Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

График отпусков '2017 — как составить с учетом новых сроков отчетности

Подписка
Срочно заберите все!
№23
27 мая 2013 188 просмотров

Главный бухгалтер организации уходит в декретный отпуск и последующий отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет, на его место принимается новый гл. бухгалтер. Какие приказы нужно оформить на нового сотрудника? На какую должность можно принять нового бухгалтера? Что дополнительно прописать в трудовом договоре?

Оформите приказ о приеме на работу. Примите сотрудника на должность главного бухгалтера по срочному трудовому договору. В трудовом договоре укажите, что он действует до выхода на работу сотрудника, находящегося в отпуске по уходу за ребенком.

О передаче дел см. п. 3 ответа.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух и статье, которую Вы можете найти в закладке «Журналы»

1. Рекомендация:Как заключить срочный трудовой договор

<…>

Ситуация: на какой срок можно заключить трудовой договор с сотрудником, который принимается на место сотрудницы, находящейся в отпуске по уходу за ребенком

В этом случае окончание срока трудового договора не следует указывать в виде конкретной даты. Молодая мама может приступить к работе и до того, как у нее закончится отпуск. Если это произойдет, на одном рабочем месте окажутся два законно принятых сотрудника. Поэтому окончание срока укажите так: «До выхода временно отсутствующего сотрудника из отпуска по уходу за ребенком». Возможность связывать конец срока трудового договора с наступлением определенного события прямо предусмотрена в статье 79 Трудового кодекса РФ.*

Особенности оформления кадровых документов

О чем нужно помнить, оформляя кадровые документы при заключении с сотрудником срочного трудового договора, см. в таблице.*

<…>

Н.З. Ковязина

заместитель директора департамента заработной платы, охраны труда и социального партнерства Минздравсоцразвития России

2. Статья:Назначение на должность главного бухгалтера

В настоящий момент обязанности по ведению бухгалтерского учета возложены на генерального директора. Как правильно составить приказ о назначении нового главного бухгалтера? Какие при этом еще необходимо оформить документы? И какие инстанции обязательно уведомить?

Отвечает
Е.Е. Иванова,
главный редактор журнала
«Учет в туристической деятельности»,
член правовой комиссии Российского союза туриндустрии

Согласно пункту 1 статьи 7 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», главный бухгалтер назначается на должность и освобождается от должности руководителем организации.

При приеме на работу с главным бухгалтером должен быть заключен трудовой договор (ст. 16 ТК РФ). После его подписания издается приказ о приеме на работу (ст. 68 ТК РФ). Приказ о приеме на работу имеет унифицированную форму (№ Т-1), утвержденную постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. В нем содержатся сведения о заработной плате работника, условиях приема на работу, характере работы.

При смене главного бухгалтера организация не обязана уведомлять об этом налоговый орган, поскольку требований о представлении информации о главном бухгалтере не содержится ни в Налоговом кодексе РФ, ни в Законе № 129-ФЗ.

Информация о главном бухгалтере организации содержится в ее регистрационном деле в налоговом органе. Лицу, которое указано как главный бухгалтер, налоговая инспекция будет выдавать на руки необходимые документы (решения, требования) без предъявления доверенности от организации. Поэтому можно представить в налоговый орган письмо в произвольной форме с сообщением о смене главного бухгалтера и копию приказа о назначении нового главного бухгалтера.*

Журнал «Учет в туристической деятельности», №10, октябрь 2012

3. Библиотека журнала «Главбух». Когда нужно проводить инвентаризацию и как ее результаты скажутся на учете

<…>

6. Передача дел при смене главного бухгалтера

Новый главный бухгалтер, придя в компанию, заинтересован принять дела от прежнего специалиста, что называется, под роспись. Ведь в этом случае ему не придется отвечать за чужие ошибки. То есть необходимо провести своеобразную инвентаризацию учета.

Однако процедура передачи бухгалтерской и налоговой документации в законодательстве не прописана. Единственный нормативный документ, в котором есть упоминание об акте приема-передачи дел, – это постановление Совмина СССР от 24 января 1980 г. № 59, которое действует по сей день. Но форма акта в нем не определена, поэтому ее можно разработать самостоятельно.

6.1. Что нужно сделать перед подписанием акта

Перед тем как передать дела новому главному бухгалтеру, руководитель компании, как правило, подписывает специальный приказ, в котором указывает:

  • люди, ответственные за прием и передачу дел;
  • срок, в течение которого будут переданы все документы и ценности;
  • разграничения обязанностей и полномочий между прежним и новым главными бухгалтерами (если какой-то период времени они будут работать вместе);
  • дата, на которую должны быть завершены все бухгалтерские и налоговые операции прежним бухгалтером;
  • сроки и порядок проведения инвентаризации (если требуется);
  • порядок документального оформления самой процедуры передачи дел при смене главбуха.*

Образец приказа приведен ниже.

Инвентаризация обязательна только при смене материально ответственных лиц (п. 2 ст. 12 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). Поэтому ее необходимо проводить, если условие о полной материальной ответственности есть в трудовом договоре с главбухом (абз. 10 ст. 243 Трудового кодекса РФ). Это возможно, когда главный бухгалтер выполняет еще и функции кассира. В такой ситуации нужно обязательно провести инвентаризацию денежных средств в кассе. Результаты инвентаризации «налички» следует оформить актом по форме № ИНВ-15, а при инвентаризации ценных бумаг и бланков строгой отчетности составляют инвентаризационную опись по форме № ИНВ-16.

Кроме того, в процессе передачи дел не лишним будет провести сверку по налогам и взносам с бюджетом и внебюджетными фондами, а подписанный акт сверки приложить ко всем передаваемым документам.

6.2. В каком виде составить акт и что в нем указать

В акте нужно указать всех людей, принимающих участие в передаче документации. Ведь помимо главных бухгалтеров к этому можно привлечь других сотрудников бухгалтерии или пригласить внешних аудиторов. Состав участников должен быть утвержден руководителем.

Передавать нужно только ту документацию, за которую нес ответственность уходящий главбух. Так, если в компании учет заработной платы ведет отдельный сотрудник, то эти документы передавать и указывать в акте не нужно.

Новый главбух должен удостовериться в том, что ему переданы бухгалтерские документы за последние пять лет. Дело в том, что именно такой срок хранения предусмотрен статьей 17 закона № 129-ФЗ для «первички», бухгалтерских регистров и бухгалтерской отчетности.

Сроки хранения конкретных видов документов установлены в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, который утвержден приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Здесь же определены сроки хранения статистической отчетности.

Налоговики могут проверить компанию за последние три года (п. 4 ст. 89 Налогового кодекса РФ). Поэтому новому главному бухгалтеру нужно тщательно проверить наличие документов, относящихся к этому периоду.

Особое внимание следует уделить следующим документам:

  • книгам покупок и книгам продаж;
  • журналам учета полученных и выставленных счетов-фактур;
  • журналам регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3);
  • кассовым книгам (форма № КО-4);
  • журналам кассира-операциониста (форма № КМ-4);
  • книгам выдачи доверенностей;
  • журналам регистрации путевых листов.

Если обязанности кассира выполняет главный бухгалтер, прежний главбух обязан передать не только документы, но и денежную наличность, банковские чековые книжки, бланки документов строгой отчетности, ключи от сейфа и кассы.

Акт приема-передачи можно составить в краткой форме, а к нему приложить опись всех передаваемых документов. Образец такого акта приведен ниже.

Если перечень имеющихся документов небольшой, то их все можно указать в акте. Тогда отдельную опись делать не придется.

6.3. Кто подписывает документ

Как правило, акт приема-передачи подписывают прежний главбух и новый. Но если замену уходящему найти не успели, то документы временно можно передать кому-то из сотрудников бухгалтерии. Если таковых нет, то документы может принять и сам директор.

Рассмотрим ситуацию, когда новый сотрудник найден и уже вышел на работу. Как правило, некоторое время два главбуха трудятся вместе, ведь передача документов – дело не быстрое. При этом нового специалиста оформляют в штат не сразу, а только после официального увольнения предыдущего. Это неверно.

С новым сотрудником нужно заранее заключить трудовой договор: передавать печати, документы, ключи от сейфа и другие ценности постороннему человеку компания не может. А так как двух главбухов в компании быть не может, то его временно оформляют на другую должность. Например, как заместителя главного бухгалтера.

Допустим, новый руководитель бухгалтерии, ознакомившись с документами, бухгалтерскими и налоговыми регистрами, обнаружил многочисленные недочеты или нарушения в ведении бухучета или расчете налогов. В этом случае будущий главный бухгалтер может порекомендовать руководству провести аудиторскую проверку.

Если увольняющийся бухгалтер отказывается подписывать акт приема-передачи, то это нужно зафиксировать документально в присутствии двух свидетелей в форме акта. Кроме того, директор должен приказом назначить комиссию, которая зафиксирует общее состояние бухгалтерского учета в компании и составит опись документов. Если каких-то документов будет впоследствии не хватать, то подобный акт и опись снимут с нового главбуха ответственность.

Возможна другая ситуация. Компания решила передать ведение учета в аутсорсинговую компанию. Тогда принимать дела под роспись будет сотрудник этой специализированной бухгалтерии. В этом случае основанием для передачи документов будет заключенный между компаниями договор об оказании услуг.

27.05.2013г.

С уважением,

эксперт «Системы Главбух» Фимина Наталия

Ответ утвержден:

Ведущий эксперт Горячей линии "Системы Главбух" Родионов Александр

_____________________________

Ответ на Ваш вопрос дан в соответствии с правилами работы «Горячей линии» «Системы Главбух», которые Вы можете найти по адресу:http://www.1gl.ru/#/hotline/rules/?step=14

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка