Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Как посчитать резерв отпусков для равномерного учета расходов

Подписка
Срочно заберите все!
№24
28 мая 2013 21 просмотр

Организация приобрела в лизинг легковой автомобиль для руководителя. Нужно ли оформлять путевые листы для списания ГСМ либо просто включать расходы на бензин в общий авансовый отчет? Нужно ли проходить медицинское освидетельствование? Нужно ли писать доверенность от организации на управлением автомобилем? Организация применяет УСН доходы минус расходы.

При расчете единого налога с разницы между доходами и расходами документально подтвержденные и оплаченные расходы на приобретение ГСМ можно включить в состав затрат (в зависимости от характера использования транспорта) (подп. 12, 5 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 1 ст. 252 НК РФ). Для подтверждения используйте путевые листы. Организация может использовать:

– унифицированные формы;
– самостоятельно разработанные путевые листы (см., например, упрощенную форму путевого листа легкового автомобиля).

Предрейсовые медицинские осмотры водителей транспортных средств проводятся в целях обеспечения безопасности дорожного движения. Причем такая обязанность распространяется на все организации при осуществлении ими деятельности, связанной с эксплуатацией транспортных средств. Использует ли организация автомобили при оказании услуг по перевозке пассажиров и грузов или для собственных нужд, значения не имеет.

Необходимо выдать водителю доверенность на управление автомобилем организации в произвольной форме.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»

1. Рекомендация:«Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении приобретение ГСМ за наличные» (в редакции, действующей с 01.01.2012г.)

<…>

Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 1 ст. 252 НК РФ). Для подтверждения используйте путевые листы. Организация может использовать:
– унифицированные формы;
– самостоятельно разработанные путевые листы (см., например, упрощенную форму путевого листа легкового автомобиля).*

Унифицированные образцы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. Приведенные в нем формы обязательны лишь для автотранспортных организаций. Однако и остальные организации при эксплуатации грузовых и легковых автомобилей могут использовать путевой лист в качестве одного из документов, подтверждающих расходы на приобретение ГСМ (письмо Минфина России от 16 июня 2011 г. № 03-03-06/1/354).

Особенности оформления типовых форм путевых листов в зависимости от вида и назначения автомобилей представлены в таблице.

Организации вправе самостоятельно разработать бланки путевых листов (письмо Минфина России от 25 августа 2009 г. № 03-03-06/2/161). Применение нетиповых путевых листов зафиксируйте в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).

Форма путевого листа, разработанная организацией самостоятельно, должна включать в себя все обязательные реквизиты, предусмотренные разделом II приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152 (например, номер путевого листа в хронологическом порядке, данные о сроке его действия, сведения о водителе, данные о транспортном средстве и т. д.) (письмо Минфина России от 25 августа 2009 г. № 03-03-06/2/161). А также отвечать требованиям законодательства, предъявляемым к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Путевой лист оформляйте в одном экземпляре на каждое транспортное средство. Заполнять его должен уполномоченный сотрудник организации (например, диспетчер или секретарь).

При выезде автомобиля на линию и после его возвращения в гараж путевой лист должен заверить механик или сотрудник, отвечающий за эксплуатацию автотранспорта, своей подписью (с указанием Ф.И.О.) или соответствующим штампом.

Даты и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя проставляет медработник, проводивший осмотр. Эти данные также должны быть заверены его подписью (с указанием Ф.И.О.) или соответствующим штампом.*

Путевой лист оформляйте на каждый день или иной срок не более одного месяца. Если транспортное средство используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя.

Путевые листы должны быть пронумерованы и заверены печатью (штампом). В наименовании путевого листа необходимо указать тип транспортного средства (например, путевой лист легкового автомобиля, путевой лист автобуса).

На путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности деятельности организации.

Такой порядок заполнения путевых листов предусмотрен разделом III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152.

Главбух советует: при оформлении путевых листов заполняйте все обязательные реквизиты аккуратно и без ошибок. При проверке допущенные неточности могут послужить основанием для исключения путевых листов из состава документов, подтверждающих расходы. В этом случае обоснованность расходов придется доказывать в суде.

Арбитражная практика, сложившаяся при рассмотрении подобных споров, неоднородна. Некоторые суды указывают, что несоответствия в путевых листах не опровергают факт несения расходов и их связь с предпринимательской деятельностью (см., например, определение ВАС РФ от 15 декабря 2008 г. № ВАС-16222/08, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 26 ноября 2009 г. № А32-24509/2007, от 27 августа 2008 г. № Ф08-5063/2008). В то же время многие суды подтверждают, что расходы на ГСМ не уменьшают налоговую базу, если в путевых листах нет информации о маршруте, пробеге, показаниях спидометра, если путевые листы подписаны неуполномоченными лицами, отсутствуют расшифровки подписей и т. п. (см., например, определение ВАС РФ от 25 августа 2008 г. № 10353/08, постановления ФАС Центрального округа от 18 апреля 2008 г. № А36-3124/2006, Уральского округа от 5 марта 2009 г. № Ф09-946/09-С5, Западно-Сибирского округа от 20 ноября 2009 г. № А46-11958/2009).

Если заполнить какой-либо из реквизитов путевого листа не представляется возможным, то причину этого необходимо задокументировать и указать в соответствующем поле. В частности, такая ситуация может возникнуть, если из-за неисправности спидометра в путевом листе невозможно заполнить поле «Показания спидометра». В этом случае факт поломки отразите в соответствующем документе (например, можно составить акт о выявленных неисправностях (дефектах) основного средства). Факт выхода оборудования из строя и реквизиты такого документа (например, акта) укажите в поле «Показания спидометра». Кроме того, к путевому листу необходимо приложить документ, подтверждающий расстояние, которое было преодолено автомобилем с неисправным спидометром. Он должен содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные для первичных документов (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Подтвердить пробег можно, например, бухгалтерской справкой. В ней отразите пройденное автомобилем расстояние (его можно определить в результате измерений). Такой порядок действий рекомендован в письме ФНС России от 16 июля 2010 г. № ШС-37-3/6848.

<…>

Наталья Комова

заместитель директора

департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

2. Ситуация:«Какие документы сотрудник полиции может потребовать с сотрудника организации, который развозит товар клиентам на автомобиле» (в редакции, действующей с 01.01.2013г.)

Сотрудник полиции может потребовать у водителя следующие документы:

Такие правила прописаны в пункте 2.1.1 Правил, установленных постановлением Правительства РФ от 23 октября 1993 г. № 1090.

Документом на перевозимый груз является товарно-транспортная накладная, форма которой утверждена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78, и транспортная накладная по форме, утвержденной постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2011 г. № 272. Товарная накладная не является товаросопроводительным документом, поскольку в ней отсутствует транспортный раздел.

Из рекомендации «Как документально оформить продажу товаров оптом»

Елена Попова

государственный советник налоговой службы РФ I ранга

3. Ситуация:«Как организации на упрощенке учесть расходы на ГСМ» (в редакции, действующей с 01.01.2013г.)

При расчете единого налога с доходов расходы на ГСМ не учитываются (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

При расчете единого налога с разницы между доходами и расходами документально подтвержденные и оплаченные расходы на приобретение ГСМ можно включить в состав затрат (в зависимости от характера использования транспорта) (подп. 12, 5 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Суммы НДС по этим расходам тоже уменьшают налоговую базу по единому налогу (подп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).*

Из рекомендации «Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении приобретение ГСМ за наличные»

Наталья Комова

заместитель директора

департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

4. Статья: «Грамотно составленный путевой лист подтвердит расходы на ГСМ»

Кому нужно оформлять:
транспортным компаниям и иным организациям, использующим в своей деятельности автомобили.

На что обратить внимание:
профессиональные перевозчики должны заполнять путевые листы по унифицированной форме, другие же организации могут разработать и утвердить собственную форму.

Когда путевые листы потребуются

Если у вас есть собственные автомобили либо вы их арендуете (например, у сотрудников), то постоянной статьей расходов станет стоимость горюче-смазочных материалов. Отметим, что «упрощенцы» вправе списывать стоимость бензина и другого топлива как затраты на содержание служебного транспорта (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Либо как материальные расходы (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Первый вариант учета целесообразнее выбирать, если автомашины собственные, а второй – если арендованные. Но в любом случае не будет ошибкой, если вы поступите по-другому. При этом расходы должны быть обоснованными (п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ). А путевые листы как раз и подтвердят, что автомобиль использовался в служебных целях, а не для личных поездок работников. Обратите внимание: путевые листы нужны как профессиональным перевозчикам, так и другим компаниям, использующим в работе автомобили.*

По мнению налоговиков, путевые листы необходимы и в случае, когда поездки совершаются на арендованном авто (письмо УФНС России по г. Москве от 30.04.2008 № 20-12/041966.1). А вот суды, как правило, придерживаются иного мнения, особенно если речь идет об аренде транспорта с экипажем. Они ссылаются на постановление Госкомстата России от 28.11.97 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» (далее – постановление № 78). В нем сказано, что путевой лист является первичным документом по учету работы автомобиля, на основании которого начисляется зарплата водителю. В случае аренды транспорта с экипажем машину водит сотрудник арендодателя и арендатор зарплату ему не выплачивает. Поэтому и оформлять путевые листы арендатору необязательно. Именно к такому выводу пришел ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 18.01.2008 № А56-15033/2007.

А нужны ли путевые листы, если работник ездит по служебным делам на личном автомобиле? В этом случае работодатель обязан выплатить компенсацию сотруднику за то, что он использует личное имущество в служебных целях (ст. 188 ТК РФ). Так вот, чтобы ее получить, водитель должен вести учет служебных поездок опять же в путевых листах. Такую позицию высказал Минфин России в письме от 13.04.2007 № 14-05-07/6. На наш взгляд, она весьма спорна, о чем свидетельствует и арбитражная практика. Суды неоднократно отмечали, что оформление путевых листов при использовании личных авто законодательством не предусмотрено, а значит, учет выплаченной компенсации в расходах не зависит от наличия путевых листов (постановления ФАС Московского округа от 19.12.2011 № А40-152815/10-116-694 и ФАС Центрального округа от 25.05.2009 № А62-5333/2008).

А вот в случае, когда для перевозки груза была нанята сторонняя компания, заполнять путевой лист должны не вы, а эта компания. Причем в единственном экземпляре, который останется у нее. Несмотря на это, вы сможете учесть в расходах перечисленные перевозчику стоимость транспортных услуг и сумму затрат на бензин (если это предусмотрено). Из документов у вас должны быть договор, на основании которого перевозился груз, акт оказанных услуг и платежка либо кассовый чек. Налоговики в такой ситуации не вправе требовать еще и путевой лист, и это подтверждает арбитражная практика (постановления ФАС Поволжского округа от 21.10.2010 № А49-442/2010 и ФАС Московского округа от 30.09.2010 № КА-А40/11123-10).

Как часто нужно выписывать путевые листы

Профессиональные перевозчики должны выписывать путевые листы ежедневно (постановление № 78). А вот нетранспортным компаниям совсем необязательно заполнять путевой лист на каждую поездку. Можно оформить его на несколько дней, неделю или любой другой срок, не превышающий одного месяца. Об этом сказано в пункте 10 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 (далее – Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов).

Отметим, Минфин России придерживается аналогичной позиции и не возражает, если нетранспортные компании будут оформлять листы не на каждый день, а на более длительный срок (письма Минфина России от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327 и от 16.03.2006 № 03-03-04/2/77). Главное, чтобы еженедельное или ежемесячное составление путевого листа позволяло организовать учет отработанного времени и расхода ГСМ.

Какие обязательные реквизиты должен содержать путевой лист

Транспортные компании обязаны применять унифицированную форму путевого листа, утвержденную постановлением № 78. Остальные организации могут разработать собственные, более удобные формы путевых листов. Это разъяснено в письмах Минфина России от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161 и УФНС России по г. Москве от 13.10.2009 № 16-15/107268. Разработанную форму нужно утвердить как приложение к учетной политике.

Какой же должна быть форма путевого листа, чтобы и организации было удобно ее заполнять, и налоговики претензий не предъявляли? Прежде всего следует помнить, что путевой лист должен содержать все сведения, указанные в пункте 3 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов. Кроме того, необходимо соблюсти требования статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 129-ФЗ). Перечень всех обязательных реквизитов мы привели в таблице.

В дополнение к этим реквизитам вы можете внести в форму другие реквизиты, учитывающие особенность вашей деятельности. См. образец заполненного путевого листа.

Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство. Поэтому если вы используете несколько автомобилей, то вам придется составить несколько путевых листов. Несколько путевых листов понадобятся и в случае, когда в течение срока действия листов один автомобиль водят сразу несколько водителей. На каждого водителя оформляют свой путевой лист. Но можно поступить иначе. Разработайте форму путевого листа, в которую можно было вписать данные сразу нескольких водителей. Тогда достаточно заполнить один путевой лист.

Обратите внимание: среди обязательных реквизитов нет сведений о маршруте движения автомобиля. Тем не менее мы рекомендуем включить их в разрабатываемую форму путевого листа. Поскольку именно эта информация поможет вам доказать, что машина использовалась в служебных целях, а расходы на покупку ГСМ обоснованны.

Отметим, что в путевом листе нужно указывать конкретный адрес следования автомобиля. При общих фразах: «по городу» или «до клиента» налоговики могут не признать расходы на покупку топлива (письмо УФНС России по г. Москве от 07.07.2008 № 20-12/064123.2). Лучше фиксировать точный маршрут служебного транспорта. Если адресов много и изо дня в день они повторяются, можно издать приказ руководителя, в котором им будут присвоены номера. Тогда в путевом листе вы сможете писать не полный адрес, а маршрут № 1, маршрут № 2 и т. д. Нумерация маршрутов в приказе может быть зафиксирована, например, как показано на рисунке.

Если поездки планируются по служебным запискам, то в путевом листе допускается написать: «по маршруту согласно служебным запискам». В этом случае записки следует приложить к листам.

Оформленные листы нужно регистрировать в журнале, унифицированная форма которого утверждена постановлением № 78. Использованные журналы не выбрасывают, а хранят пять лет.

И еще один важный момент. Минфин России в письме от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354 разрешил нетранспортным компаниям не заполнять листы. Но у них должен быть другой документ, составленный по данным системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или другой системы, позволяющей определить пройденный путь. Получается, документ все-таки должен быть со всеми обязательными реквизитами (сведениями о водителе, маршруте следования и т. д.). А будет ли он называться путевым листом или как-то иначе, значения не имеет.

Обязательные реквизиты путевого листа

№ п/п Сведения, включаемые в форму путевого листа Комментарий Чем установлены
Реквизиты для путевых листов, прописанные в приказе Минтранса России от 18.09.2008 № 152 и Законе № 129-ФЗ
1 Наименование и номер путевого листа В наименовании путевого листа укажите тип автомобиля (например, путевой лист легкового автомобиля). В заголовочной части проставьте печать или штамп владельца автомобиля Пункты 3 и 12 приказа № 152, пункт 2 статьи 9 Закона № 129-ФЗ
2 Срок действия В путевом листе, действующем один день, должна стоять дата этого дня. В путевом листе, оформленном на более длительное время (неделю, месяц и т. д.), отразите даты начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован Пункты 3 и 4 приказа № 152, пункт 2 статьи 9 Закона № 129-ФЗ
3 Информация о собственнике транспортного средства Организации должны указать организационно-правовую форму, наименование, местонахождение и номер телефона, а индивидуальные предприниматели – ФИО, почтовый адрес и номер телефона Пункты 3 и 5 приказа № 152, пункт 2 статьи 9 Закона № 129-ФЗ
4 Сведения о транспортном средстве

В графах, отведенных для этих сведений, нужно указать следующую информацию:

  • тип (легковой автомобиль, грузовой автомобиль и т. д.) и модель транспортного средства, а также модель прицепа, полуприцепа, если таковые используются;
  • государственный регистрационный знак автомобиля, прицепа, полуприцепа;
  • показания одометра (полные километры пробега) при выезде автомобиля из гаража и его заезде в гараж;
  • даты и время выезда автомобиля с места постоянной стоянки и его заезда на указанную стоянку. Эту информацию фиксируют назначенные руководителем организации или предпринимателем лица. Рядом они ставят свою роспись
Пункты 3 и 6 приказа № 152
5 Сведения о водителе Укажите ФИО водителя, дату и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя. Медицинский работник должен расписаться Пункты 3 и 7 приказа № 152
6 Маршрут движения транспортного средства Запишите точный адрес следования Маршрут не является обязательным реквизитом, установленным нормативными документами, но на его наличии часто настаивают проверяющие (письмо Минфина России от 01.08.2005 № 03-03-04/1/117)
Реквизиты первичных документов, установленные Законом № 129-ФЗ
7 Измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении Укажите километраж и расход топлива Пункт 2 статьи 9 Закона № 129-ФЗ
8 Наименование должностей лиц, ответственных за операцию, и их личные подписи Путевой лист подписывает водитель

Н. А. Кулюкина

эксперт журнала «Упрощенка»

Журнал «Упрощенка», № 7, июль 2012

5. Статья: «Чтобы списать расходы по автомобилю, взятому в лизинг, нужны путевые листы»

Спрашивает Елена Кузьмина,

гл. бухгалтер ООО «Фольброк» (г. Санкт-Петербург)

Наша организация приобрела легковой автомобиль в лизинг. По условиям договора мы учитываем транспортное средство на своем балансе. Нужно ли оформлять путевые листы, чтобы признать расходы на ГСМ в налоговом учете?

Отвечает Виктория Петрова,

эксперт журнала «Главбух»

Да, нужно.

Расходы на ГСМ получится учесть при расчете налога на прибыль, только если есть путевые листы. Именно эти документы подтвердят, что компания использует автомобиль для служебных поездок (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). А тот факт, что вы взяли машину в лизинг, значения не имеет.*

Более того, если у вас не будет правильно оформленных путевых листов, налоговики могут не признать даже расходы в виде лизинговых платежей. В подобных случаях они обычно утверждают, что компания не доказала, что использовала имущество для своей деятельности. Значит, условия, установленные в пункте 1 статьи 252 НК РФ, не выполняются. И между прочим, судьи иногда поддерживают контролеров. Пример — постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 6 мая 2008 г. № А33-8583/07-03АП-1623/07-Ф02-1777/08.

Журнал «Главбух», № 24, декабрь 2012

6. Статья: «Медосмотры водителей»

Торговая фирма использует автомобили для управленческих нужд. Пассажиров и грузы она не перевозит. Нужно ли проводить предрейсовые медицинские осмотры водителей?

Да, это делать необходимо. В соответствии с пунктом 1 статьи 23 Федерального закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» предрейсовые медицинские осмотры водителей транспортных средств проводятся в целях обеспечения безопасности дорожного движения. Причем такая обязанность распространяется на все организации при осуществлении ими деятельности, связанной с эксплуатацией транспортных средств. Использует ли организация автомобили при оказании услуг по перевозке пассажиров и грузов или для собственных нужд, значения не имеет.*

Данный вывод находит подтверждение в письме Минздрава России от 21 августа 2003 г. № 2510/9468-03-32. Аналогичного мнения придерживаются и судьи (см. постановление ФАС Волго-Вятского округа от 3 июня 2008 г. № А82-9455/2007-29).

Отвечает А.И. Ильина,
юрист компании «Арбитражные споры»

Журнал «Учет в торговле», № 10, октябрь 2010

28.05.2013г.

С уважением,

эксперт «Системы Главбух» Гаврилов Александр.

Ответ утвержден:

Ведущий эксперт Горячей линии "Системы Главбух"

Родионов Александр.

_____________________________

Ответ на Ваш вопрос дан в соответствии с правилами работы «Горячей линии» «Системы Главбух», которые Вы можете найти по адресу:http://www.1gl.ru/#/hotline/rules/?step=14

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка