Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Желаю вам в новом году

Подписка
Срочно заберите все!
№24
3 июля 2013 137 просмотров

Мы заключили договор аренды машины с экипажем, и направили на работу на север? Кто должен выписать командировочное удостоверение, выдать командировочные расходы, путевой лист - арендодатель или арендатор?

В данной ситуации организация не должна оформлять командировочные удостоверения и выдавать средства на командировочные расходы, так как предприятие арендует автомобиль с экипажем. А члены экипажа не являются сотрудниками организации. Исходя из порядка заполнения путевых листов, их должен оформлять арендодатель. Однако и для арендатора данный документ не менее важен, поскольку он подтверждает и обосновывает списание горюче-смазочных материалов. Если предприятие арендует грузовой автомобиль, путевой лист составляется собственником в общем порядке, за исключением отрывных талонов, которые заполняет арендатор. В дальнейшем эти талоны с необходимой для подтверждения расходов информацией (время, пробег, выполненная работа) остаются у арендатора. В итоге обе стороны имеют подтверждающие первичные документы. Также договором аренды можно предусмотреть, что арендодатель предоставит дубликаты (копии) путевых листов арендатору.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»

1. Рекомендация: Кого можно направить в командировку

В командировку можно направить только штатного сотрудника, с которым заключен трудовой договор (ст. 166 ТК РФ).*

Если сотрудник работает по гражданско-правовому договору (например, по договору подряда или возмездного оказания услуг), то его отношения с организацией трудовое законодательство не регулирует (ст. 11 ТК РФ). Он не признается штатным сотрудником, поэтому гарантии и компенсации, предусмотренные Трудовым кодексом РФ (в т. ч. и связанные с командировкой), на него не распространяются. Условия служебных поездок таких сотрудников должны быть прописаны в договоре.

При направлении в командировку совместителей (как внутренних, так и внешних) помните, что они обладают теми же правами, что и основные сотрудники (ст. 287 ТК РФ).

<…>

Сергей Разгулин, заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

2. Статья: Аренда автомобиля с экипажем. Уделите внимание документам

<…>

Договор аренды автомобиля с экипажем действителен, только когда он оформлен в письменном виде (ст. 633 Гражданского кодекса РФ). В нем должны быть четко указаны данные, позволяющие совершенно точно идентифицировать арендуемый транспорт (марка машины, цвет, год выпуска, номерной знак, номер двигателя и т. д.). Если этого не сделать, то условие об объекте аренды будет считаться несогласованным, а договор – незаключенным (п. 3 ст. 607 Гражданского кодекса РФ).

Кроме того, соглашение должно содержать условие о размере арендной платы (правилах его определения), а также какая из сторон несет затраты по коммерческой эксплуатации и страхованию транспортного средства. То есть оплату ГСМ, мойку, стоянку, ОСАГО и т. д. Если этого не зафиксировать, то автоматически эксплуатационные расходы лягут на арендатора, а расходы по страхованию – на арендодателя (ст. 636, 637 Гражданского кодекса РФ).*

<…>

Факт приема-передачи машины между сторонами надо подтвердить соответствующим актом, который составляется в произвольной форме (см. образец акта). Главное, чтобы в нем присутствовали все необходимые реквизиты первичного документа.

Отсутствие такого акта приводит к тому, что стороны не вправе требовать друг от друга исполнения условий договора (оплаты аренды, несения расходов и т. д.). Об этом свидетельствуют постановления Президиума ВАС РФ от 26 ноября 1996 г. № 2491/96, от 2 июля 1996 г. № 678/96.

<…>

Подтверждаем оказание арендных услуг…
Законодательство требует, чтобы любой налоговый расход организации был обоснован и подтвержден документально (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ). Ранее финансисты настаивали, что для этих целей необходимо составлять акты об оказании услуг по аренде (письмо Минфина России от 7 июня 2006 г. № 03-03-04/1/505). Но вскоре их позиция поменялась на противоположную – письмо Минфина России от 9 ноября 2006 г. № 03-03-04/1/742. Там чиновники отметили, что если это не предусмотрено договором, ежемесячно оформлять акты не требуется. Договора аренды и акта приема-передачи имущества достаточно.

Так что оформлять ли акт арендных услуг, агропредприятие должно решить самостоятельно. По нашему мнению, это целесообразно делать. Ведь данный документ служит не только основанием для расчетов, но и для подтверждения того, что стороны не имеют друг к другу претензий по качеству оказанных услуг (ст. 720, 783 Гражданского кодекса РФ). Да и налоговики при проверке скорее всего будут настаивать на его наличии у арендатора (письмо УФНС России по г. Москве от 30 апреля 2008 г. № 20-12/041966.1).

Кстати, в этом же письме чиновники указывают, какие бумаги помогут арендатору доказать обоснованность услуг аренды. Это, например, копии путевых листов, позволяющих определить регулярность, время использования, а также маршрут движения арендованных автомобилей.* Справедливости ради заметим, что суды не считают их наличие обязательным – постановления ФАС Московского округа от 3 сентября 2008 г. № КА-А40/8214-08, ФАС Северо-Западного округа от 18 января 2008 г. № А56-15033/2007.

…и затраты на содержание машин
Такие расходы подразделяют на эксплуатационные и затраты, связанные с текущим и капитальным ремонтом транспортных средств.

По закону последние должен нести арендодатель. Поэтому учесть их в составе налоговых расходов арендатор не сможет ни при каких обстоятельствах.

Данный вывод подтвердил арбитражный суд Свердловской области своим решением от 19 февраля 2010 г. № А60-62576/2009-С10.

А вот уменьшить свою налоговую базу на сумму расходов по эксплуатации арендованных с экипажем автомобилей сельхозорганизация имеет полное право. Причем независимо от того, какую систему налогообложения она применяет. Об этом свидетельствуют письма Минфина России от 13 февраля 2007 г. № 03-03-06/1/81, от 20 ноября 2006 г. № 03-11-05/251. И конечно, при условии, что договором аренды эта обязанность не возложена на арендодателя и есть подтверждающие первичные документы. Какие же бумаги необходимо иметь агрофирме?

Путевые листы. Основными тратами арендатора в связи с коммерческой эксплуатацией арендованного транспорта являются расходы на бензин. Они учитываются на основании путевых листов, где фиксируются пробег и маршрут автомобиля (с указанием объектов, которые были охвачены).

Иным способом (например, только на основании чеков ККТ) в налоговом учете списать топливо не получится (письмо Минфина России от 15 июля 2005 г. № 03-03-04/1/75).

Вместе с тем, исходя из порядка заполнения путевых листов, которые являются основанием для начисления заработной платы водителю, их должен оформлять арендодатель. Ведь по трудовому соглашению водитель работает именно у него.

Однако и для арендатора данный документ не менее важен, поскольку он подтверждает и обосновывает списание горюче-смазочных материалов. Как же быть сельхозорганизации?

Эта проблема решается просто, если агропредприятие арендует грузовой автомобиль. Путевой лист составляется собственником в общем порядке, за исключением отрывных талонов, которые заполняет арендатор.

В дальнейшем эти талоны с необходимой для подтверждения расходов информацией (время, пробег, выполненная работа) остаются у арендатора. В итоге обе стороны имеют подтверждающие первичные документы.

При аренде легкового автомобиля дело обстоит сложнее, так как здесь форма путевого листа отрывных талонов не предусматривает.

В такой ситуации можно рекомендовать сельхозпредприятию изначально предусмотреть договором условие о том, что арендодатель будет оформлять для него дубликаты путевых листов.

Есть и иной вариант – просто компенсировать расходы владельца на бензин на основании представленных им копий путевых листов и документов на покупку топлива.*

<…>

И. О. Астрова аудитор

Журнал «Учет в сельском хозяйстве», №8, август 2010

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка