Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

В трудовых книжках можете не ставить печати

Подписка
Срочно заберите все!
№24
5 июля 2013 494 просмотра

Подскажите, пожалуйста, какие необходимо подготовить документы, для того, чтобы удержать с работника сумму за перерасход ГСМ. (объяснительные, приказ, и пр, и образцы составления этих документов)

По факту обнаружения перерасхода с работника необходимо истребовать письменное объяснение, оформив это служебной запиской (ч. 2 ст. 247 ТК РФ). Служебная записка оформляется в произвольной форме и должна содержать:

- Дату составления;

- ФИО сотрудника;

- Подпись и расшифровку подписи сотрудника;

- Причину перерасхода;

- Обстоятельства, при которых образовался перерасход.

Если из объяснительной следует, что перерасход ГСМ произошел по вине сотрудника и организации нанесен прямой действительный материальный ущерб, то из заработка сотрудника можно удержать причиненный организации материальный ущерб по инициативе организации (ст. 238 и 240 ТК РФ).

При взыскании с работника стоимости перерасходованного ГСМ следует соблюдать ограничения, предусмотренные ст. 138 ТК РФ. По общему правилу размер разового удержания не может превышать 20% заработной платы, причитающейся работнику. Получается, что если стоимость перерасхода превысит 20% начисленной зарплаты, то взыскивать придется ежемесячно не более чем по 20% до возмещения всей суммы ущерба.

Взыскание с работника суммы причиненного ущерба производится по распоряжению работодателя в срок не позднее 1 месяца с момента окончательного установления размера ущерба (ст. 248 ТК РФ).

На сумму взыскания перерасхода по ГСМ составьте приказ. Его примерный образец можно посмотреть здесь.

Если же вина сотрудника в перерасходе ГСМ отсутствует, то удержание из заработной платы возможно только с согласия сотрудника. Для этого сотрудник может написать заявление на удержание. По заявлению сотрудника с него может быть удержан перерасход ГСМ в любой сумме в пределах заработной платы. В случае отказа от написания заявления удержание возможно только по решению суда.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»

1. Рекомендация: Когда можно произвести удержание из зарплаты по инициативе организации

Случаи удержания

По инициативе руководства организации (администрации) из заработка сотрудника можно удержать:

  • неотработанный аванс, выданный в счет зарплаты;
  • неизрасходованные и своевременно не возвращенные суммы, выданные под отчет, в связи с переводом на работу в другую местность и т. п.;
  • излишне выданную зарплату и другие суммы, излишне выплаченные сотруднику в связи со счетной ошибкой или при доказательстве его вины в простое или невыполнении норм труда;
  • суммы возмещения за неотработанные дни отпуска при увольнении сотрудника до окончания года;
  • суммы пособий (больничного и пособия по беременности и родам), излишне выплаченные в случае счетной ошибки (например, при подсчете заработка за расчетный период допущена арифметическая ошибка) или неправомерных действий сотрудника (например, сотрудник скрыл сведения, влияющие на размер пособия).

Такие случаи удержаний по инициативе администрации перечислены в статье 137 Трудового кодекса РФ и части 4 статьи 15 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ.

Также из заработка сотрудника можно удержать причиненный организации материальный ущерб (ст. 238 и 240 ТК РФ). При этом возмещается только сумма прямого действительного ущерба (те убытки, которые можно точно посчитать), упущенную выгоду организации сотрудник не оплачивает (ст. 238 ТК РФ).*

Сотрудник не несет материальной ответственности, если имущество было повреждено при стихийном бедствии, из-за ненадлежащей охраны и т. д. Полный перечень таких ситуаций приведен в статье 239 Трудового кодекса РФ.

Организация не вправе удерживать из зарплаты сотрудника никакие другие суммы, кроме тех, которые предусмотрены Трудовым кодексом РФ и другими федеральными законами (НДФЛ, удержания по исполнительным листам и т. д.). Так, например, по инициативе организации нельзя удержать из зарплаты сотрудника денежные средства для погашения кредита. Такие суммы сотрудник может возместить только по собственной инициативе: либо внеся деньги в кассу организации, либо написав заявление с просьбой удерживать средства из его зарплаты.

Аналогичные выводы следуют из писем Роструда от 16 сентября 2012 г. № ПР/7156-6-1 и от 18 июля 2012 г. № ПГ/5089-6-1.

<…>

Ответственность за неправомерное удержание из зарплаты

Внимание: за удержание из зарплаты сумм, не предусмотренных Трудовым кодексом РФ, организация несет административную ответственность

Неправомерное удержание из зарплаты является нарушением трудового законодательства. За него предусмотрены административные наказания.

Размер штрафа:

  • для должностных лиц (например, руководителя и главного бухгалтера) – от 1000 до 5000 руб.;
  • для организации – от 30 000 до 50 000 руб.

При повторном нарушении должностному лицу организации грозит дисквалификация на срок от одного года до трех лет.

Такие меры ответственности предусмотрены статьей 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Наказать организацию, ее должностных лиц может трудовая инспекция. Инспекторы могут обнаружить нарушение закона в ходе проверки организации или узнать о нем из жалобы сотрудника.

Документальное оформление

Чтобы удержать какую-либо сумму из зарплаты сотрудника, руководитель организации должен издать приказ.

Приказ надо издать в течение месяца со дня окончания срока, установленного для возврата аванса, погашения задолженности или неправильно рассчитанных выплат. Исключение – взыскание с увольняющегося сотрудника сумм, начисленных за неотработанные дни отпуска. Для удержания этих сумм месячный срок не действует.

Такой порядок прописан в статье 137 Трудового кодекса РФ.*

Пример оформления удержаний из зарплаты сотрудника, производимых по инициативе администрации

Экономисту организации А.С. Кондратьеву начислена зарплата в размере 7000 руб.

Из этой суммы сотрудник должен оплатить:

  • членские взносы – 100 руб.;
  • своевременно не возвращенные подотчетные суммы (аванс на служебную командировку) – 1000 руб.;
  • платежи в погашение кредита на покупку товаров – 500 руб.

По инициативе администрации из зарплаты Кондратьева можно удержать только 1000 руб. задолженности по подотчетным суммам.

Руководитель организации издал приказ. об удержании задолженности по подотчетным суммам.

Остальные удержания организация может произвести только по инициативе самого сотрудника (по его заявлению).

Для удержания сумм в погашение материального ущерба, нанесенного организации, руководитель также должен издать приказ в месячный срок. Этот срок отсчитывается с того дня, когда комиссия установит сумму материальных потерь. Это установлено статьей 248 Трудового кодекса РФ.

Если сотрудник не согласен с основаниями и размером удержания, то за взысканием недостающих сумм организация должна будет обратиться в суд (ст. 137, 248 и 391 ТК РФ, ст. 11 ГК РФ). В суд придется обратиться и в том случае, если в течение месяца, отведенного Трудовым кодексом РФ, руководитель не выпустил приказ об удержании.

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента образования

и кадровых ресурсов Минздрава России

2. Рекомендация: Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении удержания из зарплаты сотрудника по его инициативе

Цели, на которые можно производить удержания

По инициативе сотрудника из его зарплаты можно удерживать суммы на любые цели. Это могут быть выплаты на погашение займа, за товары, купленные в кредит, в оплату страховых взносов и услуг сотовой связи, в счет членских взносов и т. д. Указанные суммы не считаются удержаниями по смыслу статей 137 и 138 Трудового кодекса РФ, поскольку речь идет о волеизъявлении сотрудника распорядиться начисленной зарплатой. При этом сотрудник должен подтвердить свое желание на удержания письменным заявлением.*

Аналогичные выводы следуют из письма Роструда от 16 сентября 2012 г. № ПР/7156-6-1.

Ситуация: можно ли удержать задолженность по займу из зарплаты сотрудника. Организация предоставила сотруднику заем, который он отказывается возвращать

Ответ на этот вопрос зависит от того, какой порядок погашения заемного обязательства предусмотрен в договоре между организацией и сотрудником.

Если в договоре указано, что заем погашается путем удержания сумм из зарплаты должника, организация может взыскивать их без согласия сотрудника. Ведь свою готовность погашать заем через удержания из зарплаты он подтвердил, подписав договор. Если же в соглашении предусмотрен другой способ погашения займа (например, внесение денег в кассу), то удерживать суммы из заработка сотрудника можно только по его письменному заявлению.

Такой порядок следует из пункта 1 статьи 810 Гражданского кодекса РФ.

Ситуация: можно ли удерживать из зарплаты сотрудника по его письменному заявлению алименты. Исполнительный лист или нотариально удостоверенное соглашение об уплате алиментов, подписанное супругами, сотрудник не представил

Да, можно.

По инициативе сотрудника из его зарплаты можно удерживать суммы на любые цели, в том числе на алименты. Единственное условие: свое желание на добровольное удержание сотрудник должен подтвердить письменным заявлением. Наличие исполнительного листа или соглашения об уплате алиментов не является условием для проведения указанной операции. Объясняется это следующим.*

По статье 109 Семейного кодекса РФ алименты представляют собой обязательные удержания из дохода сотрудника (независимо от его желания), которые проводятся на основании исполнительного листа либо нотариально удостоверенного соглашения об уплате алиментов. Эти документы могут поступить в организацию от судебного пристава (как правило, по почте) или от самого взыскателя (например, от бывшей супруги сотрудника с требованием выплатить алименты). Сумма удержания по исполнительному листу ограничивается 50 (70) процентами месячного дохода сотрудника (ч. 2–3 ст. 99 Закона от 2 октября 2007 г. № 229-ФЗ). Подробнее об этом см. Сколько можно удерживать из зарплаты по исполнительным документам.

В то же время сотрудник вправе платить алименты в добровольном порядке с удержанием любой по размеру суммы из дохода.

При этом в случае поступления к работодателю в отношении данного плательщика исполнительного листа или нотариально удостоверенного соглашения на уплату алиментов в первую очередь необходимо провести удержания по ним, уведомив об этом сотрудника (ст. 109 Семейного кодекса РФ, ст. 98 Закона от 2 октября 2007 г. № 229-ФЗ, письмо Роструда от 19 декабря 2007 г. № 5204-6-0).

Сотрудник, который платит алименты по собственной инициативе, может прекратить делать это, когда захочет. Для этого он должен написать новое заявление с просьбой не удерживать часть его доходов с определенной даты.

<…>

Ситуация: какую сумму можно удержать из зарплаты сотрудника по его инициативе

Удержания из зарплаты сотрудника по его инициативе проводите без ограничений.

Закон об исполнительном производстве ограничивает размеры удержаний по исполнительным документам (ст. 99 Закона от 2 октября 2007 г. № 229-ФЗ). Трудовой кодекс РФ устанавливает основания и нормативы удержаний по распоряжению организации (ст. 130 ТК РФ). Других ограничений на размер удержаний законодательство не накладывает.

Поэтому по инициативе сотрудника из его заработка может удерживаться до 100 процентов дохода, но только после того, как из суммы дохода будет удержан НДФЛ (абз. 2 п. 1 ст. 210 НК РФ).

Аналогичные выводы следуют из письма Роструда от 16 сентября 2012 г. № ПР/7156-6-1.*

<…>

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента образования

и кадровых ресурсов Минздрава России

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка