Журнал, справочная система и сервисы
№4
Февраль

В свежем «Главбухе»

Налоговики хотят, чтобы компания уточнила адрес

Подписка
Подарки и скидки здесь!
№4
30 июля 2013 708 просмотров

Предприятие заключило договор аренды транспортных средств с эипажем, по которому Арендодатель предоставляет Арендатору транспортное средство за плату во временное владение и испольхование с оказанием своими силами услуг по управлению им и его технической эксплуатации.Передача автомобтля осуществляется по акту - передачи, который составлется и подписывается обеими сторонами ежедневно. Какие еще необходимо подтверждающие документы для отражения расходов по данной операции в бухгалтерском и налоговом учете.Предприетие применяет ОСНО.При исчилении налога на прибыль используют метод начисления.

Договора аренды и акта передачи являются наиболее значимыми документами для документального подтверждения расходов на аренду транспортного средства с экипажем.

Возможные варианты документального оформления операций, связанных с арендой автомобиля с экипажем приведены в статье № 2.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»

1. Рекомендация:Как оплатить и отразить в бухучете аренду личного автомобиля сотрудника

Использовать личный автомобиль сотрудника можно не только, выплачивая ему компенсацию, но и заключив с сотрудником договор аренды транспортного средства.*

Виды договоров аренды транспорта

Есть два вида договоров аренды транспортных средств:

Правовое регулирование каждого из них имеет свои особенности.

По договору аренды транспортного средства с экипажем арендодатель должен предоставить арендатору автомобиль и оказать ему услуги по управлению этим автомобилем и его технической эксплуатации* (ст. 632 ГК РФ). По договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель просто должен предоставить арендатору автомобиль во временное владение и пользование (ст. 642 ГК РФ).

<…>

Аренда автомобиля

При заключении договора аренды транспортного средства обратите внимание на описание арендуемого автомобиля. Надо прописать такие его технические характеристики, чтобы можно было точно определить, какой именно автомобиль арендует организация. Только в этом случае договор аренды считается заключенным. Об этом сказано в пункте 3 статьи 607 Гражданского кодекса РФ. Поэтому в договоре нужно указать: марку автомобиля, год выпуска и цвет, номера кузова и двигателя, государственный регистрационный номер. Чтобы описание было более полным, сведения можно перенести в договор из паспорта транспортного средства или свидетельства о его регистрации.*

Для эксплуатации автомобиля организации (арендатору) потребуются: свидетельство о его регистрации, техпаспорт, талон техосмотра и страховой полис (если риск ответственности организации застраховал сотрудник (арендодатель)).* Чтобы сотрудник (арендодатель) не уклонялся от передачи документов, эту обязанность можно прописать в договоре. Кроме того, в договоре можно предусмотреть ответственность сотрудника за нарушение сроков передачи документов в виде неустойки (штрафа, пеней).

Если договор аренды не предусматривает выкуп автомобиля организацией (арендатором), то в течение срока действия договора право собственности на автомобиль принадлежит сотруднику-арендодателю (ст. 608 ГК РФ).

<…>

Документальное оформление

Операции по получению автомобиля в аренду в бухучете отразите на основании акта о приеме-передаче транспортного средства. В нем надо указать: согласованную стоимость передаваемого автомобиля, его пробег, а также техническое состояние по результатам осмотра. Передаточный акт можно составить на унифицированном бланке (формы № ОС-1 или № ОС-1б, утвержденные постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7) или в произвольной форме.*

Открывать на арендуемый автомобиль инвентарную карточку по формам № ОС-6, № ОС-6а, утвержденным постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7, не обязательно.* Об этом сказано в пункте 14 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 октября 2003 г. № 91н.

<…>

Н.З. Ковязина

заместитель директора департамента заработной платы, охраны труда и социального партнерства Минздравсоцразвития России

2. Статья: Аренда автомобиля с экипажем. Уделите внимание документам

Во время уборки техника может поломаться или ее попросту может не хватить для выполнения всех работ. Выход из этой ситуации – аренда автомобиля с экипажем. Правда, чтобы избежать претензий проверяющих, необходимо правильно оформить документы.

На этапе заключения договора

Основной документ, который должна иметь сельхозорганизация, – договор аренды. Однако, прежде чем его заключить, следует убедиться, что арендодатель имеет право (собственности или аренды) на передаваемое в пользование имущество* (информационное письмо Президиума ВАС РФ от 13 ноября 1997 г. № 21).

Договор аренды автомобиля с экипажем действителен, только когда он оформлен в письменном виде (ст. 633 Гражданского кодекса РФ). В нем должны быть четко указаны данные, позволяющие совершенно точно идентифицировать арендуемый транспорт (марка машины, цвет, год выпуска, номерной знак, номер двигателя и т. д.). Если этого не сделать, то условие об объекте аренды будет считаться несогласованным, а договор – незаключенным (п. 3 ст. 607 Гражданского кодекса РФ).

Кроме того, соглашение должно содержать условие о размере арендной платы (правилах его определения), а также какая из сторон несет затраты по коммерческой эксплуатации и страхованию транспортного средства. То есть оплату ГСМ, мойку, стоянку, ОСАГО и т. д. Если этого не зафиксировать, то автоматически эксплуатационные расходы лягут на арендатора, а расходы по страхованию – на арендодателя (ст. 636, 637 Гражданского кодекса РФ).*

А вот указывать в договоре, кто будет проводить капитальный и текущий ремонт автомобиля, не нужно. В силу положений статьи 634 Гражданского кодекса РФ данная обязанность возложена на того, кто предоставляет в аренду транспорт с экипажем.

Факт приема-передачи машины между сторонами надо подтвердить соответствующим актом, который составляется в произвольной форме (см. образец акта). Главное, чтобы в нем присутствовали все необходимые реквизиты первичного документа.*

Отсутствие такого акта приводит к тому, что стороны не вправе требовать друг от друга исполнения условий договора (оплаты аренды, несения расходов и т. д.). Об этом свидетельствуют постановления Президиума ВАС РФ от 26 ноября 1996 г. № 2491/96, от 2 июля 1996 г. № 678/96.

В документе следует перечислить отличительные признаки передаваемого автомобиля, а также то, что на момент передачи он находится в технически исправном состоянии. Там же целесообразно указать, какой экипаж выделен арендодателем для его управления. Например, работники Иванов И.И. и Петров П.П.

Одновременно с передачей транспорта должны быть предоставлены и все относящиеся к нему документы. Таково требование пункта 2 статьи 611 Гражданского кодекса РФ. В рассматриваемой ситуации это, как минимум, паспорт транспортного средства и свидетельство о его регистрации в органах государственной дорожной инспекции.

В процессе эксплуатации

Составление документов на этапе использования машины, арендованной с экипажем, во многом зависит от условий заключенного договора. Рассмотрим подробнее порядок их оформления.*

Подтверждаем оказание арендных услуг…
Законодательство требует, чтобы любой налоговый расход организации был обоснован и подтвержден документально (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ). Ранее финансисты настаивали, что для этих целей необходимо составлять акты об оказании услуг по аренде (письмо Минфина России от 7 июня 2006 г. № 03-03-04/1/505). Но вскоре их позиция поменялась на противоположную – письмо Минфина России от 9 ноября 2006 г. № 03-03-04/1/742. Там чиновники отметили, что если это не предусмотрено договором, ежемесячно оформлять акты не требуется. Договора аренды и акта приема-передачи имущества достаточно.*

Так что оформлять ли акт арендных услуг, агропредприятие должно решить самостоятельно. По нашему мнению, это целесообразно делать. Ведь данный документ служит не только основанием для расчетов, но и для подтверждения того, что стороны не имеют друг к другу претензий по качеству оказанных услуг (ст. 720, 783 Гражданского кодекса РФ). Да и налоговики при проверке скорее всего будут настаивать на его наличии у арендатора (письмо УФНС России по г. Москве от 30 апреля 2008 г. № 20-12/041966.1).

Кстати, в этом же письме чиновники указывают, какие бумаги помогут арендатору доказать обоснованность услуг аренды. Это, например, копии путевых листов, позволяющих определить регулярность, время использования, а также маршрут движения арендованных автомобилей. Справедливости ради заметим, что суды не считают их наличие обязательным – постановления ФАС Московского округа от 3 сентября 2008 г. № КА-А40/8214-08, ФАС Северо-Западного округа от 18 января 2008 г. № А56-15033/2007.

…и затраты на содержание машин
Такие расходы подразделяют на эксплуатационные и затраты, связанные с текущим и капитальным ремонтом транспортных средств.*

По закону последние должен нести арендодатель. Поэтому учесть их в составе налоговых расходов арендатор не сможет ни при каких обстоятельствах.

Данный вывод подтвердил арбитражный суд Свердловской области своим решением от 19 февраля 2010 г. № А60-62576/2009-С10.

А вот уменьшить свою налоговую базу на сумму расходов по эксплуатации арендованных с экипажем автомобилей сельхозорганизация имеет полное право. Причем независимо от того, какую систему налогообложения она применяет. Об этом свидетельствуют письма Минфина России от 13 февраля 2007 г. № 03-03-06/1/81, от 20 ноября 2006 г. № 03-11-05/251. И конечно, при условии, что договором аренды эта обязанность не возложена на арендодателя и есть подтверждающие первичные документы. Какие же бумаги необходимо иметь агрофирме?

Путевые листы. Основными тратами арендатора в связи с коммерческой эксплуатацией арендованного транспорта являются расходы на бензин. Они учитываются на основании путевых листов, где фиксируются пробег и маршрут автомобиля (с указанием объектов, которые были охвачены).*

Иным способом (например, только на основании чеков ККТ) в налоговом учете списать топливо не получится (письмо Минфина России от 15 июля 2005 г. № 03-03-04/1/75).

Вместе с тем, исходя из порядка заполнения путевых листов, которые являются основанием для начисления заработной платы водителю, их должен оформлять арендодатель. Ведь по трудовому соглашению водитель работает именно у него.*

Однако и для арендатора данный документ не менее важен, поскольку он подтверждает и обосновывает списание горюче-смазочных материалов*. Как же быть сельхозорганизации?

Эта проблема решается просто, если агропредприятие арендует грузовой автомобиль. Путевой лист составляется собственником в общем порядке, за исключением отрывных талонов, которые заполняет арендатор.

В дальнейшем эти талоны с необходимой для подтверждения расходов информацией (время, пробег, выполненная работа) остаются у арендатора. В итоге обе стороны имеют подтверждающие первичные документы.

При аренде легкового автомобиля дело обстоит сложнее, так как здесь форма путевого листа отрывных талонов не предусматривает.

В такой ситуации можно рекомендовать сельхозпредприятию изначально предусмотреть договором условие о том, что арендодатель будет оформлять для него дубликаты путевых листов.

Есть и иной вариант – просто компенсировать расходы владельца на бензин на основании представленных им копий путевых листов и документов на покупку топлива.

Иные документы по текущим расходам. Кроме приобретения топлива у арендатора могут возникать затраты на мойку транспорта, автостоянку и т. д.*

Если они оплачены в безналичном порядке, расходы подтверждаются актом об оказании услуг.*

Но, как правило, расчеты по ним производятся наличными. Поэтому здесь в качестве подтверждающих документов обычно выступают приложенные к авансовому отчету платежные документы – кассовые чеки, бланки строгой отчетности, квитанции и т. д.*

Чаще всего указанные бумаги не содержат полного набора реквизитов первичного документа.*

В этом случае сельхозпроизводителю следует попросить выписать ему дополнительно еще и товарный чек, где были бы отражены все необходимые данные. В том числе марка и госномер обслуженного автомобиля.* Такие разъяснения привели чиновники в письме УФНС России по г. Москве от 12 апреля 2006 г. № 20-12/29007.

Обратите внимание: сельхозорганизация вправе выдавать деньги под отчет только гражданину, с которым у нее заключен трудовой договор. Данный вывод следует из Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного письмом Банка России от 4 октября 1993 г. № 18 (далее – Порядок). Тогда как члены экипажа арендованной машины являются работниками арендодателя.

А значит, выдавать им под отчет наличные средства нельзя.

Чтобы решить эту проблему, можно заключить отдельный договор с арендодателем по закупке для арендатора того же бензина. Либо предусмотреть данное условие в исходном договоре. Тогда, выступая в качестве представителя своей организации, водитель при наличии паспорта и доверенности на получение денег сможет получить их в кассе агропредприятия (п. 16 Порядка). При этом отчитываться об их использовании он будет уже перед арендодателем, а тот, в свою очередь, перед сельхозпроизводителем.

И. О. Астрова

аудитор

Журнал «Учет в сельском хозяйстве», № 8, август 2010

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Вы уже перешли на онлайн-кассы?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка