Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

График отпусков '2017 — как составить с учетом новых сроков отчетности

Подписка
Срочно заберите все!
№23
23 июля 2013 10 просмотров

Наша организация выдала заключила договор с мобильным оператором и преобрела сим карты, которые выдала работникам для служебных целей. Расходы на мобильную связь организация учитывает на управленческие расходы.Один из сотрудников воспользовался служебным телефоном в личных целях. Как возместить с сотрудника ущерб и как отразить в учете организации. Заранее благодарю!

Стоимость личных телефонных переговоров со служебного мобильного телефона организация вправе квалифицировать как материальный ущерб, который сотрудник обязан возместить (ст. 238 ТК РФ). Порядок удержания из заработной платы материального ущерба, причиненного сотрудником, приведен ниже в рекомендации «Системы Главбух».

Ущерб в виде стоимости переговоров в личных целях также может быть возмещен сотрудником добровольно. Необходимую сумму сотрудник может внести в кассу или дать свое письменное согласие на удержание стоимости личных переговоров из его зарплаты. Подробный порядок отражения в учете суммы компенсации сотрудником стоимости личных переговоров приведен ниже в рекомендациях «Системы Главбух».

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»

1. Рекомендация: Как отразить в бухучете и при налогообложении компенсацию сотрудником стоимости личных переговоров со служебного мобильного телефона

<…>

Возмещение материального ущерба

Стоимость личных телефонных переговоров со служебного мобильного телефона организация вправе квалифицировать как материальный ущерб, который сотрудник обязан возместить (ст. 238 ТК РФ). Порядок возмещения ущерба установлен статьей 248 Трудового кодекса РФ.

Ущерб может быть возмещен добровольно (ч. 4 ст. 248 ТК РФ). Необходимую сумму сотрудник может внести в кассу или дать свое письменное согласие на удержание стоимости личных переговоров из его зарплаты.

Если сотрудник отказывается добровольно возместить стоимость личных звонков, организация вправе взыскать с него сумму ущерба. Если ущерб не превышает среднего заработка сотрудника, то стоимость личных переговоров удержите из его зарплаты. Если превышает – придется обратиться в суд.*

<…>

Бухучет

В бухучете расчеты с сотрудниками по возмещению стоимости личных звонков отразите на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (Инструкция к плану счетов).

Стоимость личных звонков, указанных в счете оператора связи, отразите проводкой:

Дебет 73 Кредит 60
– учтена стоимость личных телефонных переговоров, подлежащих возмещению за счет сотрудников.

Возмещение сотрудником стоимости личных звонков отразите следующими проводками:

Дебет 50 Кредит 73
– внесены наличные деньги в счет возмещения стоимости личных телефонных переговоров;

Дебет 70 Кредит 73
– удержана из зарплаты стоимость личных телефонных переговоров.*

Пример отражения в бухучете возмещения затрат на оплату личных телефонных переговоров сотрудника. Организация применяет общую систему налогообложения

Главный бухгалтер ЗАО «Альфа» А.С. Глебова использует служебный мобильный телефон. В марте 2009 года оператор связи выставил организации документы, согласно которым общая стоимость телефонных переговоров Глебовой составила 1180 руб. (в т. ч. НДС – 180 руб.). По расшифровке счета установлено, что стоимость личных переговоров Глебовой составила 118 руб. (в т. ч. НДС – 18 руб.).

Внутренними правилами использования служебных мобильных телефонов предусмотрено, что с согласия сотрудников стоимость личных телефонных переговоров удерживается из их зарплаты. Свое согласие на удержание Глебова подтвердила письменным заявлением. Стоимость личных телефонных переговоров была удержана из зарплаты Глебовой за март.

В учете бухгалтер организации сделал следующие записи:

Дебет 60 Кредит 51
– 1180 руб. – оплачен счет оператора мобильной связи;

Дебет 26 Кредит 60
– 900 руб. – отражена стоимость служебных телефонных переговоров Глебовой;

Дебет 73 Кредит 60
– 100 руб. – отражена стоимость личных телефонных переговоров;

Дебет 19 Кредит 60
– 180 руб. – учтен НДС по услугам мобильной связи;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– 162 руб. – принят к вычету НДС со стоимости служебных телефонных переговоров;

Дебет 73 Кредит 19
– 18 руб. – списан НДС со стоимости личных телефонных переговоров;

Дебет 70 Кредит 73
– 118 руб. – удержана из зарплаты Глебовой стоимость личных телефонных переговоров.

Порядок начисления налогов со стоимости личных телефонных переговоров зависит от того, какую систему налогообложения применяет организация.

ОСНО

При оплате стоимости личных переговоров и последующего возмещения указанных сумм сотрудником у организации могут возникнуть расходы и доходы для целей налогообложения.

Ситуация: как учесть при расчете налога на прибыль компенсацию сотрудником расходов организации по оплате его личных телефонных переговоров. Организация установила лимит расходов на использование телефонной связи

Если сотрудник использует телефон не только в служебных, но и в личных целях, то организация вправе установить лимит расходов на использование телефонной связи в личных целях. В этом случае сотрудник будет обязан возместить организации превышение этого лимита за счет собственных средств. Только после такого возмещения оплату личных телефонных переговоров, которую организация вносит по выставленным ей счетам оператора связи, можно учесть в составе прочих расходов при расчете налога на прибыль (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). Возмещенную сотрудником сумму нужно включить в состав доходов (ст. 249250 НК РФ).* Чтобы отграничить личные переговоры (на которые установлен лимит) от служебных, потребуются документы, подтверждающие производственный характер переговоров.

Такая точка зрения отражена в письмах Минфина России от 3 декабря 2009 г. № 03-03-05/224от 19 января 2009 г. № 03-03-07/2от 27 июля 2006 г. № 03-03-04/3/15от 29 марта 2006 г. № 03-03-04/1/297. При этом в письме от 3 декабря 2009 г. № 03-03-05/224 Минфин России придерживается мнения, что возмещенную сотрудником сумму телефонных переговоров нужно учесть во внереализационных доходах. А в письмах от 19 января 2009 г. № 03-03-07/2от 27 июля 2006 г. № 03-03-04/3/15 финансовое ведомство указывает на то, что эти выплаты необходимо включить в состав доходов от реализации. В сложившейся ситуации организация вправе самостоятельно выбрать, какой из указанных позиций отдать предпочтение.*

<…>

Сергей Разгулин

заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Валентина Акимова

государственный советник налоговой службы РФ III ранга

2. Рекомендация: Как удержать из зарплаты материальный ущерб, нанесенный организации

Порядок удержания

Сумму материального ущерба с дохода сотрудника удерживайте в таком порядке.

Сначала подсчитайте сумму потерь, которая включает в себя:
– размер материального ущерба;
– расходы на приобретение или восстановление имущества (например, ремонт);
– расходы на возмещение ущерба, который сотрудник причинил другим гражданам или организациям (например, ущерб от ДТП в части, не покрытой страховым возмещением).

Состав потерь, которые обязан возместить сотрудник, нанесший организации материальный ущерб, указан в статье 238 Трудового кодекса РФ.

<…>

Создание специальной комиссии

Для подтверждения суммы материального ущерба в организации можно создать специальную комиссию (ст. 247 ТК РФ). Ее состав утверждает руководитель организации. Создавать комиссию целесообразно при установлении фактов хищения или злоупотребления, а также порчи ценностей.

<…>

Если сумму материального ущерба можно установить на основании документов, полученных от контрагентов, комиссию можно не создавать.* Например, при ДТП по вине сотрудника сумму материального ущерба можно установить по документам, полученным от страховой и ремонтной компаний.

Оценка ущерба

Сумму ущерба определяйте по рыночным ценам на день причинения ущерба (совершения сотрудником ДТП, обнаружения недостачи и т. п.). При этом ущерб не может быть оценен ниже стоимости имущества по данным бухучета (с учетом износа). При определении ущерба не учитывайте фактические потери в пределах норм естественной убыли. Такой порядок установлен статьей 246 Трудового кодекса РФ.

Письменные объяснения сотрудника

После определения суммы ущерба возьмите с сотрудника письменные объяснения о причинах, по которым он возник. Если сотрудник отказывается это сделать, то составьте акт. Такой порядок установлен частью 2 статьи 247 Трудового кодекса РФ.

Приказ об удержании

Для взыскания суммы ущерба с виновного сотрудника руководитель организации должен издать приказ об удержании. Приказ нужно выпустить не позже чем через месяц после того, как комиссия установит размер ущерба.*

Расчет суммы ущерба

На основании приказа с дохода сотрудника удержите стоимость ущерба, не превышающую его среднего месячного заработка. С учетом этого правила нужно взыскивать ущерб и в тех случаях, когда сотрудник несет ограниченную материальную ответственность, и в тех случаях, когда материальная ответственность наступает в полной сумме ущерба.

Сумму ущерба, превышающую средний месячный заработок, можно получить с сотрудника только через суд (в том случае, если на него возлагается полная материальная ответственность). В то же время сотрудник может добровольно возместить сумму ущерба. При этом по соглашению сторон допускается возмещение ущерба с рассрочкой платежа.*

Такой порядок установлен статьей 248 Трудового кодекса РФ.

Ситуация: как определить средний месячный заработок при расчете суммы материального ущерба, которую можно удержать из дохода сотрудника

Законодательство не предусматривает методику расчета среднего месячного заработка. Для всех случаев сохранения среднего заработка установлен единый порядок его расчета на основании среднего дневного (часового) заработка (ст. 139 ТК РФ). Поэтому при расчете суммы материального ущерба необходимо использовать именно его. Различные наименования, которые использованы при определении размеров выплат, не могут служить основанием для использования какого-либо другого порядка.

Стоимость ущерба, удерживаемого из дохода сотрудника, не должна превышать его среднего месячного заработка (ч. 1 ст. 248 ТК РФ). В данном случае средний месячный заработок следует рассчитывать на основании среднего дневного (часового) заработка и рабочих дней (часов) в течение того месяца, в котором был обнаружен материальный ущерб (ст. 139 ТК РФ, п. 9 и 13 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922).

Удержать из месячной зарплаты сотрудника можно не более 20 процентов. Поэтому взыскивать сумму материального ущерба в размере средней зарплаты, скорее всего, придется в течение нескольких месяцев.*

<…>

Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка