Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Как инспекции ужесточают работу с компаниями

Подписка
Срочно заберите все!
№24
21 июня 2013 53 просмотра

Помещение нашей бухгалтерии затопило. Наверху находится квартира, хозяева не закрыли горячую воду. Испорчены все бухгалтерские первичные документы, начиная с 2009 года. Разъясните, можно ли списать испорченную документацию, и если да, то как все оформить правильно?

Испорченную первичную документацию нельзя просто списать, ведь вне зависимости от причины, за отсутствие документов организации может грозить ответственность.

Для исправления ситуации вам следует принять меры, в том числе, по восстановлению документации. Подробно см. Статьи № 2,3.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух».

1.Рекомендация: Как организовать документооборот в бухгалтерии

<…>

Ответственность

Внимание: отсутствие (непредставление) первичных документов является правонарушением (ст. 106 НК РФ,ст. 2.1 КоАП РФ), за которое предусмотрена налоговая и административная ответственность.*

Отсутствие первичных документов, счетов-фактур, а также регистров бухгалтерского и налогового учета признается грубым нарушением правил ведения учета доходов и расходов. Ответственность за него предусмотрена статьей 120 Налогового кодекса РФ.

Если такое нарушение было допущено в течение одного налогового периода, инспекция вправе оштрафовать организацию на сумму 10 000 руб. Если нарушение обнаружено в разных налоговых периодах, размер штрафа увеличится до 30 000 руб.

Нарушение, которое привело к занижению налоговой базы, повлечет за собой штраф в размере 20 процентов от суммы каждого неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.

Кроме того, по заявлению налоговой инспекции суд может применить к должностным лицам организации (например, к ее руководителю) административную ответственность в виде штрафа на сумму:

  • от 300 до 500 руб. за непредставление первичных документов, необходимых для налогового контроля (ч. 1 ст. 23.1,ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ);
  • от 2000 до 3000 руб. за несоблюдение порядка и сроков хранения первичных документов (ч. 1 ст. 23.1ст. 15.11КоАП РФ).

В каждом конкретном случае виновный в правонарушении устанавливается индивидуально. При этом суды исходят из того, что руководитель отвечает за организацию бухучета, а главный бухгалтер – за его правильное ведение и своевременное составление отчетности (п. 24 постановления Пленума Верховного суда РФ от 24 октября 2006 г. № 18). Поэтому субъектом такого правонарушения обычно признается главный бухгалтер (бухгалтер с правами главного). Руководитель организации может быть признан виновным:

Ситуация: Как поступить, если первичные документы утеряны*

Если документы, подтверждающие отраженные в учете операции, были утеряны, организация должна предпринять действия по расследованию причин и восстановлению пропажи. Для этого сотрудник, обнаруживший пропажу, должен написать служебную записку, на основании которой издается приказ руководителя о назначении комиссии по расследованию пропажи. Результаты работы комиссии оформите актом.

Если в период работы комиссии налоговая инспекция потребует документы, которые были утеряны, организация сможет попросить увеличить срок представления документов (п. 3 ст. 93 НК РФ). В этом случае распоряжение о создании комиссии будет документальным обоснованием такой просьбы.

Если же по результатам работы комиссии документы не будут обнаружены (восстановлены), организация не сможет подтвердить данные бухгалтерского и налогового учета. Кроме того, за отсутствие документов организации может грозить ответственность.*

<…>

С.В. Разгулин

заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

2.Статья: 1.3.8. Что делать, если первичные документы утрачены?

<…>

Действия компании в случае утраты «первички». Что же конкретно предпринять, если первичные документы компании утрачены?

Во-первых, собрать оправдательные документы, которые подтвердят, что в утрате «первички» не было вины компании и ее должностных лиц. Ниже приведена таблица, где мы перечислили оправдательные документы, которые помогут избежать наказания в случае утраты бухгалтерских бумаг.

Причина утраты первичных документов Оправдательные документы, которые надо собрать, чтобы избежать ответственности
Пожар Справка органа противопожарной службы
Затопление Справка ДЕЗ или управляющей компании, обслуживающей вашу организацию*
Стихийное бедствие Справка территориального управления Министерства по чрезвычайным ситуациям, публикация в средстве массовой информации (например, газете)
Кража Справка местного органа внутренних дел МВД России, приговор суда по уголовному делу
Документы утрачены по вине налогового органа Протокол о выемке документов, опись документов
Документы утрачены по вине третьих лиц (например, переданы аудиторам на проверку) Перечень документов, акт передачи документов


Кроме того, при утрате бухгалтерских бумаг нужно обратиться к Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденному Министерством финансов СССР 29 июля 1983 г. № 105. Там прописано, как действовать компании в такой ситуации.

Так, согласно пункту 6.8 этого Положения, в случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия назначает своим приказом соответствующую комиссию. В нее следует включить работников бухгалтерии и специалистов, которые могут выявить причины утраты документов, – главного энергетика, главного инженера, начальника службы безопасности и т.п. Комиссия в некоторых случаях должна привлечь представителей следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора, а также независимых экспертов – аудиторов и оценщиков.

Результаты работы комиссии оформляют актом, который утверждает руководитель компании. В акте необходимо подробнейшим образом описать место, которое исследовалось, характер внешних повреждений, указать причины утраты документов. Кроме того, в акте необходимо указать лиц, ответственных за сохранность документов (это может быть главный бухгалтер, делопроизводитель и т.п.), и получить от них письменные объяснения. Нелишним будет приложить к акту опись пострадавших документов.

Алгоритм действий при утрате документов определили и налоговики (см., например, письмо УМНС России по г. Москве от 13 сентября 2002 г. № 26-12/43411). В нем сказано, что помимо создания комиссии необходимо провести инвентаризацию. Кроме того, по мнению чиновников, документы, срок хранения которых не истек, придется восстанавливать. Например, копии выписок и платежных поручений можно запросить в банках; договоров, актов, накладных – у контрагентов.

Советуем восстанавливать в первую очередь те документы, которые могут потребоваться для исчисления налогов. Отсутствие таких бумаг чревато для организации неблагоприятными последствиями в виде доначисленных сумм налога и штрафов по статье 122 Налогового кодекса РФ.

Но даже если документы пропали после того, как организация отчиталась в инспекции и уплатила налоги, эти документы могут оказаться необходимыми, например, при выездной налоговой проверке. И, если документов не будет, налоговики доначислят налоги в соответствии с подпунктом 7 пункта 1 статьи 31 Налогового кодекса РФ (расчетным путем на основании имеющейся у них информации о налогоплательщике или данных об аналогичных налогоплательщиках).*

<…>

БИБЛИОТЕКА ЖУРНАЛА «ГЛАВБУХ». ОБРАЗЦЫ ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ, КОТОРЫЕ ДОЛЖНЫ БЫТЬ В КАЖДОЙ БУХГАЛТЕРИИ

3.Статья: Что предпринять, если вы утратили бухгалтерские документы

<…>

Как бумаги восстановить

Итак, вы четко знаете, что именно отсутствует. Осталось дело за «малым» – постараться получить копии или дубликаты от контрагентов.*

Банковская документация. Чтобы получить копии утраченных выписок и платежек, обратитесь в банк, где открыт у вас счет. См. образец соответствующего запроса.

Кстати, именно с восстановления банковской «первички» нужно начать, если утрачена вся база документов: и в бумажном, и в электронном виде. С их помощью вы сможете установить, с кем, когда и в какой сумме проводились безналичные расчеты. Тем самым вы определите все операции, расчеты по которым проводились по безналу.*

Кассовые чеки. Утраченные чеки ККТ потребуются, если вы приобретали имущество за наличный расчет. В этом случае кассовый чек является документом, который подтверждает произведенный расход, и если он не сохранился, его следует восстановить. Для этого обратитесь к продавцу. Дело в том, что некоторые виды кассовых машин могут печатать дубликат чека. Возможно, продавец сможет вам продублировать чек. Если же его кассовый аппарат не поддерживает такую функцию, попросите его изготовить копию чека на копировальном аппарате.*

«Первичка» от контрагентов. Договоры, накладные и прочие подобные документы помогут восстановить ваши контрагенты. Вы можете запросить у них копии недостающих первичных документов (см. образец). Если же вы не смогли установить, какой «первички» не хватает, тогда проведите с контрагентами сверку, по результатам которой будет составлен акт. Из него станет ясно, какие накладные и акты следует восстановить.*

<…>

В.А. Синицына

эксперт журнала «Упрощенка»

Журнал «Упрощенка» №6, июнь 2012

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка