Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Отправляем пояснения по НДС не разом, а частями

Подписка
Срочно заберите все!
№24
8 августа 2013 250 просмотров

Просим ответить на следующий вопрос: Какие сроки хранения бухгалтерской документации.Порядок уничтожения бухгалтерской документации(акт,приказ,опись).Какие документы (перечень) можно уничтожать.Можно ли сдавать в макулатуру бухгалтерские документы?С уважением, Гл. бухгалтер Еремина Т.Д

1. Бухгалтерскую документацию необходимо хранить в течение срока, установленного законодательством, но не менее пяти лет.

2. Порядок уничтожения бухгалтерской документации см. 2.3.Статья

3. Уничтожать можно документы только по которым истек срок хранения. Поэтому определенного перечня документов, которые можно уничтожать, а которые нет не существует.

4. Да, бухгалтерские документы можно сдавать в макулатуру.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» vip-версия

1.Рекомендация:Как хранить бухгалтерские документы

<…>

Какие документы хранить обязательно

Законодательство обязывает организацию принимать меры к хранению документов, которые образуются в ее деятельности (п. 1 ст. 17 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). В законах об акционерных обществах и об ООО приведен перечень документов, которые нужно хранить обязательно (ст. 89 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ, ст. 50 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ). К ним, в частности, относятся бухгалтерские документы организации: первичные документы, регистры бухучета и бухгалтерская отчетность. Кроме того, обязанность организации хранить бухгалтерские документы предусмотрена в статье 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

ООО обязаны включать положения о порядке хранения документов в свои уставы (п. 2 ст. 12 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ).

Акционерные общества хранят документы в течение времени, установленного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс, которое применяется с учетом приказа Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Правила хранения можно прописать во внутренних документах организации, например, в Положении об архиве.

Срок хранения

Ситуация:в течение какого срока организация обязана хранить бухгалтерские документы

Храните документы в течение срока, установленного законодательством, но не менее пяти лет.

В статье 23 Налогового кодекса РФ говорится, что документы, необходимые для целей расчета налогов (в т. ч. бухгалтерские документы), организация должна хранить в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Это требование относится ко всем документам бухгалтерского и налогового учета, необходимым для исчисления и уплаты налогов, в том числе и к документам электронных систем документооборота между банком и клиентами (в частности, систем «клиент–банк»). Соблюдать указанный срок организация обязана, если другие сроки не установлены законодательством. Аналогичные выводы подтверждаются письмом Минфина России от 30 марта 2012 г. № 03-11-11/104.

Вместе с тем, в части 1 статьи 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ сказано, что первичные учетные документы, регистры бухучета и бухгалтерскую отчетность нужно хранить в течение периода, установленного правилами архивного дела, но не менее пяти лет. Сроки хранения типовых архивных документов определены в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Таким образом, чтобы избежать ответственности за несоблюдение правил, установленных Законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, храните документы не менее пяти лет. А те, по которым установлен больший срок хранения, – в течение установленного в законодательстве срока.

Особый порядок хранения установлен для документов, подтверждающих понесенный убыток для целей налогового учета (например, первичные документы, регистры налогового учета). Их храните в течение всего срока, в котором убыток будет уменьшать базу по налогу на прибыль. Это следует из пункта 4 статьи 283 Налогового кодекса РФ. После того как вся сумма убытка будет погашена, документы, подтверждающие его формирование, храните еще в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, письмо Минфина России от 26 апреля 2011 г. № 03-03-06/1/270).

Упакованные в опечатанные мешки копии использованных бланков строгой отчетности (корешков), подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств, храните не менее пяти лет. По окончании этого срока, но не ранее истечения месяца со дня последней инвентаризации, копии использованных бланков уничтожаются на основании акта об их списании. Такие правила установлены в пункте 19 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359.

Началом срока хранения документов считайте 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (приняты к учету) (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Исключение составляют:

Документы в электронном виде

Ситуация:можно ли хранить документы в электронном виде

Да, можно.

По законодательству о бухучете первичные и сводные учетные документы можно составлять на бумажных носителях или в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). В налоговом законодательстве также предусмотрена возможность ведения регистров налогового учета на бумажных носителях, в электронном виде и (или) любых машинных носителях (ст. 314 НК РФ). Налоговые декларации (расчеты) также могут быть представлены по установленным формам на бумажном носителе или по установленным форматам в электронном виде (ст. 80 НК РФ).

Таким образом, хранить в электронном виде первичные документы, документы бухгалтерского и налогового учета, оформленные организацией, налоговые декларации (расчеты) можно. Единственное условие – такие документы должны быть заверены в надлежащем порядке, то есть посредством электронной подписи.

Аналогичные выводы следуют из писем Минфина России от 22 августа 2012 г. № 03-02-07/1-202 и от 24 июля 2008 г. № 03-02-07/1-314.

По требованию контролирующих ведомств необходимо делать копии электронных документов на бумаге (заверенные собственноручной подписью). Для налоговой инспекции они послужат предметом налогового контроля (п. 1 ст. 252, п. 1 ст. 93 НК РФ). Данный вывод основан на положениях части 6 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, статей 313 и 314 Налогового кодекса РФ.

Передача документов в архив

Чтобы создать условия для хранения бухгалтерских документов, организация может создать архив (п. 2 ст. 13 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). В зависимости от объема документов создайте архив как самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы делопроизводства (канцелярии, секретариате) (п. 1.1.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

В архив передавайте документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Остальные документы (срок хранения менее 10 лет) храните в бухгалтерии до их уничтожения. Такой порядок рекомендован в пунктах 3.3.1 и 3.3.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Чтобы передать бухгалтерские документы в архив, нужно сформировать дела. Перед сдачей на архивное хранение дело нужно оформить окончательно, а именно:

  • составить внутреннюю опись;
  • составить лист-заверитель;
  • подшить (переплести) дело;
  • пронумеровать листы дела;
  • оформить обложку дела.

Такой порядок предусмотрен пунктом 3.4.2 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

<…>

С.В. Разгулин

заместитель директора департамента налоговой

и таможенно-тарифной политики Минфина России

2.Статья:1.3.7. Как правильно уничтожить документы с истекшим сроком хранения?

<…>

Документы, срок хранения которых истек, можно уничтожить. Как это сделать, чтобы не допустить ошибок, а в дальнейшем избежать претензий проверяющих, рассказано ниже. Последовательность действий должна быть такой.

Сначала руководитель компании своим приказом должен утвердить состав экспертной комиссии, которая будет решать, какие бумаги подлежат уничтожению. В комиссию, как правило, включают наиболее квалифицированных специалистов, которые способны оценить важность тех или иных документов.

Затем комиссия составляет акт, где фиксирует перечень документов, которые необходимо уничтожить. Ниже приведен примерный образец такого акта.

Акт утверждает руководитель компании. Затем все бумаги, как правило, упаковывают в мешки, при этом пересчитывают каждый том или папку собранных дел. После этого документы можно уничтожить любым способом – разорвать, отправить в шредер, сжечь. Бумаги можно также сдать как макулатуру в специализированную организацию, занимающуюся переработкой вторсырья.

В конечном итоге экспертная комиссия должна зафиксировать факт физического уничтожения отобранных документов. Ниже приведен примерный образец такого акта.

Обратите внимание: если первичные документы были сданы на хранение в архив, уничтожить их можно лишь по согласованию с архивом. На акте об уничтожении обязательно должна быть подпись архивного служащего.

<…>

Библиотека журнала «Главбух».

Образцы первичных документов, которые должны быть в каждой бухгалтерии

3.Статья: Выявляем и уничтожаем устаревшие документы

<…>

Определение срока хранения документов

В соответствии с законодательством сроки хранения дел исчисляются с первого дня года, следующего за делопроизводственным. Сроки хранения документов устанавливаются Федеральной архивной службой и распространяются на все организации независимо от формы собственности. В свою очередь, для документов, отражающих специфику деятельности организации или ее отдельные функции, сроки хранения определяются отдельными нормативными актами федеральных органов исполнительной власти. При этом организация может продлить срок хранения документов, но уменьшить его права не имеет. Например, руководитель организации может принять решение, что документы с трехлетним сроком хранения будут храниться в архиве организации шесть лет в случае, если в таких документах содержится ценная для организации информация. Изменение срока хранения документов должно быть согласовано с экспертной комиссией организации.

Как оформляется процесс уничтожения документов?

Для подтверждения факта уничтожения документов необходимо составить акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению*****.

Испорченные бланки документов уничтожаются отдельным актом. Например, бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в бухгалтерии организации и выдаются по заявке под отчет лицу, ответственному за их ведение. По окончании каждого месяца он обязан представить отчет о движении этих бланков. В случае, если часть документов испорчена, составляется акт, в котором следует подробно указать причину порчи, например: «По причине небрежного обращения с бланками инспектора по кадрам Стройковой Инны Михайловны».

Мнение юриста

Татьяна СВИНЦОВА,
юрисконсульт Государственного учреждения – Управления Пенсионного фонда РФ в Усть-Калманском районе Алтайского края:

– При выделении документов к уничтожению необходимо помнить, что неправильное или преждевременное уничтожение может спровоцировать сложности и проблемы в дальнейшей деятельности организации и ее как нынешних, так и бывших работников. В практике работы территориальных органов Пенсионного фонда РФ (по вопросам назначения и перерасчета трудовых пенсий) существует немало примеров того, как в случае досрочного уничтожения необходимых документов период работы в данной организации (при невозможности подтвердить другими способами, например, свидетельскими показаниями) исключается из стажа работы, дающего право на назначение трудовой пенсии.

Способы уничтожения документов

Существует несколько способов физического уничтожения документов. Во-первых, выделенные к уничтожению документы в упакованном виде могут передаваться на утилизацию бумагоперерабатывающим фабрикам или в местные организации, собирающие вторсырье. В таком случае сдача оформляется приемосдаточными накладными, данные которых (дата сдачи, номер накладной, вес сданной макулатуры) указываются в акте о выделении к уничтожению документов.

Во-вторых, юридические лица и индивидуальные предприниматели, специализирующиеся на внеофисном хранении документов, предлагают уничтожение документов путем шредирования. При таком типе уничтожения документов различают стандартное уничтожение и конфиденциальное. Различаются они лишь разной степенью секретности, то есть степенью измельчения фрагментов документа. После операции по уничтожению в базу данных вносится соответствующая запись, и ведение истории уничтоженных документов прекращается.

Состав и деятельность экспертной комиссии

Теперь давайте посмотрим, кто должен заниматься этим вопросом. Для осуществления этого процесса в организации создаются специальные органы – экспертные комиссии. Они занимаются организацией и проведением методической и практической работы по экспертизе ценности, подготовке к передаче на постоянное хранение документов, выделению к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

Экспертные комиссии назначаются приказом руководителя организации в составе не менее 3–5 человек под председательством одного из руководящих работников. Например, в состав экспертной комиссии могут входить: заместитель руководителя, главный бухгалтер, начальник службы персонала и секретарь. Члены экспертной комиссии помогают правильно вести работу по хранению и уничтожению бумаг, определяют сроки хранения документов, если в Перечне срок имеет формулировку «до минования надобности», рассматривают акты о выделении дел к уничтожению. Экспертная комиссия вправе увеличить срок хранения дублирующих документов в случае утраты первоисточника.

<…>

Л. Доронина

кандидат экономических наук, доцент Государственного университета управления

Журнал «Кадровое дело», № 4, апрель 2009

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка