Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

График отпусков '2017 — как составить с учетом новых сроков отчетности

Подписка
Срочно заберите все!
№23
24 июля 2013 1235 просмотров

Как правильно оформить возложение обязанностей генерального директора с правом первой подписи на заместителя руководителя

 все зависит от того, предусмотрена ли Уставом возможность передачи полномочий в отсутствие генерального директора, или нет. Если предусмотрена, нужно издать приказ о временном возложении обязанностей руководителя организации на его заместителя. Если устав организации не предусматривает возможности передачи полномочий в отсутствие генерального директора, на период временного замещения оформляется доверенность. В ней нужно определить, какие функции передаются заместителю.

За исполнение обязанностей временно отсутствующего руководителя заместителю положена доплата, если выполнение обязанностей отсутствующего генерального директора не предусмотрено должностной инструкцией заместителя (трудовым договором с ним).

Подробный порядок оформления временного исполнения обязанностей генерального директора содержится в материалах «Системы Главбух» коммерческая версия.

1.Рекомендация: Как оформить временное исполнение обязанностей генерального директора другим сотрудником

Временное исполнение обязанностей руководителя организации требуется в случаях, когда он по каким-то причинам отсутствует (болеет, находится в командировке, отпуске и т. п.).

Порядок замещения

Порядок временного замещения руководителя стоит прописать в уставе организации (п. 2 ст. 12 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, ст. 11 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ). В уставе, в частности, может быть предусмотрен порядок избрания (назначения) нового руководителя организации на время отсутствия старого (например: в случае его ареста).*

Приказ

Как правило, временное исполнение обязанностей генерального директора возлагается на его заместителя*. Если у генерального директора нет заместителя, в должностные обязанности которого входило бы временное выполнение функций руководителя, то эти обязанности возложите на другого сотрудника. В этом случае генеральный директор должен издать приказ о временном возложении обязанностей руководителя организации на этого сотрудника (п. 1 Порядка, утвержденного разъяснением от 29 декабря 1965 г. Госкомтруда СССР № 30 и Секретариата ВЦСПС № 39).

В приказе нужно прописать конкретные обязанности сотрудника, замещающего руководителя. Например, подписывать приказы по кадрам, счета-фактуры и т. д. (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, п. 6 ст. 169 НК РФ).*

Ситуация: нужен ли отдельный приказ о временном исполнении обязанностей руководителя, если в должностной инструкции специалиста есть пункт о том, что он замещает руководителя во время его отсутствия (на время отпуска, болезни и т. п.)

Да, нужен.

Пункт в должностной инструкции специалиста о временном исполнении обязанностей руководителя во время его отсутствия не может заменить приказ о замещении. Решение о заместительстве нужно принимать в каждом конкретном случае отсутствия руководителя.

При этом необходимо:
– определить, требуется ли вообще на время отсутствия руководителя вводить заместительство (например, отсутствие руководителя может быть настолько краткосрочно, что нет необходимости в заместительстве);
– зафиксировать факт отсутствия руководителя и возложить его обязанности на другого сотрудника;
– определить полномочия должностного лица (если из должностной инструкции, например, не следует, какие именно обязанности руководителя будет выполнять специалист) и установить его срок;
– решить вопросы оплаты за время замещения (если в этом есть необходимость).

Данный вывод следует из разъяснения от 29 декабря 1965 г. Госкомтруда СССР № 30 и Секретариата ВЦСПС № 39.

Доверенность

Если устав организации не предусматривает возможности передачи полномочий в отсутствие генерального директора, то необходимо оформить доверенность*. Она призвана регулировать внешние отношения организации (отношения с контрагентами). В доверенности укажите переданные доверенному лицу полномочия.

Доверенность от имени организации должен подписать ее руководитель (или иное лицо, уполномоченное на это учредительными документами) с приложением печати этой организации (п. 5 ст. 185 ГК РФ). Ее можно выдать на срок не более трех лет. Если срок в доверенности не указан, она будет действовать лишь в течение одного года с момента ее выдачи. Такие правила установлены в пункте 1 статьи 186 Гражданского кодекса РФ.

Доверитель может в любое время отменить доверенность. А сотрудник, которому она выдана, вправе в любое время от нее отказаться. Случаи, когда действие доверенности прекращается, приведены в статье 188 Гражданского кодекса РФ.

Доплата

За исполнение обязанностей временно отсутствующего руководителя сотруднику положены доплаты (ст. 151 ТК РФ). Однако они обязательны только в том случае, если выполнение обязанностей отсутствующего генерального директора не предусмотрено должностной инструкцией сотрудника (трудовым договором с ним). Более подробно об этом см. Как установить доплату за совмещение профессий или должностей (доплату за временное исполнение обязанностей отсутствующего сотрудника).

Размер доплат устанавливается по соглашению между руководителем и сотрудником (ст. 151 ТК РФ). Он может составлять разницу в окладах генерального директора и того сотрудника, который его временно замещает (п. 1 Порядка, утвержденного разъяснением от 29 декабря 1965 г. Госкомтруда СССР № 30 и Секретариата ВЦСПС № 39). При этом не имеет значения, является или нет сотрудник штатным заместителем руководителя организации (определение Верховного суда РФ от 11 марта 2003 г. № КАС 03-25).

<…>

Иван Шкловец
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

2.Статья: Как Генеральному Директору передать «штурвал» на время своего отсутствия

На какие вопросы Вы найдете ответы в этой статье

  • Какие документы Вам следует подписать, направляясь в отпуск или командировку
  • Нужно ли доплачивать заместителю за то, что он временно будет исполнять Ваши обязанности

Чтобы назначить исполняющего Ваши обязанности, нужно получить письменное согласие сотрудника, определить срок выполнения работы (ст. 60.2 и 151 ТК РФ). На практике часто возникают такие вопросы:

  • нужно ли получать согласие заместителя исполнять обязанности директора, если это прямо прописано в трудовом договоре с замом?
  • нужно ли доплачивать заместителю (иному и. о.) за то, что он исполняет Ваши обязанности?

Вопрос 1: нужно ли брать с заместителя письменное согласие

Ответ на этот вопрос зависит от того, сколько замов у Генерального Директора. Допустим, у Вас один заместитель. Тогда в его трудовом договоре, а также должностной инструкции нужно написать, что именно он исполняет обязанности Генерального Директора во время Вашего отсутствия. В этом случае получать каждый раз письменное согласие зама не потребуется. Достаточно будет издавать приказ о назначении заместителя исполняющим обязанности.*

Вторая ситуация – у Вас несколько замов. Тогда определите, кто из них будет замещать Вас на время отпуска, командировки. Ведь нести ответственность за все происходящее в компании должен кто-то один. Если окажется, что штатный заместитель не в состоянии работать за Вас (например, он заболел), то назначить временным руководителем Вы можете любого другого зама или сотрудника. Вот в этом случае с него надо будет взять письменное согласие.

Вопрос 2: нужно ли доплачивать исполняющему обязанности

Раньше в законодательстве было прямо сказано, что штатный заместитель или помощник отсутствующего работника (Генерального Директора), главный инженер предприятия в период временного замещения руководителя не имеют права на получение разницы в окладах. Однако в 2003 году вышло определение Верховного суда РФ (от 11.03.2003 № КАС03-25), которое отменило данное правило. В определении сказано, что за замещение Генерального Директора доплата положена, причем неважно, кто его подменяет – заместитель, в трудовом договоре которого прописаны эти обязанности, или иной сотрудник. О доплате за исполнение обязанностей отсутствующего руководителя компании сказано и в Трудовом кодексе – в статье 151. Размер доплаты устанавливается по соглашению сторон.

Обратите внимание: доплаты заместителям и другим работникам за выполнение Вашей работы уменьшают базу по налогу на прибыль (п. 3 ст. 255 НК РФ). Их списывают в качестве расходов на оплату труда. Однако на них придется начислить страховые взносы и взносы на случай травматизма.

Какие документы Вам следует подписать, прежде чем отправиться в отпуск или командировку

1. Приказ. В нем надо зафиксировать, что Вы передаете свои функции (их часть) заместителю.* Составить приказ должен Ваш главбух или кадровик. Как быть, если директор не может подписать приказ? (К сожалению, в жизни бывает всякое, и никто не застрахован, например, от внезапной болезни.) В такой ситуации вопрос о назначении исполняющего обязанности руководителя должны решать участники общества на своем внеочередном собрании.

2. Дополнительное соглашение с замом к его трудовому договору. Юристы полагают, что если обязанности замещать Вас зафиксированы в трудовом договоре заместителя, то такое соглашение можно не составлять*. Однако кадровики, как правило, подстраховываются и оформляют этот документ. В любом случае он будет нелишним. В допсоглашении можно установить перечень передаваемых полномочий (к примеру, прием и увольнение работников, заключение договоров от имени компании).

3. Доверенность. Несмотря на приказ о возложении Ваших полномочий на другого работника, могут возникнуть проблемы с оформлением документов, поэтому нужно выдать доверенность исполняющему обязанности. В ней следует определить, какие функции Вы передаете (например, подписание договоров); документ надо завизировать и поставить печать компании (см. Что написать в доверенности).

После отпуска. Вы должны издать приказ о прекращении исполнения сотрудником Ваших обязанностей и о прекращении действия дополнительного соглашения.*

Журнал «Генеральный директор», № 6, июнь 2012

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме

Новости по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка