Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Как отражать цены, чтобы на счете 42 не было путаницы

Подписка
Срочно заберите все!
№23
31 июля 2013 78 просмотров

Сотрудник нашего предприятия был отправлен на учебу(повышение квалификации). Как правильно отметить учебу в табеле, начислить зарплату, командировочные. Как отразить в бухучете? Какие документы приложить?.

В данной ситуации исходя из формулировки вопроса можно сделать вывод о том, что организация направляет сотрудника для повышения квалификации в другую местность. В таком случае сотруднику нужно оплатить сотруднику командировочные расходы по правилам, установленным для служебных командировок: проезд к месту учебы и обратно, суточные, средний заработок. На период обучения заработную плату ему начислять не нужно, так как при нахождении на обучении за сотрудником сохраняется средний заработок. Проводки указаны в рекомендации №1. Документами, подтверждающими обучение сотрудника, являются: договор с образовательным учреждением, акт выполненных работ, копия документа, свидетельствующая об образовании. В табеле нахождение сотрудника в командировке отражается буквенным кодом «К» или цифровым кодом 06.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»

1. Рекомендация: Как отразить в бухучете и при налогообложении расходы на обучение сотрудника в интересах организации

Организация сама определяет, нужно ли ей за свой счет обучать сотрудника. Условия и порядок обучения нужно прописать в трудовом (коллективном) договоре, дополнительном соглашении к нему или в ученическом договоре. Такие правила установлены статьями 196 и 199 Трудового кодекса РФ.

В некоторых случаях организации обязаны обучать сотрудников. Например, работодатель обязан оплачивать повышение квалификации сотрудникам, работающим на железнодорожном транспорте, производственная деятельность которых непосредственно связана с движением поездов (п. 4 ст. 25 Закона от 10 января 2003 г. № 17-ФЗ).

Виды обучения

Профессиональное обучение сотрудников можно разделить на три группы:

Это следует из статей 9 и 21–26 Закона от 10 июля 1992 г. № 3266-1, пункта 1 Положения, утвержденного приказом Минобразования России от 6 сентября 2000 г. № 2571, и пункта 7 Типового положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 26 июня 1995 г. № 610.

Гарантии и компенсации

В зависимости от вида обучения организация обязана предоставить сотруднику определенные гарантии и компенсации (ст. 196 ТК РФ). Например, при повышении квалификации с отрывом от производства за сотрудниками сохраняется основное место работы и средний заработок. А если такое обучение проводится в другой местности, то организация должна оплатить сотруднику и командировочные расходы по правилам, установленным для служебных командировок (ст. 187 ТК РФ).

Перечень гарантий и компенсаций сотрудникам, совмещающим работу с обучением, приведен в статьях 173–175 Трудового кодекса РФ. Среди них:

<…>

Документальное оформление

Направляя сотрудника на обучение, организация заключает договор с образовательным учреждением или со специалистом, который обладает соответствующей квалификацией. Примерные формы договоров на оказание образовательных услуг приведены в приказах Минобразования России от 10 июля 2003 г. № 2994 и от 28 июля 2003 г. № 3177.

Ситуация: какими документами можно подтвердить факт оказания образовательных услуг сотруднику организации для целей бухучета

Законодательство не содержит перечня документов, которыми можно подтвердить, что образовательная услуга была оказана. В бухучете есть только требование о том, что каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011г. № 402-ФЗ).

Подтвердить факт оказания образовательных услуг можно, например, двусторонним актом. Этот документ по окончании обучения сотрудника или в другой срок, установленный договором, должна подписать организация и образовательное учреждение (специалист соответствующей квалификации).

Главное, чтобы подтверждающий документ содержал все обязательные реквизиты, поименованные в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

В дополнение к этим документам можно приложить копию документа об образовании (например, копию диплома, свидетельства или академической справки). Их образовательные учреждения выдают в большинстве случаев (ст. 27 Закона от 10 июля 1992 г. № 3266-1).*

Бухучет

Стоимость учебы сотрудников в интересах организации включите в состав расходов по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99). В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, расходы на его обучение отразите проводкой:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44) Кредит 76
– списаны расходы на учебу сотрудника.

Образовательные услуги некоммерческих образовательных учреждений не облагаются НДС (подп. 14 п. 2 ст. 149 НК РФ). Поэтому «входного» налога в расчетных документах, предъявленных такими учреждениями, нет.

Образовательные услуги коммерческих образовательных учреждений (предпринимателей, которые ведут деятельность в сфере образования) облагаются НДС по ставке 18 процентов (п. 1 ст. 143, п. 3 ст. 164 НК РФ). Сумму налога, выделенную в расчетных документах, отразите проводкой:

Дебет 19 Кредит 76
– учтен НДС со стоимости образовательных услуг.*

НДФЛ и страховые взносы

Независимо от применяемой системы налогообложения стоимость профессионального обучения сотрудника в интересах организации не облагается:

  • НДФЛ – если учреждение, в котором обучался сотрудник, имеет лицензию на образовательную деятельность или соответствующий статус, для иностранного образовательного учреждения (п. 21 ст. 217 НК РФ);
  • взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (подп. «е» п. 2, п. 12 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ);
  • взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (абз. 7 подп. 2, подп. 13 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Также не облагается НДФЛ и страховыми взносами стоимость профессиональной подготовки сотрудника в интересах организации у специалиста, который обладает соответствующей квалификацией (п. 3 ст. 217 НК РФ, подп. «е» п. 2, п. 12 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, абз. 7 подп. 2, подп. 13 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ, письма Минфина России от 17 июля 2013 г. № 03-04-06/27891, от 17 июля 2009 г. № 03-04-06-02/50). При этом такая квалификация должна быть подтверждена надлежащими документами: квалификационным аттестатом, лицензией, дипломом и т. п. (п. 3 ст. 21 Закона от 10 июля 1992 г. № 3266-1).*

<…>

ОСНО: налог на прибыль

При расчете налога на прибыль в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, можно включить стоимость обучения сотрудника по любому виду профессиональных образовательных программ (например, расходы на обучение в вузе, на курсах повышения квалификации, в колледже и т. д.) (подп. 23 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Чтобы учесть расходы при расчете налога на прибыль, должны быть выполнены следующие условия:

  • обучение сотрудника проводится в интересах организации;
  • между организацией (сотрудником) и образовательным учреждением заключен договор на обучение;
  • образовательное учреждение имеет действующую лицензию (соответствующий статус, если это иностранное образовательное учреждение);
  • сотрудник, обучение которого оплатили, работает в организации на основании трудового договора.

Это следует из положений пункта 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ.*

Для того чтобы можно было учесть расходы на обучение при налогообложении прибыли, необходимо выполнение всех перечисленных условий. В частности, договор на обучение, в том числе и с иностранным образовательным учреждением, обязателен – при его отсутствии признать расходы будет нельзя. Аналогичный вывод следует из письма Минфина России от 9 ноября 2012 г. № 03-03-06/2/121.

Такой же порядок действует и в том случае, если расходы компенсировали человеку не с начала обучения (например, сотрудник начал обучение в 2010 году, а организация возмещает ему затраты с 2012 года) (письмо Минфина России от 17 февраля 2012 г. № 03-03-06/1/90).

Для обоснования расходов на обучение в интересах организации могут понадобиться и дополнительные документы. В частности:

  • документы, подтверждающие экономическую оправданность расходов (например, приказ о направлении на учебу);
  • документы, подтверждающие, что образовательные услуги были оказаны (например, акт выполненных работ);
  • документы, подтверждающие, что сотрудник прошел обучение (например, диплом, сертификат, удостоверение и т. д.).

Такой вывод можно сделать из пункта 1 статьи 252 и пункта 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Подтверждается это и письмом Минфина России от 28 февраля 2007 г. № 03-03-06/1/137.

Об обязательности оформления акта по образовательным услугам см. Какие расходы можно учесть при расчете налога на прибыль.*

Ситуация: как в целях расчета налога на прибыль подтвердить, что обучение сотрудника проводится в интересах организации

Для такого подтверждения оформите документы, которые докажут, что обучение сотрудника проводилось в интересах организации.

При расчете налога на прибыль организация может учесть только те расходы, которые:

Такие требования установлены в статье 252 Налогового кодекса РФ.

Затраты на обучение, которое не связано с профессиональным образованием сотрудника и проводится не в интересах организации, а в интересах сотрудника, нельзя учесть при расчете налога на прибыль (подп. 23 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 252 НК РФ). Следовательно, чтобы уменьшить налоговую базу на расходы на обучение сотрудника, организация должна доказать, что такое обучение было проведено в интересах организации.

Нужно исходить из того, что основным интересом каждой коммерческой организации является получение максимально возможной прибыли. Поэтому любые мероприятия, преследующие эту цель, следует расценивать как действия, совершенные в интересах организации. Рост прибыли напрямую зависит от увеличения объема продаж и снижения себестоимости. Этому способствует эффективное управление производством, освоение новых технологий, экономное расходование всех видов ресурсов, расширение рекламы, внедрение современных методов работы с покупателями и т. д. Если сотрудник изучает какое-то из этих направлений, то можно считать, что его обучение связано с деятельностью организации и проводится в ее интересах.

Связь расходов на обучение с деятельностью организации надо подтвердить. Для этого руководитель должен издать приказ о направлении сотрудника на учебу. В этом приказе нужно указать, что сотрудник направлен на обучение по инициативе организации и в связи с производственной необходимостью (внедрением нового оборудования, расширением производства, совершенствованием бизнес-процессов и т. п.). Желательно, чтобы организация имела утвержденные руководителем планы подготовки (переподготовки) кадров, в которых были бы предусмотрены курсы обучения тех или иных сотрудников.

В качестве документов, подтверждающих обучение сотрудника в интересах организации, Минфин России также рекомендует иметь в наличии:

  • договор об оказании образовательных услуг, заключенный между организацией и образовательным учреждением;
  • учебную программу образовательного учреждения с указанием количества часов посещений (как подтверждение фактического времени нахождения сотрудника на учебе);
  • сертификат или иной документ (диплом, свидетельство, аттестат), выданный образовательным учреждением, свидетельствующий о том, что сотрудник прошел обучение;
  • акт об оказании услуг.*

Такие разъяснения приведены в письме Минфина России от 21 апреля 2010 г. № 03-03-06/2/77.

Кроме того, для признания затрат на обучение в составе расходов при расчете налога на прибыль важно, чтобы профиль обучения соответствовал виду деятельности организации или работе, которую выполняет сотрудник. Например, учебу бухгалтера аптеки на курсах по дизайну интерьеров нельзя признать обучением в интересах организации.

Если обучение связано с трудовой деятельностью сотрудника, но полученные знания не будут им использоваться в работе, обучение не считается произведенным в интересах организации. Например, если сотрудник по результатам обучения получил диплом по международной финансовой отчетности, а в рамках своей трудовой деятельности формирует отчетность по российскому законодательству. То есть целью специальной подготовки сотрудника должно быть получение или повышение им профессиональной квалификации для выполнения своих должностных обязанностей.

Аналогичные выводы следуют из писем Минфина России от 26 сентября 2011 г. № 03-03-06/1/587, от 25 мая 2007 г. № 03-03-06/1/312.

Если подтвердить, что учеба сотрудника связана с деятельностью организации, невозможно, следует считать, что это обучение проводится в его интересах.

<…>

Момент признания расходов

При методе начисления затраты на профессиональное обучение сотрудников включите в состав прочих расходов по факту оказания услуг (после составления документа, подтверждающего, что образовательные услуги были оказаны) (подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ).*

При кассовом методе такие расходы можно учесть только после оплаты. Поэтому, чтобы учесть расходы на обучение организации, понадобятся также документы, подтверждающие оплату образовательных услуг. Например, платежные поручения, квитанции к приходным кассовым ордерам и т. п. Это следует из пункта 3 статьи 273 Налогового кодекса РФ.

Пример отражения в бухучете и при налогообложении расходов на обучение сотрудника. Обучение проводится в интересах организации. Организация применяет общую систему налогообложения. Налог на прибыль рассчитывает ежемесячно

На основании приказа руководителя ЗАО «Альфа» направило на курсы повышения квалификации бухгалтера В.Н. Зайцеву. Курс обучения рассчитан на 4 дня (с 24 по 27 января 2012 года) и проводится с отрывом от производства. С лицензированным учебным центром, который проводит обучение, заключен договор. Стоимость услуг по договору составляет 6000 руб. Учебный центр является некоммерческим образовательным учреждением, поэтому его услуги НДС не облагаются.

24 января 2012 года «Альфа» оплатила обучение Зайцевой:

Дебет 76 Кредит 51
– 6000 руб. – внесена предоплата за образовательные услуги (на основании договора и счета).

31 января 2012 года «Альфа» и учебный центр подписали акт об оказании услуг. В учете организации сделана запись:

Дебет 26 Кредит 76
– 6000 руб. – отражены расходы на обучение сотрудника.

При расчете налога на прибыль за январь бухгалтер «Альфы» включил в состав расходов стоимость обучения в сумме 6000 руб.

<…>

ОСНО: НДС

Входной НДС со стоимости услуг, оказанных коммерческими образовательными учреждениями (предпринимателями), можно принять к вычету:

  • если стоимость услуг отражена в бухучете на основании первичного документа (например, акта об оказании образовательных услуг);
  • если сотрудник, который прошел обучение, занят в деятельности организации, облагаемой НДС;
  • если у организации есть счет-фактура.

Такие требования содержатся в пункте 2 статьи 171 и пункте 1 статьи 172 Налогового кодекса РФ.

В бухучете предъявленный к вычету НДС отразите так:
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– принят к вычету НДС по расходам на обучение сотрудников.*

<…>

Сергей Разгулин, заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

2. Статья: Работник направлен на повышение квалификации

Если работник отправлен на обучение или повышение квалификации, то ему выплачивается средний заработок. Такие затраты учитываются при расчете налога на прибыль в качестве расходов на оплату труда. А вот сами основания для признания данных расходов, по мнению чиновников, зависят от формы обучения.

Что такое повышение квалификации

Необходимость профессионального обучения кадров для собственных нужд определяет работодатель (ст. 196 Трудового кодекса РФ).

Причем некоторые предприятия обязаны направлять работников на повышение квалификации в случае, если это является условием выполнения конкретных видов работ. То есть работники определенных специальностей или должностей должны повышать квалификацию в обязательном порядке. Эта обязанность устанавливается отраслевыми нормативными актами.*

Например, работники железнодорожного транспорта, производственная деятельность которых непосредственно связана с движением поездов, должны проходить переподготовку в соответствии с Федеральным законом от 10 января 2003 г. № 17-ФЗ «О железнодорожном транспорте в Российской Федерации». Итак, профессиональная переподготовка – это, по сути, обучение, предназначенное для ускоренного приобретения навыков, которые нужны для выполнения определенной работы.

Обучение в данном случае проводится без повышения образовательного уровня (ст. 21 Закона РФ от 10 июля 1992 г. № 3266-1 «Об образовании»).

Данная переподготовка предполагает два типа образовательной программы:

  • совершенствование знаний специалистов для выполнения нового вида деятельности;
  • получение дополнительной квалификации.

Порядок переподготовки в различных отраслях также может регулироваться отраслевыми нормативными актами. Например, для предприятий энергетического комплекса приказом Ростехнадзора от 29 января 2007 г. № 37 было утверждено Положение об организации работы по подготовке и аттестации специалистов организаций, поднадзорных Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору (РД 03-19-2007).

Чтобы подтвердить производственную необходимость в повышении квалификации кадров, организации нужно утвердить соответствующий распорядительный документ. В нем указываются причины и цели подготовки кадров, а также круг лиц, которые будут отправлены на обучение.

Формы повышения квалификации подразделяются следующим образом:

  • обучение с отрывом от работы;
  • обучение без отрыва от производства;
  • обучение с частичным отрывом;
  • индивидуальная форма обучения.*

Для обучающихся предусмотрены гарантии

Если работник проходит обучение с отрывом от производства, то за ним сохраняются место работы (должность) и средняя заработная плата по основному месту работы.

Кроме того, если специалист обучается в другой местности, то ему оплачиваются командировочные расходы. Размер командировочных должен быть эквивалентен сумме, утвержденной компанией для служебных командировок.*

В случае если работник повышает свою квалификацию без отрыва от работы (с частичным отрывом), то работодатель начисляет ему заработную плату за фактически отработанное время (произведенную продукцию). При этом продолжительность учебы и работы в совокупности не должна превышать ежедневную норму рабочего времени, предусмотренную трудовым законодательством, правилами внутреннего распорядка и условиями трудового договора (ст. 91 Трудового кодекса РФ).

Как учесть расходы на зарплату обучаемых работников

Затраты на профессиональную подготовку и переподготовку учитываются в составе прочих расходов в порядке, предусмотренном пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Это установлено подпунктом 23 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Расходы можно признать только в том случае, если предприятие отправляет на обучение своих работников.

То есть на переподготовку могут направляться только физические лица, с которыми заключен трудовой договор. Или же договор, по которому этот человек обязуется не позднее трех месяцев после окончания обучения (переподготовки) заключить с ним трудовой договор и отработать у него не менее одного года.

Физические лица, выполняющие для организации работы (по гражданско-правовым договорам), конечно, могут обучаться за счет предприятия. Однако следует иметь в виду, что учесть данные расходы при расчете налога на прибыль не получится.

Также стоит учесть, что договор на обучение (переподготовку) должен быть заключен с российскими образовательными учреждениями, имеющими соответствующую лицензию.

Если это иностранное образовательное учреждение, то оно должно иметь соответствующий статус.

При этом в расходы на обучение не включаются расходы, связанные с организацией развлечения, отдыха или лечения, с содержанием образовательных учреждений, а также с выполнением для них бесплатных работ или оказанием им бесплатных услуг.

Помимо оплаты самих образовательных услуг предприятие оплачивает работнику средний заработок и транспортные расходы по проезду к месту учебы. Данные расходы можно учесть в составе расходов на оплату труда, но по разным основаниям. Об этом сообщил Минфин России в письме от 7 декабря 2011 г. № 03-03-06/1/810.

Так, если работник повышает свою квалификацию с отрывом от производства, то его средний заработок, начисленный за период учебы, учитывается в составе расходов на оплату труда на основании пункта 19 статьи 255 Налогового кодекса РФ.

В случае если работник уезжает учиться в другую местность, то данные расходы включаются в состав затрат по прибыли в соответствии с пунктом 6 статьи 255 Налогового кодекса РФ, которые связаны с выполнением государственных и (или) общественных обязанностей и в других случаях, предусмотренных законодательством о труде.

И наконец, когда работнику предоставляется учебный отпуск, то сумма среднего заработка включается в состав расходов на оплату труда согласно пункту 13 статьи 255 Налогового кодекса.

Также отметим, что если предприятие проводит обучение работников на основе собственной образовательной базы, то расходы по нему учитываются при расчете налога на прибыль в качестве расходов на оплату труда. Основание – статья 255 Налогового кодекса РФ (письмо Минфина России от 17 марта 2009 г. № 03-03-06/1/144).

По общему правилу затраты на обучение должны быть документально подтверждены (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ). Как минимум понадобятся:

  • приказ руководителя о направлении работника на обучение;
  • договор на обучение с указанием в нем лицензии образовательной организации.

Это следует из письма Минфина России от 21 апреля 2010 г. № 03-03-06/2/77.

При этом нелишней будет и сама копия лицензии. Ее, как правило, образовательные организации дают без всяких лишних вопросов. А учебная программа с указанием количества часов посещений обычно является приложением к договору.

При обучении в иностранных организациях нужна будет лицензия иностранного образовательного учреждения, его программа, устав.

Также может понадобиться подробный акт на оказанные услуги по обучению, то есть такой, в котором помимо ссылки на договор указаны и программа, и часы, и Ф.И.О. обучавшегося работника, и итоговый документ, выданный последнему.

И копия итогового документа, выданного после обучения (диплом, сертификат).*

Г. А. Чебашкина налоговый консультант

Журнал «Учет в производстве», №3, март 2012

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка