которыми надлежит подтверждать представительские расходы. Поэтому это могут быть любые первичные документы, которые свидетельствуют о факте осуществления расходов и их экономической обоснованности.*

Однако следование указанной позиции может привести к разногласиям с проверяющими. В арбитражной практике есть примеры судебных решений, принятых в пользу организаций (см. например, определение ВАС РФ от 20 февраля 2008 г. № 16343/07, постановления ФАС Северо-Западного округа от 14 января 2008 г. № А56-338/2007от 14 августа 2007 г. № А56-3739/2006). В частности, суд признал правомернымподтверждение представительских расходов перечнем документов, не содержащим утвержденной сметы. Такой порядок был установлен внутренним приказом организации.

О том, можно ли признать экономически обоснованными представительские расходы, которые не привели к положительному результату (подписанию договора), см. Какие расходы при расчете налога на прибыль признаютсяэкономически обоснованными.

<…>

Сергей Разгулин, заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

2.Статья: Как избежать типичных ошибок в учете представительских расходов

<…>

Документы по представительским расходам

По пункту 2 статьи 264 НК РФ к представительским относятся расходы на проведение официальных приемов, завтраков, обедов, ужинов как внутри самой компании, так и в ресторане. Также представительскими являются расходы на транспортное обеспечение, на переводчиков, на буфетное обслуживание. Представительские расходы нормируются. Норма – 4 процента от расходов на оплату труда.

Нигде в кодексе не сказано, какими документами необходимо подтверждать представительские расходы. Я советую закрепить перечень этих документов во внутренних актах компании. Есть много писем Минфина России с рекомендациями на эту тему. Одно из них – письмо Минфина России от 22 марта 2010 г. № 03-03-06/4/26. В нем сказано, что в компании должен быть приказ о деловой встрече. В нем описывается, кто и с кем встречается, в каком месте, цель встречи, вопросы к обсуждению. Кроме того, либо отдельным документом, либо прямо в этом приказе должна быть смета на проведение встречи.*

Еще необходимы первичные документы по этой встрече – кассовый и товарный чеки, авансовый отчет и очень важный документ – отчет об итогах мероприятия. Унифицированной формы такого документа нет. Компания разрабатывает его самостоятельно и закрепляет в учетной политике. Кстати, также как и форму сметы. В форме отчета рекомендуется отразить: кто и с кем встречался, цели встречи, задачи и вопросы к обсуждению, итоги встречи, подписи. Не обязательно, чтобы в нем расписывались приглашенные гости. В отчете достаточно подписи только сотрудника компании.

Итак, подытожу. В рекомендуемый перечень документов по представительским расходам входят:*

  • приказ (распоряжение) руководителя компании о представительских расходах;
  • смета представительских расходов;
  • программа проведения деловой встречи с датой, местом и сроками, количеством приглашенных, именами участников, а также суммой, утвержденной по смете;
  • авансовый отчет о произведенных расходах;
  • акт об осуществлении представительских расходов, подписанный руководителем компании, с указанием сумм фактически произведенных представительских расходов;
  • первичные документы.

Налогообложение представительских расходов

Мне часто задают вопрос: можно ли в представительских расходах учитывать стоимость алкоголя? Можно. Но, как ни странно, чиновники Минфина рекомендуют закрепить в своих внутренних локальных нормативных актах нормы испития алкогольных напитков. Например, 200 грамм на человека крепостью не более 10 процентов. Компания вправе установить эти нормы самостоятельно (правильный ответ на вопрос № 1 теста – б. – Примеч. ред.). Об этом говорится в письме Минфина России от 9 июня 2004 г. № 03-02-05/1/49. Итак, и еду, и напитки можно учитывать как представительские расходы. А вот букеты цветов учесть уже нельзя. Их можно оплатить только из чистой прибыли. Аналогично – подарки для контрагентов. В подтверждение – письмо Минфина России от 16 августа 2006 г. № 03-03-04/4/136.

Единственное, что можно сделать, – провести затраты на подарки не как представительские, а как рекламные расходы компании. Но тогда из документации должно быть видно, что на цветы и подарки была нанесена символика компании и они были розданы потенциальным клиентам.

Еще один нюанс. Представительские расходы – это затраты на ту продукцию, которая выпивается и съедается только во время встреч. Если встреча не оформлена, а чай и кофе выпили свои же сотрудники или гости в ожидании встречи с руководителем компании, то расходы можно оплатить только из чистой прибыли (правильный ответ на вопрос № 2 теста – б).*

Более того, налоговики решат, что продукты были безвозмездно переданы. А значит, по статье 146 НК РФ их стоимость нужно обложить НДС. При этом вычета по налогу не будет, так как нет входного счета-фактуры. Если же счет-фактура есть, то можно получить вычет даже несмотря на то, что расходы понесены из чистой прибыли. Основание – письма Минфина России от 5 июля 2007 г. № 03-07-11/212от 10 апреля 2006 г. № 03-04-11/64.

Налоговые инспекторы обязательно обратят внимание на реальность представительских расходов. Можно ли за одну встречу съесть коробку сахара, выпить упаковку чая, банку кофе? Конечно же нет, особенно если речь идет о встрече двух представителей.

И в этом случае инспекторы будут настаивать на том, что расходы нереальны, и снимут расходы на основании статьи 252 НК РФ. Для того чтобы обезопасить компанию от подобных претензий, во внутренних документах компании необходимо прописать, что для повышения деловой репутации компании на каждую встречу открывается новая коробка конфет, банка кофе или пачка чая.*

Кроме того, инспекторы обратят внимание на время, в которое была проведена встреча. Если она проводилась, скажем, в восемь часов вечера в ресторане, а это видно из ресторанного счета, то получится, что сотрудник работал сверхурочно. А любая сверхурочная работа должна быть оплачена дополнительно.

Первые два часа – в полуторном размере, последующие часы – в двойном. Выходит, что тот сотрудник, который участвовал во встрече, получит не только зарплату за этот день, но и сверхурочные.

Также часто спрашивают о том, можно ли отнести к представительским расходам затраты на переговоры с индивидуальными предпринимателями. Ведь они не являются юридическими лицами. Этот вопрос достаточно спорный.

С одной стороны, Минфин не против. В письмах от 27 мая 2009 г. № 03-03-06/1/351от 27 марта 2009 г. № 03-03-06/2/64 сказано, что затраты на проведение переговоров с клиентами – физическими лицами можно отнести к представительским расходам. Но, с другой стороны, в Налоговом кодексе не предусмотрена возможность включать в расходы затраты на прием и обслуживание физических лиц.

Поэтому если компания решит учесть такие расходы, то ей нужно будет собрать максимум документов, подтверждающих экономическую обоснованность.

– В ходе выездной проверки инспектор заявила о том, что мы могли бы провести переговоры с партнерами не в ресторане, а в нашей переговорке. На этом основании она грозит снять часть расходов. Как быть?

– Очень часто инспекторы снимают расходы по аренде ресторанов, баров и так далее, особенно в ситуации, когда в офисе компании есть оборудованные переговорные комнаты. Они ссылаются на абзац 2 пункта 2 статьи 264 НК РФ, где сказано, что расходы на организацию развлечений, отдыха представительскими не являются. В вашей ситуации можно попытаться объяснить, почему переговорное помещение не подходило для переговоров, которые пришлось перенести в ресторан. Например, в необходимое время оно было занято другим мероприятием. А на будущее необходимо в самом приказе о представительских расходах прописывать, что встреча проводится в ресторане для повышения деловой репутации компании, а также в связи с тем, что на момент переговоров нет подходящего помещения внутри офиса компании.*

– Как отразить представительские расходы в учете?

– Представительские расходы в бухгалтерском учете являются расходами по обычным видам деятельности (п. 57 ПБУ 10/99). Они отражаются по дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы» с последующим списанием их на счет 20 «Основное производство» или отнесением сразу на счет 90«Продажи» субсчет «Себестоимость продаж» (в зависимости от того, какой способ списания управленческих расходов закреплен в учетной политике). Если компания занимается торговой деятельностью, то данные затраты собираются на счете 44 «Расходы на продажу». Признаются расходы по обычным видам деятельности в том отчетном периоде, в котором они были произведены. В налоговом учете представительские расходы относятся к прочим. И признаются на дату утверждения авансового отчета.*

Э. Митюкова

к. э. н., управляющий партнер консалтинговой компании ООО «Академия успешного бизнеса»

Журнал «Семинар для бухгалтера», №12, декабрь 2011

3.Статья: Представительские расходы турфирмы

Налоговый учет представительских расходов

Представительские расходы учитываются в целях налогообложения прибыли в соответствии с подпунктом 22 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. При этом такие расходы являются нормируемыми: они учитываются в течение отчетного (налогового) периода в размере, не превышающем 4 процента расходов на оплату труда за соответствующий период.

Что именно считается представительскими расходами, поясняет пункт 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ, из которого следует, что к ним относятся:*
– расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия);
– транспортное обеспечение доставки лиц к месту проведения мероприятия;
– буфетное обслуживание во время переговоров;
– оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате турфирмы.

Рассмотрим некоторые виды расходов подробнее.

Расходы на питание

Как мы уже отметили, расходы на буфетное обслуживание во время переговоров учитываются в составе представительских. Но учтите: если проведенное мероприятие (например, ужин в ресторане) не носит официального характера либо отсутствуют документы, подтверждающие, что деловые переговоры проводились, такие расходы для целей налогообложения прибыли не учитываются (письмо УФНС России по г. Москве от 23 декабря 2005 г. № 20-12/95338).

По мнению финансистов, расходы на завтраки, обеды и ужины, не носящие официального характера, должны оплачиваться представителями делегаций, прибывших на переговоры, – либо за счет суточных, либо за счет собственных средств (письмо Минфина России от 5 апреля 2005 г. № 03-03-01-04/1/157).*

В то же время финансисты разрешают учитывать в качестве представительских расходы на буфетное обслуживание частного клиента фирмы, с которым проводятся деловые переговоры (письмо Минфина России от 27 марта 2009 г. № 03-03-06/2/64). Это очень важная статья расходов для турфирм, которые проводят переговоры с крупными корпоративными клиентами на предмет организации отдыха (поездок) для их работников, выездных развлекательных мероприятий по случаю, скажем, юбилея их компании. Ведь не секрет, что подобные переговоры часто проводятся в неформальной обстановке, например в ресторане.*

Транспортные расходы

Если, приглашая иностранных партнеров, турфирма берет на себя оплату для них авиа– и железнодорожных билетов, такие расходы не учитываются в составе представительских.* Подобное мнение выражено, к примеру, в письмах УФНС России по г. Москве от 14 июля 2006 г. № 28-11/62271 и ФНС России от 18 апреля 2007 г. № 04-1-02/306@.

Это связано с тем, что под «транспортным обеспечением» чиновники понимают доставку иностранных партнеров, скажем, от гостиницы к месту банкета, а не их приезд в турфирму из другой страны или города.

Расходы на проживание

По мнению чиновников, расходы на проживание иностранных партнеров к представительским не относятся (письмо Минфина России от 16 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/235).*

Однако некоторые организации, расширенно трактуя понятие «обслуживание», включают в состав представительских и расходы на проживание. Надо сказать, что арбитры в данном вопросе занимают сторону фирм (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 1 марта 2007 г. № Ф04-9370/2006(30552-А81-27)). Однако, если вы решите так поступить, нужно быть готовыми к налоговым спорам.

Расходы на организацию культурной программы

К представительским расходам не относятся затраты на организацию развлечений, отдыха иностранных партнеров, на профилактику или лечение их заболеваний. Об этом четко сказано в пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ.*

Документальное подтверждение расходов

Чтобы учесть представительские расходы в целях налогообложения прибыли, одних первичных документов будет недостаточно. Необходимы еще и внутренние распорядительные документы турфирмы (письмо Минфина России от 13 ноября 2007 г. № 03-03-06/1/807).

Последовательность составления документов следующая.

Во-первых, оформляются общие документы. Одним из таких документов является смета представительских расходов на отчетный год. Такая смета утверждается протоколом общего собрания участников или акционеров турфирмы (ст. 33 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», ст. 48 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»).*

После этого руководитель турфирмы должен издать внутренние организационно-распорядительные документы, в которых отражается:*
– перечень работников турфирмы, которые имеют право получать средства под отчет на представительские расходы;
– порядок выдачи им подотчетных сумм;
– порядок расходования полученных средств;
– документальное оформление и порядок списания подотчетных сумм по представительским расходам;
– нормы отдельных видов представительских расходов.

Во-вторых, оформляются документы, связанные с конкретным мероприятием. Это приказ руководителя о назначении ответственного за проведение официальной встречи (переговоров); приказ о направлении приглашения на встречу, содержащий цель прибытия представителей сторонней организации; программа встречи с указанием даты, места, сроков проведения и количества приглашенных лиц и участников со стороны организации и со стороны приглашенных; утвержденная руководителем смета представительских расходов на данное мероприятие.

В-третьих, лицо, ответственное за проведение деловой встречи, должно отчитаться за произведенные расходы. Для этого работнику придется составить отчет о результатах официального мероприятия и о расходах на его проведение, а также представить в бухгалтерию авансовый отчет, приложив к нему подтверждающие документы.*

<…>

Л. Г. Лагутина

старший преподаватель кафедры «Бухгалтерский учет и аудит» МИЭМП

Журнал «Учет в туристической деятельности», №10, октябрь 2009

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка