Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Как бухгалтеру ужиться с любым начальником

Подписка
Срочно заберите все!
№24
19 июня 2013 15 просмотров

Наш сотрудник закупил на рынке у граждан КНР ткань, на сумму 35860 рублей, для пошива чехлов в служебные автобусы.Документы, подтверждающие факт оплаты ему не выдали. Можем ли мы эту сумму списать на затраты (принимаемые), если да, то какие документы необходимо оформить?С

Нет, нельзя. Не выполняется одно из условий для принятия расходов – документальное подтверждение. Если расходы подотчетника не подтверждены документами, нужно составить подтверждающий поступление ценностей в фирму акт, накладную или иной документ, который подписывают подотчетное лицо (как лицо, сдающее ценности) и материально ответственное лицо (как лицо, принимающее ценности).

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» коммерческая версия.

Рекомендация:Как отразить при налогообложении приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо. Организация применяет общую систему налогообложения

<…>

Налог на прибыль

При расчете налога на прибыль расходы на приобретение товаров (работ, услуг) через сотрудника можно учесть в уменьшение налогооблагаемой базы. Но для этого должны быть выполнены такие условия:

  • расходы, понесенные через сотрудника, должны быть документально подтверждены (авансовым отчетом сотрудника, документами, приложенными к нему);
  • приобретенное имущество (работы, услуги) должно использоваться в деятельности, направленной на получение дохода.

Таковы требования пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ.

В зависимости от того, какое имущество (работы, услуги) сотрудник приобрел для организации, его стоимость относите к разным статьям расходов и в разный момент времени. Например, стоимость покупных товаров, приобретенных через сотрудника, учтите в уменьшение налогооблагаемой базы только после их реализации покупателю (подп. 3 п. 1 ст. 268 НК РФ).

<…>

Сергей Разгулин, заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

2.Статья:Требования к документам, подтверждающим расходы подотчетника

Чтобы подтвердить произведенные расходы по покупке товаров (оплате работ или услуг), работник турфирмы, деньги которому были выданы под отчет, должен представить в бухгалтерию авансовый отчет, приложив к нему необходимые документы. А вот что это за документы и как они должны быть оформлены – мы расскажем в нашей статье.

Какие документы подтверждают расходы подотчетника?

Чтобы списать с подотчетного лица сумму, потраченную им на приобретение каких-либо ценностей в розничной сети, необходимо наличие товарного и кассового чека.

Товарный чек, в котором должно быть расписано, что приобретено, в каком количестве, а также указаны данные продавца, указывает на целевой характер произведенных расходов, а кассовый чек – на то, что данные ценности оплачены.

Однако на практике подотчетники довольно часто представляют неполный комплект документов, например только кассовый или только товарный чек. Налоговики при проведении проверки скорее всего не примут такие расходы как обоснованные и документально подтвержденные (ст. 252 Налогового кодекса РФ). И тогда турфирме придется доказывать обоснованность учета подобных расходов в целях налогообложения прибыли в судебных инстанциях. А что же суды?

Суды обычно принимают такие расходы.*

Так, ФАС Московского округа в постановлении от 19 июня 2006 г. № КА-А40/3977-06 по делу № А40-55182/05-128-506 пришел к выводу, что квитанция к приходному кассовому ордеру является оправдательным документом, подтверждающим расходование подотчетных денежных средств. Таким образом, ссылки налоговой инспекции на то, что без чека ККМ соответствующие расходы не могут считаться подтвержденными, признаны необоснованными.

ФАС Дальневосточного округа в постановлении от 26 июля 2006 г. от 19 июля 2006 г. № Ф03-А73/06-2/1776 по делу № А73-10756/05-12 заключил, что отсутствие чека контрольно-кассовой машины при наличии других оправдательных документов не может стать препятствием для признания расходов произведенными.

А в постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 6 июля 2006 г. № А69-2609/05-2-6-Ф02-3261/06-С1 по делу № А69-2609/05-2-6 было определено, что факт расходования средств на нужды фирмы подтвержден товарными чеками.

Если расходы подотчетника подтверждены не всеми необходимыми документами, турфирме лучше составить подтверждающий поступление ценностей в фирму акт, накладную или иной документ, который подписывают подотчетное лицо (как лицо, сдающее ценности) и материально ответственное лицо (как лицо, принимающее ценности).

<…>

Журнал «Учет в туристической деятельности», № 5, май 2009
А. А. Разумов

аудитор

3.Ситуация: Какие налоги (взносы) нужно начислить (удержать), если организация возместит подотчетному лицу расходы при отсутствии оправдательных документов

На расчет налога на прибыль, единого налога при упрощенке и ЕНВД возмещение сотруднику подотчетных сумм при отсутствии оправдательных документов не влияет (п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16, п. 1 ст. 346.14, п. 1 ст. 346.29 НК РФ).

С подотчетных сумм, возмещаемых сотруднику, удержите НДФЛ. Такие выплаты при отсутствии оправдательных документов расцениваются как его доход, то есть являются источником экономической выгоды* (ст. 41, 209 НК РФ, письма УФНС России по г. Москве от 12 октября 2007 г. № 28-11/097861, от 27 марта 2006 г. № 28-11/23487). Эту позицию поддерживают и арбитражные суды (см., например, постановления Президиума ВАС РФ от 5 марта 2013 г. № 13510/12, ФАС Западно-Сибирского округа от 14 ноября 2005 г. № Ф04-8038/2005(16759-А27-25), Уральского округа от 2 мая 2006 г. № Ф09-2757/06-С2).

Следует отметить, что ранее некоторые суды принимали противоположные решения по данному вопросу (см., например, определение ВАС РФ от 9 июня 2008 г. № 7332/08, постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 5 мая 2009 г. № А33-6849/2008-Ф02-1857/2009, Уральского округа от 20 февраля 2008 г. № Ф09-516/08-С2, Северо-Западного округа от 5 октября 2007 г. № А26-8862/2006-28). Судьи аргументировали свою позицию тем, что подотчетные суммы, израсходованные сотрудником на хозяйственные нужды организации, не остаются в его распоряжении. Следовательно, не признаются его доходом для целей главы 23 Налогового кодекса РФ и не облагаются НДФЛ. Однако с выходом постановления Президиума ВАС РФ от 5 марта 2013 г. № 13510/12 арбитражная практика станет единообразной. В дальнейшем при принятии решений суды будут руководствоваться позицией ВАС РФ, в соответствии с которой подотчетные суммы, не подтвержденные оправдательными документами, являются доходом сотрудника.

При решении вопроса о начислении обязательных страховых взносов нужно учитывать следующее. С одной стороны, возмещаемые подотчетному лицу суммы – это не вознаграждение за выполненное задание, а компенсация понесенных им расходов. По смыслу части 1 статьи 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ и пункта 1 статьи 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ на такие выплаты не начисляются как страховые взносы, так и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Вместе с тем, при проверке контролирующие ведомства могут расценить их как выплату в пользу сотрудника (скрытые вознаграждения, неофициальная зарплата). А значит, подотчетные суммы организация должна будет включить в расчетную базу по страховым взносам (ч. 1 ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ). В сложившейся ситуации организации следует самостоятельно принять решение по вопросу начисления страховых взносов на суммы компенсации расходов, не подтвержденных оправдательными документами. Официальных разъяснений Минздравсоцразвития России по данному вопросу нет. Арбитражная практика по данному вопросу пока не сложилась.

Пример компенсации подотчетному лицу расходов при отсутствии оправдательных документов. Организация применяет общую систему налогообложения

Секретарь ЗАО «Альфа» Е.В. Иванова приобрела для организации канцтовары. На эти цели 29 марта ей было выдано 2800 руб., однако она потратила больше. Иванова не представила в бухгалтерию документы, подтверждающие понесенные расходы. По ее утверждению, она потратила 3000 руб.

30 марта канцтовары были оприходованы и руководитель организации принял решение возместить Ивановой понесенные расходы. 3 апреля кассир организации выдал Ивановой 200 руб. (3000 руб. – 2800 руб.), которые сотрудница потратила сверх полученных под отчет денег. В тот же день с возмещенных Ивановой сумм перерасхода бухгалтер удержал НДФЛ.

Указанные операции бухгалтер «Альфы» отразил так.

29 марта:

Дебет 71 Кредит 50
– 2800 руб. – выданы деньги под отчет Ивановой.

30 марта:

Дебет 10 Кредит 71
– 3000 руб. – получены канцтовары, приобретенные сотрудницей.

3 апреля:

Дебет 71 Кредит 50
– 200 руб. – компенсированы сотруднице расходы сверх сумм, выданных под отчет.

Из зарплаты сотрудницы за апрель был удержан НДФЛ в сумме 390 руб. (3000 руб. ? 13%).

Расходы на приобретение канцтоваров бухгалтер «Альфы» не включил в базу по налогу на прибыль в связи с их документальной неподтвержденностью. Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование на суммы, выплаченные Ивановой, бухгалтер не начислял.

Сергей Разгулин
заместитель директора департамента налоговой и
таможенно-тарифной политики Минфина России

19.06.2013г.

С уважением,

эксперт «Системы Главбух» Чекалова Наталья.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме

Новости по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка