Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Семь бухгалтерских желаний, которые сбылись в 2016 году

Подписка
Срочно заберите все!
№24
2 июля 2013 16 просмотров

Подскажите пожалуйста как правильно составить и принять к учету авансовый отчет сотрудника, представившего документы по командировке в Украину? Есть командировочное удостоверение с отметкой, акт на выполненные работы (за участие в международном форуме) в гривнах, квитанция ПКО на оплату услуг в рублях, документ по форме №4-Г за проживание в гостинице с завтраком и туристическим сбором в гривнах. Заранее спасибо.

 После приезда из командировки, сотрудник отчитывается перед организацией авансовым отчетом с приложенными документами. При этом, так как организация, исходя из текста вопроса, выдает сотруднику средства в рублях, то курсовые разницы в связи с расчетами в валюте в командировке, будут рассчитываться на дату поступления авансового отчета. Так же следует отметить, что разницы между валютными курсами организации нужно будет возместить сотруднику по окончании командировки.

Обоснование данной позиции приведено ниже в «Системе Главбух»

Рекомендация: Как отразить в бухучете и при налогообложении выдачу сотруднику средств на покупку валюты для загранкомандировки в банке

Покупка валюты

Один из способов обеспечения командированного сотрудника валютой – ее покупка в банке. Без ограничений приобрести наличную валюту могут только граждане. У организаций такого права нет – все валютные операции они должны проводить через свои счета в банках.

Такой порядок установлен пунктом 2 статьи 14 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173?ФЗ и разъяснен в письме Банка России от 22 марта 2005 г. № 36-3/526.

Главбух советует: чтобы обеспечить деньгами сотрудника, выезжающего за рубеж, выдайте ему под отчет рубли и поручите купить валюту самостоятельно. По возвращении из загранкомандировки он должен будет продать неиспользованную валюту (если она останется) и сдать вырученные рубли в кассу.*

Помимо оперативности такой способ выдачи аванса на загранкомандировку удобен тем, что в учете не будет курсовой разницы. Вместе с тем, из-за колебаний коммерческого курса валюты на дату ее покупки и продажи у организации могут возникнуть дополнительные расходы.

Коммерческий курс валюты на дату продажи ее остатка может быть меньше коммерческого курса на дату ее покупки сотрудником. В этом случае общая сумма командировочных расходов может превысить сумму выданного аванса*.

Командированному сотруднику нужно возместить все затраты, которые он понес, с разрешения администрации (ст. 168 ТК РФ). Поэтому сложившийся перерасход ему придется компенсировать*.

В коллективном договоре или в приказе о направлении в загранкомандировку нужно определить условия выплаты компенсации. Например, можно указать, что при снижении официального курса иностранной валюты расчеты с командированным проводятся по коммерческому курсу на дату выдачи аванса и на дату утверждения авансового отчета. Подобная оговорка избавит сотрудника от необходимости погасить перерасход за счет личных денег*.

Курс валюты

Коммерческий курс валюты должен быть указан в документе, который банк обязан выдать человеку. Форму документа банк устанавливает самостоятельно. Его распечатывают в одном экземпляре и выдают клиенту. Документ подписывает кассир. Вносить исправления в распечатку нельзя. Об этом говорится в пунктах 4.9 и 4.10 Инструкции Банка России от 16 сентября 2010 г. № 136-И.

Бухучет

При выдаче аванса и при возврате неиспользованной суммы сделайте проводки:

Дебет 71 Кредит 50
– выдан аванс на командировочные расходы;

Дебет 50 Кредит 71
– возвращен остаток неизрасходованной подотчетной суммы.

Авансовый отчет

Авансовый отчет нужно оформить в валюте только в том случае, если валюта выдавалась под отчет. Об этом сказано в указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

При выдаче аванса в российской валюте все командировочные расходы сотрудника будут рублевыми затратами организации. Однако признать сумму этих расходов в бухучете можно лишь в момент утверждения авансового отчета*.

Внимание: выдавать аванс за счет средств, полученных в кассу от граждан в качестве платежей в пользу иных лиц, организация не вправе (п. 2 указания Банка России от 20 июня 2007 г. № 1843-У). Это правило касается, в частности, сумм, полученных по посредническим договорам (комиссионная торговля, оплата услуг в пользу операторов мобильной связи).

Налог на прибыль

При расчете налога на прибыль сумму командировочных расходов учитывайте следующим образом. Если сотрудник может документально подтвердить факт покупки валюты, то расходы учтите в сумме фактически понесенных затрат на командировку по курсу валюты, указанному в справке о покупке валюты. Если сотрудник не может представить справку о покупке валюты, в целях налогообложения учитывайте фактически понесенные сотрудником командировочные расходы по курсу на дату утверждения авансового отчета. И в том и в другом случае расходы признавайте на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 15 июня 2011 г. № 03-03-06/1/347 и ФНС России от 21 марта 2011 г. № КЕ-4-3/4408.

Возврат неиспользованных подотчетных сумм

Не использованные в командировке подотчетные суммы сотрудник должен сдать в кассу организации. Сделать это нужно в течение трех рабочих дней после возвращения из-за границы. В этот же срок сотрудник обязан сдать в бухгалтерию авансовый отчет (п. 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, п. 4.4 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П).

Пример отражения в бухучете и при налогообложении расходов на покупку валюты для загранкомандировки. Сотрудник приобретает валюту в банке. Организация применяет общую систему налогообложения

ЗАО «Альфа» направило менеджера А.С. Кондратьева в загранкомандировку.

Срок командировки – с 26 по 31 января текущего года. Приказом о направлении в командировку установлено, что аванс сотруднику выплачивается в рублях. При снижении официального курса валюты окончательные расчеты проводятся по коммерческому курсу, действующему на дату выдачи аванса и на дату утверждения авансового отчета.

26 января для оплаты командировочных расходов сотруднику выдан аванс – 24 290 руб. Кондратьев самостоятельно купил в банке 700 евро.

Курс коммерческого банка (условный) на дату покупки (26 января) – 34,7 руб./EUR (подтверждено документом банка).

Сумма документально подтвержденных расходов Кондратьева за время командировки составила 640 евро. По возвращении сотрудник продал неизрасходованную часть валюты – 60 евро (700 EUR – 640 EUR).

Курс коммерческого банка (условный) на дату продажи – 33,8 руб./EUR (подтверждено документом банка).

В итоге Кондратьев получил на руки 2028 руб. (60 EUR ? 33,8 руб./EUR).

В авансовом отчете Кондратьев указал:
– сумму документально подтвержденных расходов на служебную поездку – 22 208 руб. (640 EUR ? 34,7 руб./EUR);
– расходы, возникшие из-за обратной конвертации валюты в рубли, – 54 руб. (60 EUR ? (34,7 руб./EUR – 33,8 руб./EUR)).

31 января текущего года руководитель организации утвердил авансовый отчет сотрудника.

Бухгалтер организации сделал в учете следующие записи.

26 января:

Дебет 71 Кредит 50
– 24 290 руб. – выдан Кондратьеву аванс на оплату командировочных расходов.

31 января:

Дебет 26 Кредит 71
– 22 262 руб. (22 208 руб. + 54 руб.) – учтены командировочные расходы;

Дебет 50 Кредит 71
– 2028 руб. – возвращен в кассу остаток неизрасходованных денег.

Возможность учесть при налогообложении прибыли расходы, связанные с обратной конвертацией валюты, законодательством не предусмотрена. Поэтому при расчете налога на прибыль бухгалтер учел документально подтвержденные командировочные расходы в сумме 22 208 руб.

Сумма расходов, признанных в бухучете (22 262 руб.), больше суммы расходов, признанных в налоговом учете (22 208 руб.). Поэтому в бухучете отражается постоянное налоговое обязательство:

Дебет 99 субсчет «Постоянные налоговые обязательства» Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
– 11 руб. (54 руб. ? 20%) – отражено постоянное налоговое обязательство.

Сергей Разгулин, заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка