Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Как инспекции ужесточают работу с компаниями

Подписка
Срочно заберите все!
№24
27 мая 2013 42 просмотра

Наша производственная фирма имеет статус малого предприятия. В штате имеется курьер. Для проездов на городском транспорте он обеспечивается Единым проездным билетом. Но у него есть служебная потребность проезда на маршрутном такси от метро до нашей производственной площадки. Руководство решило купить ему Единый электронный документ на 500 руб. для того, чтобы он мог оплачивать проезд в маршрутном такси. Такси НЕ выдает проездные документы.Вопрос.Можно ли затраты на Единый электронный билет отнести к производственным расходам, уменьшающие налогооблагаемую базу по прибыли. Если нельзя, то, при каких условиях расходы на вышеописанные маршрутные такси можно отнести к таким затратам.

В данной ситуации более правильным будет оформить сотруднику с разъездным характером работ компенсационную выплату за данный характер работы. Размеры и порядок выплаты компенсации нужно указать в трудовом или коллективном договоре. Подтвердить расходы можно как документами, формы которых утверждены законодательно, так и документами, разработанными самостоятельно. Например, приказом о разъездном характере работ, проездными документами. НДФЛ и страховыми взносами компенсация за разъездной характер работы не облагается. Однако следует учесть, что возмещение расходов нужно оформить именно как компенсацию, а не как надбавку к зарплате. В случае, если организация оформит выплату как надбавку к зарплате, с выплаченной суммы нужно будет удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы. При расчете налога на прибыль методом начисления расходы, как правило, учитываются в момент начисления. При этом не имеет значения, когда сумма будет выплачена фактически.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»

Рекомендация: Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении компенсацию за разъездной характер работы

Состав расходов

К расходам, связанным с разъездным характером работы, относятся:

  • расходы по проезду;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
  • иные расходы, произведенные сотрудниками с разрешения или ведома работодателя.*

Установление разъездного характера работ

Размеры и порядок возмещения этих расходов, а также перечень работ, профессий, должностей сотрудников, которым установлен разъездной характер работ, установите коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Например, приказом руководителя организации, Правилами трудового распорядка.*

Об этом сказано в статье 168.1 Трудового кодекса РФ.

Сведения о разъездном характере работ внесите в трудовой договор с сотрудником (ч. 2 ст. 168.1, абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Подробнее см. Как оформить прием сотрудника на работу.*

Ситуация: можно ли установить разъездной характер работ сотруднику бухгалтерии

Да, можно. Если его работа предполагает периодические поездки в банк, налоговую инспекцию, фонды и т. д.

Никаких ограничений по должностям сотрудников, которым можно установить разъездной характер работ, статья 168.1 Трудового кодекса РФ не содержит. То, что сотруднику установлен разъездной характер работ, укажите в трудовом (коллективном) договоре, соглашении, локальном нормативном акте (например, приказе руководителя организации) (ч. 2 ст. 168.1, абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).*

Аналогичная точка зрения отражена в письмах Минфина России от 1 марта 2012 г. № 03-02-07/1-50, от 28 июля 2011 г. № 03-02-07/1-265.

Бухучет

Сумму компенсации расходов сотруднику, которому установлен разъездной характер работ, отразите на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

При начислении компенсации сделайте запись:

Дебет 26 (44, 08…) Кредит 73
– начислена компенсация расходов, связанных с разъездным характером работы.

Выплату компенсации отразите так:

Дебет 73 Кредит 50
– выплачена компенсация расходов, связанных с разъездным характером работы.

Такой порядок следует из Инструкции к плану счетов.

Документальное подтверждение расходов

Подтвердить расходы можно как документами, формы которых утверждены законодательно, так и документами, разработанными самостоятельно (письма Минфина России от 5 июня 2008 г. № 03-03-06/1/346 и от 4 июня 2008 г. № 03-03-06/1/344). Например, приказом о разъездном характере работ, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором, маршрутными листами, справкой-расчетом суточных и т. д.

Ситуация: можно ли выплатить компенсацию за разъездной характер работ авансом

Да, можно.

Сотрудникам, которым установлен разъездной характер работ, организация возмещает расходы, связанные со служебными поездками. Размеры и порядок возмещения этих расходов организация устанавливает самостоятельно во внутренних документах (ст. 168.1 ТК РФ).

Таким образом, организация вправе прописать в своих внутренних документах условие о том, что компенсация за разъездной характер работы выплачивается авансом.

При этом такую операцию следует рассматривать как выдачу денег под отчет.

В бухучете расчеты с сотрудниками, связанные с выдачей подотчетных сумм, отражайте с использованием счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (Инструкция к плану счетов).

В момент выдачи наличных денег под отчет в бухучете сделайте проводку:

Дебет 71 Кредит 50
– выданы сотруднику деньги под отчет на оплату расходов, связанных со служебными поездками.

Если компенсация выплачивается авансом, расходы, связанные со служебными поездками, отразите в бухучете в день утверждения авансового отчета. В этот момент с сотрудника, который получил деньги под отчет, списывается его долг (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55).

На дату утверждения авансового отчета сделайте проводку:

Дебет 26 (44, 08…) Кредит 71
– отражена компенсация расходов за разъездной характер работы (на основании авансового отчета).

Пример отражения в бухучете выплаты компенсации за разъездной характер работы из кассы авансом

16 августа водителю-экспедитору ООО «Торговая фирма "Гермес"» Ю.И. Колесову поручено доставить товары покупателям в Санкт-Петербург. Работа Колесова носит разъездной характер (это отражено в трудовом договоре с сотрудником). На оплату расходов, связанных со служебной поездкой, кассир выдал Колесову 5000 руб.

Выдачу денег под отчет бухгалтер «Гермеса» отразил проводкой:

Дебет 71 Кредит 50
– 5000 руб. – выданы сотруднику деньги под отчет на оплату расходов, связанных со служебной поездкой.

Колесов провел в рейсе два дня и по возвращении из поездки представил в бухгалтерию авансовый отчет на 5000 руб. и приложил оправдательные документы (путевой лист, счет из гостиницы, отчет о выполненном задании и т. п.).

20 августа руководитель «Гермеса» утвердил авансовый отчет Колесова.

Бухгалтер в учете сделал следующую проводку:

Дебет 44 Кредит 71
– 5000 руб. – отражена компенсация расходов за разъездной характер работы (на основании авансового отчета).

Выплачивать компенсацию за разъездной характер работы авансом можно не только наличными из кассы, но и с использованием корпоративной банковской карты (п. 2.5 Положения Банка России от 24 декабря 2004 г. № 266-П). При этом вопрос о перечислении компенсации на зарплатную карту является неоднозначным.

НДФЛ и страховые взносы

Расходы, связанные с разъездным характером работы, возникают у сотрудника в связи с исполнением должностных обязанностей. Суммы, выплаченные в качестве компенсации этих расходов, доходами сотрудников не являются. Такой вывод следует из части 2 статьи 164 и статьи 168.1 Трудового кодекса РФ.

Поэтому независимо от системы налогообложения, которую применяет организация, сумма документально подтвержденных расходов, связанных с разъездным характером работы, не облагается:

Аналогичная точка зрения изложена в письмах Минфина России от 4 сентября 2009 г. № 03-04-06-01/230, от 29 августа 2006 г. № 03-05-01-04/252 и Минздравсоцразвития России от 27 февраля 2010 г. № 406-19.

<…>

Ситуация: нужно ли нормировать суточные, связанные с разъездным характером работы, для целей исчисления НДФЛ в том же порядке, что и для командировок

Нет, не нужно.

Суммы возмещения сотруднику дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) при разъездном характере работы не облагаются НДФЛ в полном объеме, установленном организацией. То есть в размере, который предусмотрен локальными нормативными актами (например, приказом руководителя, коллективным договором) или трудовым договором.

Условие об освобождении суточных от НДФЛ в пределах 700 руб. за каждый день нахождения в командировке, установленное пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ, в данном случае не применяется. Ведь служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых носит разъездной характер, командировками не признаются (ст. 166 Трудового кодекса РФ).*

Аналогичная точка зрения отражена в письме Минфина России от 7 июня 2011 г. № 03-04-06/6-131.

Ситуация: нужно ли удержать НДФЛ с суммы надбавки к зарплате за разъездной характер работы и начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и страхование от несчастных случаев и профзаболеваний

Да, нужно.

Организация должна компенсировать расходы сотрудникам, если их постоянная работа носит разъездной характер. Это следует из положений статьи 168.1 Трудового кодекса РФ. Однако следует учитывать, что надбавка к зарплате за разъездной характер работы и компенсация, связанная с разъездным характером работы, – не одно и то же.

Компенсация – это денежная выплата, направленная на возмещение затрат, связанных с выполнением трудовых обязанностей (ст. 164 ТК РФ). То есть работодатель возмещает понесенные и документально подтвержденные затраты. Размер компенсаций и порядок их возмещения организация должна прописать в коллективном договоре или ином локальном акте. В частности, организация должна утвердить:

  • перечень сотрудников, которым положена компенсация расходов;
  • размер компенсации;
  • порядок возмещения расходов (перечень и сроки предоставления авансовых отчетов, необходимых для возмещения расходов).

При выполнении этих условий возмещение расходов, связанных с разъездным характером работы, расценивается как компенсация. Установленные законодательством компенсационные выплаты, связанные, в частности, с выполнением сотрудником своих трудовых обязанностей, освобождены от обложения НДФЛ и страховыми взносами (п. 3 ст. 217 НК РФ, подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, п. 2 ч. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).*

Если же сотруднику установлена надбавка к зарплате за разъездной характер работы, то компенсационной выплатой она не является, поскольку в данном случае человеку не возмещаются фактически понесенные им расходы. Такая надбавка представляет собой доплату к заработной плате за особые условия труда.

Следовательно, при исчислении НДФЛ надбавку за разъездной характер работы нужно рассматривать как вознаграждение сотруднику за выполнение трудовых обязанностей и удерживать налог в общеустановленном порядке (ст. 210 НК РФ). Взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и страхование от несчастных случаев и профзаболеваний сумма надбавки также облагается на общих основаниях. Такой порядок следует из положений части 1 статьи 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ и части 1 статьи 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.

Аналогичные выводы подтверждаются:

Порядок расчета остальных налогов зависит от того, какую систему налогообложения применяет организация.

ОСНО

Организация обязана возмещать расходы тем сотрудникам, работа которых имеет разъездной характер (ст. 168.1 ТК РФ). Поэтому сумму компенсации можно учесть при расчете налога на прибыль (как экономически обоснованные расходы). При этом разъездной характер работы сотрудника нужно подтвердить документально. Это следует из пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ.*

Ситуация: по какой статье затрат при расчете налога на прибыль можно учесть расходы на компенсацию затрат сотрудникам с разъездным характером работы

Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит. Позиция контролирующих ведомств также неоднозначна.

С точки зрения трудового законодательства возмещение сотрудникам расходов, связанных с разъездным характером работ, не входит в систему оплаты труда, а представляет собой компенсационную выплату, гарантированную законодательством (ст. 164, 168.1 ТК РФ). Поэтому при расчете налога на прибыль такую сумму нужно включить в прочие расходы, связанные с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Правомерность такого подхода объясняется следующим.*

Трудовой кодекс РФ выделяет два вида компенсационных выплат. Один из них объединяет компенсации, связанные с особыми условиями труда. Такие выплаты в соответствии со статьей 129 раздела VI «Оплата и нормирование труда» Трудового кодекса РФ являются элементами оплаты труда. Второй вид компенсаций определен статьей 164 раздела VII «Гарантии и компенсации» Трудового кодекса РФ. В соответствии с положениями этой статьи такой вид компенсаций представляет собой денежные выплаты сотрудникам в возмещение затрат, связанных с исполнением ими трудовых обязанностей. Указанные суммы не входят в систему оплаты труда. Возмещение сотрудникам расходов по статье 168.1 Трудового кодекса РФ относится именно к такому виду компенсаций (предусмотренному разделом VII «Гарантии и компенсации» ТК РФ). Поэтому данные суммы при расчете налога на прибыль следует учитывать в составе прочих производственных расходов.

Такая позиция отражена в письмах Минфина России от 14 июня 2011 г. № 03-03-06/1/341, от 1 апреля 2010 г. № 03-03-06/1/211, от 18 августа 2008 г. № 03-03-05/87 (доведено до сведений налоговых инспекций письмом ФНС России от 10 сентября 2008 г. № ШС-6-3/643).

Вместе с тем, в письмах от 7 мая 2008 г. № 03-03-06/1/302, от 19 апреля 2007 г. № 03-06-06/1/250, от 29 августа 2006 г. № 03-03-04/1/642 Минфин России высказывал другую точку зрения. Финансовое ведомство указывало, что компенсацию затрат сотрудникам с разъездным характером работы можно учесть при расчете налога на прибыль в составе расходов на оплату труда (ст. 255 НК РФ). Поскольку по данной статье затрат списываются любые начисления сотрудникам в денежной и (или) натуральной формах, в том числе и суммы компенсаций (абз. 1 ст. 255 НК РФ).

Какой из вышеизложенных позиций отдать предпочтение, организация может решить самостоятельно. При возможности отнесения затрат одновременно к нескольким группам расходов Налоговый кодекс РФ предоставляет организации право выбора варианта их учета. Это следует из пункта 4 статьи 252 Налогового кодекса РФ. Однако в связи с выходом более поздних разъяснений Минфина России налоговые инспекции при проверках, скорее всего, будут руководствоваться именно ими.

Главбух советует: при расчете налога на прибыль определиться со статьей затрат по оплате расходов сотрудников, чья работа носит разъездной характер, важно, в частности:

Поэтому если организация несет затраты на добровольное страхование сотрудников, то суммы оплаты проезда целесообразно относить на расходы по оплате труда (ст. 255 НК РФ).

Если затраты на оплату труда включены организацией в прямые расходы, то стоимость проезда сотрудников лучше списывать по статье прочих производственных расходов (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

ОСНО: момент признания расходов

Момент включения расходов в состав затрат при расчете налога на прибыль зависит от метода определения доходов и расходов, который применяет организация.

При методе начисления расходы, как правило, учитываются в момент начисления. При этом не имеет значения, когда сумма будет выплачена фактически. Такие правила установлены пунктом 1 статьи 272 Налогового кодекса РФ.*

В частности, если компенсация за разъездной характер работы выплачивается авансом (то есть сотруднику выдаются деньги под отчет), то моментом ее начисления будет дата утверждения авансового отчета работника (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Подтверждает это и письмо Минфина России от 14 июня 2011 г. № 03-03-06/1/341.*

Подробнее о признании расходов при методе начисления см. Как при расчете налога на прибыль учитывать доходы и расходы методом начисления.

При кассовом методе учтите расходы только после фактической выплаты компенсации за разъездной характер работ (п. 3 ст. 273 НК РФ).

Если расходы не будут подтверждены документально, они не уменьшат налогооблагаемую прибыль, и в бухучете организаций, применяющих общую систему налогообложения, появятся постоянные разницы и постоянные налоговые обязательства (ст. 252 НК РФ, п. 4 и 7 ПБУ 18/02).

Пример отражения в бухучете и при налогообложении затрат, связанных с разъездным характером работы сотрудников. Организация применяет общую систему налогообложения (метод начисления)

В ноябре по приказу руководителя ООО «Торговая фирма "Гермес"» компенсировало курьеру А.С. Кондратьеву стоимость единого проездного билета (2400 руб.). Работа Кондратьева носит разъездной характер, поэтому для организации такие расходы являются экономически обоснованными.

Организация применяет метод начисления и платит налог на прибыль помесячно.

В учете организации сделаны следующие записи:

Дебет 44 Кредит 73
– 2400 руб. – начислена компенсация расходов на проезд;

Дебет 73 Кредит 50
– 2400 руб. – выдана из кассы компенсация расходов на проезд.*

НДФЛ, взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на сумму компенсации бухгалтер не начислял.

При расчете налога на прибыль бухгалтер «Гермеса» в ноябре включил в состав расходов сумму компенсации (2400 руб.).*

<…>

Сергей Разгулин, заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка