Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Всеобщий переход на онлайн‑кассы — срочно присоединяйтесь

Подписка
Срочно заберите все!
№23
19 июля 2013 12 просмотров

Где можно найти примерную форму отчетов для документального подтверждения компенсации за разъездной характер работ?

Подтвердить расходы, связанные с разъездным характером работы, можно как документами, формы которых утверждены законодательно, так и документами, разработанными самостоятельно. Например, приказом о разъездном характере работ, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором, маршрутными листами, справкой-расчетом суточных и т. д. Образец приказа о разъездном характере работы, а также образец путевого листа приведены ниже в документе.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»

1. Рекомендация: Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении компенсацию за разъездной характер работы

Состав расходов

К расходам, связанным с разъездным характером работы, относятся:

  • расходы по проезду;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
  • иные расходы, произведенные сотрудниками с разрешения или ведома работодателя.*

Документальное подтверждение расходов

Подтвердить расходы, связанные с разъездным характером работы, можно как документами, формы которых утверждены законодательно, так и документами, разработанными самостоятельно* (письма Минфина России от 5 июня 2008 г. № 03-03-06/1/346 и от 4 июня 2008 г. № 03-03-06/1/344). Например, приказом о разъездном характере работ, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором, маршрутными листами, справкой-расчетом суточных и т. д.*

<…>

Сергей Разгулин

заместитель директора департамента налоговой и

таможенно-тарифной политики Минфина России

2. Статья: 4.6.2 Как оформить разъездной характер работ

Необходимый список сотрудников, работа которых носит разъездной характер, лучше утвердить приказом руководителя вашей организации (см. образец). В этом же документе можно прописать размеры и порядок возмещения расходов, связанных с поездками.* Само собой, включать ту или иную позицию в перечень стоит, если это действительно обоснованно.

Удостоверьтесь, что частые разъезды работника входят в его обязанности и прямо прописаны в его должностной инструкции. Но главное, чтобы условие о поездках было предусмотрено в трудовом или коллективном договоре. Этого требует статья 57 Трудового кодекса РФ. Если такая оговорка отсутствует, внесите в договор изменения или составьте дополнительное соглашение.*

Чем оплата разъездной работы выгоднее командировочных при уплате налогов

Выплаты Командировки Разъездная работа
НДФЛ
Подтвержденные расходы на проезд и проживание Удерживать не нужно Удерживать не нужно
Суточные Не облагаются НДФЛ лишь в пределах норм, установленных пунктом 3статьи 217 НК РФ:
– 700 руб. для командировок по России;
– 2500 руб. для зарубежных поездок
Не облагаются НДФЛ в пределах норм, утвержденных руководителем компании
Иные затраты, связанные с поездками Перечень расходов, с которых не удерживается налог, ограничен (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ) Не нужно удерживать с любых затрат, перечень которых прописан в трудовом или коллективном договоре либо в ином другом локальном акте
Страховые взносы в ПФР, ФСС РФ и медстрах
Подтвержденные расходы на проезд и проживание Начислять не нужно Начислять не нужно
Суточные Начислять не нужно Начислять не нужно
Прочие затраты Установлен закрытый перечень выплат, не облагаемых страховыми взносами. Он прописан впункте 2 статьи 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ Не нужно начислять по любым затратам, перечень которых прописан в трудовом или коллективном договоре либо в ином другом локальном акте. Кроме того, в должностной инструкции работника должно быть указано, что его работа носит разъездной характер
Взносы на страхование от несчастных случаев
Подтвержденные расходы на проезд, проживание, суточные и другие затраты Установлен закрытый перечень выплат, не облагаемых страховыми взносами. Он прописан впункте 1 статьи 20.2 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ Не нужно начислять по любым затратам, перечень которых прописан в трудовом или коллективном договоре либо в ином другом локальном акте

Ситуация: нужно ли при разъездной работе составлять командировочные приказы и удостоверения

Нет, не нужно. Отрадно, что для возмещения разъездных расходов вам придется оформлять значительно меньше документов, чем для оплаты командировочных. В частности, не надо составлять служебное задание, приказ о командировке и командировочное удостоверение. Правда, вместо этого все равно должны быть какие-то документы, которые позволяли бы проследить маршрут и цели поездок. К примеру, журналы учета поездок, маршрутные листы, справки-расчеты суточных. Формы таких бумаг, периодичность и порядок их заполнения вы можете утвердить самостоятельно. Только помните об обязательных реквизитах, которые должны быть в любом первичном документе.*

От сотрудников же требуйте стандартный «командировочный» набор бумаг:

  • авиа-, железнодорожные, автобусные билеты и т. д.;
  • гостиничные счета, счета-фактуры, акты, кассовые чеки, подтверждающие оплату наемного жилья;
  • копию загранпаспорта (при поездках за границу);
  • документы, подтверждающие цель поездок (проекты договоров, программы встреч).

Авансовый отчет с работника после каждой поездки можете не требовать. В том же коллективном или трудовом договоре стоит закрепить, как часто необходимо отчитываться по расходам на поездки. Пожалуй, раз в месяц будет достаточно, чтобы вы смогли вовремя рассчитать сумму компенсации и выплатить ее, допустим, вместе с зарплатой.*

<…>

Справочник «Зарплата – 2013»

__________________________________________________________________

ПРИКАЗ № __
о перечне должностей сотрудников, работа которых носит разъездной характер

______________ __________

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить список сотрудников, работа которых носит разъездной характер:
__________________________;
__________________________.

2. Возмещение расходов, связанных с разъездным характером работы, производить по фактическим затратам.

3. Возмещение расходов, связанных с разъездным характером работы, производить ______________________________________________________.

________________ ______________________________

Место для штампа организации Типовая межотраслевая форма № 3
Утверждена постановлением
Госкомстата России от 28.11.97 № 78

ПУТЕВОЙ ЛИСТ ЛЕГКОВОГО АВТОМОБИЛЯ
(серия)
« » г.
Коды
Форма по ОКУД 0345001
Организация по ОКПО
наименование, адрес, номер телефона
Марка автомобиля
Государственный номерной знак Гаражный номер
Водитель Табельный номер
фамилия, имя, отчество
Удостоверение № Класс
Лицензионная карточка стандартная, ограниченная
ненужное зачеркнуть
Регистрационный № Серия
Задание водителю Автомобиль технически исправен
В распоряжение Показание спидометра, км
наименование
Выезд разрешаю
организация
Механик
подпись расшифровка подписи
Автомобиль в технически исправном состоянии принял
Адрес подачи Водитель
подпись расшифровка подписи
Горючее марка код
Время выезда из гаража, ч, мин.
Диспетчер-нарядчик Движение горючего
подпись расшифровка подписи Количество, л
Выдано по заправочному
Время возвращения в гараж, ч, мин. листу №
Остаток: при выезде
Диспетчер-нарядчик при возвращении
подпись расшифровка подписи Расход: по норме
фактический
Опоздания, ожидания, простои в пути, заезды в гараж и прочие отметки Экономия
Перерасход
Автомобиль сдал Автомобиль принял
Водитель Показание спидометра при возвращении
подпись расшифровка подписи в гараж, км
Механик
М.П. подпись расшифровка подписи

Оборотная сторона формы № 3
Номер
по порядку
Код
заказчика
Место Время Пройдено, км Подпись лица, пользовавшегося автомобилем
отправления назначения выезда возвращения
ч мин. ч мин.
Результат работы автомобиля за смену: Расчет заработной платы:
всего в наряде, ч за километраж, руб. коп.
пройдено, км за часы, руб. коп.
Итого, руб. коп.
Расчет произвел
должность подпись расшифровка подписи

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме

Новости по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка