Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Номер за пять минут

Подписка
Срочно заберите все!
№23
4 июня 2013 1149 просмотров

Какие карточки индивидуального учёта по страховым взносам и по доходам (НДФЛ) обязана вести организация по каждому работнику, которому начисляется доход за 2010, 2011, 2012г.??? Напишите,пожалуйста, название формы и, желательно, ссылку на саму форму по годам (слышала, что в каком-то году формы поменялись.

Работодатели обязаны вести учет начисленных страховых взносов и выплат отдельно по каждому работнику. Делать это можно в индивидуальной карточке, разработанной специалистами Пенсионного фонда РФ и ФСС России (она приведена в совместном письме этих фондов от 26 января 2010 г. № АД-30-24/691, от 14 января 2010 г. № 02-03-08/08-56П).

Образец заполнения карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов вы можете посмотреть перейдя по активной ссылке образец.

В настоящее время доходы граждан, выплаченные компанией, предоставленные вычеты и удержанный НДФЛ нужно фиксировать в налоговых регистрах произвольной формы. Впрочем, для этого вполне можно использовать старую форму карточки 1-НДФЛ, приведя ее в соответствие с текущими положениями Налогового кодекса РФ. Строго утвержденного бланка для отражения доходов граждан не разработано.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»

1.Статья: Карточка индивидуального учета страховых взносов

Работодатели обязаны вести учет начисленных страховых взносов и выплат отдельно по каждому работнику. Делать это можно в индивидуальной карточке, разработанной специалистами Пенсионного фонда РФ и ФСС России (она приведена в совместном письме этих фондов от 26 января 2010 г. № АД-30-24/691, от 14 января 2010 г. № 02-03-08/08-56П).*

Какую форму применять

Федеральный закон от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации…» (далее – Закон № 212-ФЗ) обязывает работодателей вести по каждому работнику индивидуальный учет начисленных страховых взносов и выплат, произведенных за счет внебюджетных фондов. При этом закон не устанавливает, как именно вести такой учет. По всей видимости, турфирмы могут разработать свою форму учета. Или воспользоваться карточкой, которую рекомендуют использовать специалисты Пенсионного фонда РФ и ФСС России.*

Учтите: форма карточки, разработанная чиновниками, не является обязательной. Однако она очень удобна. И мы рекомендуем вам воспользоваться именно такой формой.*

Как заполнить карточку

В шапке карточки указываются данные о турфирме (ее наименование, ИНН и КПП) и работнике (его Ф.И.О, страховой номер, ИНН, гражданство, дата рождения, наличие инвалидности, если она имеется).*

Начисленные работникам выплаты и суммы страховых взносов заносятся в таблицу. Учет всех сумм ведется отдельно за каждый месяц нарастающим итогом с начала календарного года.

Прежде всего в карточку заносятся выплаты, которые облагаются страховыми взносами. Затем отражаются суммы, не подлежащие обложению. Причем отдельно нужно указать, к примеру, суммы выплат по договорам гражданско-правового характера, на которые не начисляются взносы в ФСС России, и отдельно взносы, не облагаемые страховыми взносами вовсе (скажем, суммы компенсаций, пособий, материальной помощи в размере до 4000 руб. в год и пр.). Далее фиксируется сумма выплат, которая не облагается взносами, так как превышает максимальный размер (415 000 руб.).

После этого определяется база для начисления страховых взносов отдельно по каждому фонду и рассчитывается сумма взносов – опять же отдельно по каждому фонду. В конце таблицы указывается сумма пособий, начисленных работнику за счет средств соцстраха (по временной нетрудоспособности и в связи с материнством).

Округление взносов

В карточке индивидуального учета страховых взносов чиновники рекомендуют отражать суммы в рублях и копейках. Однако пункт 7 статьи 15 Закона № 212-ФЗ требует перечислять страховые взносы во внебюджетные фонды в рублях. При этом сумма страховых взносов менее 50 копеек отбрасывается, а сумма 50 копеек и более округляется до полного рубля.

Минздравсоцразвития России в приказе от 18 ноября 2009 г. № 908н (относительно порядка начисления и уплаты взносов по социальному страхованию) указывает, что работодатели должны вести учет данных сумм на соответствующих балансовых счетах, предусмотренных планами счетов бухгалтерского учета. Таким образом, для отражения страховых взносов в учете турфирмы следует использовать счет 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению». При этом сумму взносов, подлежащую перечислению во внебюджетные фонды, надо отражать в полных рублях, а суммы начисленных и выплачиваемых пособий – в рублях и копейках.

Пример

Туроператор «Солнечный берег» (применяет общий режим налогообложения) заполнил карточку на менеджера Азизову Аллу Степановну, с которой заключен трудовой договор. Ее оклад по договору – 12 000 руб. (см. образец заполнения карточки).

И. Н. Елисова, ведущий эксперт журнала «Учет в туристической деятельности»

Журнал «Учет в туристической деятельности», №4, апрель 2010

2.Статья: 18.4 Отчетность по НДФЛ

По налогу на доходы физических лиц предусмотрено три отчетные формы: 1-НДФЛ (назовем ее по-старому), 2-НДФЛ и 3-НДФЛ. Две из этих форм – 1-НДФЛ и 2-НДФЛ – заполняют бухгалтерии компаний, которые выплачивают доходы физическим лицам. Поэтому остановимся на них подробнее.

Внимание: в настоящее время доходы граждан, выплаченные компанией, предоставленные вычеты и удержанный НДФЛ нужно фиксировать в налоговых регистрах произвольной формы. Впрочем, для этого вполне можно использовать старую форму карточки 1-НДФЛ, приведя ее в соответствие с текущими положениями Налогового кодекса РФ*

18.4.1 Налоговая карточка по учету доходов и налога на доходы физических лиц

Все доходы, которые ваша компания выплачивает работникам, надо отражать в отдельном налоговом регистре для расчета НДФЛ. Причем Налоговый кодекс РФ требует от вас разработать учетный бланк самостоятельно. В частности, это написано в обновленной статье 230 кодекса.*

Конечно, и прежде чиновники разрешали использовать в работе собственные версии карточки 1-НДФЛ. Ведь строго утвержденного бланка так и не появилось, а был лишь рекомендованный от 2003 года. Теперь же сформировать свой регистр для расчета НДФЛ не только можно, но и нужно!*

Назначение формы, само собой, не изменилось. В ней вы будете в течение года собирать всю информацию о доходах человека, предоставленных ему налоговых вычетах, суммах удержанного НДФЛ. И именно отсюда вы потом возьмете данные для заполнения годовой справки по форме 2-НДФЛ. Смотрите готовый образец.*

Но учтите, что если инспекторы придут к вам с проверкой и не увидят карточек по НДФЛ, компанию могут оштрафовать по статье 120 Налогового кодекса РФ за отсутствие регистров налогового учета. Размер денежного наказания колеблется от 10 000 до 30 000 руб.*

Безусловно, никто не запрещает взять за основу устаревшую версию карточки 1-НДФЛ и подстроить ее под новые правила. Главное, чтобы ваш бланк регистра отвечал требованиям статьи 230 Налогового кодекса РФ. Именно там названы реквизиты, которые должны быть в карточке обязательно.

Сведения о работнике и его статус. В старом регистре 1-НДФЛ был второй раздел, куда вы заносили все данные человека, получившего от вашей организации доход. Это и Ф. И.О. сотрудника, и его ИНН, и адрес постоянного места жительства, и паспортные данные. Там же вы отражали налоговый статус работника – резидент (код 1) или нерезидент (код 2).

Ведь от этого зависит ставка, по которой вы удерживаете налог, например, с обычной зарплаты – 13 процентов в первом случае и 30 процентов во втором.

Так вот, те же самые сведения вам теперь надо прописать и в новом регистре. Поэтому проще всего скопировать весь раздел из прежней карточки 1-НДФЛ в новый бланк. Добавьте лишь еще один вид статуса, который может быть у кого-либо из ваших сотрудников, – это высококвалифицированный иностранный специалист. Ему присвойте код 3.

И не забудьте, что доходы такого особого работника облагаются по ставке 13 процентов независимо от того, сколько времени он пробыл в нашей стране.*

Виды доходов и предоставленных вычетов. Естественно, главными составляющими при расчете налоговой базы по НДФЛ являются суммы выплаченных доходов и предоставленных вычетов. Но чтобы различать такие показатели по видам, заносите их в карточку под соответствующим кодом. Вам это действие наверняка уже знакомо. Просто теперь Налоговый кодекс закрепил его в числе обязательных.

Все существующие на сегодня коды доходов и налоговых вычетов вы найдете в справочниках, утвержденных приказом ФНС России от 17 ноября 2010 г. № ММВ-7-3/611@. А вообще всегда берите те коды, которые действуют на дату выплаты дохода или предоставления вычета соответственно. Это сотрудники ФНС России пояснили еще в письме от 8 августа 2008 г. № 3-5-04/379@.

Сумма дохода и дата его выплаты. В регистре по НДФЛ вам обязательно теперь показывать не только сумму дохода, которую получил от вашей компании человек, но и дату ее реальной выплаты. Для последнего показателя стоит ввести отдельную графу.

И вот что важно. Дата выплаты дохода работнику не всегда будет попадать на тот месяц, за который вы отражаете такую сумму в карточке. Ведь для разных видов выплат действуют свои правила: с каких-то вы удерживаете НДФЛ сразу по факту начисления, а с каких-то только после того, как сотрудник получил деньги. Памятку на этот счет смотрите ниже.

Так вот, сумму дохода заносите в налоговый регистр в том месяце, которому она соответствует согласно правилам Налогового кодекса РФ. А рядом с этой суммой ставьте дату, когда вы реально выплатили человеку такой доход. Даже если это произошло в другом месяце.

Почему так важна эта дата? Все просто. Отталкиваясь от нее, налоговым инспекторам легче определить срок, в который вы обязаны были перечислить НДФЛ в бюджет. Для вашего удобства в таблице ниже мы показали, от какой даты зависит день уплаты налога в разных ситуациях. В основном именно от даты выплаты дохода.

Единственное исключение здесь – ситуация, когда деньги вы выплачиваете из кассы, предварительно сняв их в банке. Тогда может получиться так, что НДФЛ вы перечислите в бюджет даже раньше, чем человек получит сумму на руки.

Информация об удержанном и уплаченном НДФЛ. Закон требует фиксировать даты, когда вы удержали НДФЛ с дохода работника (по сути в день выплаты такого дохода) и когда вы перечислили этот налог в бюджет. И в том и другом случае вы покажете еще и соответствующие суммы налога.

Чтобы инспекторы знали наверняка, что сроки уплаты НДФЛ вы не нарушили, в регистре теперь надо отображать дату и номер платежного поручения. Того, по которому вы направили сумму налога в бюджет.

Реквизиты платежки тоже стали обязательным элементом в регистре по НДФЛ. Все для того, чтобы инспекторы быстро определили, штрафовать компанию по статье 123 кодекса за несвоевременное перечисление налога или нет. С компании-нарушителя, напомним, могут взыскать 20 процентов от не уплаченной вовремя суммы.

Какие еще графы важно внести в бланк. Само собой, Налоговый кодекс не ограничивает содержание учетной карточки по НДФЛ лишь теми данными, которые названы в статье 230. Помимо них вы можете свободно включить в бланк и другие сведения. В частности, о компании как о налоговом агенте. Главное, чтобы вам было удобно.

Советуем вам предусмотреть в бланке поля, где вы будете отражать следующие сведения.

1. Сумма дохода с прошлой работы

Чтобы вы всегда могли безошибочно определить сумму предоставляемых налоговых вычетов, добавьте в карточку графу, куда вы впишете доход с предыдущего места работы человека. Это на тот случай, если новый сотрудник появится в вашей компании в середине года. Ведь доход для стандартных вычетов вы определяете нарастающим итогом с начала года.

Однако если человек трудится по совместительству в другой организации, тогда доходы с такого места работы вам показывать в своей карточке не надо. Ведь налоговым агентом в отношении этих сумм вы уже не являетесь. Налог с них уплатит тот, другой, работодатель (п. 3 ст. 226 НК РФ).

2. Основания для предоставления вычетов

Введите в бланке строки, где можно будет сослаться на документы, на основании которых вы предоставили работнику стандартные или имущественный вычеты. Так вы сумеете легко проконтролировать, кому из сотрудников они положены и в какой сумме их можно предоставить.

Реквизиты уведомления о праве человека на имущественный вычет стоит выделить отдельной графой.

Когда перечислять НДФЛ в бюджет

В какой форме выплачен доход День, когда НДФЛ надо перечислить в бюджет (п. 6 ст. 226 НК РФ)
Деньги перечислены на счет физического лица в банке В день перечисления денег на банковский счет физического лица
Деньги выданы из кассы за счет средств, полученных в банке В день, когда средства для выплаты дохода получены в банке
Деньги выданы из кассы за счет полученной выручки Не позднее следующего дня после выплаты дохода из кассы
Доход выплатили в натуральной форме (например, подарки дороже 4000 руб.) Не позднее дня, следующего за днем удержания налога из ближайших денежных выплат
Материальная выгода Не позднее дня, следующего за днем удержания налога из ближайших денежных выплат. Отсчет ведется после того, как сотрудник полностью или частично возвращает заемные средства

3. Сумма вычетов, предоставленных в действительности

Удобнее показывать в форме налоговые вычеты, которые причитаются и которые вы предоставили человеку на самом деле. Скажем, сумма стандартных вычетов по какой-то причине превысила доход сотрудника в текущем месяце. Тогда разницу в суммах, которой не воспользовался человек в этом периоде, вы перенесете на следующий месяц. Только не забудьте, что это правило работает в пределах одного календарного года.

Зарплата – 2013

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка