Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Нашли в 6-НДФЛ ошибки по зарплате

Подписка
Срочно заберите все!
№24
29 мая 2013 99 просмотров

Вопрос № 1. При отсутствии посадочного талона, но есть электронный билет, чтобы оплатить расходы по льготному проезду, какие еще документы запрашивать у работника для оплаты ему расходов? Вопрос № 2 Льготный проезд к месту использования отпуска и обратно на личном автомобиле,(приложены чеки ГСМ указана только сумма, нет количества литров и цены за литр ведь в чеках унифицированного образца эти данные присутствуют. Можно ли такой чек принимать к оплате?Вопрос № 3 Работник был направлен в командировку, когда вернулся с командировки оказалось, что потерял билеты, но приложена справка с автовокзала не унифицированного образца отсутствует номер и т.д.Можно такую справку принимать к оплате.(какие документы нужно ещё запросить у работника?Вопрос № 4 Работник уехал в льготный отпуск на собственном автомобиле есть отметка о прибытии в данную местность и убытии, но нет подтверждающих документов о фактических расходах.Работник приложил справку с транспортного агентства кратчайшим путем по наименьшей стоимости. Какие документы нужно еще запросить?

 В случае утери посадочного талона в целях налогообложения может быть принята справка, содержащая необходимую для подтверждения полета информацию, выданная авиаперевозчиком или его представителем (по аналогии с подтверждением командировочных расходов).

Установленная законодательством обязанность по оплате проезда сотрудников к месту использования отпуска и обратно распространяется на все организации, расположенные в районах Крайнего Севера (приравненных к нему местностях). Порядок, размеры и условия выплаты таких компенсаций, а также порядок документального подтверждения расходов на оплату проезда в отпуск работодатель устанавливает самостоятельно во внутренних документах организации: коллективном и (или) трудовых договорах, Положении об отпусках и т. п. Другими словами, работодатель может предусмотреть любой вариант компенсации стоимости проезда сотрудников к месту отпуска, а также требования к документальному подтверждению расходов.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»

1. Ситуация: Какие документы, подтверждающие расходы на проезд, должен предъявить сотрудник по окончании командировки, если он приобрел билеты на поезд или самолет в электронной форме

<…>

Налоговый кодекс РФ не содержит списка обязательных документов, которыми можно подтвердить расходы на проезд к месту командировки и обратно. Факт осуществления расходов может подтвердить любой документ, который:

  • оформлен в соответствии с требованиями законодательства России или обычаями делового оборота государства, где они были произведены;
  • косвенно подтверждает произведенные расходы.

Это следует из положений пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ.

При приобретении электронного билета необходимо подтвердить:

  • оплату билета;
  • факт поездки.

Оплату билета может подтвердить один из следующих документов:

  • чек контрольно-кассовой техники;
  • слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является командированный сотрудник;
  • подтверждение банком проведенной операции по оплате электронного билета;
  • другой документ, подтверждающий оплату поездки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности.

При этом к документам, оформленным на бланках строгой отчетности и подтверждающим покупку билета, относятся:

Факт поездки подтверждает распечатка электронного билета на бумажном носителе с одновременным представлением посадочного талона.

Аналогичные выводы следуют из писем Минфина России от 1 октября 2012 г. № 03-03-06/1/515от 26 апреля 2012 г. № 03-03-04/1от 23 сентября 2011 г. № 03-03-07/34от 4 июля 2011 г. № 03-03-07/24от 18 января 2010 г. № 03-03-07/2от 16 августа 2010 г. № 03-03-07/27 и ФНС России от 12 октября 2012 г. № АС-4-2/17308.

Следует отметить, что при наличии документов, которые подтверждают направление сотрудника в командировку, достаточно иметь один из двух документов, подтверждающих поездку: только распечатку электронного билета или только посадочный талон. Такой вывод следует из писем Минфина России от 6 марта 2012 г. № 03-04-06/3-57от 4 июня 2010 г. № 03-03-06/1/384от 21 августа 2008 г. № 03-03-06/1/476 и от 7 сентября 2007 г. № 03-03-06/1/649.

Косвенным подтверждением расходов, связанных с проездом в командировку, при налогообложении прибыли может служить одновременное наличие:

При этом в распечатке электронного билета (посадочном талоне) должны быть указаны реквизиты, позволяющие идентифицировать проезд сотрудника в командировку (в частности, инициалы и фамилия пассажира, номер рейса, маршрут, стоимость билета, дата полета или проезда, номер посадочного места). При необходимости может быть указана и другая информация (письмо Минфина России от 9 ноября 2011 г. № 03-03-07/50).

Если распечатки электронного билета и (или) посадочного талона нет (например, были утеряны сотрудником), расходы по проезду можно подтвердить архивной справкой, выданной авиаперевозчиком (его представителем) и заверенной его печатью. В ней должны быть отражены все необходимые данные, подтверждающие факт приобретения билета и его стоимость (Ф.И.О. сотрудника, маршрут, номер рейса, номер посадочного места, стоимость билета, дата полета и т. п.). Такой порядок установлен в письмах Минфина России от 6 июня 2012 г. № 03-03-06/4/61от 9 ноября 2011 г. № 03-03-07/50,от 21 сентября 2011 г. № 03-03-07/33от 22 марта 2010 г. № 03-03-06/1/168.*

<…>

Сергей Разгулин, заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

2. Статья: Работник потерял командировочные документы

Если работник потерял документы, подтверждающие его расходы во время служебной поездки, турфирма тем не менее может возместить ему произведенные затраты. Однако с их учетом в целях налогообложения могут возникнуть проблемы. Хотя финансисты, проявляя лояльность в такой ситуации, разрешают фирмам подтвердить расходы дубликатами документов (письмо от 5 февраля 2010 г. № 03-03-05/18).

<…>

Если оправдательных документов нет

При отсутствии документов, подтверждающих расходы командированного работника, авансовый отчет считается оформленным ненадлежащим образом. И получается, что указанную в нем сумму затрат нельзя включить в состав расходов в целях налогообложения. Правда, это не относится к суточным. Они учитываются в расходах, если фирма может подтвердить сам факт служебной поездки. Поможет в этом командировочное удостоверение, а если его нет (скажем, удостоверение утеряно) – приказ о направлении работника в командировку (постановление ФАС Московского округа от 19 декабря 2008 г. № А40-46321/07-20-272). А в постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 11 декабря 2007 г. № А32-1337/2007-48/22 судьи указали следующее: Налоговый кодекс РФ не содержит условия о том, что для признания расходов на командировки у налогоплательщика обязательно должно быть в наличии командировочное удостоверение.

Если командированный работник потерял проездные документы, финансисты предлагают три способа, которые позволят подтвердить расходы на проезд. Сделать это можно с помощью, во-первых, дубликата билета, во-вторых, копии экземпляра билета, оставшегося в распоряжении транспортной организации, и, наконец, справки перевозчика, в которой должны быть указаны реквизиты, позволяющие идентифицировать физическое лицо, маршрут и стоимость его проезда, дату поездки. Только в этом случае деньги, выплаченные работнику за билет, можно будет учесть в целях налогообложения прибыли (письмо № 03-03-05/18).*

<…>

ЖУРНАЛ «УЧЕТ В ТУРИСТИЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ», № 4, АПРЕЛЬ 2010

И. В. Антоненко

финансовый директор группы лизинговых компаний «Северная Венеция»

3. Рекомендация: Как организации, расположенной в районе Крайнего Севера, оплатить и отразить в бухучете и при налогообложении стоимость проезда сотрудника к месту использования отпуска и обратно

Порядок и условия выплаты компенсаций

Организации, расположенные в районах Крайнего Севера (приравненных к ним местностях), должны оплатить своим сотрудникам проезд и провоз багажа к месту использования отпуска и обратно. Порядок, размеры и условия выплаты таких компенсаций пропишите во внутренних документах: коллективном или трудовых договорах, Положении об отпусках и т. п. Законодательство не ограничивает минимальные и максимальные размеры компенсации, а также не ограничивает право организации на дифференцированный подход при возмещении расходов.*

Это следует из части 8 статьи 325 Трудового кодекса РФ, абзаца 7 статьи 33 Закона от 19 февраля 1993 г. № 4520-1,постановления Конституционного суда РФ от 9 февраля 2012 г. № 2-П. Аналогичная позиция высказана в письме Минфина России от 11 января 2013 г. № 03-03-06/1/2.

Полный перечень районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей приведен в постановлении Совета Министров СССР от 10 ноября 1967 г. № 1029.

<…>

Ситуация: можно ли самостоятельно определить условия и размер оплаты проезда сотрудника к месту использования отпуска и обратно (например, оплачивать проезд только исходя из стоимости проезда по железной дороге). Организация расположена в районе Крайнего Севера (приравненной к нему местности)

Да, можно.

Законодательством установлена обязанность организаций, расположенных в районах Крайнего Севера (приравненных к ним местностях), оплачивать сотрудникам проезд в пределах территории России к месту использования отпуска и обратно любым видом транспорта. Эта гарантия предусмотрена как для организаций, финансируемых из федерального бюджета, так и для всех остальных организаций (ст. 325 ТК РФст. 33 Закона от 19 февраля 1993 г. № 4520-1постановление Конституционного суда России от 9 февраля 2012 г. № 2-П).

В коммерческих организациях порядок, размеры и условия выплаты таких компенсаций устанавливает работодатель. Поэтому во внутренних документах (коллективном и (или) трудовых договорах, Положении об отпусках и т. п.) можно предусмотреть любые условия компенсации. Это может быть и вариант оплаты проезда сотрудникам к месту отдыха только железнодорожным транспортом. Такой вывод следует из положений части 8статьи 325 Трудового кодекса РФ, абзаца 7 статьи 33 Закона от 19 февраля 1993 г. № 4520-1 и подтверждается письмом Минздравсоцразвития России от 15 февраля 2010 г. № 217-13. *

<…>

Сергей Разгулин, заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Новости по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка