Журнал, справочная система и сервисы
№2
Январь

В свежем «Главбухе»

Готовы ли вы к проверкам

Подписка
6 номеров в подарок!
№2
9 июля 2013 131 просмотр

Подскажите пожалуйста, мы отправили сотрудника в командировку за границу он не вернулся в положенное время окончания командировки, а взял отпуск на 2 дня и вернулся позже уже из другой страны, т.е. он совершил перелет не возвращаясь из командировки и предоставил билет с датой прилета позже даты указанной в приказе. Можем ли мы возместить проезд работнику и принять это как расход, если нет как правильно нужно все оформить в таких случаях?

 Чтобы учесть стоимость обратного билета в расходах в вашей ситуации, нужно запастись разрешением руководителя, подтверждающее выбытие из командировки в более позднюю дату. И желательно, чтобы в положении о командировках или другом внутреннем документе была предусмотрена обязанность компании возмещать сотруднику расходы на проезд в такой ситуации. Однако более вероятно, что инспекторы не согласятся c обоснованностью расходов оплату проезда сотрудника из места командировки в случае, если он задержался там для проведения отпуска, тем более, что обратный билет представлен не из места назначения командировки. Поэтому наиболее безопасный вариант – эти затраты не учитывать при расчете налога на прибыль, а учесть их на счете 91-2»Прочие доходы и расходы».

Кроме того, со стоимости обратного билета следует удержать НДФЛ.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух».

1.Ситуация: Как учесть при расчете налога на прибыль иНДФЛ расходы на проезд, если даты выбытия в командировку (из командировки) в командировочном удостоверении и в билете не совпадают. Дата, указанная в билете, раньше или позже даты, указанной в командировочном удостоверении

При расчете налога на прибыль затраты на проезд можно включить в состав расходов.

Но только если более ранний выезд сотрудника в командировку (задержка выезда из командировки) произошел с разрешения руководителя, подтверждающего целесообразность выбытия в командировку (из командировки) в более раннюю (позднюю) дату.

Такой вывод следует из положений статьи 252 Налогового кодекса РФ и писем Минфина России от 3 сентября 2012 г. № 03-03-06/1/456от 20 сентября 2011 г. № 03-03-06/1/558от 16 августа 2010 г. № 03-03-06/1/545от 1 апреля 2009 г. № 03-04-06-01/74,от 26 марта 2009 г. № 03-03-06/1/191от 5 августа 2008 г. № 03-04-06-01/246.

Целесообразность может подтверждать, например, тот факт, что в связи с отсутствием билетов выбыть из места командировки в срок не представлялось возможным. Или покупка билета на более позднюю (раннюю) дату позволила сократить расходы напроезд. При этом соответствующее разрешение руководителя следует оформить письменно (например, приказом).

Причиной задержки может, например, стать и тот факт, что сразу после командировки сотрудник уходит в отпуск и проводит его в месте командировки. В данной ситуации на вопрос о целесообразности расходов на обратный билет нельзя ответить однозначно. По мнению специалистов финансового ведомства, при оценке целесообразности аналогичных затрат следует исходить из того, что расходы на проезд человека из места командировки были бы понесены в любом случае, независимо от срока, проведенного сотрудником в месте назначения (см., например, письма Минфина России от 3 сентября 2012 г. № 03-03-06/1/456от 16 августа 2010 г. № 03-03-06/1/545 и от 26 марта 2009 г. № 03-03-06/1/191). Из этого можно сделать вывод, что расходы на обратный билет можно учесть при налогообложении прибыли, даже если сотрудник задержался в месте командировки по причине отпуска (при условии, что они произведены с разрешения руководителя).

Однако ранее Минфин России высказывал более жесткую позицию, которая заключалась в том, что организация в рассматриваемом случае оплачивает проезд сотрудника не от места командировки, а от места отдыха. Следовательно, учесть данные расходы при расчете налога на прибыль она не вправе по причине их экономической необоснованности (п. 1 ст. 252 НК РФ). Такие разъяснения содержатся в письме Минфина России от 10 ноября 2005 г. № 03-03-04/2/111.

Таким образом, учитывая неоднозначность позиции Минфина России по данному вопросу, расходы на оплату проезда сотрудника из места командировки в случае, если он задержался там для проведения отпуска, в состав налоговых затрат лучше не включать. В противном случае могут возникнуть претензии со стороны налоговых инспекторов, которые сочтут такие расходы экономически необоснованными.

Главбух советует: есть аргументы, подтверждающие, что если даты выбытия из командировки в командировочномудостоверении и в билете не совпадают, расходы на проезд можно учесть при расчете налога на прибыль и без доказательств целесообразности этого. Они заключаются в следующем.*

Организация обязана возместить сотруднику расходы на проезд до места командировки и обратно* (ст. 168 ТК РФ, п. 1112 и 22 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Экономически обоснованные и документально подтвержденные расходы на командировки учитываются при расчете налога на прибыль в составе прочих расходов (п. 1 ст. 252подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). В частности, в состав этих затрат входят:

  • стоимость проездного билета на транспорте общего пользования (самолет, поезд и т. д.);
  • стоимость услуг по оформлению проездных билетов и т. д.

При этом действующим законодательством не предусмотрено, что для учета расходов на проезд обязательно должна совпадать дата выбытия из места командировки, указанная в командировочном удостоверении, с датой фактического выбытия сотрудника из места командировки (по билету). Подтверждают такой вывод некоторые арбитражные суды (см., например, постановления ФАС Уральского округа от 19 июня 2007 г. № Ф09-3838/07-С2от 4 мая 2007 г. № Ф09-3119/07-С2).

В отношении удержания НДФЛ с расходов на проезд учтите следующее.

По общему правилу компенсация документально подтвержденных расходов на проезд сотрудника до места командировки и обратно НДФЛ не облагается (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ).

Однако, если сотрудник возвращается из командировки позднее даты, установленной в приказе о направлении в командировку(командировочном удостоверении), оплата его проезда в некоторых случаях не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой.

Так, если сотрудник возвращается из командировки значительно позже установленной даты (в т. ч. если он проводит в месте командировки отпуск), со стоимости обратного билета удержите НДФЛ. В этом случае организация оплачивает за сотрудника проезд от места отдыха (отпуска) до места работы. Следовательно, оплата стоимости проезда не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой. В такой ситуации у сотрудника возникает экономическая выгода, а значит, со стоимости обратного билета нужно удержать НДФЛ* (ст. 41подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).

Если же сотрудник остается в месте командировки непродолжительное время (например, используя выходные или праздничные нерабочие дни), то оплата проезда от места проведения командировки (отдыха) до места работы к возникновению экономической выгоды не приводит. В этом случае удерживать НДФЛ со стоимости билета не нужно.

Аналогичные правила применяются и в случае, когда сотрудник убывает в командировку ранее даты, указанной в командировочном удостоверении.* Например, если более ранняя дата выезда в командировку связана с необходимостью подготовки сотрудника к выполнению служебного задания в месте командировки.

Такие разъяснения приведены в письмах Минфина России от 3 сентября 2012 г. № 03-03-06/1/456от 7 августа 2012 г. № 03-04-06/6-221от 16 августа 2010 г. № 03-03-06/1/545от 10 июня 2010 г. № 03-04-06/6-111.

Следует отметить, что ранее Минфин России придерживался иной точки зрения в отношении НДФЛ. Она сводилась к тому, что если сотрудник по своей инициативе задерживается в командировке, то со стоимости проезда нужно удержать НДФЛ вне зависимости от продолжительности периода задержки (письмо Минфина России от 1 апреля 2009 г. № 03-04-06-01/74). Однако в связи с выходом более поздних разъяснений, в которых финансовое ведомство скорректировало свою позицию, организация вправе пользоваться в работе именно ими.

Сергей Разгулин, заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

2.Статья: Отпуск до или после командировки

Если работник убывает в командировку раньше даты, указанной в приказе о командировании (возвращается из командировки позднее установленной даты), оплата его проезда в некоторых случаях не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой.

В частности, если срок пребывания в месте командирования значительно превышает срок, установленный приказом о командировании (например, сразу после окончания командировки работник проводит отпуск в месте командирования), налицо получение работником экономической выгоды, предусмотренной статьей 41 НК РФ, в виде оплаты организацией проезда от места проведения свободного времени до места работы.

В этом случае оплата организацией за сотрудника билета со сроком приезда позднее окончания срока командировки, обозначенного в приказе о командировании, признается его доходом, полученным в натуральной форме. Стоимость билета облагается НДФЛ в соответствии со статьей 211 НКРФ.

Если же работник остается в месте командирования, используя выходные или нерабочие праздничные дни, оплата организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы не приведет к возникновению у него экономической выгоды.

Аналогичный подход Минфин России использует в случае выезда работника к месту командировки до даты ее начала (письмо от 10.08.2012 №03-04-06/6-234).

ЖУРНАЛ «ЗАРПЛАТА», № 10, ОКТЯБРЬ 2012

3.Статья: Как теперь списывать расходы на командировки – новые требования чиновников

<…>

Работник выехал в командировку раньше или вернулся позже

Расходы на проезд к месту назначения и обратно компания учитывает в составе командировочных (подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Но как быть, если дата в проездном документе не совпадает c днем начала (или окончания) командировки?

Чиновники рассудили, что организация в любом случае несет расходы на проезд (письмо Минфина России от 31 декабря 2010 г. № 03-04-06/6-329). Независимо от того, раньше или позже выехал (вернулся) работник. Поэтому учесть стоимость билетов при расчете налога на прибыль в принципе можно. Но на задержку (или более ранний выезд к месту назначения) нужно иметь разрешение руководителя организации, которое подтвердит целесообразность расходов. Поэтому в данном документе советуем привести причину, по которой сотруднику разрешено выехать раньше (или позже). Например,* не было билетов на нужную дату.

Другой вариант – приказом продлить срок командировки. Тоже по объективной причине. При этом вносить изменения в другие документы необязательно. См. список документов, которые нужно составлять при командировках.

Скажем и о суточных. Когда командировка продлена, работнику нужно доплатить суточные. Так же можно поступить и в случае, если приказ о продлении командировки не издавали, но работник пробыл в месте назначения дольше по объективным причинам. И на это есть разрешение руководителя.

Возможно, что, наоборот, работник был в командировке меньше, чем положено. Тогда часть суточных ему придется вернуть. Такой же подход можно использовать и для расходов на оплату жилья.

А если же работник остается в месте командировки на отпуск? Тогда тоже нужно запастись разрешением руководителя. И желательно, чтобы в положении о командировках или другом внутреннем документе была предусмотрена обязанность компании возмещать работнику расходы на проезд в данном случае.

Но все же не исключено, что инспекторы на местах не согласятся c обоснованностью расходов на проезд от места отпуска. Поэтому наиболее безопасный вариант – эти затраты не учитывать. Либо ссылаться на письмо чиновников Минфина и внутренние документы компании, если у инспекторов все-таки возникнут какие-то вопросы.

Возникнет ли в данном случае у работника доход в натуральной форме? Конечно, суммы возмещения командировочных расходов НДФЛ не облагаются (п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ). Но распространяется ли это на стоимость билета, если его дата не совпадает c периодом командировки?

Здесь чиновники рассуждают так. Если работник остался за границей на выходные или праздники, НДФЛ на стоимость обратного билета начислять не нужно.* Аналогичный подход можно использовать и в случаях, когда сотрудник раньше выехал к месту командировки. Но если работник существенно задержался в месте командировки (например, провел там отпуск), ситуация другая. Раз компания оплачивает обратный билет, у сотрудника возникает экономическая выгода (ст. 41 кодекса). Значит, придется начислить НДФЛ на стоимость проезда. Это следует из подпункта 1 пункта 2 статьи 211 кодекса.*

<…>

О. Солдатова

эксперт журнала «Главбух»

ЖУРНАЛ «ГЛАВБУХ», № 11, ИЮНЬ 2011

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Новости по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Про налоговые споры. Новый опрос для бухгалтеров

Ваша компания участвовала в судебном налоговом споре (споре с фондом)?

Вы как бухгалтер участвовали в судебном налоговом споре (споре с фондом)?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка