Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Желаю вам в новом году

Подписка
Срочно заберите все!
№24
24 июля 2013 57 просмотров

На предприятии организуется группа безопасности, в функциональные обязанности которой входит контроль за осуществлением финансово-хозяйственной деятельности, каким образом должны быть прописаны взаимоотношения с бухгалтерией предприятия в положении о данной группе (редакция, которую предлагает на сегодняшний день работники группы это “доступ к документам, необходимым для осуществления функций Группы”)?

 Данный порядок должен быть прописан во внутреннем документе организации, например, в положении о бухгалтерии. Организация фактов хозяйственной деятельности должно осуществляться с помощью внутреннего документа, установленного и утвержденного руководителем организации. В данном документе должны быть четко изложены сроки, порядок, ответственность лиц, отвечающих за хозяйственные операции и график документооборота между структурными подразделениями организации. К сожалению, каждое направление в коммерческой деятельности имеет свои особенности, поэтому порядок обмена информации и данными о фактах хозяйственной деятельности должен быть установлен самостоятельно.

Положение о бухгалтерии и иные документы представлены в файле ответа.

Обоснование данной позиции приведено ниже в рекомендациях «Системы Главбух»

1. Ситуация: Как организовать контроль документооборота в бухгалтерии

Организация обязана организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. А если ее отчетность подлежит обязательному аудиту, то она обязана вести внутренний контроль ведения бухучета и составления отчетности (за исключением случаев, когда руководитель принял обязанность ведения бухучета на себя).* Такие требования установлены статьей 19 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Кроме того, одной из задач главного бухгалтера является организация и контроль за созданием (получением), обработкой и хранением документов (п. 6.6 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105 (действует в части, не противоречащей законодательству)). В качестве инструментов для выполнения этой задачи можно использовать:*

Порядок формирования и обработки документов должен быть закреплен в графике документооборота (п. 5.1 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105). Разработку графика организует главный бухгалтер. Утверждается график приказом руководителя организации (п. 5.2 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105).

В графике документооборота нужно описать:*

  • этапы создания (получения), проверки и передачи на хранение документа;
  • сроки прохождения каждого из этапов;
  • перечень сотрудников, выполняющих хозяйственные операции и оформляющих документы;
  • перечень сотрудников, проверяющих документы;
  • взаимосвязь ответственных лиц.

График можно оформить в виде схемы или перечня работ с указанием операций и взаимосвязей исполнителей.* Примерная форма этого документа приведена в приложении к Положению, утвержденному Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105. Однако можно разработать и собственную структуру графика. Такие правила установлены пунктом 5.4 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105.

Пример графика документооборота в табличной форме*

Главный бухгалтер ЗАО «Альфа» разработал график документооборота в табличной форме (см., например, часть графика документооборота, посвященную банковским документам).

Пример графика документооборота в виде схемы

Главный бухгалтер ЗАО «Альфа» разработал график документооборота в виде схемы (см., например, схему обработки командировочного удостоверения).*

В организациях с небольшим документооборотом все можно свести к составлению отдельных памяток для сотрудников. Сотруднику следует подробно расписать, какие документы он должен оформить, чтобы к нему не было претензий со стороны бухгалтерии. Например, сотрудник отправляется забирать оплаченный товар от поставщика. В памятке должно быть написано, какие документы он должен привезти, а также срок, в течение которого их нужно представить в бухгалтерию. К памятке также можно приложить и образцы необходимых документов.

Пример памятки исполнителю о порядке оформления документов*

Документооборот в ЗАО «Альфа» организован путем составления отдельных памяток сотрудникам (см., например, памятку командированного сотрудника).

Контроль за исполнением графика документооборота возлагается на главного бухгалтера (п. 5.7 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105). Сотрудники организации должны быть ознакомлены с этим документом или выпиской из него. Требования главного бухгалтера к оформлению документов обязательны для всех сотрудников организации. За невыполнение требований главного бухгалтера к сотрудникам можно применить дисциплинарное взыскание. Некоторые организации прописывают в качестве одного из условий премирования выполнение требований по оформлению документов.*

После обработки документа необходимо обеспечить его сохранность и последующую передачу в архив.

Одним из способов упорядочивания хранения документов является составление номенклатуры дел.* В ней содержится информация о том, какие документы и в каком подразделении следует вести и в течение какого времени они должны храниться. Номенклатуру дел в бухгалтерии сформируйте аналогично номенклатуре дел в кадровой службе.

<…>

Сергей Разгулин, заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

2. Формы и справки:Приказ об утверждении графика документооборота

Закрытое акционерное общество «Альфа»

ПРИКАЗ № 52

г. Москва 11.01.2013

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить график документооборота согласно приложению 1 к настоящему приказу.

2. Контроль за исполнением графика возложить на главного бухгалтера А.С. Глебову.

Генеральный директор А.В. Львов

3. Формы и справки: График документооборота в табличной форме (фрагмент). Банковские документы

Закрытое акционерное общество «Альфа»

ГРАФИК ДОКУМЕНТООБОРОТА

Утверждено
приказом от 11.01.2013 № 52

Наиме-
нование
доку-
мента
Создание (получение) документа Проверка документа Обработка документа Передача в архив
кол.
экз.
Ответ-
ствен-
ный
за вы-
писку
Ответ-
ствен-
ный за
офор-
мление
срок
испол-
нения
Отве-
тствен-
ный за
проверку
кто пред-
став-
ляет
порядок
представ-
ления
срок
представ-
ления
отве-
тствен-
ный за
обработку
срок
исполнени
я
отве-
тствен-
ный
за
передачу
срок
передач
и
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
РАСЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
БАНКОВСКИЕ ДОКУМЕНТЫ
Договор
банков-
ского
счета
1 в
бухг.
фин.
дирек
тор
юрис-
консульт
по мере
заклю-
чения
нач. юр.
отдела
юрис-
консульт
по мере
заключения
не позже
следующего
дня после
поступлен
ия
бухгалтер
ия
в день
поступлен
ия
служеб-
ный
отдел
после
закрыти
я счета
в банке
Платеж-
ное пору-
чение
(ф. 040106
0)
1 в
бухг.
бухгал
тер
бухгалтер ежедневн
о
гл.
бухгалтер
бухгалте
р,
банк,
1 экз.
с банковской
выпиской
ежедневно бухгалтер ежедневно служеб-
ный
отдел
по
истече-
нии
2 лет

4. Формы и справки: График документооборота в виде схемы (фрагмент). Документы по командировкам

График документооборота ЗАО «Альфа»

Схема обработки командировочного удостоверения – форма Т-10

Исполнитель кадровая служба
Выполняемая операция

формирует командировочное удостоверение по форме Т-10 в


одном экземпляре

На основании приказа о направлении в командировку по форме Т-9

После завершения


операции документ


передается

командированному лицу
В течение одного рабочего дня
Исполнитель командированное лицо
Выполняемая операция

в период командировки проставляются печати и подписи


ответственных лиц в пунктах назначения на


командировочном удостоверении по форме Т-10

На основании приказа о направлении в командировку по форме Т-9

После завершения


операции документ


передается

бухгалтеру по кассовым операциям и авансовым отчетам в


составе авансового отчета по форме АО-1

В течение трех дней после возвращения из командировки
Исполнитель бухгалтер по кассовым операциям и авансовым отчетам
Выполняемая операция

проверяется правильность заполнения реквизитов


командировочного удостоверения по форме Т-10 и расчетов в


авансовом отчете по форме АО-1

На основании действующего законодательства

После завершения


операции документ


передается

на подпись главному бухгалтеру и утверждение


руководителю организации в составе авансового отчета


по форме АО-1

В течение одного дня с даты получения документа

5. Формы и справки: Положение о бухгалтерии

ПОЛОЖЕНИЕ О БУХГАЛТЕРИИ

1. Общие положения

1.1. Бухгалтерия является самостоятельным структурным подразделением ЗАО «Альфа».

1.2. Бухгалтерия создается и ликвидируется приказом руководителя организации.

1.3. Бухгалтерию возглавляет главный бухгалтер, назначаемый на должность приказом


руководителя организации.

1.4. На время отсутствия главного бухгалтера руководство бухгалтерией осуществляет


заместитель главного бухгалтера.

1.5. Сотрудники бухгалтерии назначаются и освобождаются от занимаемой должности


приказом руководителя организации по представлению главного бухгалтера.

1.6. Главный бухгалтер назначается и освобождается от занимаемой должности приказом


руководителя организации.

1.7. В своей деятельности бухгалтерия руководствуется:


– действующим законодательством России и нормативной документацией, распространяющейся


на деятельность бухгалтерии, стандартами в области регулирования бухучета;


– уставом организации;


– учетной политикой;


– настоящим положением;


– иными локальными актами организации.

2. Структура

2.1. Структуру и штатную численность бухгалтерии утверждает руководитель организации по


представлению главного бухгалтера и по согласованию с руководителем отдела кадров.

2.2. Распределение обязанностей между сотрудниками бухгалтерии производится главным


бухгалтером.

3. Задачи

3.1. Осуществление внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни в


пределах компетенции сотрудников бухгалтерии.

3.2. Формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее


имущественном положении, необходимой внутренним пользователям бухгалтерской


(финансовой) отчетности – руководителям, учредителям, участникам и собственникам имущества


организации, а также внешним пользователям – инвесторам, кредиторам и другим пользователям


бухгалтерской (финансовой) отчетности.

3.3. Обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям


бухгалтерской отчетности для контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации


при осуществлении сделок, событий, операций, связанных с деятельностью организации, их


целесообразностью, наличием и движением имущества и обязательств, использованием


материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами,


нормативами и сметами.

3.4. Предотвращение отрицательных результатов деятельности организации и выявление


внутрихозяйственных резервов обеспечения ее финансовой устойчивости.

4. Функции

4.1. Формирование учетной политики в соответствии с законодательством о бухгалтерском


учете и налогообложении исходя из структуры и особенностей деятельности организации,


необходимости обеспечения ее финансовой устойчивости.

4.2. Работа по подготовке и принятию рабочего плана счетов, форм первичных учетных


документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной жизни, регистров бухучета.

4.3. Разработка форм документов внутренней бухгалтерской (финансовой) отчетности.

4.4. Обеспечение порядка проведения инвентаризаций активов и обязательств.

4.5. Обеспечение соблюдения технологии обработки бухгалтерской информации и порядка


документооборота.

4.6. Непрерывный учет активов, обязательств, фактов хозяйственной жизни, источников


финансирования деятельности организации, доходов, расходов, иных объектов учета,


установленных федеральными стандартами.

4.6.1. Своевременное отражение на счетах бухучета операций, связанных с движением


основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств и т. д.

4.6.2. Учет издержек производства и обращения, исполнения смет расходов, реализации


продукции, выполнения работ (услуг), результатов деятельности организации, а также


финансовых, расчетных и кредитных операций.

4.7. Своевременное и правильное оформление документов для организации и ведения


бухучета, обеспечение их сохранности, оформления и сдачи в установленном порядке в архив.

4.8. Составление экономически обоснованных отчетных калькуляций себестоимости


продукции, выполняемых работ (услуг).

4.9. Обеспечение своевременных и полных расчетов по заработной плате.

4.10. Правильное начисление и перечисление налогов и сборов в бюджеты, страховых взносов


в государственные внебюджетные фонды, платежей в банки, средств на финансирование


капитальных вложений и т. д.

4.11. Погашение в установленные сроки задолженностей банкам по ссудам, кредитам.

4.12. Отчисление средств на материальное стимулирование сотрудников организации.

4.13. Участие наряду с другими службами в проведении экономического анализа


хозяйственно-финансовой деятельности организации по данным бухгалтерского учета и


отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, устранения потерь и


непроизводственных затрат.

4.14. Участие в оформлении материалов по недостачам и хищениям денежных средств и


товарно-материальных ценностей, передача в необходимых случаях этих материалов в


следственные и судебные органы.

4.15. Участие наряду с руководителем в вопросах размещения свободных финансовых


средств на банковских депозитных вкладах, контроль за проведением учетных операций с


депозитными и кредитными договорами, ценными бумагами.

4.16. Обеспечение строгого соблюдения смет административно-хозяйственных и других


расходов, законности списания со счетов бухгалтерского учета недостач, дебиторской


задолженности и других потерь,

4.17. Контроль кассовой дисциплины уполномоченными сотрудниками бухгалтерии в


пределах компетенции, установленной должностной инструкцией и положениями Банка России.

4.18. Составление баланса и оперативных сводных отчетов о доходах и расходах средств, об


использовании бюджета, другой бухгалтерской и статистической отчетности, представление их в


установленном порядке в соответствующие органы.

4.19. Рассмотрение и визирование главным бухгалтером служащих основанием для приемки и


выдачи денежных средств, договоров и соглашений, заключаемых организацией на получение или


отпуск товарно-материальных ценностей и на выполнение работ и услуг, а также документов,


установленных в соответствии с пунктами 4.2–4.3 настоящего положения.

5. Права

5.1. Бухгалтерия имеет следующие права.

5.1.1. Требовать от всех подразделений организации соблюдения порядка оформления


операций и представления в установленные сроки необходимых документов и сведений.

5.1.2. Требовать от руководителей структурных подразделений организации и отдельных


специалистов принятия мер, направленных на обеспечение правильной организации бухучета.

5.1.3. Вносить предложения руководству организации о привлечении к материальной и


дисциплинарной ответственности должностных лиц по результатам проверок.

5.1.4. Не принимать к исполнению и оформлению документы по операциям, которые


противоречат законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования


денежных средств, товарно-материальных и других ценностей, а также без соответствующего


распоряжения директора организации и начальника юридического отдела.

5.1.5. Вести переписку по вопросам бухгалтерского учета и отчетности, а также другим


вопросам, входящим в компетенцию бухгалтерии и не требующим согласования с руководителем


организации.

5.1.6. Представительствовать в установленном порядке от имени организации по вопросам,


относящимся к компетенции бухгалтерии, во взаимоотношениях с налоговыми, финансовыми


органами, органами государственных внебюджетных фондов, банками, кредитными


учреждениями, иными государственными организациями, а также другими организациями,


учреждениями.

5.1.7. По согласованию с руководителем организации привлекать экспертов и специалистов в


области бухгалтерского учета для консультаций, подготовки заключений, рекомендаций и


предложений.

5.1.8. Давать указания структурным подразделениям организации по вопросам, относящимся


к компетенции бухгалтерии и вытекающим из функций, которые перечислены в настоящем


Положении.

5.1.9. Требовать и получать материалы, информацию, необходимые для деятельности


бухгалтерии, от структурных подразделений организации.

5.1.10. Обращаться и получать от структурных подразделений организации, государственных


предприятий и учреждений необходимую методическую, правовую и консультационную помощь


в выполнении задач, возложенных на бухгалтерию.

5.1.11. Давать разъяснения и рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию


бухгалтерии.

5.2. Главный бухгалтер имеет следующие права.

5.2.1. В случае обнаружения незаконных действий должностных лиц докладывать о них


руководителю организации для принятия мер.

5.2.2. Вносить предложения руководству организации о перемещении сотрудников


бухгалтерии, их поощрении за успешную работу, а также предложения о наложении


дисциплинарных взысканий на сотрудников, нарушающих трудовую дисциплину.

5.2.3. Согласовывать с руководителем вопросы назначения, увольнения и перемещения


сотрудников бухгалтерии.

5.2.4. Применять по согласованию с руководителем организации меры поощрения либо меры


взыскания. Меры взыскания могут применяться тогда, когда сотрудник бухгалтерии повторно


допустил ошибку, приведшую к финансовым потерям для организации, либо допустил утечку


информации, носящей конфиденциальный характер.

5.2.5. Представлять разногласия руководителю организации в отношении ведения бухучета.

5.2.6. Руководствоваться письменными распоряжениями руководителя организации в случае


возникновения разногласий между руководителем и главным бухгалтером в отношении ведения


бухучета.

5.2.7. Требования бухгалтерии в части порядка оформления операций и представления в


бухгалтерию необходимых документов и сведений являются обязательными для всех


подразделений организации.

6. Ответственность

6.1. Сотрудники бухгалтерии несут ответственность за надлежащее и своевременное


выполнение функций, предусмотренных настоящим положением, в пределах обязанностей,


возложенных на них должностными инструкциями и непосредственными руководителями.

7. Заключительные положения

7.1. Данный документ действует до его пересмотра.

СОГЛАСОВАНО:

Главный бухгалтер А.С. Глебова


11.01.2010

Руководитель отдела кадров Е.Э. Громова


11.01.2010

Начальник юридического отдела П.А. Беспалов

Оборот последнего листа

В настоящем положении пронумеровано, прошнуровано и заверено печатью четыре листа.

Директор А.В. Львов


09.01.2013


М.П.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка