Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Всеобщий переход на онлайн‑кассы — срочно присоединяйтесь

Подписка
Срочно заберите все!
№23
15 мая 2013 44 просмотра

Как правильно списывать мобильную связь? И имеет ли право организация каждый год менять лимит на мобильную связь? И какие подтверждающие документы нужно требовать у поставщика мобильной связи?Заранее спасибо.

Для контроля за расходованием средств целесообразно разработать правила пользования служебными мобильными телефонами. В них можно установить, в том числе и лимит расходов на служебные телефонные переговоры.

Также Ваша организация может установить лимит расходов (стоимостный или временной) за использование сотовой связи, закрепив его в приказе, распоряжении руководителя или соглашении, заключенном с сотрудником. Данный лимит Ваша организация вправе изменять.

Затраты на оплату услуг связи включите в состав расходов по обычным видам деятельности (п. 5 и 7 ПБУ 10/99). В бухучете расчеты с оператором мобильной связи отразите на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Для документального подтверждения факта выполненных услуг Вашей организации необходимы документы, а именно акт выполненных услуг и счет-фактура (в случае, если организация, которая предоставляет мобильную связь, находится на общем режиме налогообложения).

Но составление акта об оказании услуг обязательно, только если такое требование предусмотрено гражданским законодательством или заключенным договором.

ГК РФ установлено составлять акт об оказании услуг лишь при выполнении работ по договору строительного подряда. Следовательно, если в договоре нет условия обязательного выставления акта, его можно не выставлять. Поэтому факт оказания услуг для целей бухучета и налогообложения может быть подтвержден иным документом.
Если Ваша организация применяет метод начисления, то налоговую базу уменьшите по мере предъявления счетов на оплату услуг оператора связи либо в последний день месяца (подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ). Если Ваша организация применяет кассовый метод, расходы спишите только после их фактической оплаты оператору (п. 3 ст. 273 НК РФ).

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах рекомендациях «Системы Главбух».

1.Рекомендация: Как отразить в бухучете и при налогообложении затраты организации на предоставление мобильной связи сотруднику

Договор с оператором

Чтобы обеспечить сотрудников мобильной связью, организация может не только компенсировать им телефонные разговоры, но и самостоятельно заключить контракт с сотовым оператором.

Порядок заключения договоров на оказание услуг мобильной связи определен в разделе II Правил, утвержденныхпостановлением Правительства РФ от 25 мая 2005 г. № 328. По договору оператор мобильной связи предоставляет организации определенное количество абонентских номеров (сим-карт) и периодически выставляет счета на оплату переговоров.*

Правила пользования служебным телефоном

Главбух советует: для контроля за расходованием средств целесообразно разработать правила пользования служебными мобильными телефонами. В них можно установить:*

  • лимит расходов на служебные телефонные переговоры;
  • запрет на ведение личных телефонных переговоров;
  • порядок возмещения расходов на оплату личных переговоров и т. п.

На основании этих правил организация может квалифицировать ведение личных переговоров как нанесение материального ущерба и удерживать с сотрудников соответствующие суммы (ст. 232 ТК РФ).*

При выдаче сим-карт сотрудников нужно ознакомить с этими правилами под подпись.

Бухучет

Затраты на оплату услуг связи включите в состав расходов по обычным видам деятельности (п. 5 и 7 ПБУ 10/99). В бухучете расчеты с оператором мобильной связи отразите на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (Инструкция к плану счетов).

В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, начисление затрат на мобильную связь отразите проводкой:*

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 60
– отражена стоимость услуг мобильной связи (на основании документов, предъявленных оператором связи).

Расплачиваться с оператором связи организация может деньгами или с помощью карт экспресс-оплаты (п. 43 и 44Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 25 мая 2005 г. № 328).

Оплату услуг мобильной связи по безналичному расчету отразите проводкой:*

Дебет 60 Кредит 51
– оплачены услуги мобильной связи.

<…>

Если организация рассчитывается с оператором связи с помощью карт экспресс-оплаты, в учете нужно показать разницу между реальной и номинальной стоимостью карты. Как правило, такие карты приобретает сотрудник, который пользуется правом на использование мобильной связи. При выдаче аванса на покупку карты в учете сделайте запись:*

Дебет 71 Кредит 50
– выдан аванс на покупку карты экспресс-оплаты (на основании расходного кассового ордера).

После того как карта будет активирована и сотрудник представит авансовый отчет, в учете нужно сделать две проводки:*

Дебет 60 Кредит 71
– оплачены услуги оператора мобильной связи (на сумму номинальной стоимости карты);

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 71
– отражены расходы, связанные с приобретением карты экспресс-оплаты (на разницу между реальной и номинальной стоимостью карты).

<…>

Помимо служебных организация может оплатить и личные переговоры сотрудников. Если сотрудники не возмещают эти затраты, включите их в состав прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99):*

Дебет 73 Кредит 60
– отражена стоимость личных телефонных переговоров, не подлежащая возмещению за счет сотрудников;

Дебет 91-2 Кредит 73
– списана стоимость личных телефонных переговоров, не возмещаемых сотрудниками;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– удержан НДФЛ, рассчитанный со стоимости личных телефонных переговоров, не подлежащей возмещению за счет сотрудников (при выплате очередной зарплаты);

Дебет 91-2 Кредит 69
– начислены страховые взносы со стоимости личных телефонных переговоров, не подлежащей возмещению за счет сотрудников.

Если сотрудники возмещают стоимость личных переговоров, сделайте проводку:*

Дебет 73 Кредит 60
– отражена стоимость личных телефонных переговоров, подлежащая возмещению за счет сотрудников;

Дебет 70 Кредит 73
– удержана из зарплаты сотрудника стоимость личных телефонных переговоров.

НДФЛ и страховые взносы

Стоимость личных переговоров, не возмещенная сотрудниками, является их доходом в натуральной форме (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). Независимо от того, какую систему налогообложения применяет организация, с этого дохода нужно рассчитать НДФЛ. Сумму налога удержите при выплате сотруднику любых денежных сумм (п. 4 ст. 226 НК РФ).

На стоимость личных переговоров сотрудников нужно начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Это связано с тем, что данная выплата рассматривается как оплата за сотрудника услуг. Такие выплаты работодатель осуществляет в рамках трудового договора.* Кроме того, они не включены как в закрытый перечень выплат, не облагаемых взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование, так и в закрытый перечень выплат, не облагаемых взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Такой вывод следует из части 1статьи 7, статьи 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, пункта 1 статьи 20.1, статьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.

Порядок расчета остальных налогов и взносов зависит от того, какую систему налогообложения применяет организация.

ОСНО: налог на прибыль

При расчете налога на прибыль затраты на оплату услуг мобильной связи включите в состав прочих расходов (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом у организации должны быть документы, подтверждающие производственный характер телефонных переговоров. Это требование пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ.*

Ситуация: какие документы подтверждают производственный характер разговоров сотрудника по мобильному телефону. Организация самостоятельно заключила договор с оператором сотовой связи*

Перечень документов, подтверждающих производственный характер телефонных переговоров, законодательством не определен. Несмотря на это, суды склоняются к тому, что организация обязана доказать связь расходов на оплату услуг связи со своей производственной деятельностью (см., например, постановления ФАС Московского округа от 19 января 2009 г. № КА-А40/12732-08,Западно-Сибирского округа от 4 мая 2005 г. № Ф04-2733/2005(10928-А27-40) и Восточно-Сибирского округа от 27 мая 2005 г. № А58-1983/03-Ф02-2300/05-С1).

Контролирующие ведомства рекомендуют подтвердить производственный характер телефонных разговоров:*

  • договорами с оператором мобильной связи на оказание услуг;
  • детализированными счетами операторов мобильной связи;
  • должностными инструкциями, в которых сказано, при исполнении каких обязанностей сотрудник может пользоваться мобильной связью;
  • приказами руководителя организации об утверждении списка сотрудников, которым в силу выполняемых ими обязанностей необходима мобильная связь.

Перечисленные документы приведены в письмах Минфина России от 23 июня 2011 г. № 03-03-06/1/378,от 5 июня 2008 г. № 03-03-06/1/350от 27 июля 2006 г. № 03-03-04/3/15. На приведенный выше список ссылаются и некоторые арбитражные суды (см., например, постановления ФАС Московского округа от 2 сентября 2008 г. № КА-А40/8318-08Поволжского округа от 22 сентября 2005 г. № А65-23196/2004-СА1-32).

Главбух советует: есть аргументы, позволяющие организациям учесть при налогообложении расходы на оплату услуг мобильной связи без детализированных счетов. Они заключаются в следующем.*

Налоговый кодекс РФ не содержит списка обязательных документов, которыми можно подтвердить понесенные расходы. Более того, факт осуществления расходов может подтвердить любой документ, даже косвенно свидетельствующий об этом (п. 1 ст. 252 НК РФ). Ни налоговое законодательство, ни законодательство о связи, ни законодательство о бухучете не содержат требований об обязательной расшифровке произведенных переговоров, получении детализированных счетов и составлении отчета по каждому звонку. Кроме того, содержание переговоров составляет охраняемую законом тайну связи (ст. 63 Закона от 7 июля 2003 г. № 126-ФЗ). А значит, организация не обязана подтверждать производственную направленность данных расходов детализацией счетов.

Таким образом, организация вправе обосновать расходы на оплату услуг мобильной связи, в частности, заключенным договором с оператором мобильной связи, платежными документами, организационно-распорядительными документами руководителя организации и т. п. Данный вывод подтверждает судебная практика (см., например, определение ВАС РФ от 3 сентября 2008 г. № 11211/08, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 2 июля 2008 г. № Ф04-3910/2008(7317-А81-14), Московского округа от 3 июня 2009 г. № КА-А40/4697-09-2от 24 февраля 2009 г. № КА-А40/12268-08от 9 июля 2008 г. № КА-А40/5861-08 и от 19 июля 2007 г. № КА-А40/5441-07Уральского округа от 8 декабря 2008 г. № Ф09-9153/08-С3Северо-Западного округа от 15 января 2009 г. № А56-6560/2008, Поволжского округа от 23 мая 2008 г. № А55-10554/07от 16 мая 2008 г. № А55-13148/07Центрального округа от 6 марта 2009 г. № А35-4080/07-С8).

Налоговый инспектор может поинтересоваться, с кем конкретно и с какой производственной целью тот или иной сотрудник говорил по мобильному телефону. Поэтому заранее подготовьте дополнительную информацию, подтверждающую производственный характер переговоров. Это могут быть договоры с контрагентами, деловая переписка, справки о состоянии взаиморасчетов и т. п.*

Требовать отчеты о содержании телефонных разговоров налоговые инспекторы не вправе (абз. 8 письма МНС России от 22 мая 2 000 г. № ВГ-9-02/174).

Главбух советует: во внутренних документах организации закрепите обязанность сотрудников составлять отчеты о служебных звонках, совершенных в течение месяца по предоставленной мобильной связи.

Такие отчеты можно составить на основе расшифровок, предоставленных оператором связи. Каждый звонок, указанный в расшифровке, сотрудник должен обосновать. В этом случае налоговая инспекция не сможет обвинить организацию в неподтвержденности производственного характера расходов.

Если организация применяет метод начисления, то налоговую базу уменьшите по мере предъявления счетов на оплату услуг оператора связи либо в последний день месяца (подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ). Если организация применяет кассовый метод, расходы спишите только после их фактической оплаты оператору (п. 3 ст. 273 НК РФ).

Стоимость личных переговоров сотрудников при расчете налога на прибыль не учитывайте* (исключение – случаи, когда сотрудник компенсирует расходы организации по оплате его личных телефонных переговоров). Они не имеют отношения к деятельности организации и не являются экономически обоснованными (см., например, письмо УФНС России по г. Москве от 19 октября 2005 г. № 20-12/75319).

Пример отражения в бухучете и при налогообложении расходов на услуги мобильной связи. Организация применяет общую систему налогообложения*

В марте ЗАО «Альфа» заключило с оператором мобильной связи договор на оказание услуг на условиях 100-процентной предоплаты. Оператор предоставил организации 2 абонентских номера. По приказу руководителя «Альфы» мобильной связью вправе пользоваться:

  • коммерческий директор;
  • главный бухгалтер.

Организация определяет доходы и расходы методом начисления. В марте «Альфа» перевела на расчетный счет оператора авансовый платеж в размере 5000 руб. В апреле оператор выставил организации детализированный счет и счет-фактуру. Общая стоимость телефонных переговоров в апреле составила 4720 руб. (в т. ч. НДС – 720 руб.). По расшифровке счета бухгалтер организации определил, что стоимость личных телефонных переговоров составила 590 руб. (в т. ч. НДС – 90 руб.). Из них:

  • у коммерческого директора (1967 г. р.) – 236 руб. (в т. ч. НДС – 36 руб.);
  • у главного бухгалтера (1967 г. р.) – 354 руб. (в т. ч. НДС – 54 руб.).

Стоимость личных телефонных переговоров сотрудники не возмещают.

Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний «Альфа» рассчитывает по тарифу 0,2 процента. Суммы выплат по каждому сотруднику, облагаемые взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование, не превысили с начала года 568 000 руб.

В учете организации сделаны следующие записи.

В марте:

Дебет 60 субсчет «Расчеты по авансам выданным» Кредит 51
– 5000 руб. – перечислена предоплата за оказание услуг мобильной связи за апрель.

В апреле:

Дебет 26 Кредит 60
– 3500 руб. (4720 руб. – 720 руб. – (590 руб. – 90 руб.)) – отражена стоимость служебных телефонных переговоров за апрель;

Дебет 19 Кредит 60
– 630 руб. (720 руб. – 90 руб.) – учтен НДС на услуги мобильной связи;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– 630 руб. (720 руб. – 90 руб.) – принят к вычету НДС со стоимости служебных телефонных переговоров;

Дебет 73 Кредит 60
– 590 руб. – отражена стоимость личных телефонных переговоров, не подлежащая возмещению за счет сотрудников;

Дебет 19 Кредит 73
– 90 руб. – учтен НДС по услугам мобильной связи;

Дебет 91-2 Кредит 73
– 500 руб. – отражена стоимость личных телефонных переговоров, не возмещаемых сотрудниками;

Дебет 91-2 Кредит 19
– 90 руб. – списан НДС со стоимости личных телефонных переговоров;

Дебет 60 Кредит 60 субсчет «Расчеты по авансам выданным»
– 4720 руб. – зачтена сумма предоплаты;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 77 руб. (590 руб. ? 13%) – начислен НДФЛ со стоимости личных звонков сотрудников;

Дебет 91-2 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ПФР по страховой части трудовой пенсии»
– 94 руб. (590 руб. ? 16%) – начислены пенсионные взносы на финансирование страховой части трудовой пенсии сотрудников;

Дебет 91-2 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ПФР по накопительной части трудовой пенсии»
– 35 руб. (590 руб. ? 6%) – начислены пенсионные взносы на финансирование накопительной части трудовой пенсии сотрудников;

Дебет 91-2 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на социальное страхование»
– 17 руб. (590 руб. ? 2,9%) – начислены взносы на социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством в ФСС России со стоимости личных переговоров сотрудников;

Дебет 91-2 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФФОМС»
– 30 руб. (590 руб. ? 5,1%) – начислены взносы на медицинское страхование в ФФОМС со стоимости личных переговоров сотрудников;

Дебет 91-2 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний»
– 1 руб. (590 руб. ? 0,2%) – начислены взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний со стоимости личных переговоров сотрудников.

При расчете налога на прибыль за апрель бухгалтер «Альфы» включил в состав прочих расходов 3677 руб. (4000 руб. – (590 руб. – 90 руб.) + 177 руб.). В учете отражено постоянное налоговое обязательство:

Дебет 99 субсчет «Постоянные налоговые обязательства» Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
– 118 руб. (590 руб. ? 20%) – отражено постоянное налоговое обязательство с расходов, не уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

Неизрасходованная сумма аванса в размере 280 руб. (5000 руб. – 4720 руб.) засчитывается в счет оплаты услуг мобильной связи в следующем месяце.

<…>

ОСНО: НДС

Если организация является плательщиком НДС, то налог со стоимости служебных телефонных переговоров примите к вычету. Услуги мобильной связи в части личных переговоров не признаются оказанными для ведения деятельности, облагаемой НДС. Поэтому сумму налога со стоимости личных звонков к вычету не принимайте и при расчете налога на прибыль не учитывайте. Это следует из пункта 2 статьи 171 Налогового кодекса РФ.*

<…>

Сергей Разгулин, заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

2.Рекомендация: Как документально оформить отгрузку готовой продукции (выполнение работ, оказание услуг)

<…>

Реализация результатов выполненных работ (оказанных услуг)

Факт выполнения работ (оказания услуг) должен быть документально подтвержден (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗп. 1 ст. 252 НК РФ).*

Ситуация: нужно ли оформлять акт по гражданско-правовому договору на выполнение работ (оказание услуг)

Составление акта об оказании услуг (выполнении работ) обязательно, только если такое требование предусмотрено гражданским законодательством или заключенным договором.* Такого мнения придерживается Минфин России (письмо от 13 ноября 2009 г. № 03-03-06/1/750). В свою очередь Гражданский кодекс РФ прямо предписывает составлять акт об оказании услуг (выполнении работ) лишь при выполнении работ по договору строительного подряда (п. 4 ст. 753 ГК РФ). О составлении акта упоминается и в статье 720 Гражданского кодекса РФ, которая распространяется на все виды договора подряда. Однако в ней сказано, что наряду с актом стороны могут составить и другой документ, удостоверяющий приемку.

Акты по гражданско-правовому договору можно составить следующим образом:*

В остальных случаях составлять акт не обязательно. Поэтому факт выполнения работ (оказания услуг) для целей бухучета и налогообложения может быть подтвержден иным документом (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗп. 1 ст. 252 НК РФ).* Например, для договора перевозки факт оказания услуг подтверждается третьим экземпляром товарно-транспортной накладной. Если перевозка груза на грузовом автомобиле оплачивается заказчиком по повременному тарифу, то документом, подтверждающим факт выполнения услуг по перевозке, помимо товарно-транспортной накладной, является отрывной талон к путевому листу. Факт оказания услуг по договору комиссии подтверждается отчетом комиссионера (ст. 999 ГК РФ). По агентскому договору – отчетом агента (ст. 1008 ГК РФ). По договорам поручения (если это предусмотрено самим договором) – отчетом поверенного (абз. 5 ст. 974 ГК РФ).

Вместе с тем, для признания расходов по договору при налогообложении акт может потребоваться и в случаях, не предусмотренных в гражданском законодательстве. В Налоговом кодексе РФ сказано, что акт нужен организациям, применяющим метод начисления, для признания материальных расходов по договорам на выполнение работ (оказание услуг) производственного характера (подп. п. п. 6 п. 1 ст. 254,п. 2 ст. 272 НК РФ). Аналогичные разъяснения содержатся в письме ФНС России от 29 декабря 2009 г. № 3-2-09/279.*

<…>

Если организация является плательщиком НДС, то, кроме документов, подтверждающих отгрузку готовой продукции (выполнение работ, оказание услуг), она должна выставить организации-покупателю (заказчику) счет-фактуру (п. 3 ст. 168 НК РФ). Подробнее об этом см. Как оформить счет-фактуру, выставляемый покупателю.*

Елена Попова, государственный советник налоговой службы РФ I ранга

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка