Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Налоговики простят многие ошибки в 6‑НДФЛ

Подписка
Срочно заберите все!
№24
6 августа 2013 55 просмотров

организация оказывает услуги по аттестации рабочих мест, применяет УСН, в ближайшем будущем планируются командировки директора за границу для изучения зарубежного опыта работы, возникла ситуация что принимающая сторона не понимает (и отказывается) что нам необходимо ставить печать в командировочном удостоверении о прибытии и выбытии. Вопрос: правомерно ли это, как документируются командировки за рубеж, какие документы нужно предоставить в бухгалтерию по прибытии, как оплачивается?

1) при командировках за рубеж командировочное удостоверение оформлять не нужно – время пребывания в них подтвердят отметки пограничной службы в загранпаспорте. В остальном документы для командировки за рубеж оформляются в том же порядке, что и при командировках по России. Все документы, подтверждающие затраты сотрудника за рубежом, должны быть построчно переведены на русский язык. При этом в самих документах ничего дописывать не надо, а нужно приложить к ним отдельные переводы, подписанные переводчиками. Авансовый отчет нужно оформить в валюте только в том случае, если валюта выдавалась под отчет.

2) аванс на загранкомандировку можно выдать в рублях или валюте. Кроме того, аванс можно выдать и в безналичном порядке, оформив сотруднику пластиковую банковскую карту.

Подробный порядок оформления командировки (в т. ч. за рубеж) и выдачи сотруднику аванса на зарубежную командировку содержится в материалах «Системы Главбух» коммерческая версия.

1.Рекомендация: Какие документы нужно оформить при направлении сотрудника в командировку

Документы для командировки

Перед тем как направить сотрудника в командировку, нужно оформить:

  • служебное задание;
  • приказ (распоряжение);*
  • командировочное удостоверение.

Формы названных документов утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

В коммерческих организациях

Коммерческая организация может по собственному выбору:
– использовать унифицированные формы указанных документов, если это утверждено руководителем организации в приказе по учетной политике;
– применять самостоятельно разработанные формы, утвержденные руководителем (при условии, что в них содержатся все необходимые реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).*

Такой порядок следует из части 4 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и подтверждается письмом Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1 и информацией Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012.

Служебное задание и приказ

Служебное задание нужно оформить в два этапа: при направлении сотрудника в командировку и по его возвращении.*

При направлении в командировку в служебном задании нужно указать цель, время и место командировки. Этот документ должен подписать руководитель структурного подразделения, где работает сотрудник. А утвердит его руководитель организации или уполномоченный на это сотрудник (например, заместитель руководителя).

По возвращении из командировки сотрудник должен заполнить раздел «Краткий отчет о выполнении задания».

После того как служебное задание утверждено, его передают в кадровую службу (уполномоченному сотруднику организации), которая должна подготовить приказ о направлении в командировку. Приказ подпишет руководитель организации или уполномоченный им сотрудник (например, заместитель).

Такие правила установлены разделом 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 и пунктом 6 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Командировочное удостоверение

При командировках за рубеж командировочное удостоверение оформлять не нужно – время пребывания в них подтвердят отметки пограничной службы в загранпаспорте*. Оформить командировочное удостоверение потребуется только при поездках по России и в страны СНГ. В последнем случае командировочное удостоверение нужно оформить, только если со страной СНГ заключено межправительственное соглашение, на основании которого в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении российской границы. Об этом сказано в пунктах 7 и 15 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

<…>

Журнал учета командированных сотрудников

Факт выбытия сотрудника в командировку нужно зафиксировать в специальном журнале* (п. 1 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н). В нем указываются:

  • фамилия, имя и отчество командированного сотрудника;
  • дата и номер командировочного удостоверения;
  • наименование организации, в которую командируется сотрудник, и пункт назначения.

Об этом сказано в пункте 2 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н.

Сотрудника, ответственного за ведение журнала и проставление отметок в командировочных удостоверениях, назначьте приказом руководителя организации (п. 5 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н).

Журнал учета сотрудников, выбывающих в служебные командировки, храните в течение пяти лет со дня его оформления (п. 6 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н).

<…>

Сергей Разгулин,
заместитель директора департамента налоговой и
таможенно-тарифной политики Минфина России

2.Рекомендация: Какие документы нужно оформить при возвращении сотрудника из командировки

По возвращении из командировки сотрудник обязан дооформить документы, которые были составлены перед отъездом, и заполнить авансовый отчет.*

Авансовый отчет

Авансовый отчет нужно составить в одном экземпляре. Заполнить его можно как от руки, так и на компьютере. В оформлении участвуют сотрудник, вернувшийся из командировки, и бухгалтер организации.*

В коммерческих организациях

Организация может по собственному выбору:
– либо использовать унифицированную форму авансового отчета (форма № АО-1), утвержденную постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55, если это утверждено руководителем организации в приказе по учетной политике;
– либо применять самостоятельно разработанную форму, утвержденную руководителем (при условии что в ней содержатся все необходимые реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Такой порядок следует из части 4 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и подтверждается письмом Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1 и информацией Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012.

Первичные документы, подтверждающие расходы

Вместе с авансовым отчетом сотрудник должен передать в бухгалтерию все документы, которые подтверждают его расходы и производственный характер командировки. К ним относятся:

Когда сотрудник принесет документы, выдайте ему расписку в получении. После этого приступите к проверке отчета и его бухгалтерской обработке. Суммы расходов разнесите по соответствующим статьям и спишите с подотчетного лица.

Если сотрудник ездил за границу и аванс ему был выдан в валюте, оформление документов имеет некоторые особенности.

В авансовом отчете нужно дополнительно заполнить строки и графы «в валюте» на лицевой стороне и оборотной стороне.

Все валютные суммы нужно пересчитать в рубли по официальному курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета.

В коммерческих организациях

Такой порядок определен в приложении к ПБУ 3/2006.

Кроме того, все документы, подтверждающие затраты сотрудника за рубежом, должны быть построчно переведены на русский язык. Это необходимо как для целей бухучета, так и налогообложения.*

В коммерческих организациях

Об этом сказано в пункте 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности, статье 68 Конституции РФ, пункте 1 статьи 16 Закона от 25 октября 1991 г. № 1807-1, статье 313 Налогового кодекса РФ, письме Минфина России от 24 марта 2010 г. № 03-03-07/6.

В самих документах ничего дописывать не нужно. Приложите к ним отдельные переводы, подписанные переводчиками. Перевести текст может как профессиональный переводчик, так и специалист самой организации, на которого возложена такая обязанность* (письма Минфина России от 20 апреля 2012 г. № 03-03-06/1/202, от 3 ноября 2009 г. № 03-03-06/1/725, от 14 сентября 2009 г. № 03-03-05/170).

При этом организация может сохранить некоторые слова на иностранном языке, если они являются зарегистрированным товарным знаком, например название авиакомпании в авиабилете (ст. 6 Конвенции об охране промышленной собственности от 20 марта 1883 г.), или не имеют существенного значения для подтверждения произведенных расходов, например, в авиабилете на иностранном языке – условия применения тарифа, правила авиаперевозки, правила перевозки багажа и другая подобная информация (письма Минфина России от 24 марта 2010 г. № 03-03-07/6, от 14 сентября 2009 г. № 03-03-05/170).

Оформить и представить в бухгалтерию первичные документы сотрудник обязан в течение трех рабочих дней после возвращения. Этот срок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки. Если сотрудник вернулся из командировки в выходной день или праздник, трехдневный срок нужно отсчитать со дня его выхода на работу*. Об этом сказано в пункте 4.4 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П.

Кроме того, дополнительные документы придется оформить, если сотрудник будет возвращать неизрасходованные суммы, выданные под отчет на командировочные расходы (либо организация будет удерживать их из зарплаты). Или наоборот, организация будет возмещать сотруднику обоснованный перерасход. В последнем случае оформите расходный кассовый ордер по форме № КО-2.

<…>

Служебное задание

После возвращения из командировки сотрудник заполняет отчет о выполнении задания в служебном задании.*

В коммерческих организациях

Организация может по собственному выбору:
– либо использовать унифицированную форму служебного задания (форма № Т-10а), утвержденную постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1, если это утверждено руководителем организации в приказе по учетной политике;
– либо применять самостоятельно разработанную форму, утвержденную руководителем (при условии что в ней содержатся все необходимые реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Такой порядок следует из части 4 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и подтверждается письмом Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1 и информацией Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012.

Отчет о выполнении задания должен быть согласован с руководителем структурного подразделения и передан в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом.* Такие правила установлены в разделе 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Сергей Разгулин,
заместитель директора департамента налоговой и
таможенно-тарифной политики Минфина России

3.Рекомендация: Как выдать сотруднику аванс на загранкомандировку

Аванс на загранкомандировку можно выдать в рублях или валюте. Для того чтобы получить наличную валюту, организация может:
снять деньги со своего валютного счета;
купить валюту в обслуживающем банке;
выдать сотруднику деньги для покупки валюты в банке.

Аванс можно выдать и в безналичном порядке, оформив сотруднику пластиковую банковскую карту.*

Ситуация: можно ли выдать из кассы аванс на загранкомандировку в валюте

Однозначного ответа на этот вопрос в законодательстве нет.

Валютным законодательством разрешены расчеты в валюте, связанные с загранкомандировкой (п. 9 ч. 1 ст. 9 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ). Однако нигде не сказано, что расчеты в валюте можно осуществлять через кассу. Более того, в части 2 статьи 14 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ говорится, что организации-резиденты могут осуществлять расчеты в валюте только через банковские счета. Поэтому при проверке службы, контролирующие проведение валютных операций (например, Росфиннадзор), могут квалифицировать выдачу валютного аванса из кассы как нарушение валютного законодательства (ч. 1 ст. 15.25 КоАП РФ).

Банк России в письме от 30 июля 2007 г. № 36-3/1381 высказал мнение о том, что выдача валютного аванса на загранкомандировки из кассы не противоречит валютному законодательству (п. 9 ч. 1 ст. 9 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ). Однако в письме от 31 августа 2007 г. № 12-1-5/1970 Банк России изложил противоположную точку зрения. Поскольку операции с валютой должны проводиться через банковские счета, выдача наличной валюты в качестве аванса на загранкомандировку не соответствует законодательству (ч. 3 ст. 14 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ). Этот вывод был сделан в отношении иностранного представительства, но его можно распространить и на российские организации. Связано это с тем, что положения части 3 статьи 14 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ действуют как в отношении выплат, произведенных организациями-нерезидентами, так и организациями-резидентами.*

ВАС РФ по этой проблеме занял позицию организаций (постановление Президиума ВАС РФ от 18 марта 2008 г. № 10840/07). Суд указал, что выдачу сотруднику наличной валюты в качестве аванса на загранкомандировку нельзя квалифицировать как нарушение валютного законодательства. Это связано с тем, что порядок осуществления валютных операций по выдаче наличной валюты для оплаты командировочных расходов законодательством не установлен. А значит, такие операции можно проводить без ограничений (абз. 2 ч. 2 ст. 5 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ).

Не отрицается возможность выдавать валютный аванс на командировку и Правительством РФ (п. 16 Положения, утвержденного постановлением от 13 октября 2008 г. № 749).

Главбух советует: поскольку вопрос о выдаче валютного аванса из кассы четко не урегулирован законодательством, по возможности лучше выбирать выдачу аванса в рублях или выдачу валюты в безналичном порядке – путем перечисления на пластиковую банковскую карту.*

Сергей Разгулин,
заместитель директора департамента налоговой и
таможенно-тарифной политики Минфина России

4.Рекомендация: Как отразить в бухучете покупку валюты для загранкомандировки через банк

Заявление на снятие денег

Выдать валютный аванс на загранкомандировку можно, сняв деньги с текущего валютного счета (подп. 2 п. 3 ст. 9 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173?ФЗ). Для этого в банк нужно подать заявление (письмо). Унифицированной формы этого документа в законодательстве нет. Как правило, его форма имеется в банке. Заявление (письмо) на получение иностранной валюты должно содержать реквизиты, перечисленные в пункте 2.1 указания ЦБ РФ от 14 августа 2008 г. № 2054-У. Кроме того, его должны подписать сотрудники, наделенные правом первой и второй подписи, с проставлением печати организации (п. 2.1 указания ЦБ РФ от 14 августа 2008 г. № 2054-У).*

Покупка безналичной валюты

При переводе рублей на приобретение валюты сделайте проводку:

Дебет 57 (76) Кредит 51
– перечислены деньги на покупку валюты.

Поступление купленной валюты на текущий валютный счет отразите так:

Дебет 52 Кредит 57 (76)
– зачислена валюта на валютный счет (на основании выписки банка).

Купленную валюту оприходуйте по официальному курсу, действующему на дату поступления денег (п. 4–6 ПБУ 3/2006).

Если на валютном счете организации валюты не хватает, ее можно приобрести дополнительно. Для этого банку нужно дать поручение на покупку валюты.

Курс валюты, по которому ее покупает банк, обычно отличается от официального. Если валюта куплена дороже, чем курс ЦБ РФ, возникнут прочие расходы (п. 11 ПБУ 10/99). Если дешевле – прочие доходы (п. 7 ПБУ 9/99).

Пример отражения в бухучете операции по покупке валюты для оплаты командировочных расходов

5 февраля ЗАО «Альфа» направляет менеджера А.С. Кондратьева в загранкомандировку. На валютном счете организации денег нет. Поэтому 1 февраля «Альфа» перечислила с расчетного счета 28 000 руб. и дала поручение банку приобрести необходимую валюту (900 долл. США).

1 февраля банк купил валюту по курсу 26,7 руб. за доллар и зачислил ее на валютный счет организации за минусом комиссионного вознаграждения в сумме 200 руб. В этот же день валюта была оприходована в кассу.

Официальный курс доллара США на 1 февраля составил 26,5484 руб. за доллар.

1 февраля бухгалтер организации сделал в учете следующие записи:

Дебет 57 Кредит 51
– 28 000 руб. – перечислены деньги на покупку валюты;

Дебет 52 Кредит 57
– 23 894 руб. (900 USD ? 26,5484 руб./USD) – зачислена валюта на валютный счет организации;

Дебет 91-2 Кредит 57
– 200 руб. – удержано банком комиссионное вознаграждение;

Дебет 91-2 Кредит 57
– 136 руб. (900 USD ? (26,7 руб./USD – 26, 5484 руб./USD)) – отражена разница между курсом покупки валюты и курсом ЦБ РФ;

Дебет 51 Кредит 57
– 3770 руб. (28 000 руб. – 23 894 руб. – 200 руб. – 136 руб.) – возвращен остаток неизрасходованных денег;

Дебет 50 субсчет «Касса в долларах США» Кредит 52
– 23 894 руб. – оприходована наличная валюта в кассу.

Поступление валюты в кассу

Когда организация проводит кассовые операции с иностранной валютой, к счету 50 «Касса» нужно открыть субсчета для обособленного учета каждой наличной валюты (Инструкция к плану счетов). Например, можно использовать субсчета «Касса в долларах США», «Касса в евро» и т. д.

В бухучете поступление наличной валюты (например, долларов США) отразите проводкой:

Дебет 50 субсчет «Касса в долларах США» Кредит 52
– получены доллары США для оплаты командировочных расходов (по курсу ЦБ РФ на день поступления денег в кассу).

В большинстве банков за снятие денег с валютного счета придется заплатить комиссию. В бухучете эту сумму включите в состав прочих расходов (абз. 7 п. 11 ПБУ 10/99).

Выдача валюты под отчет

Выдачу наличной валюты сотруднику под отчет оформите расходным кассовым ордером по форме № КО?2, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88. В какой валюте заполнять расходный кассовый ордер при выдаче аванса на загранкомандировку, см. Как проводить операции по валютной кассе.

В бухучете выдачу наличной валюты сотруднику отразите проводкой:

Дебет 71 Кредит 50 субсчет «Касса в долларах США»

- выданы доллары США сотруднику под отчет.

Курсовые разницы

При выдаче валютного аванса на командировку могут возникнуть курсовые разницы. Это произойдет, если дата оприходования валюты в кассу не совпадет с датой выдачи денег под отчет. В этом случае определите разницу между суммами аванса, пересчитанными по официальному курсу валюты на каждую из этих дат.

В других случаях пересчет суммы аванса на дату совершения операции в иностранной валюте, а также на отчетную дату не производится. Следовательно, курсовой разницы, например, из-за изменения курса валюты на день выдачи аванса и дату утверждения авансового отчета (или последний день месяца) возникнуть не может.*

Такой вывод следует из положений пунктов 7, 9, 10 ПБУ 3/2006.

В бухучете положительные курсовые разницы отразите в составе прочих доходов (п. 7 ПБУ 9/99), отрицательные – в составе прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99).

Ответственность

Внимание: за нарушение порядка приобретения валюты Федеральная служба финансово-бюджетного надзора может оштрафовать организацию, ее руководителя и главного бухгалтера. Размер штрафа – от 75 до 100 процентов суммы аванса, выданного на командировочные расходы. Основание – часть 1 статьи 15.25, статья 23.60 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Сергей Разгулин,
заместитель директора департамента налоговой и
таможенно-тарифной политики Минфина России

5.Рекомендация: Как учесть при налогообложении покупку валюты для загранкомандировки через банк

Один из способов обеспечить командированного сотрудника валютой – снять деньги с валютного счета или купить ее в обслуживающем банке. Обычно эти операции сопровождаются дополнительными расходами. В состав таких расходов входят: комиссионные банку, разница между официальным и коммерческим курсами валют, а также курсовые разницы.

Учет этих расходов при расчете налогов зависит от того, какую систему налогообложения применяет организация.*

Налог на прибыль: комиссия банка

При расчете налога на прибыль комиссию банку за снятие денег с валютного счета включите:

  • в состав прочих расходов, если командировка сотрудника непосредственно связана с производственной деятельностью (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ);
  • в состав внереализационных расходов, если командировка не связана с производством, но экономически обоснованна (подп. 15 п. 1 ст. 265 НК РФ).

Пример отражения в бухучете и при налогообложении комиссии банка за выдачу наличной валюты для оплаты командировочных расходов. Организация применяет общую систему налогообложения

Налог на прибыль: курсовые разницы

Разницу между официальным курсом валюты и курсом, по которому ее купил банк, включите в состав:

Пример отражения в бухучете и при налогообложении разницы между официальным и коммерческим курсами валюты, приобретенной для оплаты командировочных расходов. Организация применяет общую систему налогообложения

Положительную курсовую разницу, возникающую при выдаче валютного аванса для оплаты командировочных расходов, включите в состав внереализационных доходов (п. 11 ст. 250 НК РФ). Отрицательную – в состав внереализационных расходов (подп. 5 п. 1 ст. 265 НК РФ).

Пример отражения в бухучете и при налогообложении курсовых разниц, возникающих при выдаче валютного аванса для оплаты командировочных расходов. Организация применяет общую систему налогообложения

ЗАО «Альфа» направило менеджера А.С. Кондратьева в загранкомандировку. 11 января для оплаты командировочных расходов организация сняла с валютного счета 600 долл. США. 13 января валюта была выдана Кондратьеву под отчет. 19 января сотрудник вернулся из командировки и представил авансовый отчет. Сумма документально подтвержденных расходов составила 600 долл. США (перерасхода по подотчетным суммам не было).

Для учета наличной валюты к счету 50 открыт субсчет «Касса в долларах США».

Условный курс доллара США составляет:

  • 11 января – 30,1851 руб./долл.;
  • 13 января – 29,3774 руб./долл.

Бухгалтер организации сделал в учете следующие записи.

11 января:

Дебет 50 субсчет «Касса в долларах США» Кредит 52
– 18 111 руб. (600 USD ? 30,1851 руб./USD) – оприходована валюта в кассу.

13 января:

Дебет 71 Кредит 50 субсчет «Касса в долларах США»
– 17 626 руб. (600 USD ? 29,3774 руб./USD) – выдан Кондратьеву валютный аванс на оплату командировочных расходов;

Дебет 91-2 Кредит 50 субсчет «Касса в долларах США»
– 485 руб. (600 USD ? (29,3774 руб./USD – 30,1851 руб./USD)) – учтена отрицательная курсовая разница.

19 января:

Дебет 26 Кредит 71
– 17 626 руб. – списаны командировочные расходы.

При расчете налога на прибыль за январь бухгалтер «Альфы» включил в состав внереализационных расходов отрицательную курсовую разницу в размере 485 руб.

<…>

Сергей Разгулин,
заместитель директора департамента налоговой и
таможенно-тарифной политики Минфина России

6.Рекомендация: Как отразить в бухучете и при налогообложении выдачу сотруднику средств на покупку валюты для загранкомандировки в банке

Покупка валюты

Один из способов обеспечения командированного сотрудника валютой – ее покупка в банке. Без ограничений приобрести наличную валюту могут только граждане. У организаций такого права нет – все валютные операции они должны проводить через свои счета в банках.*

Такой порядок установлен пунктом 2 статьи 14 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173?ФЗ и разъяснен в письме Банка России от 22 марта 2005 г. № 36-3/526.

Главбух советует: чтобы обеспечить деньгами сотрудника, выезжающего за рубеж, выдайте ему под отчет рубли и поручите купить валюту самостоятельно. По возвращении из загранкомандировки он должен будет продать неиспользованную валюту (если она останется) и сдать вырученные рубли в кассу.*

Курс валюты

Коммерческий курс валюты должен быть указан в документе, который банк обязан выдать человеку. Форму документа банк устанавливает самостоятельно. Его распечатывают в одном экземпляре и выдают клиенту. Документ подписывает кассир. Вносить исправления в распечатку нельзя. Об этом говорится в пунктах 4.9 и 4.10 Инструкции Банка России от 16 сентября 2010 г. № 136-И.

Бухучет

При выдаче аванса и при возврате неиспользованной суммы сделайте проводки:

Дебет 71 Кредит 50
– выдан аванс на командировочные расходы;

Дебет 50 Кредит 71
– возвращен остаток неизрасходованной подотчетной суммы.

Авансовый отчет

Авансовый отчет нужно оформить в валюте только в том случае, если валюта выдавалась под отчет.* Об этом сказано в указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

При выдаче аванса в российской валюте все командировочные расходы сотрудника будут рублевыми затратами организации. Однако признать сумму этих расходов в бухучете можно лишь в момент утверждения авансового отчета.*

Внимание: выдавать аванс за счет средств, полученных в кассу от граждан в качестве платежей в пользу иных лиц, организация не вправе (п. 2 указания Банка России от 20 июня 2007 г. № 1843-У). Это правило касается, в частности, сумм, полученных по посредническим договорам (комиссионная торговля, оплата услуг в пользу операторов мобильной связи).

Налог на прибыль

При расчете налога на прибыль сумму командировочных расходов учитывайте следующим образом. Если сотрудник может документально подтвердить факт покупки валюты, то расходы учтите в сумме фактически понесенных затрат на командировку по курсу валюты, указанному в справке о покупке валюты. Если сотрудник не может представить справку о покупке валюты, в целях налогообложения учитывайте фактически понесенные сотрудником командировочные расходы по курсу на дату утверждения авансового отчета. И в том и в другом случае расходы признавайте на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 15 июня 2011 г. № 03-03-06/1/347 и ФНС России от 21 марта 2011 г. № КЕ-4-3/4408.

Возврат неиспользованных подотчетных сумм

Не использованные в командировке подотчетные суммы сотрудник должен сдать в кассу организации. Сделать это нужно в течение трех рабочих дней после возвращения из-за границы. В этот же срок сотрудник обязан сдать в бухгалтерию авансовый отчет (п. 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, п. 4.4 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П).

Пример отражения в бухучете и при налогообложении расходов на покупку валюты для загранкомандировки. Сотрудник приобретает валюту в банке. Организация применяет общую систему налогообложения

ЗАО «Альфа» направило менеджера А.С. Кондратьева в загранкомандировку.

Срок командировки – с 26 по 31 января текущего года. Приказом о направлении в командировку установлено, что аванс сотруднику выплачивается в рублях. При снижении официального курса валюты окончательные расчеты проводятся по коммерческому курсу, действующему на дату выдачи аванса и на дату утверждения авансового отчета.

26 января для оплаты командировочных расходов сотруднику выдан аванс – 24 290 руб. Кондратьев самостоятельно купил в банке 700 евро.

Курс коммерческого банка (условный) на дату покупки (26 января) – 34,7 руб./EUR (подтверждено документом банка).

Сумма документально подтвержденных расходов Кондратьева за время командировки составила 640 евро. По возвращении сотрудник продал неизрасходованную часть валюты – 60 евро (700 EUR – 640 EUR).

Курс коммерческого банка (условный) на дату продажи – 33,8 руб./EUR (подтверждено документом банка).

В итоге Кондратьев получил на руки 2028 руб. (60 EUR ? 33,8 руб./EUR).

В авансовом отчете Кондратьев указал:
– сумму документально подтвержденных расходов на служебную поездку – 22 208 руб. (640 EUR ? 34,7 руб./EUR);
– расходы, возникшие из-за обратной конвертации валюты в рубли, – 54 руб. (60 EUR ? (34,7 руб./EUR – 33,8 руб./EUR)).

31 января текущего года руководитель организации утвердил авансовый отчет сотрудника. Бухгалтер организации сделал в учете следующие записи.

26 января:

Дебет 71 Кредит 50
– 24 290 руб. – выдан Кондратьеву аванс на оплату командировочных расходов.

31 января:

Дебет 26 Кредит 71
– 22 262 руб. (22 208 руб. + 54 руб.) – учтены командировочные расходы;

Дебет 50 Кредит 71
– 2028 руб. – возвращен в кассу остаток неизрасходованных денег.

Возможность учесть при налогообложении прибыли расходы, связанные с обратной конвертацией валюты, законодательством не предусмотрена. Поэтому при расчете налога на прибыль бухгалтер учел документально подтвержденные командировочные расходы в сумме 22 208 руб.

Сумма расходов, признанных в бухучете (22 262 руб.), больше суммы расходов, признанных в налоговом учете (22 208 руб.). Поэтому в бухучете отражается постоянное налоговое обязательство:

Дебет 99 субсчет «Постоянные налоговые обязательства» Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
– 11 руб. (54 руб. ? 20%) – отражено постоянное налоговое обязательство.

Сергей Разгулин,
заместитель директора департамента налоговой и
таможенно-тарифной политики Минфина России

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка