Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Как бухгалтеру ужиться с любым начальником

Подписка
Срочно заберите все!
№24
1 августа 2013 186 просмотров

Как правильно оформить поступление материалов, приобретенных через авансовый отчет, на склад. Последовательность:1. подотчетное лицо из кассы получил деньги на покупку материалов.2. отчитался товарным и кассовым чеком, оформив авансовый отчет.3. материалы приходуются на склад кладовщика.Вопрос: каким документов оформить приемо-передачу материалов на склад от подотчетника к кладовщику, или данное поступление на склад не оформляется достаточно авансового отчета?.

 При приемке материалов на склад составьте приходный ордер, его можно разработать самостоятельно или использовать например, форму № М-4. Приходный ордер оформляет материально-ответственное лицо склада в одном экземпляре в день поступления материалов. Так же приходный ордер можно заменить штампом, поставленным на документе поставщика. Штамп должен содержать те же реквизиты, что и форма № М-4. Об этом сказано в абзаце 4 пункта 49 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н. Выбранный вариант документального оформления поступления материалов на склад закрепите в учетной политике для целей бухучета (п. 7 ПБУ 1/2008).

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»

1.Рекомендация: Как оформить приемку материалов на склад.

<…>

При приемке материалов на склад составьте приходный ордер, например, по форме № М-4. Эта форма утверждена постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а. Приходный ордер оформляет материально-ответственное лицо склада в одном экземпляре в день поступления материалов. * Об этом сказано в пункте 49 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н, и разделе 3 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а.

Если в течение дня от одного и того же поставщика поступает несколько партий однородных грузов, то можно составить один приходный ордер. При этом, принимая каждую отдельную партию, материально-ответственное лицо фиксирует необходимые данные на оборотной стороне ордера. В конце дня определяется общий итог, который переносится в приходный ордер. Такой порядок предусмотрен абзацем 3 пункта 49 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н.

Для сокращения документооборота приходный ордер можно не оформлять. Его может заменить штамп, поставленный на документе поставщика (например, на накладной). Штамп должен содержать те же реквизиты, что и форма № М-4. Об этом сказано в абзаце 4 пункта 49 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н. Выбранный вариант документального оформления поступления материалов на склад закрепите в учетной политике для целей бухучета (п. 7 ПБУ 1/2008). *

<…>

Н.А. Комова

заместитель директора департамента налоговой

и таможенно-тарифной политики Минфина России

2.Рекомендация:Как оформить приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо.

<…>

Доверенность

В коммерческих организациях

Чтобы при приобретении товаров или услуг сотрудник мог действовать от имени организации, выдайте ему доверенность. Ее можно выписать по унифицированной форме № М-2 или № М-2а (утверждены постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а), если применение унифицированных форм утверждено руководителем, или по форме, разработанной организацией самостоятельно и утвержденной руководителем. При этом в документе должны содержаться все обязательные реквизиты, предусмотренные частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. *

Ситуация: обязательно ли выдавать доверенность подотчетному лицу, для того чтобы он выступал от имени организации

Нет, не обязательно. Законодательство не содержит такого требования.

Однако, если не выдать доверенность сотруднику, у организации могут возникнуть проблемы с получением счета-фактуры. Именно этот документ служит основанием для вычета НДС по приобретенным через сотрудника товарам (работам, услугам) (п. 1 ст. 172 НК РФ). *

Сложность с получением счета-фактуры может возникнуть потому, что при продажах за наличный расчет розничные продавцы вправе не выставлять счета-фактуры, а ограничиться кассовыми чеками (п. 7 ст. 168 НК РФ). Действуя без доверенности, сотрудник организации выступает как обычный человек, приобретающий вещи для личного использования. Поэтому продавец не обязан выписывать ему счет-фактуру.

Но если сотрудник предъявит доверенность от организации, поставщик должен будет выставить счет-фактуру. В этом случае сотрудник станет действовать от имени организации, и у продавца появится обязанность выписать требуемый документ (п. 3 ст. 168 НК РФ). *

Такая позиция изложена в письме МНС России от 10 октября 2003 г. № 03-1-08/2963/11-АЛ268.

Получение наличных

Для получения наличных денежных средств под отчет сотрудник должен написать заявление в произвольной форме, в котором нужно указать необходимую сумму и на какие цели она будет потрачена. Руководитель организации должен сделать на заявлении надпись о том, какую сумму и на какой срок нужно выдать по этому заявлению (п. 4.4 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П). *

Отчет по подотчетным суммам

В коммерческих организациях

В течение трех дней со дня окончания срока, на который выданы подотчетные суммы, сотрудник обязан отчитаться по ним (п. 4.4 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П). Для этого он должен представить в бухгалтерию авансовый отчет по унифицированной форме № АО-1 (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55), если применение унифицированных форм утверждено руководителем, или по форме, разработанной организацией самостоятельно и утвержденной руководителем. При этом в документе должны содержаться все обязательные реквизиты, предусмотренные частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. *

Ситуация: можно ли составлять авансовый отчет один раз по итогам месяца. В течение месяца деньги выдаются под отчет одному и тому же сотруднику несколько раз (например, 5-го и 15-го числа)

Нет, нельзя.

Выдать деньги под отчет можно при условии, что сотрудник отчитался за ранее полученный аванс (абз. 3 п. 4.4 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П, п. 214 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). При составлении одного авансового отчета по всем подотчетным суммам, выданным в течение месяца, это требование не выполняется. *

Внимание: если налоговые инспекторы обнаружат, что организация неправомерно выдала деньги под отчет (по ранее выданным суммам сотрудник еще не отчитался), то они могут попытаться оштрафовать ее за нарушение Правил ведения кассовых операций.

Однако ответственность за этот проступок организация несет в строго ограниченных случаях (они указаны в статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях). Несоблюдение правил выдачи подотчетных сумм к ним не относится. Получается, что штраф за такое правонарушение законодательство не предусматривает. Это подтверждает и арбитражная практика (см., например, постановления ФАС Северо-Западного округа от 21 февраля 2005 г. № А56-33543/04 и от 9 февраля 2005 г. № А21-8287/04-С1).

На лицевой стороне отчета сотрудник указывает свою фамилию и инициалы, профессию (должность), назначение аванса и т. д. На оборотной стороне он должен отразить все расходы, произведенные им. Полученные оправдательные документы сотрудник прикладывает к авансовому отчету и нумерует в порядке их записи в отчете.

Ситуация: должен ли сотрудник оформить авансовый отчет, если вернул всю полученную подотчетную сумму

Нет, не должен.

В коммерческих организациях

Авансовый отчет служит основанием для списания расходов, которые организация понесла через сотрудника (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55). *

Если же сотрудник вернул всю сумму, выданную ему под отчет, никаких расходов у организации не возникает.

На полученную сумму составьте приходный кассовый ордер формы № КО-1. В строке «Основание» этого документа напишите: «Возврат неиспользованных подотчетных сумм».

Проверка авансового отчета

При поступлении авансового отчета заполните в нем расписку (отрывная часть отчета) о том, что отчет принят к проверке, и передайте ее сотруднику.

Проверьте авансовый отчет, оформленный сотрудником. Для этого убедитесь, что соблюдены два условия.

Во-первых, проконтролируйте целевое расходование денег. Для этого обратитесь к документу, который послужил основанием для выдачи подотчетных сумм (расходный кассовый ордер, приказ, заявление и т. д.), и посмотрите, на какие цели сотрудник получил деньги от организации. Затем сравните цель с результатом согласно документам, которые сотрудник приложил к своему отчету. Если они совпадают, значит, сотрудник использовал деньги по целевому назначению.

Во-вторых, убедитесь в наличии оправдательных документов, которые подтверждают расходы, а также проверьте правильность их оформления и подсчет сумм.

Если сотрудник расплатился наличными, подтверждением расходов могут быть кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру или бланк строгой отчетности. А при расчетах по банковской карте – оригиналы слипов, квитанции электронных банкоматов и терминалов. Суммы, израсходованные сотрудником согласно отчету, должны соответствовать суммам, указанным в платежных документах. *

Ситуация: можно ли принять в качестве подтверждения расходов подотчетного лица только квитанцию к приходному кассовому ордеру (без чека ККТ)

Да, можно.

Сотрудник может приложить к авансовому отчету квитанцию к приходному кассовому ордеру, которую выдал контрагент (без чека ККТ). Такой документ тоже является подтверждением того, что сотрудник понес наличные расходы.

Налоговые инспекторы часто требуют, чтобы к авансовому отчету был приложен именно кассовый чек как основной оправдательный документ (см., например, письмо УМНС России по г. Москве от 12 августа 2003 г. № 29-12/44158). Но это требование нормами законодательства не подтверждено. Кассовый ордер формы № КО-1 является одной из форм первичной учетной документации. Поэтому квитанция, оформленная к нему, – такой же оправдательный документ, как и кассовый чек. Этот вывод подтверждает и арбитражная практика (см., например, постановление ФАС Московского округа от 9 декабря 2005 г. № КА-А40/12227–05).

Документальное подтверждение покупок

Помимо платежных документов к авансовому отчету сотрудник должен приложить документы, подтверждающие покупку. Например, это могут быть товарные чеки, накладные, акты выполненных работ (оказанных услуг) и т. д. *

Ситуация: можно ли принять авансовый отчет сотрудника по приобретению материалов, если к нему приложен только кассовый чек (без товарного чека)

Да, можно.

Но для этого нужно самостоятельно оформить дополнительный документ, подтверждающий поступление ценностей (см., например, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 25 февраля 2004 г. № Ф04/953-206/А45-2004).

В коммерческих организациях

Например, при поступлении материалов (без документов от поставщика) можно составить акт о приемке материалов по форме, утвержденной руководителем организации, или по форме № М-7 (ф. 0315004) (ч. 4 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, постановление Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а).

Необходимость составления такого документа объясняется тем, что кассовый чек подтверждает только сумму, которую израсходовал сотрудник. На его основании нельзя принять приобретенные через сотрудника ценности к учету. Кассовый чек не содержит такого обязательного реквизита первичного документа, как подписи ответственных лиц (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). *

Утверждение авансового отчета

Проверенный авансовый отчет утверждает руководитель организации или уполномоченный сотрудник (например, руководитель подразделения).

В коммерческих организациях

Пример оформления авансового отчета сотрудника коммерческой организации

29 марта секретарю Е.В. Ивановой было выдано 2000 руб. на покупку канцтоваров для организации.

1 апреля Иванова принесла приобретенные канцтовары в организацию. В этот же день сотрудница сдала в бухгалтерию авансовый отчет на 1580 руб. (с приложенными к нему первичными документами), а также вернула в кассу неизрасходованный остаток подотчетной суммы – 420 руб. (2000 руб. – 1580 руб.).

Бухгалтер Зайцева выдала Ивановой расписку о том, что отчет принят к проверке.

В этот же день руководитель организации утвердил авансовый отчет Ивановой.

В коммерческих организациях

Изложенный порядок оформления, проверки и утверждения авансового отчета установлен указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55

<…>

С.В. Разгулин

заместитель директора департамента налоговой

и таможенно-тарифной политики Минфина России

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме

Новости по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка