Журнал, справочная система и сервисы
№2
Январь

В свежем «Главбухе»

Можно выставлять меньше счетов‑фактур на авансы

Подписка
6 номеров в подарок!
№2
20 июня 2013 18 просмотров

Хотим арендовать у сотрудника автомобиль, которым он управляет по доверенности. Как правильно это оформить, чтобы оплатить бензин? Спасибо

Использовать личный автомобиль сотрудника можно либо на основании договора аренды, либо выплачивая специальную компенсацию. В обоих случаях организация вправе учесть в расходах компенсацию сотруднику расходов на ГСМ, однако порядок возмещения затрат будет разным.

Компенсация за использование личного автомобиля выплачивается только сотрудникам, чья работа связана со служебными поездками. Разъездной характер работы этих сотрудников должен быть зафиксирован в должностных инструкциях, трудовых договорах и т. п.

Помимо компенсации организация обязана возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией (в т. ч. ГСМ). Порядок и размер возмещения этих расходов устанавливается в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему).

Контролирующие ведомства считают, что для подтверждения фактического использования личного автомобиля для служебных поездок и обоснованности понесенных расходов нужны путевые листы. Такое подтверждение необходимо чтобы учесть сумму компенсации при расчете налога на прибыль и не удерживать НДФЛ с суммы компенсации, если автомобиль принадлежит супругу сотрудника. Сумма компенсации не облагается страховыми взносами и НДФЛ только в пределах размера, согласованного сторонами трудового договора.

Если сотрудник управляет автомобилем, оформленным не на супруга, а на другое лицо (по доверенности), такое транспортное средство не считается его личным имуществом, и сумма компенсационной выплаты облагается НДФЛ.

Уменьшить налогооблагаемую прибыль на расходы, связанные с приобретением ГСМ, можно только если организация возмещает сотруднику эти расходы в сумме компенсации за использование личного автомобиля. Поскольку нормы, в пределах которых учитывается в целях налогообложения компенсация, уже включают в себя ГСМ.

Чтобы учесть при расчете налога на прибыль расходы на ГСМ, вместо выплаты компенсации с сотрудником можно заключить договор аренды транспортного средства. В этом случае затраты на ГСМ включаются в расходы при налогообложении прибыли и когда они включены в арендную плату, и когда оплачиваются отдельно.

Если организация заключает с сотрудником договор аренды автомобиля, операции по получению автомобиля в аренду оформляются актом о приеме-передаче транспортного средства. Выплачиваемая сотруднику арендная плата облагается НДФЛ, при этом затраты на ГСМ не включаются в налоговую базу по НДФЛ.

Подробный порядок отражения в учете использования автомобиля сотрудника (в том числе по доверенности) в служебных целях содержится в материалах «Системы Главбух» коммерческая версия.

1.Рекомендация: Как оплатить и отразить в бухучете аренду личного автомобиля сотрудника

Использовать личный автомобиль сотрудника можно не только, выплачивая ему компенсацию, но и заключив с сотрудником договор аренды транспортного средства.*

Виды договоров аренды транспорта

Есть два вида договоров аренды транспортных средств:

Правовое регулирование каждого из них имеет свои особенности.

По договору аренды транспортного средства с экипажем арендодатель должен предоставить арендатору автомобиль и оказать ему услуги по управлению этим автомобилем и его технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ). По договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель просто должен предоставить арендатору автомобиль во временное владение и пользование (ст. 642 ГК РФ).

Ситуация: можно ли заключить договор аренды транспортного средства с экипажем с сотрудником организации

Нет, нельзя.

По Гражданскому кодексу РФ при аренде транспортного средства с экипажем лица, управляющие этим транспортным средством и обеспечивающие его техническую эксплуатацию, должны состоять с арендодателем в трудовых отношениях (п. 2 ст. 635 ГК РФ). Поэтому формально сотрудник, не являясь предпринимателем и не имея своих сотрудников, не может заключить такой договор. По этому основанию договор может быть признан недействительным (ст. 168 ГК РФ).

Главбух советует: если возникла необходимость заключить с сотрудником договор аренды транспортного средства с оказанием услуг по управлению и технической эксплуатации, заключите два договора – договор аренды транспортного средства без экипажа и договор на оказание услуг по управлению и технической эксплуатации.

В этом случае наличие наемных сотрудников не обязательно. При этом оказание услуг по управлению и технической эксплуатации не должно входить в число должностных обязанностей сотрудника. Иначе выплаты по договору оказания услуг могут быть признаны экономически необоснованными (ст. 252 НК РФ).

Вместе с тем, контролирующие ведомства не оспаривают возможность заключения с сотрудником (учредителем) договора аренды транспортного средства с экипажем* (см., например, письма Минфина России от 14 июля 2008 г. № 03-04-06-02/73, от 10 февраля 2004 г. № 04-04-06/21 и УФНС России по г. Москве от 19 мая 2006 г. № 28-11/43420).

Аренда автомобиля

При заключении договора аренды транспортного средства обратите внимание на описание арендуемого автомобиля. Надо прописать такие его технические характеристики, чтобы можно было точно определить, какой именно автомобиль арендует организация. Только в этом случае договор аренды считается заключенным. Об этом сказано в пункте 3 статьи 607 Гражданского кодекса РФ. Поэтому в договоре нужно указать: марку автомобиля, год выпуска и цвет, номера кузова и двигателя, государственный регистрационный номер. Чтобы описание было более полным, сведения можно перенести в договор из паспорта транспортного средства или свидетельства о его регистрации.

Для эксплуатации автомобиля организации (арендатору) потребуются: свидетельство о его регистрации, техпаспорт, талон техосмотра и страховой полис (если риск ответственности организации застраховал сотрудник (арендодатель)). Чтобы сотрудник (арендодатель) не уклонялся от передачи документов, эту обязанность можно прописать в договоре. Кроме того, в договоре можно предусмотреть ответственность сотрудника за нарушение сроков передачи документов в виде неустойки (штрафа, пеней)*.

Если договор аренды не предусматривает выкуп автомобиля организацией (арендатором), то в течение срока действия договора право собственности на автомобиль принадлежит сотруднику-арендодателю (ст. 608 ГК РФ). 

Документальное оформление

Операции по получению автомобиля в аренду в бухучете отразите на основании акта о приеме-передаче транспортного средства. В нем надо указать: согласованную стоимость передаваемого автомобиля, его пробег, а также техническое состояние по результатам осмотра. Передаточный акт можно составить на унифицированном бланке (формы № ОС-1 или № ОС-1б, утвержденные постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7) или в произвольной форме.*

Открывать на арендуемый автомобиль инвентарную карточку по формам № ОС-6, № ОС-6а, утвержденным постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7, не обязательно. Об этом сказано в пункте 14 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 октября 2003 г. № 91н.

Амортизация

Амортизацию на арендованный автомобиль, который не числится на балансе, не начисляйте (п. 50 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 октября 2003 г. № 91н).

Бухучет

В бухучете стоимость автомобиля, полученного в аренду, отразите на забалансовом счете в оценке, принятой в договоре. При получении автомобиля в аренду сделайте проводку:

Дебет 001
– отражена стоимость полученного в пользование автомобиля.

Суммы арендной платы отнесите на счета учета затрат по тем видам деятельности, для которых арендован автомобиль:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 76
– отражена плата за аренду личного автомобиля сотрудника. 

Нина Ковязина
заместитель директора департамента образования и
кадровых ресурсов Минздрава России

2.Рекомендация: Как учесть при налогообложении расходы на аренду личного автомобиля сотрудника. Организация применяет общую систему налогообложения

НДФЛ

Выплачиваемая сотруднику арендная плата признается его налогооблагаемым доходом* (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ). В зависимости от того, является сотрудник резидентом или нерезидентом, НДФЛ нужно исчислить по ставке 13 или 30 процентов (ст. 224 НК РФ). НДФЛ удержите при фактической выплате арендной платы (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Ситуация: нужно ли удержать НДФЛ с дохода в натуральной форме, если организация оплачивает ремонт, техобслуживание и другие расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, арендованного у сотрудника. Организация применяет общую систему налогообложения

Ответ на этот вопрос зависит от вида затрат и условий договора аренды.

Расходы на ремонт учитывайте в следующем порядке. Если по договору аренды эти расходы несет арендодатель, а фактически они были произведены организацией-арендатором, то это доход арендодателя в натуральной форме (ст. 634, 644 ГК РФ, п. 2 ст. 211 НК РФ). Такие доходы сотрудника (арендодателя) включите в базу по НДФЛ. Аналогичная точка зрения высказана, в частности, в письме УМНС России по г. Москве от 19 января 2000 г. № 08-12/3062. Во всех остальных случаях стоимость ремонта доходом арендодателя не является. Объясняется это тем, что у арендодателя (сотрудника) не возникает при этом экономической выгоды (дохода) (ст. 41 НК РФ). Поэтому отсутствует налоговая база по НДФЛ.

Расходы на техосмотр учитывайте в порядке, аналогичном учету расходов на ремонт. То есть если по договору аренды эти расходы несет арендодатель, а фактически они были произведены организацией-арендатором, то это доход арендодателя в натуральной форме (ст. 635, 645 ГК РФ, п. 2 ст. 211 НК РФ). Такие доходы сотрудника (арендодателя) включите в базу по НДФЛ. В остальных случаях стоимость проведенного техосмотра доходом арендодателя (сотрудника) не является.

ГСМ и другие аналогичные затраты (размер которых зависит от фактического потребления) не должны включаться в налоговую базу по НДФЛ. Арендатор осуществляет их исключительно в собственных интересах (ст. 636, 646 ГК РФ). Следовательно, сотрудник (арендодатель) никакой экономической выгоды не получает и дохода в натуральной форме не возникает (п. 2 ст. 211 НК РФ). Таким образом, НДФЛ платить в этом случае не нужно*. Аналогичные разъяснения дал Минфин России в письмах от 9 июля 2007 г. № 03-04-06-01/220 и от 11 июля 2008 г. № 03-04-06-01/194.

Если организация произвела улучшения имущества (например, реконструкцию или модернизацию) с согласия сотрудника (арендодателя), затраты организации-арендатора, связанные с такими улучшениями, считаются доходом арендодателя в натуральной форме (п. 2 ст. 211 НК РФ). Датой получения дохода в этом случае является момент передачи реконструированного (модернизированного) автомобиля сотруднику (арендодателю) по окончании договора аренды (подп. 2 п. 1 ст. 223 НК РФ). Аналогичная точка зрения высказана в письме Минфина России от 18 ноября 2005 г. № 03-05-01-04/363. Подробнее об удержании налога см. Как удержать НДФЛ с дохода в натуральной форме.

Страховые взносы

По общему правилу взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование с суммы арендной платы не начисляйте. Объясняется это тем, что выплаты по гражданско-правовым договорам, связанным с передачей имущества в пользование (в данном случае автомобиля), не признаются объектом обложения страховыми взносами.* Такой порядок следует из положений части 3 статьи 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, статей 606, 642 Гражданского кодекса РФ и подтвержден в письме Минздравсоцразвития России от 12 марта 2010 г. № 550-19.

Если организация заключила с сотрудником договор аренды автомобиля с экипажем, такой договор можно расценивать как смешанный, то есть в нем присутствуют элементы двух видов договоров (аренды и оказания услуг) (п. 3 ст. 421, ст. 606, 779 ГК РФ). О том, как начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование в этом случае, см. Как начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование на выплаты по гражданско-правовым договорам и договорам о передаче авторских прав

Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на сумму арендной платы начислять нужно только в том случае, если такая обязанность предусмотрена договором аренды (абз. 4 п. 1 ст. 5, п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ). В противном случае взносы начислять не нужно. Данное правило касается как договоров аренды автомобиля с экипажем, так и без него.

Налог на прибыль

При расчете налога на прибыль расходы, связанные с арендой автомобиля сотрудника, можно учесть в сумме фактических затрат (подп. 10 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 252 НК РФ). При этом организация также вправе учесть в составе расходов:

Аналогичной точки зрения придерживаются контролирующие ведомства (письма Минфина России от 13 февраля 2007 г. № 03-03-06/1/81, от 29 ноября 2006 г. № 03-03-04/1/806, УФНС России по г. Москве от 19 мая 2006 г. № 28-11/43420).

Как при расчете налога на прибыль учесть расходы на ремонт автомобиля, арендованного у сотрудника (гражданина), см. Как учесть при налогообложении расходы на ремонт основных средств

НДС

Предоставление личного автомобиля сотрудника в аренду организации НДС не облагается. Это следует из положений статьи 143 Налогового кодекса РФ и подтверждено письмом Минфина России от 10 февраля 2004 г. № 04-04-06/21

Транспортный налог

Транспортный налог должен заплатить тот, на кого зарегистрирован автомобиль (ст. 357 НК РФ). Автомобиль, арендуемый у сотрудника, зарегистрирован на его имя. Поэтому организация не должна платить транспортный налог. 

Налог на имущество

Арендованный автомобиль организация должна учесть за балансом (Инструкция к плану счетов). Если договор аренды предусматривает выкуп автомобиля (п. 1 ст. 624 ГК РФ), то после перехода к организации (арендатору) права собственности на него у организации появится обязанность платить налог на имущество – при условии, что автомобиль принят на учет в качестве объекта основных средств до 1 января 2013 года. Движимое имущество, принятое на учет в качестве объекта основных средств с 1 января 2013 года, не признается объектом налогообложения налогом на имущество (подп. 8 п. 4 ст. 374 НК РФ). Поэтому, если право собственности на автомобиль перешло к организации в 2013 году, исчислять налог на имущество с его стоимости не нужно.

Подробнее о том, как рассчитать данный налог, см. Как рассчитать налог на имущество

Нина Ковязина
заместитель директора департамента образования и
кадровых ресурсов Минздрава России

2.Рекомендация: Как выплатить и отразить в бухучете компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника

Использовать личный автомобиль сотрудника можно не только на основании договора аренды транспортного средства, но и выплачивая специальную компенсацию*. Такая возможность предусмотрена статьей 188 Трудового кодекса РФ.

Кому положена компенсация

Компенсацию за использование личного автомобиля выплатите тем сотрудникам, чья работа связана со служебными поездками. Список таких сотрудников должен определить руководитель организации. А разъездной характер их работы должен быть зафиксирован в должностных инструкциях, трудовых договорах и т. п.

Помимо компенсации за использование личного имущества, статья 188 Трудового кодекса РФ обязывает организацию возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией. Порядок и размер возмещения этих расходов тоже можно установить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему).*

Документальное оформление

Выплату компенсации за использование личного автомобиля можно предусмотреть в специальном пункте трудового договора или в дополнительном соглашении к нему.*

Ситуация: можно ли не предусматривать выплату компенсации за использование личного автомобиля сотрудника в трудовом договоре, указав размер компенсации, а также возможность возмещения расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля, в приказе руководителя

Да, можно.

При использовании сотрудником автомобиля в служебных целях ему выплачивается компенсация, а также возмещаются расходы, связанные с использованием данного имущества.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Об этом сказано в статье 188 Трудового кодекса РФ.

Положения данной статьи не обязывают предусматривать выплату компенсации именно в трудовом договоре. Условие о выплате сотруднику компенсации за использование личного имущества не входит в перечень обязательных условий трудового договора (ст. 57 ТК РФ).

Таким образом, организация вправе предусмотреть выплату компенсации в приказе руководителя. При этом подпись сотрудника об ознакомлении с приказом расценивается как письменное соглашение между сотрудником и организацией*. Есть примеры судебных решений, подтверждающих такую точку зрения (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 24 декабря 2008 г. № Ф04-5698/2008(11737-А81-41), Северо-Западного округа от 21 октября 2008 г. № А56-40623/2007). Аналогичный вывод следует из письма Минфина России от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140

Начисление компенсации

Компенсацию начисляйте ежемесячно в твердой сумме независимо от количества календарных дней в месяце. За время, когда сотрудник находился в отпуске, командировке или болел, компенсацию не выплачивайте.

Чтобы обосновать начисление компенсации, потребуйте от сотрудника:

  • копию технического паспорта автомобиля (свидетельства о регистрации автомобиля);
  • копию доверенности (если сотрудник управляет автомобилем по доверенности).

Такие требования предусмотрены в письмах Минфина России от 21 июля 1992 г. № 57 и от 15 сентября 2005 г. № 03-03-04/2/63, МНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419.

Ситуация: нужно ли для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника потребовать от него предъявить путевые листы

Да, нужно.

По общему правилу путевой лист легкового автомобиля является первичным документом по учету работы автотранспорта и основанием для начисления зарплаты водителю (раздел 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78).

Основанием для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника является приказ руководителя, в котором предусматриваются размеры такой компенсации (п. 3 письма Минфина России от 21 июля 1992 г. № 57). Для получения денег сотрудник должен представить в бухгалтерию копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке (п. 4 письма Минфина России от 21 июля 1992 г. № 57). При этом, исходя из разъяснений, приведенных в данном письме, путевые листы для выплаты компенсации не требуются.

Вместе с тем, представители контролирующих ведомств считают, что путевые листы нужны для подтверждения фактического использования личного автомобиля для служебных поездок и обоснованности понесенных расходов. Такое подтверждение необходимо для того, чтобы организация могла:

Аналогичные выводы следуют, в частности, из писем Минфина России от 13 апреля 2007 г. № 14-05-07/6, от 15 сентября 2005 г. № 03-03-04/2/63, УФНС России по г. Москве от 4 марта 2011 г. № 16-15/020447. Некоторые суды придерживаются аналогичной позиции (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 февраля 2006 г. № А66-7112/2005). 

Бухучет

В бухучете начисление компенсации за использование личного автомобиля сотрудника и компенсации расходов, связанных с его эксплуатацией, отразите по кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, делайте запись:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 73
– начислена компенсация за использование личного автомобиля сотрудника (возмещены расходы, связанные с эксплуатацией личного автомобиля сотрудника). 

Нина Ковязина
заместитель директора департамента образования и
кадровых ресурсов Минздрава России

3.Рекомендация: Как учесть при налогообложении расходы на выплату компенсации за использование личного автомобиля сотрудника. Организация применяет общую систему налогообложения

НДФЛ: общий порядок

Компенсационные выплаты (компенсация за использование автомобиля и суммы возмещения расходов, связанных с его использованием) не облагаются НДФЛ в пределах норм, установленных действующим законодательством* (п. 3 ст. 217 НК РФ, ст. 188 ТК РФ).

Ситуация: обязана ли организация применять нормы, предусмотренные постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92, при расчете НДФЛ с компенсации за использование личного автомобиля

Нет, не обязана.

От НДФЛ освобождены все виды компенсационных выплат (в пределах норм), установленных в соответствии с законодательством и связанных с исполнением трудовых обязанностей (п. 3 ст. 217 НК РФ). Главой 23 Налогового кодекса РФ нормы компенсации за использование личного автомобиля сотрудника не установлены. Поэтому в данной ситуации организации следует руководствоваться положениями Трудового кодекса РФ.

Статья 188 Трудового кодекса РФ, которая обязывает организацию выплатить сотрудникам компенсации за использование личного имущества, не содержит никаких ограничений в отношении их размеров. В ней сказано лишь, что размер возмещения расходов, связанных с использованием имущества сотрудника, определяется по соглашению сторон трудового договора. Таким образом, компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника не нужно облагать НДФЛ в пределах суммы, указанной в письменном соглашении между сотрудником и работодателем.

При этом организация должна документально подтвердить обоснованность назначения и размер компенсации за использование личного автомобиля сотрудника, а также факт осуществления им расходов. В частности, нужно иметь документы:

  • подтверждающие необходимость организации в использовании автомобиля сотрудника;
  • свидетельствующие о принадлежности автомобиля данному сотруднику (например, копию паспорта транспортного средства (ПТС));
  • обосновывающие расчет суммы компенсации (например, приказ о назначении компенсации). Размер компенсации определяйте применительно к каждому сотруднику исходя из марки и цены топлива за литр, расхода топлива на 100 км, количества рабочих дней в месяце, пробега автомобиля;
  • подтверждающие фактическое использование автомобиля в интересах организации (например, приказы, путевые листы);
  • авансовые отчеты, кассовые чеки и т. д.

Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 28 июня 2012 г. № 03-03-06/1/326, от 24 марта 2010 г. № 03-04-06/6-47, от 23 декабря 2009 г. № 03-04-07-01/387 (доведено до сведения налоговых инспекций письмом ФНС России от 27 января 2010 г. № МН-17-3/15).

Подтверждает указанный подход арбитражная практика (см., например, постановления Президиума ВАС РФ от 30 января 2007 г. № 10627/06, ФАС Уральского округа от 18 марта 2008 г. № Ф09-511/08-С2, Северо-Кавказского округа от 17 апреля 2007 г. № Ф08-4799/2006, Поволжского округа от 19 августа 2008 г. № А06-6865/07, от 10 апреля 2007 г. № А72-7503/06-7/283, Северо-Западного округа от 23 января 2006 г. № А26-6101/2005-210).

Ситуация: нужно ли удержать НДФЛ с суммы компенсационных выплат (компенсации за использование автомобиля и суммы возмещения расходов, связанных с его использованием), если сотрудник управляет автомобилем, который оформлен на другое лицо

Да, нужно.

От НДФЛ освобождаются все виды установленных законодательством компенсационных выплат, связанных, в частности, с исполнением сотрудником трудовых обязанностей (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Согласно статье 188 Трудового кодекса РФ за использование личного автомобиля в интересах работодателя сотруднику выплачивается компенсация, а также возмещаются расходы, связанные с его использованием (в размерах, установленных соглашением сторон трудового договора). Компенсационные выплаты за использование имущества, не принадлежащего сотруднику, Трудовым кодексом РФ не предусмотрены.

Таким образом, компенсационная выплата считается законодательно установленной и, соответственно, не облагается НДФЛ только при условии, что машина является личным имуществом сотрудника. Это, в свою очередь, подразумевает, что автомобиль находится в собственности человека. Если же сотрудник управляет автомобилем, оформленным на другое лицо, то такое транспортное средство не считается его личным имуществом, и сумма компенсационной выплаты облагается НДФЛ на общих основаниях*.

Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 3 мая 2012 г. № 03-03-06/2/49, от 21 февраля 2012 г. № 03-04-06/3-42, от 21 сентября 2011 г. № 03-04-06/6-228 и ФНС России от 25 октября 2012 г. № ЕД-4-3/18123.

Однако из этого порядка есть исключение. Оно касается случая, когда автомобиль находится в совместной собственности сотрудника и другого лица. Такая ситуация может возникнуть, например, если машина является совместной собственностью супругов. По общему правилу имущество, нажитое супругами во время брака, является их совместной собственностью, если договором между ними не установлено иное (п. 1 ст. 256 ГК РФ, ст. 34 Семейного кодекса РФ). И в этом случае сотрудник, управляющий машиной, которая находится в совместной собственности, является одним из собственников автомобиля, то есть автомобиль считается его личным имуществом.* Соответственно, сумма компенсационной выплаты за использование машины освобождается от НДФЛ на основании пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ. Такие разъяснения содержатся в письме Минфина России от 3 мая 2012 г. № 03-03-06/2/49

Страховые взносы

Нормы, установленные законодательством, также нужно учесть при расчете:

  • взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование;
  • взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

В их пределах компенсация за использование личного автомобиля сотрудника страховыми взносами не облагается (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Нормы, предусмотренные постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92, предназначены лишь для расчета налога на прибыль. Поэтому в целях расчета взносов применяйте нормы, установленные в соответствии со статьей 188 Трудового кодекса РФ. А именно: размер компенсации, согласованный сторонами трудового (коллективного) договора. В этих пределах с компенсации за использование личного автомобиля сотрудника начислять страховые взносы не нужно. При этом сумма компенсации не будет облагаться взносами, только если использование автомобиля связано с выполнением сотрудником его трудовых обязанностей (разъездной характер работ, служебные цели)* (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ). Аналогичная точка зрения отражена в письме Минздравсоцразвития России от 12 марта 2010 г. № 550-19.

Налог на прибыль: нормирование

Компенсация за использование личного легкового автомобиля сотрудника для служебных поездок уменьшит налогооблагаемую прибыль только в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92. Компенсация в пределах норм включается в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией* (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Нормы расходов на выплату компенсаций установлены в зависимости от объема двигателя легкового автомобиля. Если объем двигателя меньше 2000 куб. см (включительно), то норма компенсации составит 1200 руб. в месяц. Если объем двигателя свыше 2000 куб. см – 1500 руб. в месяц. Для мотоциклов ежемесячная норма компенсации установлена в размере 600 руб.

Суммы компенсаций, превышающие нормативы, установленные постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92, нельзя включить в расходы. Следовательно, они не уменьшают налогооблагаемую прибыль (п. 38 ст. 270 НК РФ). В бухучете сумма компенсации признается в расходах в полной сумме. Из-за этого возникнут постоянная разница и постоянное налоговое обязательство (п. 4 и 7 ПБУ 18/02). 

Налог на прибыль: расходы на ГСМ

Ситуация: можно ли уменьшить налогооблагаемую прибыль на расходы, связанные с приобретением ГСМ, если организация возмещает сотруднику эти расходы помимо компенсации за использование личного автомобиля, предусмотренной постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92. Организация применяет общую систему налогообложения

Нет, нельзя.

Нормы, утвержденные постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92, уже включают в себя возмещение всех возникающих в процессе эксплуатации затрат (износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт). Таким образом, организации вправе уменьшить налогооблагаемую прибыль на сумму компенсации в пределах этих норм.*

Такой точки зрения придерживаются контролирующие ведомства (письма Минфина России от 15 сентября 2005 г. № 03-03-04/2/63, от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140, МНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419, УФНС России по г. Москве от 4 марта 2011 г. № 16-15/020447). Поддерживают эту позицию некоторые арбитражные суды (см., например, определение ВАС РФ от 29 января 2009 г. № ВАС-495/09, постановление ФАС Уральского округа от 8 декабря 2008 г. № Ф09-9153/08-С3).

Главбух советует: чтобы учесть при расчете налога на прибыль расходы на ГСМ, вместо выплаты компенсаций заключите с сотрудником договор аренды транспортного средства.

В этом случае затраты на ГСМ можно включить в расходы при налогообложении прибыли и когда они включены в арендную плату, и когда оплачиваются отдельно* (письма Минфина России от 13 февраля 2007 г. № 03-03-06/1/81, от 29 ноября 2006 г. № 03-03-04/1/806, от 28 декабря 2005 г. № 03-03-04/1/463). Правомерность такого подхода подтверждает и арбитражная практика (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 20 февраля 2006 г. № А44-3149/2005-9). 

Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль компенсацию за использование автомобиля сотрудника, если автомобиль оформлен на другое лицо

Ответ на этот вопрос зависит от того, на кого оформлен автомобиль.

По общему правилу подпункт 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ позволяет уменьшить налогооблагаемую прибыль на сумму компенсации за использование личного автомобиля сотрудника (в пределах норм, утвержденных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92).

Если автомобиль находится в совместной собственности сотрудника и другого лица, то сумму компенсации можно учесть при расчете налога на прибыль. Такая ситуация может возникнуть, например, если машина является совместной собственностью супругов. По общему правилу имущество, нажитое супругами во время брака, является их совместной собственностью, если договором между ними не установлено иное (п. 1 ст. 256 ГК РФ, ст. 34 Семейного кодекса РФ). И в этом случае сотрудник, управляющий машиной, является одним из собственников автомобиля, то есть автомобиль считается его личным имуществом. И, соответственно, к сумме компенсации за его использование однозначно применяются нормы подпункта 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Аналогичные выводы следуют из писем Минфина России от 5 декабря 2012 г. № 03-03-06/1/629 и от 3 мая 2012 г. № 03-03-06/2/49.

Автомобиль может быть оформлен на организацию-работодателя, которая является собственником автомобиля и несет расходы по его содержанию и эксплуатации. Если организация производит сотруднику какие-либо выплаты за использование автомобиля, то такие выплаты при расчете налога на прибыль не учитывайте. Объясняется это тем, что в этом случае сотруднику вообще не положена компенсация, поскольку он не несет никаких расходов. Такой вывод следует из совокупности положений статей 164 и 188 Трудового кодекса РФ. Соответственно, выплата сотруднику не будет считаться компенсационной.

Вопрос о том, можно ли учесть при расчете налога на прибыль компенсацию за использование автомобиля в других случаях, является спорным.

По мнению специалистов Минфина России, в целях главы 25 Налогового кодекса РФ личным имуществом признается только то имущество, которым сотрудник владеет на праве собственности. То есть уменьшить налогооблагаемую прибыль на сумму компенсации за использование личного автомобиля сотрудника можно, если человек является его собственником. Соответственно, компенсацию, которую организация выплачивает сотруднику, управляющему машиной, которая оформлена на другое лицо (за исключением случая, когда сотрудник владеет машиной на праве совместной собственности), учесть при налогообложении прибыли нельзя. Такие выводы следуют из писем Минфина России от 5 декабря 2012 г. № 03-03-06/1/629, от 3 мая 2012 г. № 03-03-06/2/49, от 18 марта 2010 г. № 03-03-06/1/150.

Вместе с тем, требований о том, чтобы сотрудник был собственником автомобиля, глава 25 Налогового кодекса РФ не содержит. Понятие личного имущества в законодательстве отсутствует. Поэтому личным имуществом сотрудника можно признать имущество, принадлежащее ему на любом законном основании. Человек (организация) вправе выдать сотруднику доверенность на управление автомобилем. Доверенность – это письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому для представительства перед третьими лицами (п. 1 ст. 185 ГК РФ). Следовательно, она может быть признана законным основанием для владения транспортным средством. То есть автомобиль, которым человек пользуется по доверенности, можно рассматривать как его личное имущество. Поскольку сотрудник использует автомобиль в интересах организации, компенсационные выплаты за эксплуатацию автомобиля можно учесть при налогообложении прибыли (в пределах норм, утвержденных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92). Но при выполнении условий, предусмотренных статьей 252 Налогового кодекса РФ:

  • компенсация должна быть экономически обоснованна. Учесть ее можно, только если работа сотрудника связана с разъездами;
  • компенсация должна быть документально подтверждена. Для этого ее нужно выплатить на основании приказа руководителя организации, где указан размер компенсации.*

Ранее специалисты финансового ведомства признавали возможность учитывать компенсацию в расходах, если сотрудник пользуется автомобилем по доверенности (не выдвигая при этом условия о собственности) (письмо Минфина России от 27 декабря 2010 г. № 03-03-06/1/812). Аналогичная позиция отражена и в письме УФНС России по г. Москве от 13 января 2012 г. № 20-15/001797.

С учетом более поздней позиции Минфина России возможно возникновение рисков при включении в состав налоговых расходов сумм компенсации сотруднику, который управляет машиной, оформленной на другое лицо (и не является собственником автомобиля). Арбитражная практика по данному вопросу пока не сложилась.

Момент признания расходов

И при методе начисления, и при кассовом методе моментом признания в налоговом учете расходов в виде компенсации за использование личного автомобиля будет дата перечисления денег с расчетного счета (выплаты из кассы) (подп. 4 п. 7 ст. 272, п. 3 ст. 273 НК РФ). 

Нина Ковязина
заместитель директора департамента образования и
кадровых ресурсов Минздрава России 

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Какой код вы указали в поле 101 январской платежки по взносам?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка