Журнал, справочная система и сервисы
17 июня 2013 163 просмотра

Организация применяет упрощенную систему налогообложения, доходы- расходы. Каждый квартал распечатываем книгу доходов и расходов и подшиваем документы. В подшивку включаем все первичные документы по бухгалтерским счетам и журналы-ордера, это счет 01,02,10,50,51,60,62,70,76,71. Правильно мы делаем подшивку или кассу и банк отдельно можно подшить.

Правила подшивки Вы устанавливаете самостоятельно, но с учётом обязательного обособленного переплёта кассовых и банковских документов и книг учёта доходов и расходов. Переплетенные указанные выше документы можно включать в общие подшивки с другими документами.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»

1.Рекомендация:Как хранить бухгалтерские документы

Какие документы хранить обязательно

Законодательство обязывает организацию принимать меры к хранению документов, которые образуются в ее деятельности (п. 1 ст. 17 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ)*. В законах об акционерных обществах и об ООО приведен перечень документов, которые нужно хранить обязательно (ст. 89 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ, ст. 50 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ). К ним, в частности, относятся бухгалтерские документы организации: первичные документы, регистры бухучета и бухгалтерская отчетность. Кроме того, обязанность организации хранить бухгалтерские документы предусмотрена в статье 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ*.

<…>

Правила хранения можно прописать во внутренних документах организации, например, в Положении об архиве*.

<…>

Место хранения

Для хранения бухгалтерских документов организация должна оборудовать специальные помещения, сейфы или шкафы (п. 6.2 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105). Рекомендации к устройству таких хранилищ приведены в Правилах, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Однако соблюдать все требования, приведенные в этом документе, необязательно (абз. 3 и 6 введения к Правилам, одобренным решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.)*.

Бланки строгой отчетности храните в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359). Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами собирайте в хронологическом порядке и переплетайте*.

Документы с грифом «коммерческая тайна» храните в сейфах.

Остальные документы храните в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером*.

Такой порядок следует из пунктов 6.2–6.4 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105 и пунктов 3.2 и 3.6 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс*.

Счета-фактуры по мере их выставления и получения регистрируются в журнале учета в хронологическом порядке (п. 3 раздела II приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137). Журналы учета хранятся в течение не менее четырех лет с даты последней записи в них (п.13 раздела II приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137).

Документы в электронном виде

Ситуация: можно ли хранить документы в электронном виде (mod = 112, id = 53165)*

Да, можно.

По законодательству о бухучете первичные и сводные учетные документы можно составлять на бумажных носителях или в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). В налоговом законодательстве также предусмотрена возможность ведения регистров налогового учета на бумажных носителях, в электронном виде и (или) любых машинных носителях (ст. 314 НК РФ). Налоговые декларации (расчеты) также могут быть представлены по установленным формам на бумажном носителе или по установленным форматам в электронном виде (ст. 80 НК РФ).

Таким образом, хранить в электронном виде первичные документы, документы бухгалтерского и налогового учета, оформленные организацией, налоговые декларации (расчеты) можно. Единственное условие – такие документы должны быть заверены в надлежащем порядке, то есть посредством электронной подписи.

Аналогичные выводы следуют из писем Минфина России от 22 августа 2012 г. № 03-02-07/1-202 и от 24 июля 2008 г. № 03-02-07/1-314.

По требованию контролирующих ведомств необходимо делать копии электронных документов на бумаге (заверенные собственноручной подписью). Для налоговой инспекции они послужат предметом налогового контроля (п. 1 ст. 252, п. 1 ст. 93 НК РФ). Данный вывод основан на положениях части 6 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, статей 313 и 314 Налогового кодекса РФ.

<…>

Передача документов в архив

Чтобы создать условия для хранения бухгалтерских документов, организация может создать архив (п. 2 ст. 13 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). В зависимости от объема документов создайте архив как самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы делопроизводства (канцелярии, секретариате) (п. 1.1.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.)*.

В архив передавайте документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Остальные документы (срок хранения менее 10 лет) храните в бухгалтерии до их уничтожения. Такой порядок рекомендован в пунктах 3.3.1 и 3.3.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.*

Чтобы передать бухгалтерские документы в архив, нужно сформировать дела. Перед сдачей на архивное хранение дело нужно оформить окончательно, а именно:*

  • составить внутреннюю опись;
  • составить лист-заверитель;
  • подшить (переплести) дело*;
  • пронумеровать листы дела;
  • оформить обложку дела.

Такой порядок предусмотрен пунктом 3.4.2 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33*.

<…>

Сергей Разгулин,

заместитель директора

департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

2.Рекомендация:Как вести книгу учета доходов и расходов при упрощенке

<…>

Периодичность открытия книг

На каждый новый налоговый период (год) открывайте новую книгу учета (п. 1.4 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 22 октября 2012 г. № 135н). Книгу учета доходов и расходов составляйте в единственном экземпляре*.

<…>

Способы ведения книги

Книгу учета доходов и расходов можно вести как на бумаге, так и в электронном виде (п. 1.4 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 22 октября 2012 г. № 135н)*.

В зависимости от того, в каком виде ведется книга учета, порядок ее оформления различается.

Если налогоплательщик ведет книгу учета на бумаге, до начала записей в ней необходимо сделать следующее:*
– заполнить титульный лист;
– сшить и пронумеровать страницы. На последней странице прошнурованной и пронумерованной книги указать количество содержащихся в ней страниц;
– заверить подписью руководителя и печатью организации.

Это следует из положений пунктов 1.4 и 1.5 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 22 октября 2012 г. № 135н*.

Если налогоплательщик ведет книгу учета в электронном виде, то по окончании налогового периода книгу нужно:*
– вывести на печать;
– сшить, пронумеровать страницы и указать их количество на последней странице;
– заверить подписью руководителя и печатью организации.

По итогам каждого отчетного периода (I квартал, полугодие и девять месяцев) книгу учета, которая ведется в электронном виде, тоже нужно распечатывать на бумаге*.

Это следует из положений пунктов 1.4 и 1.5 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 22 октября 2012 г. № 135н*.

<…>

Елена Попова,

государственный советник налоговой службы РФ I ранга

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка