Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

График отпусков '2017 — как составить с учетом новых сроков отчетности

Подписка
Срочно заберите все!
№23
11 июня 2013 65 просмотров

Имеется договоренность с сотрудником о выплате ему компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях. Нужно ли собирать чеки на бензин и составлять авансовые отчеты? Если сумма по чекам окажется меньше, чем сумма оговоренной компенсации (1200) нужно выплачивать фактическую сумму или полностью 1200,00?

Основаниями для выплаты компенсации являются приказ руководителя организации (в нем должна быть оговорена фиксированная сумма и порядок использования автомобиля) и табель учета рабочего времени (в нем отражено количество дней, за которые сотруднику положена компенсация). Порядок и размер возмещения расходов на использования личного автомобиля сотрудника можно установить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему).

Однако при проведении проверок налоговые инспекции могут потребовать предъявления путевых листов на личные машины. Путевые листы подтверждают фактическое использование личного автомобиля для служебных поездок. Поэтому, чтобы избежать претензий со стороны проверяющих, путевые листы лучше оформлять.

Так как в размерах компенсации, установленных законодательством РФ, учтено возмещение полного объема возникающих в процессе эксплуатации автомобиля затрат (износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт) сумма по кассовым чекам предъявленных сотрудником могут быть меньше установленной суммы. Таким образом, если месяц, за который сотруднику положена компенсация, отработан полностью, выплачивайте установленную сумму 1200 рублей.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах рекомендаций «Системы Главбух».

1.Рекомендация: Как выплатить и отразить в бухучете компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника

Использовать личный автомобиль сотрудника можно не только на основании договора аренды транспортного средства, но и выплачивая специальную компенсацию.* Такая возможность предусмотрена статьей 188 Трудового кодекса РФ.

Кому положена компенсация*

Компенсацию за использование личного автомобиля выплатите тем сотрудникам, чья работа связана со служебными поездками. Список таких сотрудников должен определить руководитель организации. А разъездной характер их работы должен быть зафиксирован в должностных инструкциях, трудовых договорах и т. п.

Помимо компенсации за использование личного имущества, статья 188 Трудового кодекса РФ обязывает организацию возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией. Порядок и размер возмещения этих расходов тоже можно установить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему).

Документальное оформление

Выплату компенсации за использование личного автомобиля можно предусмотреть в специальном пункте трудового договора или в дополнительном соглашении к нему.*

<…>

Начисление компенсации

Компенсацию начисляйте ежемесячно в твердой сумме независимо от количества календарных дней в месяце. За время, когда сотрудник находился в отпуске, командировке или болел, компенсацию не выплачивайте.

Чтобы обосновать начисление компенсации, потребуйте от сотрудника:*

  • копию технического паспорта автомобиля (свидетельства о регистрации автомобиля);
  • копию доверенности (если сотрудник управляет автомобилем по доверенности).

Такие требования предусмотрены в письмах Минфина России от 21 июля 1992 г. № 57 и от 15 сентября 2005 г. № 03-03-04/2/63, МНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419.

Ситуация: нужно ли для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника потребовать от него предъявить путевые листы

Да, нужно.*

По общему правилу путевой лист легкового автомобиля является первичным документом по учету работы автотранспорта и основанием для начисления зарплаты водителю (раздел 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78).

Основанием для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника является приказ руководителя, в котором предусматриваются размеры такой компенсации (п. 3 письма Минфина России от 21 июля 1992 г. № 57). Для получения денег сотрудник должен представить в бухгалтерию копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке (п. 4 письма Минфина России от 21 июля 1992 г. № 57). При этом, исходя из разъяснений, приведенных в данном письме, путевые листы для выплаты компенсации не требуются.

Вместе с тем, представители контролирующих ведомств считают, что путевые листы нужны для подтверждения фактического использования личного автомобиля для служебных поездок и обоснованности понесенных расходов. Такое подтверждение необходимо для того, чтобы организация могла:*

Аналогичные выводы следуют, в частности, из писем Минфина России от 13 апреля 2007 г. № 14-05-07/6, от 15 сентября 2005 г. № 03-03-04/2/63, УФНС России по г. Москве от 4 марта 2011 г. № 16-15/020447. Некоторые суды придерживаются аналогичной позиции (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 февраля 2006 г. № А66-7112/2005).

Главбух советует:* есть аргументы, позволяющие не оформлять путевые листы для целей налогообложения

Нормы Налогового кодекса РФ не содержат требований об обязательном оформлении путевых листов. Чтобы организация могла не удерживать НДФЛ с суммы компенсации, а также учесть эту выплату при расчете налога на прибыль (единого налога при упрощенке), необходимы документы:

  • подтверждающие необходимость автомобиля для служебных поездок сотрудника;
  • свидетельствующие о принадлежности автомобиля данному сотруднику;
  • обосновывающие расчет суммы компенсации;
  • подтверждающие фактическое использование автомобиля в интересах организации и осуществление расходов.

Следовательно, подтвердить компенсацию и обосновать ее сумму можно иными документами (приказ руководителя, заверенная копия техпаспорта автомобиля, должностные инструкции сотрудников).

Данный подход подтверждается арбитражной практикой (см., например, постановления ФАС Московского округа от 19 декабря 2011 г. № А40-152815/10-116-694, Центрального округа от 10 апреля 2006 г. № А48-6436/05-8).

Таким образом, при отсутствии путевых листов организация может рассчитывать на поддержку в арбитражном суде. Если же вы хотите избежать претензий со стороны проверяющих, путевые листы лучше оформить.

<…>

Нина Ковязина, заместитель директора

департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

2.Рекомендация: Как учесть при налогообложении расходы на выплату компенсации за использование личного автомобиля сотрудника. Организация применяет общую систему налогообложения

НДФЛ: общий порядок

Компенсационные выплаты (компенсация за использование автомобиля и суммы возмещения расходов, связанных с его использованием) не облагаются НДФЛ в пределах норм, установленных действующим законодательством* (п. 3 ст. 217 НК РФ, ст. 188 ТК РФ).

НДФЛ: нормы

Ситуация: обязана ли организация применять нормы, предусмотренные постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92, при расчете НДФЛ с компенсации за использование личного автомобиля

Нет, не обязана.*

От НДФЛ освобождены все виды компенсационных выплат (в пределах норм), установленных в соответствии с законодательством и связанных с исполнением трудовых обязанностей (п. 3 ст. 217 НК РФ). Главой 23 Налогового кодекса РФ нормы компенсации за использование личного автомобиля сотрудника не установлены. Поэтому в данной ситуации организации следует руководствоваться положениями Трудового кодекса РФ.

Статья 188 Трудового кодекса РФ, которая обязывает организацию выплатить сотрудникам компенсации за использование личного имущества, не содержит никаких ограничений в отношении их размеров. В ней сказано лишь, что размер возмещения расходов, связанных с использованием имущества сотрудника, определяется по соглашению сторон трудового договора. Таким образом, компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника не нужно облагать НДФЛ в пределах суммы, указанной в письменном соглашении между сотрудником и работодателем.

При этом организация должна документально подтвердить обоснованность назначения и размер компенсации за использование личного автомобиля сотрудника, а также факт осуществления им расходов. В частности, нужно иметь документы:*

  • подтверждающие необходимость организации в использовании автомобиля сотрудника;
  • свидетельствующие о принадлежности автомобиля данному сотруднику (например, копию паспорта транспортного средства (ПТС));
  • обосновывающие расчет суммы компенсации (например, приказ о назначении компенсации). Размер компенсации определяйте применительно к каждому сотруднику исходя из марки и цены топлива за литр, расхода топлива на 100 км, количества рабочих дней в месяце, пробега автомобиля;
  • подтверждающие фактическое использование автомобиля в интересах организации (например, приказы, путевые листы);
  • авансовые отчеты, кассовые чеки и т. д.

Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 28 июня 2012 г. № 03-03-06/1/326, от 24 марта 2010 г. № 03-04-06/6-47, от 23 декабря 2009 г. № 03-04-07-01/387 (доведено до сведения налоговых инспекций письмом ФНС России от 27 января 2010 г. № МН-17-3/15).

Подтверждает указанный подход арбитражная практика (см., например, постановления Президиума ВАС РФ от 30 января 2007 г. № 10627/06, ФАС Уральского округа от 18 марта 2008 г. № Ф09-511/08-С2, Северо-Кавказского округа от 17 апреля 2007 г. № Ф08-4799/2006, Поволжского округа от 19 августа 2008 г. № А06-6865/07, от 10 апреля 2007 г. № А72-7503/06-7/283, Северо-Западного округа от 23 января 2006 г. № А26-6101/2005-210).

<…>

Страховые взносы

Нормы, установленные законодательством, также нужно учесть при расчете:*

  • взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование;
  • взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

В их пределах компенсация за использование личного автомобиля сотрудника страховыми взносами не облагается* (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

<…>

Налог на прибыль: нормирование

Компенсация за использование личного легкового автомобиля сотрудника для служебных поездок уменьшит налогооблагаемую прибыль только в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92. Компенсация в пределах норм включается в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией* (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Нормы расходов на выплату компенсаций установлены в зависимости от объема двигателя легкового автомобиля. Если объем двигателя меньше 2000 куб. см (включительно), то норма компенсации составит 1200 руб. в месяц. Если объем двигателя свыше 2000 куб. см – 1500 руб. в месяц. Для мотоциклов ежемесячная норма компенсации установлена в размере 600 руб.

Суммы компенсаций, превышающие нормативы, установленные постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92, нельзя включить в расходы*. Следовательно, они не уменьшают налогооблагаемую прибыль (п. 38 ст. 270 НК РФ). В бухучете сумма компенсации признается в расходах в полной сумме. Из-за этого возникнут постоянная разница и постоянное налоговое обязательство (п. 4 и 7 ПБУ 18/02).

<…>

Нина Ковязина, заместитель директора

департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

3.Статья: Если работник использует личный автомобиль

Если в фирме торговые представители или менеджеры используют собственный транспорт в служебных целях и соответственно им компенсируется часть затрат на обслуживание автомобиля, удерживать НДФЛ с данных сумм не надо. Таково мнение чиновников. Причем ситуация не меняется, если автомобиль зарегистрирован не на самого работника. Подробности – в статье.

Компенсация за использование личного автомобиля

При использовании в служебных целях автомобиля работника работодатель должен компенсировать его затраты. При этом сотрудник может получить компенсацию за эксплуатацию машины, износ (амортизацию), а также возмещение расходов, связанных с ее использованием (ст. 188 Трудового кодекса РФ). Размер компенсации определяется письменным соглашением сторон и зависит от интенсивности использования автомобиля (износа, затрат на ГСМ, технического обслуживания и пр.).

Для документального подтверждения расходов на компенсацию требуются:*

  • трудовой договор или дополнительное соглашение к нему;
  • документы, подтверждающие необходимость использования личного автомобиля работника в служебных целях (например, должностная инструкция);
  • копия свидетельства о регистрации транспортного средства;
  • копия технического паспорта транспортного средства;
  • приказ руководителя, в котором указывается размер компенсации;
  • платежные документы (чеки, квитанции, накладные) на покупку ГСМ, а также на оплату других расходов, связанных с использованием работником личного автомобиля в служебных целях;
  • путевые листы для учета служебных поездок.

Налог на прибыль

При подготовке приказа о компенсационной выплате за использование личного автомобиля следует обосновать необходимость таких выплат характером работы сотрудника.

Данная компенсация уменьшает базу по налогу на прибыль на основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Но только в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92 (приведены в таблице 1). Сумма превышения компенсации над указанной нормой при исчислении налога на прибыль в расходах не учитывается (п. 38 ст. 270 Налогового кодекса РФ). Компенсация включается в состав расходов на дату перечисления работнику денег с расчетного счета или выплаты из кассы (подп. 4 п. 7 ст. 272 Налогового кодекса РФ).

Компенсация выплачивается один раз в месяц независимо от количества в нем календарных дней. Однако она не начисляется за время нахождения работника в отпуске, командировке, невыхода его на работу вследствие временной нетрудоспособности, а также в других случаях, когда личный автомобиль не эксплуатируется.

Например, работник может использовать личный автомобиль для служебных поездок неполный месяц, если он берет отпуск. Тогда и фактические расходы на его использование за эти дни будут значительно меньше, чем при эксплуатации машины в течение всего месяца.* Следовательно, такие компенсационные выплаты должны быть меньше нормы (письмо Минфина России от 15 сентября 2005 г. № 03-03-04/2/63). При этом размер компенсации рассчитывается пропорционально количеству отработанных дней в месяце.

<…>

Журнал «Учет в торговле», №7, июль 2012

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Новости по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка