Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Подписка
Срочно заберите все!
№24
16 июля 2013 122 просмотра

Мы являемся заказчиком по выполнению ремонтных работ. Подписанные акты КС-2 и КС-3 утеряны и у нас и у подрядчика. Подписаны и проведены они были в 4 кв. 2012г. На сегодняшний день у нас сменился Генеральный директор. Как нам действовать в данной ситуации. Как восстановить документы за тот период если подписать их тот ген. директор уже не сможет?

В соответствии с действующим законодательством в случае пропажи или гибели первичных документов организациям следует поступать следующим образом.

В первую очередь руководитель предприятия назначает своим приказом соответствующую комиссию. В нее следует включить работников бухгалтерии и специалистов, которые могут выявить причины утраты документов. Результаты работы комиссии оформляют актом, который утверждает руководитель компании. Кроме того, по мнению чиновников, документы, срок хранения которых не истек, следует восстановить. Под восстановлением контролирующие органы понимают запрос документов у контрагентов.

Таким образом, порядок восстановления документов в случае, когда документы утеряны обеими сторонами сделки, не установлен ни в законодательстве о бухгалтерском учете, ни в разъяснениях контролирующих органов.

В этой связи Вы вправе заново оформить документы. Подписать такие документы может действующий Генеральный директор. При этом Вам следует зафиксировать в документах (в приложениях к документам), что это не оригинальный документ, а восстановленный с указанием даты восстановления и подписями второй стороны.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»

1. БИБЛИОТЕКА ЖУРНАЛА «ГЛАВБУХ». ОБРАЗЦЫ ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ, КОТОРЫЕ ДОЛЖНЫ БЫТЬ В КАЖДОЙ БУХГАЛТЕРИИ

1.3.8. Что делать, если первичные документы утрачены?

От такой ситуации не застрахована ни одна компания. Так, бумаги могут сгореть при пожаре или их могут украсть. Мы расскажем, как можно выйти из подобной ситуации с минимальными потерями.

Как уже было отмечено нами выше, одна из обязанностей компании – обеспечение сохранности в течение четырех лет данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы и произведенные расходы и уплаченные (удержанные) налоги. Эта обязанность закреплена в подпункте 8пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ. А в статье 17 закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» установлен еще более длительный срок хранения документов – пять лет.

Если же необходимых документов нет, это может грозить серьезными неприятностями. Какими именно, подробно рассказано вглаве 1.3.9 «Какие санкции грозят компании и ее должностным лицам, если первичные документы отсутствуют или оформлены с нарушениями?». При этом, когда чиновники хотят взыскать штраф за утрату документов, их, как правило, не интересуют причины, по которым компания не представила запрашиваемые бумаги. Между тем судебная практика свидетельствует о том, что инспекторы не вправе штрафовать предприятие в случаях, когда бухгалтерские документы были утрачены не по его вине.

Дело в том, что обязанность по доказыванию вины компании лежит на налоговых органах (п. 6 ст. 108 Налогового кодекса РФ). Поэтому, пока виновность должностных лиц организации в нарушении порядка сохранности документов не будет доказана судом, штрафы платить не стоит.

Например, документы были утрачены в результате чрезвычайных обстоятельств. Чтобы оштрафовать компанию, налоговики должны будут доказать, что организация не приняла соответствующих мер для обеспечения сохранности документов. А это весьма трудоемкий и достаточно непростой процесс.

Налоговики не смогут доказать вину, если компания предъявит в суде принятое на предприятии положение о документообороте, архивном деле. Кроме того, организация может подтвердить, что она предпринимала необходимые меры по сохранности документов. Например, что помещения были оборудованы пожарной сигнализацией, в них проводился ремонт, установлены металлические решетки на окнах. Еще одним доказательством по принятию мер для сохранности документов послужит страховой полис, если до наступления чрезвычайного происшествия компания успела застраховать помещение, где хранились документы.

Рассмотрим конкретные ситуации, когда компаниям удавалось избежать взыскания штрафа за утрату документов.

Бухгалтерские документы утрачены в результате стихийного бедствия. Судебной практике известны случаи, когда рассматривалось дело о документах, сгоревших во время пожара. Возьмем, к примеру, постановление ФАС Северо-Западного округа от 10 января 2003 г. по делу № А05-7969/02-430/11. Суд признал, что в подобной ситуации вина компании отсутствует (п. 1 ст. 111 Налогового кодекса РФ), и отказал инспекции во взыскании штрафа. К аналогичному выводу судьи пришли при рассмотрении дела, связанного с утратой документов во время весеннего паводка (см. постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 14 октября 2003 г. по делу № А33-5711/03-С3-Ф02-3362/03-С1).

Однако справедливости ради стоит сказать, что не все суды признают факт утраты документов во время пожара обстоятельством, исключающим вину организации в совершении налогового правонарушения. Пример – постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 28 июля 2003 г. по делу № А33-20597/02-С3н-Ф02-2227/03-С1.

Налоговая инспекция провела выездную проверку ООО «СВ Стройсервис». При этом у компании отсутствовали бухгалтерскиедокументы, утраченные в результате пожара. В связи с невозможностью достоверно определить результат финансово-хозяйственной деятельности организации налоговики определили суммы налогов расчетным путем. Судьи решили, что фактутраты документов во время пожара не является обстоятельством, исключающим вину предприятия в совершении налогового правонарушения, предусмотренного частью 1 статьи 122 Налогового кодекса РФ. При этом ООО «СВ Стройсервис» не представило суду доказательств того, что были приняты меры к восстановлению утраченных бухгалтерских документов. Поэтому компания проиграла дело, и суд взыскал с нее штраф.

Однако обратите внимание: в приведенном примере суд взыскал штраф по статье 122, а не по статье 120 Налогового кодекса РФ. А статья 122 предусматривает ответственность за неуплату сумм налога. Другими словами, компания была оштрафована не за отсутствие бухгалтерских документов, а за долги перед казной. Причем компания не принимала никаких мер к восстановлению сгоревших бумаг.

Документы утрачены по вине третьих лиц. Инспекция не может оштрафовать компанию в случае, если документы были похищены. При этом важно представить в суд доказательства, подтверждающие факт кражи документов. Так, организация подтвердила то обстоятельство, что документы были похищены, справкой заместителя начальника милиции общественной безопасности Советского РОВД г. Орла. Подобный случай отражен в постановлении ФАС Центрального округа от 16 октября 2002 г. по делу № А48-1456/02-18.

Бумаги утрачены по вине налоговых органов. Судебная практика говорит о том, что фирма не несет ответственности, если первичные бухгалтерские документы были утрачены по вине налоговиков. Подтверждение тому – постановление ФАС Московского округа от 14 марта 2003 г. по делу № КА-А40/1064-03-П.

Действия компании в случае утраты «первички». Что же конкретно предпринять, если первичные документы компании утрачены?

Во-первых, собрать оправдательные документы, которые подтвердят, что в утрате «первички» не было вины компании и ее должностных лиц. Ниже приведена таблица, где мы перечислили оправдательные документы, которые помогут избежать наказания в случае утраты бухгалтерских бумаг.

Причина утраты первичных документов Оправдательные документы, которые надо собрать, чтобы избежать ответственности
Пожар Справка органа противопожарной службы
Затопление Справка ДЕЗ или управляющей компании, обслуживающей вашу организацию
Стихийное бедствие Справка территориального управления Министерства по чрезвычайным ситуациям, публикация в средстве массовой информации (например, газете)
Кража Справка местного органа внутренних дел МВД России, приговор суда по уголовному делу
Документы утрачены по вине налогового органа Протокол о выемке документов, опись документов
Документы утрачены по вине третьих лиц (например, переданы аудиторам на проверку) Перечень документов, акт передачи документов


Кроме того, при утрате бухгалтерских бумаг нужно обратиться к Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденному Министерством финансов СССР 29 июля 1983 г. № 105. Там прописано, как действовать компании в такой ситуации.

Так, согласно пункту 6.8 этого Положения, в случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия назначает своим приказом соответствующую комиссию. В нее следует включить работников бухгалтерии и специалистов, которые могут выявить причины утраты документов,* – главного энергетика, главного инженера, начальника службы безопасности и т.п. Комиссия в некоторых случаях должна привлечь представителей следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора, а также независимых экспертов – аудиторов и оценщиков.

Результаты работы комиссии оформляют актом, который утверждает руководитель компании.* В акте необходимо подробнейшим образом описать место, которое исследовалось, характер внешних повреждений, указать причины утраты документов. Кроме того, в акте необходимо указать лиц, ответственных за сохранность документов (это может быть главный бухгалтер, делопроизводитель и т.п.), и получить от них письменные объяснения. Нелишним будет приложить к акту опись пострадавших документов.

Алгоритм действий при утрате документов определили и налоговики (см., например, письмо УМНС России по г. Москве от 13 сентября 2002 г. № 26-12/43411). В нем сказано, что помимо создания комиссии необходимо провести инвентаризацию. Кроме того, по мнению чиновников, документы, срок хранения которых не истек, придется восстанавливать.* Например, копии выписок и платежных поручений можно запросить в банках; договоров, актов, накладных – у контрагентов.

Советуем восстанавливать в первую очередь те документы, которые могут потребоваться для исчисления налогов. Отсутствие таких бумаг чревато для организации неблагоприятными последствиями в виде доначисленных сумм налога и штрафов по статье 122 Налогового кодекса РФ.

Но даже если документы пропали после того, как организация отчиталась в инспекции и уплатила налоги, эти документы могут оказаться необходимыми, например, при выездной налоговой проверке. И, если документов не будет, налоговики доначислят налоги в соответствии с подпунктом 7 пункта 1 статьи 31 Налогового кодекса РФ (расчетным путем на основании имеющейся у них информации о налогоплательщике или данных об аналогичных налогоплательщиках).

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка