Журнал, справочная система и сервисы
№5
Март

В свежем «Главбухе»

Снова поменялся код в поле 101 платежки по взносам

Подписка
3 месяца подписки и королевский фарфор в подарок!
№5
30 июля 2013 17 просмотров

ИП на ОСНО, в штате числится 1 работник. Имеет ли право ИП включить в свои расходы затраты на ГСМ личного авто, используемые для поездки в командировку? а также включить в расходы ремонт личного авто?

Состав расходов предприниматель вправе определять самостоятельно в порядке, аналогичном порядку, предусмотренному для плательщиков налога на прибыль. Согласно пункту 1статьи 252 НК РФ налогоплательщики вправе учесть любые затраты, если они обоснованны и документально подтверждены.

Расходы на ГСМ возникает у предпринимателя, использующего транспортное средство. Если автомобиль используется в предпринимательской деятельности, то расходы на ГСМ будут обоснованными и уменьшат налоговую базу согласно подпункту 1 пункта 1 статьи 253 или подпункту 3 пункта 1 статьи 268 НК РФ. Подтверждать покупку ГСМ будут, помимо путевых листов и транспортных документов, чеки ККТ, товарные чеки и накладные.

Затраты на ремонт основных средств, учитываются в расходах на основании подпункта 2 пункта 1 статьи 253 и пункта 1 статьи 260 НК РФ. Подтвердить расходы могут договоры и акты выполненных работ, если ремонт проводился автосервисом, либо сметы на ремонт и накладные на покупку запчастей. Также необходимо иметь в наличии документы, свидетельствующие об оплате ремонта.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»

1.Рекомендация: Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении приобретение ГСМ за наличные

<…>

Документальное подтверждение: путевой лист

Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально (п. 1 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ, п. 1 ст. 252 НК РФ). Для подтверждения используйте путевые листы.*

<…>

Н.А. Комова

заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

2.Рекомендация: Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении расходы на проезд в командировку на автомобиле

Сотрудник может выехать в командировку как на личном, так и на служебном автомобиле. В любом случае организация обязана возместить ему все затраты, связанные с поездкой (ст. 168 ТК РФ).*

Проезд на личном автомобиле

При поездках в командировку за использование личного автомобиля в служебных целях сотруднику положена компенсация, предусмотренная статьей 188 Трудового кодекса РФ. Размеры такой компенсации организация определяет самостоятельно. Однако при расчете налога на прибыль ее можно учесть только в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92 (письмо ФНС России от 21 мая 2010 г. № ШС-37-3/2199).* Эти нормы предназначены и для расчета единого налога при упрощенке с разницы между доходами и расходами. При этом, по мнению контролирующих ведомств, нормы, установленные Правительством РФ, уже включают в себя амортизацию автомобиля, а также возмещение затрат на текущий ремонт, техобслуживание и приобретение ГСМ. Поэтому никакие дополнительные выплаты сотруднику, который использует личную машину для служебных поездок, не положены (письма Минфина России от 15 сентября 2005 г. № 03-03-04/2/63от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140от 21 июля 1992 г. № 57 и МНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419). В связи с этим в сумму аванса на командировку достаточно заложить только суточные и расходы на наем жилья. Учитывать затраты на ГСМ в данном случае необязательно.

Главбух советует:* на период командировки заключите с сотрудником договор аренды его личного автомобиля. На всю сумму арендной платы, а при наличии оправдательных документов и на все затраты, связанные с эксплуатацией автомобиля, можно уменьшить налогооблагаемую прибыль (подп. 2 п. 1 ст. 253подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). Если организация не заключит договор аренды, то для обоснования возмещения расходов по использованию личного автомобиля во время командировки она может воспользоваться следующими аргументами.

<…>

Подтверждающие документы

Все расходы на проезд должны быть подтверждены первичными документами (ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗст. 252 НК РФ). К ним относятся:*

  • кассовые и (или) товарные чеки;
  • талоны на бензин;
  • слипы (если бензин оплачивался топливной картой);
  • квитанции, выданные на автостоянках;
  • счета автомастерских и т. д.

Документы, подтверждающие расходы на проезд, сотрудник должен приложить к авансовому отчету.

Пробег автомобиля во время командировки подтверждают путевые листы по формам:*

  • № 3 для легкового автомобиля;
  • № 3 спец для спецтранспорта;
  • № 4 для легкового такси;
  • № 4-С или № 4-П для грузового автомобиля;
  • № 6 спец для автобуса (кроме маршрутного).

Перечисленные формы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. Однако использовать эти образцы обязаны только автотранспортные предприятия. Остальные организации могут разработать свои формы путевых листов (письма Минфина России от 20 февраля 2006 г. № 03-03-04/1/129,от 1 августа 2005 г. № 03?03?04/1/117).*

Выдачу путевых листов водителям и их поступление в бухгалтерию отразите в журнале учета движения путевых листов по форме № 8, утвержденной постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78.

<…>

Сергей Разгулин, заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

3.Статья: Командировка торгового представителя на личном автомобиле

Если для рекламы и продажи товаров в регионах представителя фирмы направили в командировку на личном автомобиле, ему должны возместить стоимость истраченного во время поездки бензина. При этом налоговики считают, что признать такие расходы в целях налогообложения прибыли можно лишь по нормам. Данная точка зрения не бесспорна…

Чиновники принимают расходы в налоговом учете по нормам

<…>

При направлении работника в служебную командировку на личном автомобиле билет, разумеется, отсутствует. В этом случае налоговики считают возможным выплатить работнику компенсацию за использование автомобиля для служебных поездок по нормам, установленным постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92 (на основании подп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ).*

Напомним эти нормы.*

Для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно сумма компенсации составляет 1200 руб. в месяц; свыше 2000 куб. см – 1500 руб.

Нетрудно понять, что командировка на автомобиле, скажем, из Волгограда в Москву с лихвой перекрывает эти нормы. Получается, что большую часть средств, потраченных на приобретение ГСМ, нельзя будет учесть в налоговых расходах?

На наш взгляд, это не так. И вот почему.

Согласно статье 168 Трудового кодекса РФ, в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы на проезд. Каким транспортом он туда едет, не оговаривается. ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 17 февраля 2006 г. № А66-7112/2005 прямо указал, что работник имеет право отправиться в место командировки на личном транспорте.

Поэтому в трудовом (коллективном) договоре нужно четко отделить случаи компенсации за использование легкового автомобиля в служебных целях от случаев возмещения стоимости ГСМ при направлении работника в командировку.*

Кстати, крайне необходим будет и путевой лист, одними чеками за ГСМ здесь не обойдешься. Это следует из письма УФНС России по г. Москве от 12 октября 2007 г. № 28-11/097861. Отметим, что торговые организации могут разработать собственную форму путевого листа, утвердив ее в учетной политике. Но в этой форме должны быть отражены следующие обязательные реквизиты:*
– наименование и номер путевого листа;
– сведения о сроке действия путевого листа;
– сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
– сведения о транспортном средстве (в частности, показания спидометра при выезде из гаража и заезде в гараж, дату и время выезда транспортного средства с места постоянной стоянки и его заезда на указанную стоянку);
– сведения о водителе (в том числе дату и время проведения предрейсового и послерейсового медицинских осмотров).

Кстати, торговым представителям нужно помнить, что такие записи в путевом листе, как «езда по городу», недопустимы. Как бы много точек им ни приходилось посещать за день, все они должны быть отражены в документе в порядке их посещения.

Это позволит снизить налоговые риски, но к нулю их, тем не менее, не сведет. Право учесть все налоговые расходы на ГСМ для личного автомобиля командированного работника налогоплательщику скорее всего придется отстаивать в суде.

<…>

А. В. Анищенко

аудитор

Журнал «Учет в торговле», №9, сентябрь 2010

4.Статья: Как учесть расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля ИП

Самое важное в этой статье:
• Какие расходы может учесть ИП
• Какие условия нужно выполнить
• Когда можно признать стоимость страховки

Индивидуальные предприниматели на общем режиме вправе снизить налоговую базу по НДФЛ на сумму профессиональных налоговых вычетов, предусмотренных в статье 221 НК РФ.* При этом они имеют право выбрать: уменьшать базу на произведенные и документально подтвержденные расходы или ограничиться фиксированным вычетом в размере 20% полученных доходов. Понятно, что если ИП выберет второй вариант, то ни о каких конкретных видах расходов речи не идет. Поэтому дальнейшие рекомендации будут для тех, кто включает в вычет документально подтвержденные расходы.

Прежде всего отметим, что состав расходов коммерсант вправе определять самостоятельно в порядке, аналогичном порядку, предусмотренному для плательщиков налога на прибыль. Обратимся к главе 25 НК РФ. Согласно пункту 1статьи 252 НК РФ налогоплательщики вправе учесть любые затраты, если они обоснованны и документально подтверждены. При этом обоснованными называются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Документально подтвержденными являются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ либо законодательством той страны, в которой были произведены эти расходы.*

Таким образом, ИП имеют право учитывать любые расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, если они удовлетворяют указанным условиям. При этом транспорт может быть как собственным, так и арендованным. Отметим, что если автомобиль используется в производственной деятельности и предприниматель имеет возможность это доказать, то расходы будут обоснованными. Чем можно это доказать? Как правило, налоговики требуют дополнительно путевые листы, а также товарно-транспортные документы, подтверждающие перевозки. Требования эти выполнить не очень сложно. Товарно-транспортные накладные составляются по форме № 1-Т, утвержденной постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78. Оформление путевых листов следует обсудить подробнее*.

Путевые листы

В пункте 14 статьи 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ дано следующее определение. Путевой лист – это документ, служащий для контроля работы транспортного средства и водителя. А согласно пункту 2 статьи 6 данного закона запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство. Так что рекомендуем обязательно составлять путевые листы во избежание споров с налоговиками.

Интересно, что унифицированные формы путевых листов для ИП не разработаны. А документы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78, предназначены для организаций. Конечно, никто не запрещает коммерсантам воспользоваться этими формами, но лучше поступить по-другому.* Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 утверждены Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов. Так что предприниматель может выбрать удобную для себя форму путевого листа и именно по ней составлять документы. Отметим, что не обязательно заполнять новый путевой лист на каждую поездку. Допускается оформление путевого листа на несколько дней, неделю или любой срок, не превышающий одного месяца (п. 10 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов). Итак, в путевом листе должно быть указано:
1) его наименование и номер;
2) сведения о сроке действия;
3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
4) сведения о транспортном средстве;
5) сведения о водителе.

Некоторые комментарии. Под сведениями о собственнике подразумевается фамилия, имя и отчество индивидуального предпринимателя, а также его адрес и номер телефона. К сведениям о транспортном средстве относится его тип (легковой, грузовой автомобиль и т. п.), модель, государственный регистрационный знак, показания одометра при выезде из гаража и заезде обратно, даты въезда и выезда. Сведения о водителе включают его фамилию, имя, отчество и данные о проведенных медицинских осмотрах.

Какие именно нужны документы для документального подтверждения, зависит от вида затрат. Рассмотрим подробно некоторые расходы, связанные с использованием транспорта.

<…>

«Горюче-смазочные» затраты

Расходы на бензин, масла и т. д. возникают у всех предпринимателей, использующих транспортные средства. Понятно, что если автомобиль используется в предпринимательской деятельности, то расходы на ГСМ будут обоснованными и уменьшат налоговую базу согласно подпункту 1 пункта 1 статьи 253 или подпункту 3 пункта 1 статьи 268 НК РФ. Подтверждать покупку бензина, масел и других ГСМ будут, помимо путевых листов и транспортных документов, чеки ККТ, товарные чеки и накладные.*

Обсудим еще один вопрос. Плательщикам налога на прибыль Минфин рекомендует при учете ГСМ придерживаться специально разработанных норм расхода топлива и смазочных материалов (например, письмо от 04.09.2007 № 03-03-06/1/640). То есть учитывать в налоговой базе стоимость не всего использованного топлива, а лишь в пределах величины, рассчитанной по нормам. Нормы расхода топлив и смазочных материалов утверждены распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. Если какой-то конкретный автомобиль в этом документе не упомянут, следует руководствоваться технической документацией.

А должны ли нормировать расходы на ГСМ предприниматели на общем режиме? С одной стороны, да, так как при определении расходов им следует придерживаться тех же правил, что и организациям. С другой стороны, о применении каких-либо нормативов в Налоговом кодексе не сказано. Минфин же имеет право лишь разъяснять правила налогового учета, а не вводить новые. Так что коммерсантам, не боящимся споров с налоговиками, можно списывать в расходы всю стоимость потребленных ГСМ, тем более что судьи в этом вопросе поддерживают налогоплательщиков (определение ВАС РФ от 14.08.2008 № 9586/08). Тем же, кто спорить не готов, советуем рассчитывать расходы по установленным нормативам (либо по самостоятельно разработанным и более приемлемым).*

Затраты на ремонт

Затраты на ремонт основных средств, как собственных, так и арендованных, учитываются в расходах на основании подпункта 2 пункта 1 статьи 253 и пункта 1 статьи 260 НК РФ. Подтвердить расходы могут договоры и акты выполненных работ, если ремонт проводился автосервисом, либо сметы на ремонт и накладные на покупку запчастей. Также необходимо иметь в наличии документы, свидетельствующие об оплате ремонта.*

Пример 2*

ИП Кулаков А.С. имеет в собственности грузовой автомобиль, который используется для перевозки товаров. В декабре 2009 года коммерсант отремонтировал автомобиль, уплатив автосервису 18 400 руб. (без НДС). Договор, акт и платежные документы имеются. Какую сумму он может учесть в расходах?

Автомобиль используется в предпринимательской деятельности, поэтому при наличии путевых листов расходы наремонт будут обоснованными. А так как они документально подтверждены и оплачены, то всю сумму затрат наремонт (18 400 руб.) ИП вправе учесть в расходах.

Часто задаваемые вопросы

Три главных совета

Л. Масленникова

эксперт журнала «Бухгалтерия ИП», кандидат экономических наук

Журнал «Бухгалтерия ИП», №2, март-апрель 2010

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Вы проверяете ИНН контрагента в первичке, которую сдают подотчетники?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка