Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Коротко о других изменениях

Подписка
Срочно заберите все!
№24
28 июня 2013 43 просмотра

Может ли организация не привлекая специализированную архивную службу самостоятельно выделиь документы к уничтожению, и утилизировать в компании принимающей маккулатуру? Ккакие первичные документы, распорядительные документы необходимо оформить?

организация может самостоятельно утвердить документы к уничтожению и утилизировать доступным ей способом.

Сначала нужно создать комиссию, члены которой по результатам экспертизы выявят документы, срок хранения которых истек. Комиссия должна состоять минимум из трех человек, один из которых обязательно должен быть руководителем архива или ответственным за его ведение (например руководитель, его зам и бухгалтер). Они составляют акт о выделении документов к уничтожению. Акт об уничтожении утверждает руководитель организации.

Если есть договор с организацией, которая перерабатывает ненужные документы (компания, принимающая макулатуру), помимо акта об уничтожении нужно оформить еще и приемно-сдаточную накладную. Если договора нет, в акте указывается способ утилизации документов.

Подробный порядок избавления от документов, срок хранения которых истек, содержится в материалах «Системы Главбух» коммерческая версия.

Статья: Какой акт надо составить, если пришла пора избавиться от архивных документов

Почему этот документ важен: При утилизации «отслуживших» бумаг важно, чтобы остался документ, подтверждающий эту процедуру. Если проверяющие заинтересуются прошлыми периодами, отказ на запрос документов можно обосновать актом об их уничтожении.
В чем часто ошибаются: В определении сроков хранения конкретных бумаг.

Когда понадобится акт

Некоторые бумаги необходимо хранить до тех пор, пока компания не закроется. Срок хранения других ограничивается несколькими годами. После того как это время истечет, документы можно уничтожить.

Утилизируя бумаги, специалисты рекомендуют составлять специальные акты – они позволяют упорядочить документооборот компании. Кроме того, эти акты можно будет предъявить проверяющим, если они запросят бумаги по давно истекшим периодам.*

Как узнать, можно ли уничтожить документ или он должен лежать в архиве компании еще несколько лет? Информацию об этом можно найти в недавно опубликованном приказе Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558 (подробнее см. статью «Справочник по срокам хранения документов»). Кроме того, периоды хранения некоторых бумаг прописаны в отдельных законах.

Обратите внимание: иногда сроки жизни одного и того же документа, предусмотренные в разных законодательных актах, не совпадают. Например, Налоговый кодекс РФ обязывает хранить все, что связано с налоговыми платежами (декларации, авансовые отчеты, документы, подтверждающие доходы и расходы), не менее четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23). А Министерство культуры РФ в своем приказе обязывает держать налоговые декларации в архиве минимум пять лет. Естественно, безопаснее ориентироваться на более долгий срок. Таким образом, декларации лучше уничтожать через пять лет, не раньше.

Как составить акт

Основные правила утилизации документов утверждены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года. Мы рекомендуем придерживаться этих постулатов. Они сводятся к следующему. Сначала нужно создать комиссию, члены которой по результатам экспертизы разделят архив компании на четыре категории:
1) для постоянного хранения;
2) для временного хранения;
3) по личному составу;
4) документы, срок хранения которых истек.

Комиссия должна состоять минимум из трех человек, один из которых обязательно должен быть руководителем архива или ответственным за его ведение. Это могут быть руководитель, его зам и, скажем, бухгалтер. Они составляют сводные описи бумаг по первым трем категориям. А по четвертой – акт о выделении к уничтожению документов (см. приложение № 4 к Основным правилам).*

Если организация сотрудничает со специализированным архивным учреждением, то все бумаги, составленные комиссией, отдают туда на экспертизу. Как только архив согласует утилизацию, руководство компании утверждает акт об уничтожении документов.

Если ваше предприятие с архивом не сотрудничает, акт об уничтожении можно утвердить на основании документов, оформленных комиссией.

Составляя акт об уничтожении документов, можно ориентироваться на форму акта о выделении. Ваше право – составить менее подробный документ. Но при этом не забудьте об обязательных реквизитах. К ним относятся:
– список документов, которые надо уничтожить;
– дата проведения экспертизы;
– дата составления акта;
– имена членов комиссии, их должности и личные подписи.

Утилизируемые бумаги вы можете разбить по группам. Например, счета-фактуры за 2000–2001 годы. Рядом желательно прописать, когда именно истек срок хранения данных документов. И дайте ссылку на нормативный акт, в котором этот срок оговорен.

Далее приведите количество уничтожаемых документов отдельно по каждой группе. Конечно же, считать непосредственно страницы не нужно. Можно просто указать количество папок или коробок.

Акт об уничтожении утверждает не председатель экспертной комиссии, а руководитель организации (если это два разных человека) (см. образец акта, который можно взять за основу).*

Если у вашей компании есть договор с организацией, которая перерабатывает ненужные документы, помимо акта об уничтожении придется оформить еще и приемно-сдаточную накладную (п. 2.4.7 Основных правил). Если такого договора нет, то в акте укажите способ утилизации бумаг. Как правило, организации используют обычный шредер.*

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка