Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Проверьте, что вы знаете об изменениях в работе

Подписка
Срочно заберите все!
№24
22 мая 2013 7 просмотров

для приобретения более дешевых билетов на самолет появилась необходимость выдавать деньги в подотчет для приобретения дешевых билетов за 1 месяц до дня начала командировки. Зная о том, что деньги на деньги не выдаются как нам лучше выдавать командировочные единожды но всю сумму (проезд, суточные, проживание) и ждать отчета 1-1,5 месяца или выдать сначала на бронирование билета, а потом еще на суточные и проживание. Учитывая тот факт что в этот промежуток времени 1,-1,5 месяца может появиться необходимость еще одной командировки.Как правильно,не нарушая закона поступить при выдаче денег на командировки.?

 В данной ситуации если билеты приобретаются сотрудником и не используются сразу, то они должны храниться в кассе в качестве денежных документов. Следовательно, после покупки билетов сотрудник обязан отчитаться по покупке билетов. Тогда не возникнет нарушений при последующей выдаче денег в подотчет на другие нужды. При отправлении в командировку билеты сотруднику нужно выдать из кассы. Проводки приведены в рекомендации.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»

Рекомендация: Как организовать учет денежных документов

Что относится к денежным документам

К денежным документам относятся:
– проездные документы (авиа– и железнодорожные билеты, а также проездные на общественный транспорт);
денежные талоны на бензин;
путевки, приобретенные организацией;
– почтовые марки;
– другие аналогичные документы.

Такой вывод следует из Инструкции к плану счетов.*

<…>

Порядок учета денежных документов зависит от способа их приобретения. Возможно два варианта:
организация приобретает денежные документы и передает их впоследствии сотрудникам;
сотрудники приобретают необходимые денежные документы самостоятельно.

Хранение денежных документов

Денежные документы храните в кассе вместе с наличными деньгами. В бухучете операции с денежными документами отражайте на специальных субсчетах к счету 50-3 «Денежные документы» (Инструкция к плану счетов). Например, для учета авиабилетов можно использовать счет 50-3 субсчет «Проездные документы» и т. д.

Поступление и выбытие денежных документов отражайте проводками:

Дебет 50-3 Кредит 71 (60...)
– получены (приобретены) денежные документы;*

Дебет 71 (73, 91-2...) Кредит 50-3
– выданы денежные документы сотруднику (под отчет) или списаны на расходы.*

Порядок отражения НДС, относящегося к приобретенным денежным документам, зависит от того, как оформлены первичные документы на их приобретение. Если НДС выделен в денежном документе или документ поступил со счетом-фактурой, то налог учитывайте отдельно на счете 19 «НДС по приобретенным ценностям». Сам денежный документ учитывайте на счете 50-3 «Денежные документы» по фактической стоимости (Инструкция к плану счетов).

Если сумма НДС в денежном документе не выделена, то в бухучете она также не выделяется и отдельно не учитывается (Инструкция к плану счетов).

О том, как учесть НДС, выделенный в поступившем счете-фактуре, если не соблюдены условия вычета, см. Как отразить НДС в бухучете и при налогообложении.

Учет движения денежных документов

Ситуация: как оформить выдачу сотрудникам денежных документов (учитываемых на счете 50-3)

Все хозяйственные операции должны быть оформлены первичными документами (п. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Однако специальной формы для учета денежных документов, выданных сотрудникам, не предусмотрено. Поэтому разработайте ее самостоятельно. Например, это может быть ведомость (книга) учета движения денежных документов. Ее можно составить в произвольной форме, но в ней должны быть все необходимые реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.*

<…>

Если денежные документы приобретены через подотчетное лицо и сразу им использованы, то на счет 50-3 они не приходуются. Такой вывод следует из Инструкции к плану счетов. Например, сотрудник в командировке приобрел авиабилет, чтобы вернуться обратно. В этом случае стоимость авиабилета после утверждения авансового отчета списывается на затраты:

Дебет 20 (25, 26...) Кредит 71
– отражено в составе командировочных расходов приобретение авиабилета.*

При этом организации не нужно отдельно оформлять покупку документов и выдачу их подотчетному лицу, а также вести ведомость (книгу) учета движения денежных документов.

Пример отражения в бухучете операций по выдаче денежных документов сотруднику и приобретению им их самостоятельно

ООО «Торговая фирма "Гермес"» приобрело авиабилет стоимостью 3540 руб. (в т. ч. НДС – 540 руб.) и выдало его сотруднику, направляемому в командировку для заключения договоров на реализацию товаров. Сумма «входного» НДС со стоимости авиабилета выделана в счете-фактуре, полученном организацией.

Кроме этого, сотруднику было выдано 3540 руб. для приобретения авиабилета обратно. Организация не смогла приобрести билет заранее.

Для учета авиабилетов бухгалтер использует счет 50-3 субсчет «Проездные документы». Для отражения кассовых операций в рублях бухгалтер к счету 50 «Касса» открыл субсчет «Касса в рублях».

В учете были сделаны следующие проводки:

Дебет 60 Кредит 51
– 3540 руб. – оплачен авиабилет;

Дебет 50-3 субсчет «Проездные документы» Кредит 60
– 3000 руб. – получен авиабилет;

Дебет 19 Кредит 60
– 540 руб. – учтен НДС со стоимости авиабилета (на основании полученного счета-фактуры);

Дебет 71 Кредит 50-3 субсчет «Проездные документы»
– 3000 руб. – выдан авиабилет сотруднику для поездки в командировку;

Дебет 71 Кредит 50 субсчет «Касса в рублях»
– 3540 руб. – выданы сотруднику денежные средства для покупки обратного авиабилета (в общей сумме аванса на командировку).*

В командировке сотрудник приобрел обратный билет за 3540 руб. Сумма НДС в билете отдельно не выделена.

После возвращения из командировки сотрудник представил в бухгалтерию авансовый отчет по командировке, к которому приложил авиабилеты к месту командировки и обратно.

Бухгалтер организации сделал в учете следующие проводки:

Дебет 44 Кредит 71
– 3000 руб. – списана стоимость билета к месту командировки;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– 540 руб. – поставлен к вычету НДС со стоимости билета к месту командировки;

Дебет 44 Кредит 71
– 3540 руб. – списана стоимость обратного билета.

Елена Попова, государственный советник налоговой службы РФ I ранга

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка