Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Номер за пять минут

Подписка
Срочно заберите все!
№24
14 мая 2013 35 просмотров

Вместо подлинника справки сотрудница может представить ее копию, заверенную надлежащим образом (ч. 7.1 ст. 13 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ). В ст13 указанного закона нет ч 7.1 Поэтому, прошу уточнить, достаточно ли заверить копию на месте, или необходима нотариально заверенная копия?

Уважаемая Елена Ароновна!

В ответ на Ваш вопрос от 14.05.2013г «

сообщаем следующее: В законе № 255-ФЗ нет порядка заверения справок о заработке. Сказано только что, вместо подлинника справки может представляться копия справки, заверенная в установленном порядке.

Специалисты ФСС в устных пояснениях разъясняют, что копию надо заверить либо у нотариуса, либо у бывшего работодателя, который выдал справку.

Если сотрудник менял работу несколько раз, то прежний работодатель может оставить справку представленную работником с прежнего места работы у себя. Как следует заверять справку в таком случае, действующее законодательство также прямо не разъясняет. Однако, в данной ситуации можно предположить, что справка от первого работодателя, заверенная следующим работодателем, тоже может считаться заверенной надлежащим образом. Потому что можно обосновать, что подлинник справки остался у предыдущего работодателя, который, в свою очередь надлежащим образом заверил копию справки для новой организации.

Обоснование данной позиции приведено ниже в рекомендациях «Системы Главбух».

1. ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН ОТ 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»

«Статья 13. Порядок назначения и выплаты пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком

7_1. Застрахованным лицом вместо подлинника справки о сумме заработка, из которого должны быть исчислены пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячное пособие по уходу за ребенком, может представляться копия справки о сумме заработка, заверенная в установленном порядке (часть дополнительно включена с 1 января 2011 года Федеральным законом от 8 декабря 2010 года № 343-ФЗ).

2. Статья: «…Фонд забраковал все справки о заработке для расчета пособий...»

«…У нас ревизия из ФСС. На проверке фонд забраковал все справки о заработке для расчета пособий. Мы делали так: сотрудник приносит оригинал, мы снимаем копию и сами ее заверяем, что она верна. Но фонд требует, чтобы справки заверяли компания, которая их выдала, или нотариус. Конечно, мы сразу отправили сотрудников заверить копии на прежних работах. Но некоторые уже уволились, и связи с ними нет. Фонд грозится снять пособия. Как нам быть?..»

Из письма главного бухгалтера
Михаила Шапоренко,
г. Москва

Проверяющие из ФСС потребовали оригиналы или нотариальные копии справок о заработке, которые сотрудники принесли с прошлой работы. Но у компании только обычные копии. Как решить проблему, рекомендуют специалисты ФСС и эксперты

ФСС

Татьяна Ильюхина, начальник отдела правового обеспечения страхования на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством правового департамента ФСС РФ:

– Специалисты фонда правы. Подтвердить расходы на пособие компания может подлинником справки о заработке или ее копией, заверенной в установленном порядке. То есть копию надо удостоверить либо у нотариуса, либо у бывшего работодателя, который выдал справку. Других вариантов нет. Если работник уволился и забрал оригинал, единственный выход – обратиться к компании, выдавшей справку, за удостоверением ее копии.

Региональный ФСС

Марина Чудакова, заместитель начальника правового отдела Московского регионального отделения ФСС РФ:

– Для назначения пособия требуется подлинник или заверенная в установленном порядке копия справки. Это следует из части 7.1 статьи 13 Федерального закона от 29.12.06 № 255ФЗ. Справку компании передает именно работник. Причем копию справки он заранее должен заверить у выдавшей ее компании или нотариуса. В то же время новый работодатель может сделать копию с оригинала, заверить ее самостоятельно, а сам документ вернуть сотруднику при увольнении. Так что нарушения в действиях компании нет.

Независимые эксперты

Максим Лавров, адвокат компании «VEGAS LEX»:

– В законе № 255-ФЗ не сказано, как заверять копию, поэтому выбор за компанией. На мой взгляд, собственной заверенной копии достаточно, чтобы подтвердить размер заработка. Но для этого на проверке надо обосновать, что затруднительно представить оригинал справки от выдавшей ее компании. Как альтернативу можно использовать и нотариально заверенную копию.

Алексей Караванский, ведущий юрисконсульт ООО «Центр правового обслуживания»:

– Фонд вправе не возместить пособие, если документы оформлены неверно. Закон № 255-ФЗ требует, чтобы справка была надлежащим образом заверена, но не сказано, что это значит. В судебной практике надлежаще заверенной считается нотариальная копия или копия, удостоверенная подписью сотрудника и печатью компании, которая выдала документ (определение ВАС РФ от 15.07.09 № 8369/09).

Наше мнение

Андрей Раздорских, эксперт отдела бухучета и налогообложения «УНП»:

– В законе № 255-ФЗ нет порядка заверения справок о заработке. Поэтому можно составить приказ директора о том, что справки заверяет работник кадровой службы или главбух компании. Не исключено, что это переубедит проверяющих и они откажутся от претензий.

Есть и другой вариант – получить заверенные копии. Для этого можно обратиться напрямую в компанию, которая выдала справку. На крайний случай получить сведения о доходах можно через запрос в ПФР о сумме заработка. Фонд предоставит сведения бесплатно в течение месяца. А в будущем стоит брать у сотрудников только копию справки, заверенную прежним работодателем. Либо просить заверить справку у нотариуса. Стоимость нотариальной копии по тарифу всего 10 рублей

ГАЗЕТА «УЧЕТ. НАЛОГИ. ПРАВО», № 31, АВГУСТ 2012

3. Статья: Справки для пособий можно проверить через ФСС

«…Приняли на работу нового сотрудника, он представил нам справку о заработке для пособий с прежнего места работы. Но в ней очень большая зарплата, не соответствующая должности, поэтому мы опасаемся, что она поддельная. Вправе ли мы не брать такуюсправку и не учитывать ее данные при расчете пособия?..»

– Из письма главного бухгалтера
Лилии Бородиной,
г. Тверь

Нет, компания обязана взять у сотрудника справку и не вправе проверять ее подлинность. Это нам подтвердили опрошенные нами специалисты ФСС РФ на местах. Но если есть сомнения в достоверности имеющихся в ней сведений, то безопаснее сразу направить письменный запрос в отделение ФСС РФ по месту регистрации компании, выдавшей документ (п. 4 ч. 1 ст. 4.1 Федерального закона от 29.12.06 № 255-ФЗприказ Минздравсоцразвития России от 24.01.11 № 20н).

Запрос можно составить в свободной форме. В нем надо попросить фонд подтвердить период работы, а также факт начисления взносов за сотрудника. Дополнительно стоит приложить к письму копию подозрительной справки. До получения ответа из фонда доход по справке надо учитывать при расчете пособия.

Если фонд обнаружит, что выдавший справку страхователь не существует или она поддельная, то с этого момента доход по ней учитывать для расчета пособия рискованно – пособие проверяющие не возместят (ч. 4 ст. 4.7 закона № 255-ФЗ). Если компания уже назначила и выплатила пособие по поддельной справке, то переплату она вправе удержать с сотрудника (ч. 3 ст. 4.3 закона № 255-ФЗ).

ГАЗЕТА «УЧЕТ. НАЛОГИ. ПРАВО», № 11, МАРТ 2013

И. Михайлова

эксперт «УНП»

05.04.2013 г.

С уважением,

эксперт «Системы Главбух» Жукова Мария.

Ответ утвержден:

ведущий эксперт Горячей линии "Системы Главбух" Ракова Елена.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка