Журнал, справочная система и сервисы
№4
Февраль

В свежем «Главбухе»

Осторожнее с вычетами НДС по командировочным и подотчетным

Подписка
Подарки и скидки здесь!
№4
5 июня 2013 58 просмотров

Я получила Ваш ответ на заданный мною вопрос, к сожалению ответ меня не удовлетворил, прочить то что Вы написали, я и сама прочла в налоговом кодексе,Мне нужно было мнение специалиста, что можно еще добавить к НК по данному вопросу, так ка мнение главного бухгалтера и директора разошлись в вопросе надоли оформлять командировку когда сотрудник направляется в тихвин или выборг или тому подобные пригороды СПб с остановкой в гостинице, т.е не имеет возможности вернуться в СПб за один день, хотя сотрудник по договору имеет разъездной характер работы.

Служебные поездки сотрудника, работа которого носит разъездной характер, нельзя считать командировками (ст. 166 ТК РФ, п. 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Тот факт, что сотрудник едет из города, в котором он обычно работает, в другой город-пригород, где останавливается в гостинице, так как не имеет возможности вернуться обратно в тот же день, значения не имеет. В данном случае поездки сотрудника признаются поездками, связанными с его разъездной работой.

Если же работнику будет установлено, что служебные поездки осуществляются только в одном субъекте РФ, то направление работника за его пределы при проведении инспекционной проверки может быть признано служебной командировкой, что влечет за собой оформление всех законодательно установленных документов. В этом случае служебная командировка будет являться такой поездкой, которая выходит за пределы территории, указанной в договоре, или же такой поездкой, которая не является трудовой обязанностью, выполняемой работником ежедневно.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»

1.Ситуация:Как оформить поездки сотрудника, который живет и работает в одном регионе, но при этом несколько раз в год приезжает отчитываться в организацию, расположенную в другом регионе: как командировки или как поездки, связанные с его разъездной работой. Обязанности сотрудника связаны с разъездами по региону

Командировкой признается разовая поездка сотрудника на определенный срок, в которой он выполняет служебное поручение вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

Разъездной характер носят работы, при которых:

  • у сотрудника нет неподвижного рабочего места;
  • большая часть рабочего времени проходит в поездках (перемещениях).

К работам с разъездным характером относятся работы, которые:

  • происходят в пути;
  • предполагают постоянные разъезды;
  • выполняются в полевых условиях.

Это следует из положений статьи 168.1 Трудового кодекса РФ.

Служебные поездки сотрудника, работа которого носит разъездной характер, нельзя считать командировками (ст. 166 ТК РФ, п. 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Тот факт, что сотрудник едет из одного региона, в котором он обычно работает, в другой регион, где расположена организация, значения не имеет. В данном случае поездки сотрудника с целью отчета перед организацией признаются поездками, связанными с его разъездной работой. Оплачивать их нужно по правилам статьи 168.1 Трудового кодекса РФ.

При этом оговорка о разъездном характере работы является обязательным условием трудового договора с сотрудником (абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

Если такая оговорка отсутствует, в трудовой договор с сотрудником нужно внести изменения (ст. 74 ТК РФ).

С.В. Разгулин

заместитель директора департамента налоговой

и таможенно-тарифной политики Минфина России

2. Статья:4.6 Выплаты сотрудникам, чья работа носит разъездной характер

Есть такие должности и профессии, которые предполагают и офисную работу, и служебные поездки (в том числе за пределы города). То есть речь можно вести равно как о периодических командировках, так и о разъездном характере работы.

Например: менеджеры по продажам, специалисты по наладке оборудования и настройке компьютеров, судебные юристы. Служебные поездки таких работников происходят периодически и в то же время входят в повседневные должностные обязанности.

4.6.1 В чем отличие командировок от разъездной работы

Итак, у вас есть выбор: либо каждый раз, когда речь идет о поездках в другой город, оформлять их как командировки, либо с самого начала связать обязанности таких сотрудников с разъездной работой. Статья 168.1 Трудового кодекса предоставляет вам в этом вопросе полную свободу. Никаких ограничений в том, кому можно установить разъездной характер работ, в законе не содержится. То есть вы вправе сами для себя определить такой перечень работ, профессий и должностей, закрепив его в коллективном договоре, отдельном соглашении или любом другом локальном нормативном акте. Преимущества разъездной работы над командировками вы увидите в таблице ниже.

Кстати, если при переводе сотрудника в категорию должностей с разъездным характером работы у него возникнут вопросы, можете воспользоваться информацией из таблицы ниже. Там вы найдете выгодные для него (да и для вас тоже) отличия обычных командировок от разъездных работ.

4.6.2 Как оформить разъездной характер работ

Необходимый список сотрудников, работа которых носит разъездной характер, лучше утвердить приказом руководителя вашей организации (см. образец). В этом же документе можно прописать размеры и порядок возмещения расходов, связанных с поездками. Само собой, включать ту или иную позицию в перечень стоит, если это действительно обоснованно.

Удостоверьтесь, что частые разъезды работника входят в его обязанности и прямо прописаны в его должностной инструкции. Но главное, чтобы условие о поездках было предусмотрено в трудовом или коллективном договоре. Этого требует статья 57 Трудового кодекса РФ. Если такая оговорка отсутствует, внесите в договор изменения или составьте дополнительное соглашение.

Чем оплата разъездной работы выгоднее командировочных при уплате налого

Выплаты Командировки Разъездная работа
НДФЛ
Подтвержденные расходы на проезд и проживание Удерживать не нужно Удерживать не нужно
Суточные Не облагаются НДФЛ лишь в пределах норм, установленныхпунктом 3 статьи 217 НК РФ:
– 700 руб. для командировок по России;
– 2500 руб. для зарубежных поездок
Не облагаются НДФЛ в пределах норм, утвержденных руководителем компании
Иные затраты, связанные с поездками Перечень расходов, с которых не удерживается налог, ограничен (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ) Не нужно удерживать с любых затрат, перечень которых прописан в трудовом или коллективном договоре либо в ином другом локальном акте
Страховые взносы в ПФР, ФСС РФ и медстрах
Подтвержденные расходы на проезд и проживание Начислять не нужно Начислять не нужно
Суточные Начислять не нужно Начислять не нужно
Прочие затраты Установлен закрытый перечень выплат, не облагаемых страховыми взносами. Он прописан в пункте 2статьи 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ Не нужно начислять по любым затратам, перечень которых прописан в трудовом или коллективном договоре либо в ином другом локальном акте. Кроме того, в должностной инструкции работника должно быть указано, что его работа носит разъездной характер
Взносы на страхование от несчастных случаев
Подтвержденные расходы на проезд, проживание, суточные и другие затраты Установлен закрытый перечень выплат, не облагаемых страховыми взносами. Он прописан в пункте 1статьи 20.2 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ Не нужно начислять по любым затратам, перечень которых прописан в трудовом или коллективном договоре либо в ином другом локальном акте

Ситуация: нужно ли при разъездной работе составлять командировочные приказы и удостоверения

Нет, не нужно. Отрадно, что для возмещения разъездных расходов вам придется оформлять значительно меньше документов, чем для оплаты командировочных. В частности, не надо составлять служебное задание, приказ о командировке и командировочное удостоверение. Правда, вместо этого все равно должны быть какие-то документы, которые позволяли бы проследить маршрут и цели поездок. К примеру, журналы учета поездок, маршрутные листы, справки-расчеты суточных. Формы таких бумаг, периодичность и порядок их заполнения вы можете утвердить самостоятельно. Только помните об обязательных реквизитах, которые должны быть в любом первичном документе.

От сотрудников же требуйте стандартный «командировочный» набор бумаг:

  • авиа-, железнодорожные, автобусные билеты и т. д.;
  • гостиничные счета, счета-фактуры, акты, кассовые чеки, подтверждающие оплату наемного жилья;
  • копию загранпаспорта (при поездках за границу);
  • документы, подтверждающие цель поездок (проекты договоров, программы встреч).

Авансовый отчет с работника после каждой поездки можете не требовать. В том же коллективном или трудовом договоре стоит закрепить, как часто необходимо отчитываться по расходам на поездки. Пожалуй, раз в месяц будет достаточно, чтобы вы смогли вовремя рассчитать сумму компенсации и выплатить ее, допустим, вместе с зарплатой.

4.6.3 Правила уплаты налогов и взносов

«Разъездному» работнику нужно возместить следующие виды затрат:

  • расходы на проезд;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • суточные;
  • прочие расходы, которые сотрудник согласовал с компанией.

Такой перечень прямо прописан в статье 168.1 Трудового кодекса РФ. И как видите, он совпадает со списком затрат, возмещаемых командированному сотруднику (ст. 168 того же кодекса).

НДФЛ. Оформив поездку в рамках разъездной работы, вам не нужно будет удерживать НДФЛ со всей суммы суточных, выплаченных сотруднику. Конечно, при условии, что размер такой компенсации не вышел за нормативы, установленные в коллективном или трудовом договоре. Это подчеркнули и чиновники из Минфина в письме от 4 сентября 2009 г. № 03-04-06-01/230.

А вот к «командировочным» суточным вам придется применять строго утвержденные законом нормы и следить за тем, чтобы выданные суммы их не превысили. Иначе с излишков надо будет удержать НДФЛ. Напомним: лимиты есть в пункте 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ. На сегодняшний день это 700 руб. для поездок по стране и 2500 руб. – для загранкомандировок.

Страховые взносы. Что касается страховых взносов, то их начислять не нужно ни с командировочных, ни с «разъездной» компенсации. Правда, для первых есть одна оговорка. Сотрудники фондов придерживаются мнения, что взносами не облагаются только командировочные расходы, прямо перечисленные в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ. То есть их перечень закрыт.

В частности, помимо привычных суточных и расходов на проезд и проживание сюда входят сборы за услуги аэропортов и комиссионные, затраты на провоз багажа, оформление виз и служебного загранпаспорта. А вот, к примеру, о стоимости медстраховки, к сожалению, ничего не сказано. Поэтому, если вы не хотите вступать в конфликт с проверяющими, с выплат, которых в списке нет, лучше начислите взносы.

Для разъездной же работы нет никаких ограничений. Любые виды компенсаций не облагаются страховыми взносами (безусловно, если есть пункт в коллективном или трудовом договоре, а также если разъездной характер работы прописан в должностной инструкции сотрудника). Это прямо предусмотрено Законом № 212-ФЗ – в подпункте «и»пункта 2 части 1 статьи 9, и чиновники с этим не спорят.

Взносы на страхование от несчастных случаев. Здесь действует тот же порядок, что и при расчете страховых взносов.

Ситуация: помимо компенсации за разъездную работу, руководство компании установило для сотрудников надбавку за особые условия труда. Нужно ли в таком случае рассчитывать «зарплатные» налоги?

Да, нужно. Подобные стимулирующие суммы уже являются составной частью заработной платы. Ранее на это указали чиновники Минфина России в письме от 18 августа 2008 г. № 03-03-05/87. А раз так, то надбавки в отличие от компенсаций облагаются НДФЛ и страховыми взносами.

Налог на прибыль. Стоимость проезда и проживания учитывается при расчете налога на прибыль в полной сумме на основании представленных сотрудником документов. При разъездном характере работ они включаются в состав расходов на оплату труда (ст. 255 НК РФписьмо Минфина России от 1 июня 2007 г. № 03-03-06/1/358).

При выплате суточных разъездному работнику в расходы при расчете налога на прибыль можно включить всю сумму суточных – в размерах, установленных в локальном нормативном акте, коллективном или трудовом договоре (ст. 255 НК РФписьмо Минфина России от 1 июня 2007 г. № 03-03-06/1/358). Напомним, что суточные выдаются за каждый день поездки.

При разъездном характере работ можно списать и прочие расходы. Главное, чтобы возмещение этих расходов было предусмотрено в локальном нормативном акте, коллективном или трудовом договоре (ст. 168.1 ТК РФ). В этом случае у компании есть все основания, чтобы в полной сумме отразить их при расчете налога на прибыль в расходах на оплату труда в составе компенсационных выплат (ст. 255 НК РФ). Минфин России подтвердил это в письме от 1 июня 2007 г. № 03-03-06/1/358.

<…>

ЗАРПЛАТА – 2013

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Вы уже перешли на онлайн-кассы?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка