Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Номер за пять минут

Подписка
Срочно заберите все!
№24
1 августа 2013 4 просмотра

Возможно ли использовать факсимильную подпись руководителя (или другого должностного лица) на ВНУТРЕННИХ первичных документах организации? Например, на накладных на отпуск материалов в производство или на передачу готовой продукции на склад.

В соответствии с требованиями законодательства о бухгалтерском учете первичные учетные документы должны содержать «подписи лиц … с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц»(пп.7 п.2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

То есть прямое указание на то, что первичные учетные документы могут быть подписаны факсимильной подписью, в законодательстве отсутствует.

Контролирующие органы высказывают мнение, что использование факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных документов противоречит законодательству. Несмотря на то, что разъяснения даны в период действия Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ, данные разъяснения могут быть применены и сейчас.

Таким образом, с точки зрения минимизации налоговых рисков целесообразно не использовать факсимильную подпись как на внешних (товарных накладных, актах и т.д.), так и на внутренних (накладных на отпуск материалов на сторону и т.д.) первичных учетных документах.

Обоснование данной позиции приведено ниже в рекомендациях «Системы Главбух»

1. Статья: Главные заблуждения и вся правда о новой первичке

<…>

Теперь можно смело ставить факсимильные подписи на первичке

Утверждение ложно!

Как считают ваши коллеги:

Подпись ответственного сотрудника — это обязательный реквизит первичного документа. Но о том, что эта подпись может быть факсимильной, в новом законе не сказано. Так что безопаснее учитывать позицию налоговиков, которые уже давно считают, что на первичных документах не должно быть факсимиле. Пример тому — письмо ФНС России от 23 сентября 2008 г. № 3-1-11/469@. Как мы выяснили, с тех пор позиция чиновников на этот счет не изменилась.*

Причем мы не советуем вам рисковать, даже если вы готовы потом судиться с контролерами. Дело в том, что судьи высказывают схожее мнение (постановление Президиума ВАС РФ от 27 сентября 2011 г. № 4134/11).

Ваш контрагент упорно ставит факсимиле и отказывается выдать первичку по всем правилам? В этом случае наиболее безопасный вариант — не учитывать расходы по таким сделкам.

Если же цена вопроса велика и вы готовы судиться с налоговиками, хотя бы проследите, чтобы договоренность об использовании факсимиле была зафиксирована в контракте. Или в дополнительном соглашении к нему. Так предусмотрено в пункте 2 статьи 160 Гражданского кодекса РФ. Возможно, тогда судьи учтут наличие такого соглашения с контрагентом и примут решение в пользу вашей компании.

<…>

Журнал «Главбух», №8, 2013 г.

2. БИБЛИОТЕКА ЖУРНАЛА «ГЛАВБУХ». ОБРАЗЦЫ ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ, КОТОРЫЕ ДОЛЖНЫ БЫТЬ В КАЖДОЙ БУХГАЛТЕРИИ

<….>

1.3.4. Можно ли при оформлении первичных документов использовать факсимиле?

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Руководитель может утвердить такой перечень отдельным распоряжением либо в качестве приложения к приказу об учетной политике.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписывают руководитель компании и главный бухгалтер или уполномоченные ими на то лица.

При этом на практике возникает вопрос: можно ли в соответствующих случаях при оформлении первичных документов вместо реальной подписи использовать факсимиле? Сразу скажем, что специалисты и Минфина, и ФНС России против этого возражают.

Так, Минфин России в письме от 26 октября 2005 г. № 03-01-10/8-404 указал, что и законодательство о бухгалтерском учете, и законодательство о налогах и сборах не предусматривают использования факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных документов и счетов-фактур.

Не менее категоричны и сотрудники налоговых органов. Они считают, что использование факсимильного воспроизведения подписи и печати с помощью механического или иного копирования не допускается (см., в частности, письмо ФНС России от 14 февраля 2005 г. № 03-1-03/210/11 и письмо МНС России от 21 апреля 2004 г. № 03-1-08/1039/17).*

<…>

_____________________________

Ответ на Ваш вопрос дан в соответствии с правилами работы «Горячей линии» «Системы Главбух», которые Вы можете найти по адресу:http://www.1gl.ru/#/hotline/rules/?step=14

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка