Журнал, справочная система и сервисы
15 мая 2013 7 просмотров

Организация (ООО) берет в аренду вилочный минипогрузчик и автопогрузчик (спецтехнику) для расчистки снега на собственной территории и погрузки собственного товара. Подскажите. пожалуйста, как списывать ГСМ у данной техники и по каким нормам?

Уважаемая Екатерина Николаевна!

В ответ на Ваш вопрос от 15.05.2013г. 

сообщаем следующее: Списание ГСМ должно быть подтверждено документально.

Организации вправе самостоятельно разработать бланки путевых листов для погрузчиков (письмо Минфина России от 25.08.2009 г. № 03-03-06/2/161), оставив в нем обязательные реквизиты. Применение нетиповых путевых листов зафиксируйте в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008). Применение путевых листов и Вашем случае обязательно. Дело в том, что материальные расходы, в частности, на приобретение ГСМ, учитываются в пределах норм. Действительно, не имея учетных документов расходы на приобретение ГСМ могут быть завышены. Однако, как поступить в этом случае организациям, эксплуатируемым активы в пределах своих территорий (например, складских), законодательство не разъясняет.

В этом случае необходимо самостоятельно составить путевой лист, в котором будет отражено только движение ГСМ и ответственное лицо - водителя данных ТС. Нормы организация может разработать самостоятельно, например, исходя из расхода топлива за часть работы транспортного грузового средства (литры/час). Для этого необходимо сделать контрольные замеры по расходам ГСМ при работе погрузчиков в летнее и зимнее время (обоснования представлены в файле ответа).
Организация вправе воспользоваться паспортными данными средства, в которых будет указан средний расход погрузчика.
Указанные документы утвердит приказом руководителя с указанием в нем необходимости использования в производственной деятельности соответствующих активов.

Обоснование данной позиции приведено ниже в рекомендациях «Системы Главбух» в документе, который Вы можете найти в закладке «Правовая база», и в статье журнала «Главбух», которую Вы можете найти в закладке «Журнал»

1. Ситуация: Нужно ли при расчете налога на прибыль учитывать расходы на топливо в пределах норм

Да, нужно.

Позиция контролирующих ведомств сводится к тому, что при расчете налога на прибыль расходы на ГСМ учитываются в пределах норм, установленных распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р. В дополнение к ним для некоторых марок автомобилей можно применять нормы, предусмотренные в письме ФНС России от 29 марта 2006 г. № ГИ-6-17/337.

Списывать топливо по другим лимитам (например, разработанным организацией самостоятельно) можно только в отношении автомобилей, для которых нормы не установлены. В этом случае организация вправе принять решение ввести собственные нормативы расходования ГСМ, разработанные по ее запросу научными организациями. До принятия такого решения следует руководствоваться соответствующей технической документацией и (или) информацией, предоставленной изготовителем автомобилей.

Такая позиция изложена в письмах Минфина России от 30 января 2013 г. № 03-03-06/2/12, от 11 июля 2012 г. № 03-03-06/4/71, от 3 сентября 2010 г. № 03-03-06/2/57, от 22 июня 2010 г. № 03-03-06/4/61.

Налоговая служба также ссылается на необходимость применения указанных норм для целей налогообложения прибыли (письма ФНС России от 15 апреля 2008 г. № СК-6-5/281, УФНС России по г. Москве от 3 ноября 2009 г. № 16-15/115253).

Главбух советует: есть аргументы, позволяющие организациям при расчете налога на прибыль не применять нормативы расхода ГСМ, утвержденные Минтрансом России, а использовать нормы, разработанные самостоятельно или с привлечением специализированных организаций по всем автомобилям. Они заключаются в следующем.

В Налоговом кодексе РФ нет требования о нормировании расходов на ГСМ по автотранспорту (подп. 5 п. 1 ст. 254, подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Однако любые расходы должны быть экономически оправданны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Поэтому для целей контроля расхода топлива и подтверждения их экономической оправданности можно установить внутриорганизационные нормы расхода ГСМ для служебного автотранспорта. Сделать это можно независимо от того, введены в отношении используемых марок транспорта нормы Минтрансом России или нет.

Утвердить внутриорганизационные нормы должен руководитель организации своим приказом. Нормы должны соответствовать маркам машин, учитывать их техническое состояние и особенности эксплуатации. Целесообразно утвердить отдельно летние и зимние нормы расхода топлива. Для того чтобы установить внутриорганизационные нормы расхода ГСМ (утверждаемые приказом) по отдельным видам служебного транспорта, можно провести контрольные заезды автомобилей (в заданных условиях). Их результат оформите актом контрольного заезда (в произвольной форме).

При разработке внутриорганизационных норм в качестве ориентира организация вправе использовать нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте, приведенные в Методических рекомендациях, введенных в действие распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р, а также письмо ФНС России от 29 марта 2006 г. № ГИ-6-17/337.

Экономически обоснованным может быть и заключение договора на разработку норм расхода ГСМ с профильным научным учреждением, например с Государственным научно-исследовательским институтом автомобильного транспорта (НИИАТ) (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Организациям узкоспециализированной направленности, использующим спецтехнику, целесообразно воспользоваться нормами расхода ГСМ, утвержденными отраслевыми ведомствами (например, предприятиям лесной промышленности – Нормами расхода горюче-смазочных материалов на механизированные работы, выполняемые в лесном хозяйстве, утвержденными приказом Россельхоза от 13 сентября 1999 г. № 180).

В своем более раннем разъяснении Минфин России поддерживал и эту позицию (письмо от 15 марта 2005 г. № 03-03-02-04/1/67).

Окончательное решение о применении тех или иных норм расхода ГСМ организация должна принять самостоятельно. Причем, если это решение будет противоречить требованиям контролирующих ведомств, отстаивать свою позицию организации придется в суде. В арбитражной практике есть судебные решения, принятые в пользу организаций (см., например, определение ВАС РФ от 14 августа 2008 г. № 9586/08, постановления ФАС Центрального округа от 4 апреля 2008 г. № А09-3658/07-29, Дальневосточного округа от 7 ноября 2007 г. № Ф03-А37/07-2/4346, Московского округа от 25 сентября 2007 г. № КА-А41/9866-07). На сторону плательщиков встал и ВАС РФ в определении от 14 августа 2008 г. № 9586/08. Судьи подтвердили, что Налоговым кодексом РФ не предусмотрено нормирование расходов на ГСМ в целях налогообложения прибыли. Поэтому, если затраты на приобретение ГСМ экономически обоснованны и документально подтверждены, их можно включить в состав расходов при расчете налога на прибыль (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Если организация превысит самостоятельно установленные нормы расхода ГСМ и не сможет документально подтвердить обоснованность этого превышения, то затраты на ГСМ сверх установленных ею же норм учесть при расчете налога на прибыль нельзя. Сверхлимитные расходы на ГСМ в таком случае экономически оправданными не будут (п. 1 ст. 252 НК РФ). Такой вывод содержится в постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 5 апреля 2012 г. № А27-8757/2011.

Н.А. Комова

заместитель директора департамента налоговой и

таможенно-тарифной политики Минфина России

2. Статья:Путевой лист, который обезопасит расходы на ГСМ

В каком виде составить документ

Унифицированные формы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. Однако применять эти бланки обязаны лишь автотранспортные предприятия. Поэтому компании вправе разработать свои формы.

Обратите внимание: бланки, составленные организацией, должны содержать все обязательные реквизиты, утвержденные приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152 (далее – Обязательные реквизиты). К таковым относятся наименование и номер путевого листа, данные о сроке его действия, данные о транспортном средстве и его собственнике, сведения о водителе. Об этом чиновники Минфина России напомнили в письме от 25 августа 2009 г. № 03-03-06/2/161. Кроме того, собственные формы должны отвечать всем требованиям законодательства, предъявляемым к первичным документам (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). Бланки путевых листов, отличные от унифицированных форм, надо закрепить в учетной политике.

Как правило, организации, разрабатывающие собственные бланки, берут за основу официальную форму и вносят в нее небольшие поправки, учитывающие специфику бизнеса компании. На примере упрощенной унифицированной формы путевого листа легкового автомобиля (см. образец) расскажем, какие строки этого документа требуют особого внимания бухгалтера

Движение горючего. В путевом листе указывают данные о количестве горючего на момент выезда и возвращения машины в гараж.

Также следует отметить, какое количество бензина было выдано на машину по заправочному листу. Этот документ, как правило, заполняют только транспортные организации. Остальные компании в соответствующей графе могут указать номер чека, полученного на АЗС.

Далее нужно вычислить расход бензина – по норме и фактический. Отметим, что в налоговом учете безопаснее списывать расходы на ГСМ именно в пределах нормы. При этом руководствоваться следует лимитами, которые утверждены распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р. В дополнение к ним для некоторых марок автомобилей можно применять нормы, которые содержатся в письме ФНС России от 29 марта 2006 г. № ГИ-6-17/337@.

Именно такой позиции в данный момент придерживаются федеральные чиновники (см. письмо Минфина России от 14 января 2009 г. № 03-03-06/1/15).

Списывать топливо по другим лимитам (например, разработанным организацией самостоятельно) можно только в отношении автомобилей, для которых законом нормы не установлены. Если компания спишет затраты на бензин сверх установленных норм, то «лишние» расходы налоговые инспекторы скорее всего не признают.

Отстоять свою позицию компания может только в арбитражном суде. При этом организация вправе сослаться на то, что Налоговым кодексом РФ нормирование ГСМ вообще не предусмотрено (пример положительного исхода дела – определение ВАС РФ от 14 августа 2008 г. № 9586/08).

Маршрут следования. Сведения о маршруте указывают на оборотной стороне путевого листа. Эту информацию нужно прописать максимально конкретно, с указанием точных адресов назначения. Общие формулировки (например, «поездка на склад», «доставка товаров покупателю» или «поездки в аэропорт») наверняка привлекут внимание налоговиков, которые впоследствии могут снять затраты.

Также на оборотной стороне бухгалтер может рассчитать зарплату водителя, если его труд оплачивается по сдельной системе – в зависимости от количества часов за рулем или пройденных километров.

Журнал «Главбух» №3, февраль 2010

3. письмо УФНС по г. Москве от 07.07.2008 г. № 20-12/064123.2

«Вопрос: Каков порядок оформления путевых листов для списания на расходы в целях исчисления налога на прибыль затрат, связанных с потреблением горюче-смазочных материалов?

Ответ:

Расходы организации на приобретение горюче-смазочных материалов учитываются либо в составе материальных расходов (пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ), либо в составе расходов организации на содержание служебного транспорта* (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ), то есть в зависимости от назначения используемого транспорта.

Однако независимо от их квалификации расходы на приобретение горюче-смазочных материалов должны соответствовать критериям, установленным в п. 1 ст. 252 НК РФ.

На основании п. 1 ст. 252 НК РФ налогоплательщик вправе уменьшить полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ).

Расходами для целей налогообложения прибыли признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных в ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Порядок оформления первичных документов предусмотрен нормативными правовыми актами соответствующих органов исполнительной власти, которым в соответствии с законодательством РФ предоставлено право утверждать формы и порядок составления первичных документов для оформления хозяйственных операций.

Институты, понятия и термины гражданского, семейного и других отраслей законодательства РФ, используемые в НК РФ, применяются в том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства, если иное не предусмотрено НК РФ. Об этом говорится в п. 1 ст. 11 НК РФ.

Так, в соответствии с п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон № 129-ФЗ) все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

При этом согласно п. 2 ст. 9 Закона № 129-ФЗ первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, и только для документов, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, предусмотрены определенные обязательные реквизиты.

Таким образом, если форма конкретного первичного учетного документа предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, то, чтобы этот документ был принят к учету в качестве документа, подтверждающего совершение определенной хозяйственной операции, он должен быть составлен по форме, содержащейся в указанных альбомах.

Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте.

Формы путевых листов, предусмотренные Постановлением № 78, в обязательном порядке применяются специализированными и автотранспортными организациями.

Остальные организации могут разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего произведенные расходы в виде горюче-смазочных материалов, в которых должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные в п. 2 ст. 9 Закона № 129-ФЗ. А именно:

- наименование документа;

- дата составления документа;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

- наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи указанных лиц.

Кроме того, самостоятельно разработанная форма путевого листа в обязательном порядке должна содержать также информацию о месте следования автомобиля. Такие данные необходимы при использовании сотрудниками организации личного автомобиля в служебных целях.

Путевой лист, не содержащий в составе реквизитов информации о месте следования автомобиля, не подтверждает осуществленные налогоплательщиком расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.

При этом первичные документы составляются так, чтобы можно было судить об обоснованности произведенных расходов на приобретение горюче-смазочных материалов.

Данный порядок не зависит от того, какие автотранспортные средства (собственные или арендованные) использует налогоплательщик в своей производственной деятельности.

Если организация использует самостоятельно разработанную форму путевого листа, она должна быть приведена в учетной политике согласно п. 5 ПБУ 1/98 "Учетная политика организации".

Основание: Письмо Минфина России от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129.»


16.05.2013 г.
С уважением,
эксперт «Системы Главбух» Ермаченко Александр

Ответ утвержден: ведущий эксперт Горячей линии «Системы Главбух» Колосова Наталья

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Новости по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка