Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

График отпусков '2017 — как составить с учетом новых сроков отчетности

Подписка
Срочно заберите все!
№23
8 июля 2013 15 просмотров

Как оформить возложение обязанности подписывать документы (кассовые, по учету товара) вместо главного бухгалтера на генерального директора

Официальных разъяснений по данному вопросу нет.

По общему правилу в документах должны содержаться подписи и генерального директора и главного бухгалтера. На основании распорядительного документа обязанность подписывать документы за бухгалтера и руководителя может быть возложена на других работников организации.

Передачу права подписи можно оформить как доверенностью от организации, так и приказом (распоряжением) руководителя. Типовых образцов для приказов (распоряжений) нет, поэтому эти документы можно составить в произвольной форме. Главное, чтобы в них содержалась информация о том, кому передается право подписи, и образцы подписей этих сотрудников. Кроме того, в приказе (распоряжении) можно установить срок, в течение которого уполномоченный сотрудник вправе подписывать документы.

В случае, если право подписи документов за главного бухгалтера возложено на руководителя, нарушением указанный порядок подписи не является, однако безопаснее для организации, чтобы право подписи за главного бухгалтера было передано иному сотруднику, а не директору организации.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»

1.Рекомендация: Как оформить приходный и расходный кассовый ордер, журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Приходный кассовый ордер

При получении денег в кассу нужно оформить приходный кассовый ордер по форме № КО-1 (п. 1.8 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П). Этот документ оформляется в одном экземпляре.

Бланк приходного кассового ордера состоит из двух частей: непосредственно приходный кассовый ордер и отрывная часть – квитанция. Квитанцию выдайте человеку, внесшему деньги.

В приходном ордере и квитанции к нему по строке «Основание» укажите содержание хозяйственной операции. Например, «оплата счета № 123 от 2 апреля 2013 г.». В строке «В том числе» укажите сумму НДС цифрами или напишите «Без НДС». В строке «Приложение» перечислите документы, прилагаемые к приходному кассовому ордеру.

Такие правила установлены указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Приходный кассовый ордер должен быть подписан главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии – руководителем организации (предпринимателем), кассиром. На основании распорядительного документа обязанность подписывать кассовые документы за бухгалтера может быть возложена на другого работника организации. Кандидатура уполномоченного работника согласовывается с главным бухгалтером (при его наличии). Если руководитель (предприниматель) ведет кассовые операции и оформляет документы лично, то кассовые документы подписываются им же.*

Такие правила установлены пунктами 2.1, 2.2 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П.

Расходный кассовый ордер

Выдачу денег из кассы оформите расходным кассовым ордером по форме № КО-2 (п. 1.8 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П). Этот документ составляется в одном экземпляре.

Если деньги выдаются работнику под отчет, то расходный кассовый ордер оформляйте на основании его письменного заявления, составленного в произвольной форме. Принимайте заявление только в том случае, если на нем есть собственноручная надпись руководителя:

  • о сумме наличных денег, выдаваемых под отчет;
  • о сроке, на который выдаются наличные деньги;
  • его подпись;
  • дата.

Такой порядок установлен пунктом 4.4 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П.

По строке расходного кассового ордера «Основание» укажите содержание хозяйственной операции. Например, «возмещение перерасхода по авансовому отчету № 321 от 2 апреля 2013 г.».

По строке «Приложение» перечислите прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления (счета, заявки на выдачу денег и т. д.). Порядок заполнения расходного кассового ордера установлен указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88, и пунктом 2.1 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П.

Исправления в кассовые документы вносить нельзя (п. 2.1 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П).

Расходный кассовый ордер подписывается руководителем организации (предпринимателем), а также главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии – руководителем (предпринимателем), кассиром. В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем (предпринимателем) расходный кассовый ордер подписывается им же.*

Такие правила установлены пунктом 2.2 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П.

Порядок действий при выдаче денег по расходному кассовому ордеру установлен пунктами 4.2 и 4.3 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П.

1. Кассир проверяет:

  • наличие необходимых подписей и их соответствие имеющимся образцам;
  • соответствие суммы цифрами сумме прописью;
  • наличие документов, перечисленных в расходном кассовом ордере;
  • соответствие фамилии, имени, отчества в расходном кассовом ордере данным предъявленного получателем денег документа, удостоверяющего его личность.

2. Кассир подготавливает сумму наличных денег, подлежащую выдаче, и передает расходный кассовый ордер получателю.

3. Получатель в расходном кассовом ордере указывает получаемую сумму денег (количество рублей прописью, копейки цифрами), ставит дату и подпись.

4. Кассир пересчитывает подготовленную к выдаче сумму денег так, чтобы получатель мог наблюдать за его действиями, и выдает ему деньги в сумме, указанной в расходном кассовом ордере.

5. Получатель наличных денег пересчитывает под наблюдением кассира полученные им деньги. Если получатель не сделает этого, то он не сможет в дальнейшем предъявить претензии кассиру по сумме полученных наличных денег.

6. Кассир подписывает расходный ордер.

Кассир выдает наличные деньги непосредственно получателю, указанному в расходном кассовом ордере, при предъявлении им паспорта или другого документа, удостоверяющего личность, либо при предъявлении получателем доверенности и документа, удостоверяющего личность (п. 4.2 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П).

Если деньги выдаются по доверенности, то проверьте соответствие фамилии, имени, отчества получателя, указанных в расходном кассовом ордере, фамилии, имени, отчеству доверителя, указанным в доверенности, а также соответствие указанных в доверенности и расходном кассовом ордере фамилии, имени, отчества доверенного лица и данных документа, удостоверяющего его личность, данным предъявленного им документа.

Доверенность на получение денег приложите к расходному кассовому ордеру. Если доверенность оформлена на несколько выплат или на получение денег у разных организаций (предпринимателей), то к расходному кассовому ордеру приложите ее копию. Копию доверенности заверяйте в установленном руководителем (предпринимателем) порядке. Оригинал доверенности (при наличии) хранится у кассира и при последней выдаче наличных денег прилагается к расходному кассовому ордеру.

Елена Попова, государственный советник налоговой службы РФ I ранга

2.Ситуация: Кто должен подписывать первичные документы

Все первичные документы должны составляться при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания.* Ответственность за правильность оформления сделки, операции, свершившегося события несут лица, подписавшие соответствующий первичный документ.

Такие правила установлены статьей 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Перечень сотрудников, имеющих право подписи первичных документов, может утвердить руководитель организации своим приказом.*

Вместе с тем, порядок подписания документов, которыми оформляются операции с денежными средствами, регулируется, в частности, Положением Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П и Положением Банка России от 19 июня 2012 г. № 383-П. Об этом сказано в письме Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012.

В отличие от организаций индивидуальный предприниматель не может передавать право подписи первичных документов сторонним лицам. На это прямо указано в пункте 10 Порядка, утвержденного приказом от 13 августа 2002 г. Минфина России № 86н и МНС России № БГ-3-04/430.

Сергей Разгулин, заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка