Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Как узнать КБК по взносам и налогу на упрощенке

Подписка
Срочно заберите все!
№24
22 мая 2013 28 просмотров

Подскажите, как правильно выдать в подотчет денежные средства из кассы организации ее руководителю на хоз.нужды.

 Руководителю следует выдавать подотчет денежные средства в общем порядке, согласно приведенному ниже материалу.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»

1. Рекомендация: Как выдать деньги под отчет

Способы выдачи

Подотчетные суммы можно выдать сотруднику двумя способами:*

Выдача подотчетных сумм наличными

Если организация выдает сотруднику подотчетные суммы наличными, деньги для выдачи можно получить:*

  • с текущего банковского счета (письмо ЦБ РФ от 4 декабря 2007 г. № 190-Т);
  • за счет выручки, поступившей в кассу организации от реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг). Исключением является наличность, принятая от граждан в качестве платежей в пользу иных лиц (например, при комиссионной торговле или при получении оплаты по договору поручения за услуги в пользу операторов мобильной связи). Такие средства в полной сумме нужно сдать в банк.

Это следует из положений пункта 2 указания ЦБ РФ от 20 июня 2007 г. № 1843-У.

В бухучете в момент выдачи наличных денег под отчет сделайте запись:

Дебет 71 Кредит 50
– выданы сотруднику деньги под отчет из кассы.*


Пример выдачи подотчетных сумм сотруднику из кассы организации

Секретарю ЗАО «Альфа» Е.В. Ивановой поручено закупить для организации канцтовары (бумагу, ручки, степлеры и т. д.). На эти цели кассир на основании заявления Ивановой, подписанного генеральным директором, выдал сотруднице 4000 руб.

Выдачу денег под отчет бухгалтер «Альфы» отразил так:

Дебет 71 Кредит 50
– 4000 руб. – выданы деньги под отчет Ивановой для покупки канцтоваров.

Использование корпоративной банковской карты

Для выполнения служебных заданий сотруднику можно выдать корпоративную банковскую карту. Ее разрешено использовать для оплаты командировочных и представительских расходов, а также других подотчетных операций (п. 2.5 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П). Эта карта может быть расчетной (дебетовой) или кредитной (п. 1.5 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П). Чтобы получить корпоративную карту, сотрудник должен написать заявление.*

Однако передача карты сотруднику – это еще не выдача самих подотчетных сумм.

Согласно Инструкции к плану счетов суммы по дебету счета 71 отражаются в корреспонденции со счетами учета денежных средств. То есть в тот момент, когда сотрудник воспользуется картой (снимет с нее деньги или оплатит ею расходы).

По корпоративной карте сотрудник снимает деньги со специального карточного счета организации. Этот счет банк открывает организации на основании договора банковского счета (п. 1.12 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П).

Специальный карточный счет является отдельным, поэтому учет операций по нему нужно вести на отдельном субсчете к счету 55 (Инструкция к плану счетов). Например, этот субсчет можно назвать «Специальный карточный счет». О том, какую сумму и когда сотрудник снял с карты, можно узнать из банковской выписки. В бухучете при этом делается такая запись:

Дебет 71 Кредит 55 субсчет «Специальный карточный счет»
– выданы сотруднику деньги под отчет.*


Пример выдачи подотчетных сумм сотруднику с использованием корпоративной банковской карты

Менеджеру ЗАО «Альфа» А.С. Кондратьеву поручено купить для организации хозяйственные принадлежности (швабру, ведро, салфетки и т. д.). Для оплаты этих расходов 14 марта сотрудник получил корпоративную банковскую карту.

16 марта Кондратьев снял с карточного счета 2000 руб. Это подтверждает банковская выписка за этот день.

Бухгалтер «Альфы» отразил выдачу денег Кондратьеву 16 марта такой проводкой:

Дебет 71 Кредит 55 субсчет «Специальный карточный счет»
– 2000 руб. – выданы Кондратьеву деньги под отчет для приобретения хозяйственных принадлежностей.

Ситуация: можно ли перечислить подотчетные деньги на ту же банковскую карту, на которую перечисляется зарплата сотрудника

Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит.

В бланке авансового отчета предусмотрена только одна форма выдачи подотчетных сумм – наличными деньгами. Такое же мнение было высказано Банком России в письме от 18 декабря 2006 г. № 36-3/2408.

В то же время в письме от 24 декабря 2008 г. № 14-27/513 Банк России при комментировании расчетов по командировкам указал на то, что вопрос о возможности использования банковских карт для расчетов по подотчетным суммам не относится к его компетенции. Ранее выпущенное письмо при этом отменено не было. Поэтому организация должна самостоятельно принять решение, руководствоваться ей этим письмом или нет.

Некоторые арбитражные суды не отрицают возможность выдачи подотчетных денежных средств на банковскую карту сотрудника. Например, в постановлении от 11 февраля 2008 г. № А52-174/2007 ФАС Северо-Западного округа указал, что организация правомерно перечислила на «зарплатный» счет сотрудника подотчетные денежные средства. Эта операция была подтверждена приказом руководителя (в нем была зафиксирована возможность выдавать подотчетные суммы своим сотрудникам путем их перечисления на банковские карты).

Во избежание лишних споров с контролирующими ведомствами по возможности все расчеты по подотчетным суммам проводите через кассу. Однако в любом случае ответственности за перечисление подотчетных денег на ту же банковскую карту, на которую перечисляется его зарплата, не установлено. К числу кассовых нарушений (нарушения порядка работы с наличными деньгами и ведения кассовых операций) перечисление подотчетных сумм на зарплатную карту не относится (ст. 15.1 КоАП РФ).


Ситуация: должны ли подотчетные лица соблюдать лимит расчетов, установленный Банком России (100 000 руб.), при оплате товаров (работ, услуг) посредством корпоративной банковской карты

Нет, не должны.

Лимит расчетов, установленный указанием ЦБ РФ от 20 июня 2007 г. № 1843-У, распространяется только на наличные расчеты (п. 1 указания ЦБ РФ от 20 июня 2007 г. № 1843-У).

Банковская карточка (в т. ч. и корпоративная) используется при осуществлении безналичных расчетов (п. 1.4 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П).

Поэтому при оплате товаров (работ, услуг) с помощью корпоративной карты соблюдать лимит расчетов, установленный Банком России (100 000 руб.), не нужно.

Ситуация: должна ли организация уведомить налоговую инспекцию об открытии корпоративной карты сотруднику

Нет, не должна.

Организация обязана письменно сообщать в налоговую инспекцию обо всех открытых ею банковских счетах (подп. 1 п. 2 ст. 23 НК РФ).

Корпоративная карта сама по себе не является самостоятельным видом банковского счета. Она представляет собой средство платежа, с помощью которого организация распоряжается деньгами на счете. Это следует из пункта 1.12Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П. Поэтому уведомлять инспекцию о выдаче корпоративной банковской карты сотруднику не нужно.

При этом если корпоративная карта была выдана в связи с открытием нового специального карточного счета, то об открытии такого счета необходимо уведомить налоговую инспекцию. Сделайте это не позднее семи рабочих дней со дня открытия карточного счета (подп. 1 п. 2 ст. 23 НК РФ). Форма сообщения № С-09-1 об открытии счета утверждена приказом ФНС России от 9 июня 2011 г. № ММВ-7-6/362.


Внимание: за непредставление (несвоевременное представление) сообщения об открытии специального карточного счета налоговая инспекция может взыскать с организации штраф в размере 5000 руб. (п. 1 ст. 118 НК РФ).

Вместе с тем, в арбитражной практике есть прецеденты, когда штрафа удавалось избежать.

Налоги и взносы

Для целей налогообложения операцию по передаче денег под отчет рассматривайте как выдачу аванса. Никаких особенностей, связанных с тем, что деньги получил сотрудник, не возникает.

До того момента, пока организация фактически не получит товары (ей не будут оказаны услуги или выполнены работы), расходов у нее не возникнет. Поэтому выданные подотчетные суммы не уменьшают базу по налогу на прибыль и единому налогу при упрощенке (п. 14 ст. 270п. 3 ст. 273п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Не влияют они и на расчет ЕНВД, этим налогом облагается вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ).*

На суммы, выданные под отчет, не нужно начислять взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование. Объясняется это тем, что полученные сотрудником деньги – это не вознаграждение за выполненные им работы или оказанные услуги, с которых нужно перечислять эти обязательные платежи (ч. 1 ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

НДФЛ с подотчетных сумм тоже не удерживайте. Деньги, выданные под отчет, не увеличивают налогооблагаемый доход сотрудника (см., например, письмо УМНС России по г. Москве от 22 декабря 2003 г. № 27-08/70659). Это объясняется тем, что выданы они на время и с условием предоставления отчета об их использовании (п. 4.4 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П).*

С.В. Разгулин

заместитель директора департамента налоговой

и таможенно-тарифной политики Минфина России

2. Статья: Брать ли у директора заявление на выдачу ему подотчетных?

(статья расположена в Vip-версии)

Яблоко раздора: с 1 января подотчетные можно выдать только по заявлению сотрудника, на котором директор ставит разрешительную надпись. Не ясно, нужно ли заявление, если деньги берет сам руководитель.

Почему это важно: не исключено, что при отсутствии заявления налоговики оштрафуют компанию на 50 тыс. рублей за нарушение кассовой дисциплины (ст. 15.1 КоАП РФ).

На форумах сайтов www.klerk.ruwww.glavbukh.ru, и www.buhonline.ru коллеги озадачились простым, казалось бы, вопросом. Нужно ли с этого года брать у директора заявление на выдачу подотчетных, как того требуют новые правила ведения кассовых операций? По традиции мнения разделились.

Версия № 1

Заявление необходимо

Самые законопослушные участники обсуждения сошлись во мнении, что заявление на подотчет необходимо брать со всех работников. И директор не исключение. Ведь этого прямо требуют правила ведения кассовых операций, действующие с 1 января. Никаких исключений нет (п. 4.4 Положения ЦБ РФ от 12.10.11 № 373-П).

Версия № 2

Достаточно приказа директора

Другие участники были убеждены, что вполне можно обойтись без заявления. Самое главное в нем – это разрешительная надпись директора с суммой аванса и сроком, на который он получен. Согласие с суммой подтверждает подпись директора в расходном кассовом ордере. А для утверждения срока достаточно один раз издать приказ, в котором признать себя подотчетным лицом и установить максимальный срок, на который будут выдаваться авансы. Так что никакие заявления не нужны.

Версия № 3

Хватит подписи в расходнике

Самые принципиальные коллеги решили, что абсурдно требовать от руководителя компании заявление на его же имя и с его же разрешительной надписью. Подпись руководителя в расходном кассовом ордере уже сама по себе будет свидетельствовать о правомерности выдачи аванса.

Наше мнение

Безопаснее оформить заявление

Даже если кассир будет выдавать подотчетные директору без его заявления, за это не должно быть штрафа по статье 15.1 КоАП РФ. Статья не предусматривает ответственности за отсутствие такого документа. В то же время пока неизвестно, за какие нарушения налоговики станут штрафовать при проверке кассовой дисциплины. По этой причине безопаснее, чтобы заявление было в наличии.

В заявлении можно немного изменить стандартную формулировку, чтобы оно не выглядело так, как будто директор разрешает выдать деньги сам себе. В правом верхнем углу вместо фразы, к примеру, «Директору ООО "Компания" Астахову А. А.» можно написать просто «В ООО "Компания"». А вместо формулировки «Прошу выдать» использовать фразу «Необходимо выдать». Подпись руководителя под заявлением сама по себе будет разрешающей.*

Газета «Учет. Налоги. Право», №5, январь 2012

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме

Новости по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка