Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Банк запросил авансовые отчеты директора. Показать?

Подписка
Срочно заберите все!
№24
24 июля 2013 64 просмотра

Мы ООО реализуем бетон и разделяем доставку по акту и бетон по товарной накладной. Со сторону покупателей акты подписывают лица чьё право подписи не удостоверено (мастера, прорабы), т.е. не руководитель. Имеют ли право такие лица подписывать акт. Приказы и доверенности они не предоставляют. Как нам доказать, на что сослаться, чтоб доказать покупателю, что их действия неправомерны.

Перечень сотрудников, имеющих право подписи первичных документов, в т.ч. актов, может утвердить руководитель организации своим приказом. Организация вправе попросите у контрагента копию приказа или доверенности на право сотрудников подписывать первичные документы. При этом законодательством обязанность за организацией представлять по требованию такие документы не закреплена.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»

1. Рекомендация: Как организовать документооборот в бухгалтерии

<…>

Подписи в документах

Все первичные документы должны составляться при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания. Ответственность за правильность оформления сделки, операции, свершившегося события несут лица, подписавшие соответствующий первичный документ.

Такие правила установлены статьей 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Перечень сотрудников, имеющих право подписи первичных документов, может утвердить руководитель организации своим приказом.*

Вместе с тем, порядок подписания документов, которыми оформляются операции с денежными средствами, регулируется, в частности, Положением Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П и Положением Банка России от 19 июня 2012 г. № 383-П. Об этом сказано в письме Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012.

В отличие от организаций индивидуальный предприниматель не может передавать право подписи первичных документов сторонним лицам. На это прямо указано в пункте 10 Порядка, утвержденного приказом от 13 августа 2002 г. Минфина России № 86н и МНС России № БГ-3-04/430.

<…>

Сергей Разгулин, заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

2. Статья: Письмо, которое поможет получить от контрагента документы и проявить «должную осмотрительность»

<…>

Почему этот документ важен: Если поставщик окажется «проблемным», а вы не сможете подтвердить, что осмотрительно выбирали контрагента, учесть расходы по сделке и принять к вычету НДС не удастся.

В чем часто ошибаются: Забывают запросить в письме документы, которые подтверждают, что сотрудники поставщика вправе подписывать счета-фактуры и первички.

<…>

Бумаги, которые удостоверяют полномочия сотрудников контрагента

Чтобы договор имел силу, нужно убедиться, что этот документ подпишет директор. Или же сотрудник, у которого есть доверенность на совершение подобных сделок.

<…>

Еще важно выяснить, кто вправе подписывать счета-фактуры и первичные документы. Ведь обычно этим занимаются не директор и главбух, а уполномоченные сотрудники. Например, те, которые отпускают товар. Поэтому попросите у поставщика копию приказа или доверенности на право работников заверять счета-фактуры и товарные накладные. Было бы замечательно, если на этом документе приведут образец подписи сотрудника.*

В отношении доверенности убедитесь, что она правильно составлена. Проверьте, есть ли на этом документе подпись директора и печать компании. Также обязательна дата выдачи доверенности. Разумеется, доверенность должна быть не просрочена. Если срок действия не указан, то он составляет год со дня выдачи. Это указано в пункте 1 статьи 186 Гражданского кодекса РФ.

Ну и главное — из доверенности или приказа должно четко следовать, что сотрудник вправе подписывать счета-фактуры и первичные документы.

<…>

ЖУРНАЛ «ГЛАВБУХ», № 7, АПРЕЛЬ 2013

3. Статья: Какие подписи в документах требовать от поставщиков, чтобы уменьшить налог на прибыль и зачесть НДС

<…>

В остальных же случаях, когда на бланке стоит подпись вовсе не генерального директора, лучше всего запрашивать у поставщиков копии документов, подтверждающих полномочия сотрудников. Среди таковых может быть доверенность на право подписывать документы, соответствующий приказ руководителя компании или фрагмент учетной политики.*

<…>

Когда безопаснее отдать поставщикам документы на доработку

1. Документы подписали сотрудники, которым поставщик таких полномочий не давал. То есть доверенности или иных бумаг, подтверждающих право на подпись, на этих представителей не оказалось.*

<…>

Как построить работу с постоянными поставщиками, чтобы исключить ошибки в подписях

Важная деталь

Чтобы навести порядок с подписями в документах, пропишите в договоре с продавцом все детали.

Наверняка у вашей компании есть постоянные поставщики, с которыми приходится часто обмениваться первичными документами и счетами-фактурами. Тогда можно обезопасить себя от проблем с подписями, закрепив особые условия в договорах с такими продавцами. Это нужно для того, чтобы не просить каждый раз у поставщиков доверенности или приказы с перечнем сотрудников, уполномоченных подписывать первичные документы и счета-фактуры.

Внесите в договор пункт о том, кто будет от поставщика подписывать первичные документы и счета-фактуры. Скажем, счета-фактуры визируют только генеральный директор и главбух. А транспортные накладные — водители, кладовщик. Попросите вашего контрагента приложить к договору копию доверенности или приказа генерального директора, устанавливающих перечень сотрудников.*

Кроме того, зафиксируйте в договоре обязанность поставщика оперативно информировать вас, когда перечень уполномоченных сотрудников меняется. К примеру, из-за того, что кто-то из работников компании уволился или сменил должность. Еще предусмотрите четкие сроки, когда поставщик обязан сообщать вам об изменениях.

<…>

ЖУРНАЛ «ГЛАВБУХ», № 15, АВГУСТ 2013

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка