Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Подписка
Срочно заберите все!
№24
2 августа 2013 44 просмотра

Наша организация занимается ремонтно-отделочными работами. Поэтому приходится покупать очень много самых различных материалов. Постоянный поток товарных накладных на многочисленные позиции материалов.Мой вопрос заключается в следующем: могу ли я упростить ввод материалов в программу? Например, если в накладной 20 позиций недорогостоящих строительных материалов, допустимо ли ввести одной строчкой - строительные материалы (или электроматериалы) и общую сумму накладной. Списание происходит сразу на затраты на конкретный объект.И еще вопрос: микропредприятию обязательно ли распечатывать формы М4 и М11? Есть ли шанс сократить документооборот в этом плане?

По аналогии с приведенной ниже ситуацией, Вам нужно оприходовать и списывать строительные материалы по каждому виду в отдельности.

Каждый факт хозяйственной жизни должен быть подтвержден первичным документом (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Для сокращения документооборота приходный ордер М-4 можно не оформлять. Его может заменить штамп, поставленный на документе поставщика (например, на накладной).

Также можно провести ревизию данных первичных бланков, которые Вам приходилось оформлять раньше. Их формы можно упростить. Убедитесь, что в них есть все обязательные реквизиты. А именно: название документа и содержание операции, единица измерения, должность, фамилия и инициалы сотрудников, ответственных за оформление первички и за ее исправления.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»

1.Ситуация: Можно ли учесть при расчете налога на прибыль расходы на канцтовары, приобретенные в розницу. В товарном и кассовом чеках стоимость материалов отражена в общей сумме без расшифровки их по видам, количеству и цене

Нет, нельзя.

Все расходы, которые отражаются в налоговом учете, должны быть подтверждены документами, оформленными в соответствии с требованиями законодательства. Такие правила установлены в пункте 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ. В пункте 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ сказано, что в первичных документах по каждой хозяйственной операции должны быть отражены количественные и стоимостные измерители. В отношении канцтоваров такими измерителями являются количество и цена по каждой номенклатурной позиции. Без расшифровки канцтоваров нельзя подтвердить обоснованность таких расходов и их связь с деятельностью, направленной на получение доходов.*

Сергей Разгулин, заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

2.Ситуация: Когда товары (работы, услуги, имущественные права) считаются принятыми к учету в целях применения вычета по НДС

Право на вычет НДС возникает после поступления товаров (работ, услуг) и принятия к учету по правилам, установленным законодательством о бухучете.

Организации ведут учет имущества и всех совершаемых ими хозяйственных операций на соответствующих счетах бухучета (ст. 5п. 3 ст. 10 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Следовательно, принятие к учету – это отражение стоимости имущества на предназначенных для этого счетах. Аналогичную точку зрения Минфин России высказывал в письме от 16 мая 2006 г. № 03-02-07/1-122. Например, товары считаются принятыми к учету после отражения на счете 41, работы и услуги – после отражения на счетах 20252644 и др. Принятие имущества к учету осуществляется на основании соответствующих первичных документов (п. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).* Некоторые особенности имеет принятие к учету основных средств.

<…>

Ольга Цибизова, начальник отдела косвенных налогов департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

3. Рекомендация:Как оформить и отразить в бухучете поступление материалов

<…>

При приемке материалов на склад составьте приходный ордер, например, по форме № М-4. Эта форма утверждена постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а. Приходный ордер оформляет материально-ответственное лицо склада в одном экземпляре в день поступления материалов. Об этом сказано в пункте 49 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н, и разделе 3 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а.

Если в течение дня от одного и того же поставщика поступает несколько партий однородных грузов, то можно составить один приходный ордер. При этом, принимая каждую отдельную партию, материально-ответственное лицо фиксирует необходимые данные на оборотной стороне ордера. В конце дня определяется общий итог, который переносится в приходный ордер. Такой порядок предусмотрен абзацем 3 пункта 49 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н.

Для сокращения документооборота приходный ордер можно не оформлять. Его может заменить штамп, поставленный на документе поставщика (например, на накладной). Штамп должен содержать те же реквизиты, что и форма № М-4. Об этом сказано в абзаце 4 пункта 49 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н. Выбранный вариант документального оформления поступления материалов на склад закрепите в учетной политике для целей бухучета (п. 7 ПБУ 1/2008).

Ситуация: нужно ли распечатывать приходный ордер (форма № М-4), составленный при приемке материалов в электронном виде

Нет, не нужно, если на документе есть электронные подписи.

Приходный ордер по форме № М-4 может быть составлен как на бумаге, так и в электронном виде (п. 12, 14 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н). Независимо от этого он должен быть подписан лицами, которые сдают и принимают материалы. Если организация ведет учет на основании электронных документов, то их заверяют электронными подписями в порядке, установленном Законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ. Правомерность использования электронной подписи подтверждена письмом Минфина России от 19 мая 2006 г. № 02-14-13/1297.

Если фактическое количество (качество, ассортимент) материалов не соответствует документам передающей стороны, приходный ордер не оформляйте. В этом случае принимать материалы должна специальная комиссия, которая составляет акт по форме № М-7, утвержденной постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а. Такой порядок предусмотрен абзацами 6–8 пункта 49 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н.

Материалы могут быть направлены в то или иное подразделение организации (к месту использования), минуя склад. В этом случае их все равно нужно оприходовать на склад и сразу же оформить передачу в подразделение. При этом одновременно составьте документы на приход (форма № М-4) и на выдачу (формы № М-8, М-11, М-15). В приходных и расходных документах сделайте отметку о том, что материалы выданы без завоза их на склад (транзитом). Такой порядок предусмотрен абзацем 1 пункта 51 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н.

<…>

Наталья Комова,

заместитель директора департамента налоговой и

таможенно-тарифной политики Минфина России

4.Статья: Как обойтись минимумом первички и таким образом упростить учет материалов

Чем поможет эта статья: Вы упростите документооборот по учету материалов, которые закупает ваша компания. Для этого надо лишь отказаться от ненужной первички и лишних данных в формах.

От чего убережет: Вы не услышите от налоговых инспекторов, что в каком-то документе не хватает обязательного реквизита.

Если ваша компания на упрощенке

Рекомендации по составлению первички в этой статье актуальны и для упрощенщиков.

Долгое время, чтобы вести безупречный учет купленных материалов, вам приходилось использовать много разных унифицированных форм первичных документов. Вот лишь некоторые из них: приходный ордер, требование-накладная, акт о приемке материалов (формы № М-4М-7М-11). Все эти бланки утверждены постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а. И вы обязаны были применять их до 1 января 2013 года.*

Но, как вы уже знаете, с 1 января от большей части унифицированных форм можно отказаться и разработать свои, утвердив их приказом руководителя или в учетной политике. Общие рекомендации мы дали в статье «Советы, которые помогут вам без лишних хлопот приспособить свою первичку под правила 2013 года», опубликованной в «Главбухе» № 1, 2013. Они справедливы и в отношении бумаг, помогающих вести бухгалтерский учет материально-производственных запасов (см. комментарий специалиста ниже).*

Разъясняет Ирина Мамина, генеральный директор ООО «Аудиторско-консалтинговое партнерство Маминой»

От многих унифицированных форм по учету материалов можно отказаться

— Основным нормативным документом, поясняющим порядок бухгалтерского учета материалов, является ПБУ 5/01. И там нет требования оформлять операции по учету МПЗ строго унифицированными бланками первичных документов. Для целей же налогового учета достаточно, чтобы документы были составлены в соответствии с законодательством.

Правда, есть два документа, которые по-прежнему отсылают к унифицированным формам. Это Методические указания — одни по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, другие — по учету спецодежды (приказы Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н и от 26 декабря 2002 г. № 135н). Можно ли проигнорировать эти положения и следовать лишь новому Закону о бухгалтерском учете, который позволяет с 2013 года отказаться от унификации в документообороте? Да, можно. Эти Методические указания больше не являются обязательными нормативными документами по ведению бухгалтерского учета (ст. 21 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

В этой статье мы подскажем вам, как можно упростить документооборот для учета материалов. И как разработать удобные для работы собственные бланки.*

Разработайте свои бланки на основе унифицированных, выкинув из последних лишние для учета МПЗ данные

Удобнее всего разработать собственные бланки первички не с нуля, а взяв за основу унифицированные. остаточно убрать из них лишние графы и добавить действительно нужные.*

Ведь большинство унифицированных форм по учету материалов слишком громоздкие. Возьмем форму приходного ордера № М-4. Из нее спокойно можно исключить сведения о номере паспорта. Эту строку заполняют только при учете таких материалов, как драгоценные камни и металлы. Данные о наименовании страховой компании, номере платежного документа, коде единицы измерения тоже ставят редко.*

В таблице ниже мы назвали те унифицированные формы, которые вы можете взять за основу при разработке собственных. Там же мы уточнили, какие графы из такой первички можно безболезненно убрать. Главное оставить в документах обязательные реквизиты, перечисленные теперь в пункте 2 статьи 9 Закона о бухучете.*

Формы первичных документов, на основании которых удобно разработать новые бланки

Унифицированная форма Для какого события нужен документ Какие графы можно исключить
Приходный ордер по форме № М-4 Компания принимает материалы поставщика на склад, и вы отражаете их на счете 10 «Материалы» «Код единицы измерения»; «Названиестраховой компании»; «Номер платежного документа»; «Номер паспорта»*
Требование-накладная по форме № М-11 Компания передает материалы из одного подразделения в другое. Например, со склада в головной офис. На основании документа вы списываете ценности со счета 10 «Материалы» на счета затрат 20232526 и т. д. А также признаете их стоимость в налоговых расходах. Если в требовании-накладной не указано, где будут использоваться материалы, то потребуется еще и акт на списание* «Код единицы измерения»; «Количество затребуемых материалов»*

Оформляйте все поступившие материалы одним документом

Без некоторых первичных документов по учету материалов можно и вовсе обойтись. Например, до 2013 года материалы можно было принять на счет 10 на основании одного из двух документов. А именно приходного ордера по форме № М-4 или акта по форме № М-7.

Первый документ требовалось составить, если сотрудники компании не выявили расхождений между данными в документах поставщика и принятыми материалами. А вот второй документ нужен был, чтобы принять к учету материалы, если по ним нет документов от поставщика или есть какие-то расхождения (по количеству, ассортименту).

Важная деталь

При поступлении материалов от поставщика на склад достаточно оформить приходный ордер в любой ситуации.

Так вот, теперь для всех этих случаев можно использовать приходный ордер. Лучше возьмите форму № М-4, при необходимости подогнав ее под себя. В этой унифицированной форме отражают как количество принятых материалов, так и данные, указанные в документах поставщика. И значит, если есть расхождения, то это будет понятно из приходного ордера. Потому и акт не нужен.*

Советуем в приходный ордер добавить графы, где сотрудник на складе напишет пояснения по расхождениям. Эта информация поможет составить продавцу претензию.

При отпуске материалов тоже достаточно единого бланка*

Отпуск материалов со склада раньше надо было оформлять одним из трех документов: лимитно-заборной картой, накладной на отпуск материалов на сторону или требованием-накладной.

По сути, все перечисленные унифицированные документы предназначены для одной и той же операции — когда передают материалы со склада другому подразделению компании (к примеру, в бухгалтерию, производство). В частности, по лимитно-заборной карте отпускали материалы, для которых предусмотрены лимиты. На основании требования-накладной передавали МПЗ, для которых лимитов нет. И наконец, накладная на отпуск на сторону нужна, чтобы отразить перемещение материалов в обособленное подразделение компании.

Теперь же вы можете разработать единый документ. Включите туда строки, где будут отражаться лимиты (если они есть в вашей компании). А также данные об обособленном подразделении, в которое передают материалы.

Как может выглядеть такой документ, мы показали ниже.

 — этим знаком обозначены реквизиты, которые обязательно должны быть в первичном документе.

Распечатать образец >>

Скачать бланк в формате Word >>

Проверьте, чтобы и в свободных формах были все обязательные реквизиты

Для некоторых операций по учету материалов вам и раньше приходилось разрабатывать собственные бланки. Унифицированных форм попросту не было. Понадобится такая первичка и сейчас. Назовем два наиболее важных документа.*

Первый — это акт на списание материалов. Акт необходим, чтобы списать подобные ценности на расходы в бухгалтерском и налоговом учете. Правда, он нужен лишь в том случае, если в документах на отпуск материалов со склада (например, в требовании-накладной) не указано назначение. То есть не расшифровано, как израсходовали ценности. И если в случае с производственными материалами такая ситуация происходит редко, то с офисными МПЗ это обычное дело.

<…>

Так вот, советуем провести ревизию тех неунифицированных первичных бланков, которые вам приходилось оформлять раньше. Убедитесь, что в них есть все обязательные реквизиты. А именно: название документа и содержание операции, единица измерения, должность, фамилия и инициалы сотрудников, ответственных за оформление первички и за ее исправления.*

ЖУРНАЛ «ГЛАВБУХ», № 8, АПРЕЛЬ 2013

.

05.08.2013г.

С уважением,

эксперт «Системы Главбух» Шарипкулова Светлана

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка