Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Перемены в работе, которые готовят чиновники и законодатели

Подписка
Срочно заберите все!
№24
13 июня 2013 16 просмотров

Руководитель своим Распоряжением разрешает работнику (подотчетному лицу) оплатить из собственных средств юр.лицу сумму по предъявленному счету. Это распоряжение возникло в связи с тяжелым финансовым положением, а оплату юр. лицу произвести необходимо.Вопрос: Достаточно ли только Распоряжения для проведения данной операции? В каком размере имеет право работник оплачивать со своих собственных средств?Заранее благодарим за помощь!

 Ситуация когда работник (подотчетное лицо) приобретает имущество за свои деньги, а затем ему компенсируют расходы, вполне допустима. Здесь необходим авансовый отчет. Также понадобиться подтверждение, что сотрудник израсходовал деньги на выполнение задания, порученного организацией (приказ, распоряжение) и наличие подтверждающих документов (например, кассовые чеки).

Если сотрудник использует подотчетные суммы для расчетов по договорам, которые он заключает от имени организации по доверенности (или по уже заключенным договорам), лимит расчетов наличными деньгами должен соблюдаться. Максимальный размер расчетов наличными деньгами составляет 100 000 руб. При оплате товаров (работ, услуг) с помощью корпоративной карты соблюдать лимит расчетов, установленный Банком России (100 000 руб.), не нужно.

Также возможно оформить эту операцию как исполнение обязательств третьим лицом. Такие расчеты будут правомерны. Организация-должник для исполнения своих обязательств перед Поставщиком может попросить (составив письмо, соглашение) третье лицо закрыть свою задолженность перед Поставщиком..Основанием для расчетов будет служить платежное поручение, полученное от третьего лица. В нем должно быть подробно расписано назначение платежа: по какому документу и за какую организацию перечисляется оплата.

За счет собственных средств сотрудник может оплачивать любую сумму.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»

1.Рекомендация: Как возместить сотруднику перерасход денег, выданных под отчет

При проверке авансового отчета может быть выявлено, что сотрудник израсходовал денег больше, чем ему было выдано. Если перерасход обоснован, то организация должна его возместить (ст. 22 ТК РФ, указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55).*

Обоснованный перерасход

Перерасход можно считать обоснованным, если выполнены такие условия:*

  • сотрудник израсходовал деньги на выполнение задания, порученного организацией (как правило, оно указывается в приказе руководителя о выдаче денег под отчет);
  • сотрудник предъявил документы, подтверждающие наличие перерасхода (например, кассовые чеки).

Если одно из указанных условий не выполняется, деньги сотруднику можно не возмещать. Таковы требования указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

Компенсация перерасхода из кассы

Суммы, которые сотрудник израсходовал сверх полученных под отчет, выдайте ему из кассы. Для этого оформите расходный кассовый ордер формы № КО–2. Номер и дату этого документа укажите в строке авансового отчета «Перерасход выдан по кассовому ордеру». Это предусмотрено в указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

При выдаче денег из кассы в счет компенсации перерасходованной суммы сделайте проводку:

Дебет 71 Кредит 50
– возмещены сотруднику расходы, превышающие сумму, выданную ранее под отчет.

Компенсация перерасхода на зарплатную карту

Ситуация: можно ли возместить сотруднику перерасход подотчетных сумм на ту же банковскую карту, на которую перечисляется его зарплата *

Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит.

В бланке авансового отчета предусмотрена только одна форма возмещения перерасходованных подотчетных сумм – наличными деньгами. Такое же мнение было высказано Банком России в письме от 18 декабря 2006 г. № 36-3/2408.*

В то же время в письме от 24 декабря 2008 г. № 14-27/513 при комментировании расчетов по командировкам Банк России указал на то, что вопрос о возможности использования банковских карт для расчетов по подотчетным суммам не относится к его компетенции. Ранее выпущенное письмо при этом отменено не было. Поэтому организация должна самостоятельно принять решение, руководствоваться ей этим письмом или нет.

Некоторые арбитражные суды не отрицают возможность возместить перерасход на банковскую карту сотрудника. Например, в постановлении от 11 февраля 2008 г. № А52-174/2007 ФАС Северо-Западного округа указал, что организация правомерно перечислила на «зарплатный» счет сотрудника подотчетные денежные средства. А сотрудник в свою очередь впоследствии правомерно вернул со своего банковского счета неиспользованные им подотчетные суммы. Эти операции были подтверждены приказом руководителя (в нем была зафиксирована возможность выдавать подотчетные суммы своим сотрудникам путем их перечисления на банковские карты), авансовым отчетом сотрудника, приходным кассовым ордером (на основании которого остаток неиспользованного аванса был возвращен в организацию), товарными накладными, чеками ККТ, квитанциями.

Во избежание лишних споров с контролирующими ведомствами по возможности все расчеты по подотчетным суммам проводите через кассу. Однако в любом случае ответственности за возмещение сотруднику перерасхода подотчетных сумм на ту же банковскую карту, на которую перечисляется его зарплата, не установлено. К числу кассовых нарушений (нарушения порядка работы с наличными деньгами и ведения кассовых операций) возмещение перерасхода подотчетных сумм на зарплатную карту не относится (ст. 15.1 КоАП РФ).

НДФЛ и страховые взносы

Независимо от применяемой системы налогообложения выплаченные подотчетному лицу деньги при наличии подтверждающих документов не облагаются:*

Это объясняется тем, что возмещаемые подотчетному лицу суммы – это не вознаграждение за выполненное задание, а компенсация понесенных им расходов. Эти суммы выплачены сотруднику не в счет оплаты труда. Кроме того, они не приносят сотруднику экономической выгоды (дохода) (ст. 41 НК РФ).

ОСНО, УСН и ЕНВД

Деньги, выплаченные сотруднику в порядке возмещения перерасходованных подотчетных сумм, войдут в состав расходов при расчете налога на прибыль и единого налога при упрощенке с разницы между доходами и расходами. Для этого нужно подтвердить их экономическую обоснованность (п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16 НК РФ).* Порядок учета указанных расходов зависит от того, что оплачивал сотрудник. Так, например, представительские расходы, произведенные во время командировки, можно учесть в пределах норм. В особом порядке учитываются расходы при приобретении материалов и основных средств.

На расчет единого налога при упрощенке с доходов и на расчет ЕНВД возмещение сотруднику перерасходованных подотчетных сумм не влияет, поскольку организации, применяющие эти спецрежимы, вообще не учитывают никакие расходы (п. 1 ст. 346.14, п. 1 ст. 346.29 НК РФ).

Сергей Разгулин, заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

2.Статья: Особенности компенсации затрат подотчетных лиц

Водитель сельхозорганизации купил запчасти для автомобиля на личные деньги. На основе подтверждающих документов его затраты были компенсированы. При проверке налоговики доначислили НДФЛ на эту сумму. А вычет «входного» налога на добавленную стоимость по таким активам чиновники не приняли. Правомерно ли это?

Исходя из текста вопроса, можно предположить, что организация компенсировала водителю стоимость приобретенных запчастей по расходному ордеру, без оформления авансового отчета. В этом случае налоговики расценили данную операцию как компенсацию его личных расходов.

Для приобретения имущества в интересах организации работник должен получить под отчет необходимую сумму. Чтобы отчитаться за произведенные расходы, он составляет авансовый отчет, который утверждает руководитель. Следовательно, затраты должны быть произведены по поручению или с одобрения руководства.*

В принципе, ситуация, когда работник приобретает имущество за свои деньги, а затем ему компенсируют расходы, вполне допустима. Но и здесь без авансового отчета не обойтись. В таком случае при погашении сельскохозяйственной организацией задолженности перед работником возражений со стороны налоговиков быть не должно.*

Отстоять правоту можно только доказав, что приобретенные запчасти фактически установлены на автомобиль, принадлежащий организации.

Если запчасти были приобретены в розничном магазине, то права на вычет НДС у организации нет. Ведь согласно статье 172 НК РФ, вычет налога возможен только на основании счетов-фактур, выставленных продавцами товаров.

Отвечала Е.Л. ВЕДЕНИНА, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению

Журнал «Учет в сельском хозяйстве», №6, июнь 2009

3.Ситуация: Как соблюдать лимит расчетов наличными

Максимальный размер

В рамках предпринимательской деятельности максимальный размер расчетов наличными деньгами составляет 100 000 руб. Это ограничение распространяется на наличные расчеты:*

  • между организациями;
  • между организацией и индивидуальным предпринимателем;
  • между индивидуальными предпринимателями.

Об этом сказано в пункте 1 указания Банка России от 20 июня 2007 г. № 1843-У.

Лимит наличных расчетов действует в отношении платежей по одному договору. При этом временные ограничения не установлены. Из этого следует, что организация:

  • не может оплатить наличными весь договор (в т. ч. долгосрочный), если цена, указанная в нем, превышает 100 000 руб. Периодичность платежей и количество платежных документов значения не имеет. Например, при цене договора 110 000 руб. покупатель не вправе рассчитаться с поставщиком наличными, даже если будет вносить деньги в несколько этапов – по 55 000 руб. в течение двух дней;
  • может оплатить наличными несколько договоров с одним контрагентом в течение одного дня, даже если общая сумма по этим договорам превышает 100 000 руб.;
  • может оплатить наличными часть цены договора, не превышающую 100 000 руб., даже если общая цена договора превышает лимит наличных расчетов.

Это следует из пункта 1 указания Банка России от 20 июня 2007 г. № 1843-У и письма Банка России от 4 декабря 2007 г. № 190-Т.

Максимальный размер расчетов наличными распространяется также на обязательства, предусмотренные договором (вытекающие из него) и исполняемые не только в период действия договора, но и после окончания срока его действия (п. 4 письма ФНС России от 10 июня 2011 г. № АС-4-2/9303, официальное разъяснение Банка России от 28 сентября 2009 г. № 34-ОР). К ним относятся, например, обязательства по возмещению убытков.

Елена Попова, государственный советник налоговой службы РФ I ранга

3.Ситуация: Нужно ли соблюдать лимит наличных расчетов при расходовании сотрудником подотчетных средств

Ответ на этот вопрос зависит от того, на какие цели сотрудник расходует подотчетные средства.

Если за счет денег, выданных под отчет, сотрудник от своего имени оплачивает оказанные ему услуги (например, во время служебной командировки), лимит расчетов не применяется.

Если сотрудник использует подотчетные суммы для расчетов по договорам, которые он заключает от имени организации по доверенности (или по уже заключенным договорам), лимит расчетов наличными деньгами должен соблюдаться.*

Такие выводы следуют из письма Банка России от 4 декабря 2007 г. № 190-Т.

Елена Попова, государственный советник налоговой службы РФ I ранга

4.Ситуация: Должны ли подотчетные лица соблюдать лимит расчетов, установленный Банком России (100 000 руб.), при оплате товаров (работ, услуг) посредством корпоративной банковской карты

Нет, не должны.

Лимит расчетов, установленный указанием ЦБ РФ от 20 июня 2007 г. № 1843-У, распространяется только на наличные расчеты (п. 1 указания ЦБ РФ от 20 июня 2007 г. № 1843-У).

Банковская карточка (в т. ч. и корпоративная) используется при осуществлении безналичных расчетов (п. 1.4 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П).

Поэтому при оплате товаров (работ, услуг) с помощью корпоративной карты соблюдать лимит расчетов, установленный Банком России (100 000 руб.), не нужно.*

Сергей Разгулин, заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

5.Статья: Расчеты с третьими лицами

За товар с оптовой фирмой рассчитался не покупатель, а третье лицо. Правомерны ли такие расчеты?

Да, такие расчеты правомерны. Они предусмотрены статьей 313 ГК РФ.

Основанием для расчетов будет служить платежное поручение, полученное от третьего лица. В нем должно быть подробно расписано назначение платежа: по какому документу и за какую организацию перечисляется оплата. Отдельной строкой выделяется НДС.*

Если наименование покупателя в платежке не указано, понадобятся дополнительные письма от третьего лица и покупателя, уточняющие назначение платежа.

После поступления денежных средств от третьих лиц поставщику целесообразно подписать с покупателем акт сверки взаиморасчетов.

Отвечает Т.В. Амитова, налоговый консультант

Журнал «Учет в торговле», №5, май 2011

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка