Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Номер за пять минут

Подписка
Срочно заберите все!
№23
13 августа 2013 42 просмотра

Наша организация направляет сотрудников в командировку в другой город. Возникает вопрос о необходимости снять квартиру или комнату в доме у физического лица. Как мы понимаем возможны два варианта:1. Командированный сотрудник сам заключает договор от своего имени с физическим лицом, наличными проплачивает ему из выданных на руки командировочных, получает на руки расписку от хозяина жилья в получении денежных средств, а после отчитывается по авансовому отчету с приложением договора и расписок.2. Организация от своего имени заключает договор с физическим лицом, составляет ежемесячно акты приемки и проплачивает ему через любое подотчетное лицо наличными.Скажите, пожалуйста, какой вариант является наиболее безопасным с точки зрения признания расходов по налогу на прибыль? Все ли необходимые документы нами сейчас указаны по каждому из случаев? Какие особые положения нужно прописать в договоре, на что обратить внимание? Выступаем ли мы в роли налогового агента в отношении наймодателя? Как удерживать с него НДФЛ? Необходимо ли предоставлять справку 2-НДФЛ по итогам года и на это физическое лицо? Необходимо ли где-то регистрировать эти договоры? Как должен будет отчитываться наймодатель перед ФНС по данному виду дохода (когда, какие документы)? Как и когда учесть эти расходы в налоговом учете? Как и когда отразить их в бухгалтерском учете. Каковы способы оплаты за услуги, если контрагентом выступает физическое лицо (безналично, наличными через подотчетное, через РКО лично контрагенту, если мы торговой деятельности не ведем, выручки наличной не имеем).Просим вас помочь нам в разрешении данной ситуации и ответить на указанные вопросы в отношении каждого из двух возможных вариантов найма жилья.

Оба варианта безопасны для организации с точки зрения признания расходов. Если организация заключит договор с наймодателем, то регистрировать его не нужно. Организация будет являться налоговым агентом по НДФЛ и должна будет предоставить справку 2-НДФЛ по окончанию соответствующего года (Как представить справку по форме 2-НДФЛ). В таком случае наймодателю не нужно отчитываться в налоговую инспекцию о полученных доходах. В налоговом учете расходы можно учесть по мере оказания услуг аренды.

Если организация не будет самостоятельно заключать договор аренды, она может приобрести услуги найма через подотчетное лицо. В таком случае расходы можно учесть при расчете налога на прибыль на дату утверждения авансового отчета.

В тексте вопроса верно указан состав подтверждающих расходы на найм жилья документов.

Способ оплаты найма жилья не имеет значения – организация может оплатить аренду как наличными через подотчетное лицо, так и по безналичному расчету.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»

1. Ситуация:Какими документами можно подтвердить расходы на наем жилья, если во время командировки сотрудник поселился у частного лица

Договором или актом с наймодателем.*

Во время командировки сотрудник вправе проживать не только в гостинице, но и в другом жилом помещении (например, на съемной квартире). В таком случае подтвердить расходы на наем жилья можно документами, составленными в произвольной форме (абз. 4 п. 1 ст. 252 НК РФ, постановление ФАС Северо-Западного округа от 26 февраля 2008 г. № А26-1621/2007). Например, актом, подписанным наймодателем (владельцем квартиры), с одной стороны, и нанимателем (командированным сотрудником), с другой.* В этом документе должны быть все обязательные реквизиты, предусмотренные частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402?ФЗ.

Если организация самостоятельно арендует для командированных сотрудников частное жилье, с его владельцем можно заключить долгосрочный договор. Это целесообразно, если организация регулярно командирует своих сотрудников в один и тот же населенный пункт. Размер арендной платы в договоре можно указать за любой период. В этом случае документом, подтверждающим расходы на наем жилья, тоже может быть акт.*

С.В. Разгулин

заместитель директора департамента налоговой

и таможенно-тарифной политики Минфина России

2. Рекомендация:Как учесть при налогообложении расходы на наем жилья во время командировки. Организация применяет общую систему налогообложения

Налог на прибыль

При расчете налога на прибыль документально подтвержденные расходы на наем жилья во время командировки признаются в фактическом размере. Такой порядок применяется и в том случае, если внутренним документом организации установлен норматив (лимит) возмещения, но фактически документально подтвержденные расходы на проживание превысили эту величину.* Это следует из положений пункта 1 статьи 252, подпункта 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ и подтверждается письмом Минфина России от 4 июля 2012 г. № 03-04-06/6-204.

Расходы, не подтвержденные первичными документами, к налоговому учету не принимайте* (п. 49 ст. 270 НК РФ). Аналогичные разъяснения приведены в письме Минфина России от 28 апреля 2010 г. № 03-03-06/4/51. Если документально неподтвержденные расходы на наем жилья отражены в бухучете, то возникнут постоянная разница и постоянное налоговое обязательство (п. 4 и 7 ПБУ 18/02).

При использовании метода начисления командировочные расходы признайте в составе прочих расходов на дату утверждения авансового отчета* (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). При использовании кассового метода для признания затрат необходимо подтвердить факт их оплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ). Например, если сотрудник обоснованно потратил на проживание больше денег, чем ему было выдано под отчет, командировочные расходы спишите в момент выплаты компенсации (после утверждения авансового отчета). О том, как учесть при расчете налога на прибыль расходы на наем жилья по командировке, связанной с приобретением основного средства, подробнее см. Как определить первоначальную стоимость основного средства в налоговом учете.

Помимо затрат на оплату помещения, при налогообложении прибыли можно учесть стоимость дополнительных услуг, оказанных в гостинице. Исключение составляют расходы, связанные:

  • с обслуживанием сотрудника в барах и ресторанах;
  • с дополнительным обслуживанием в номере;
  • с пользованием рекреационно-оздоровительными объектами.

Если стоимость таких услуг выделена в счете, организация не вправе включить ее в расчет налоговой базы. Если стоимость дополнительных услуг отдельно не указана, включите ее в состав расходов по найму жилого помещения. Такой вывод следует из положений подпункта 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Ситуация: как учесть при расчете налога на прибыль плату за аренду квартир для проживания командированных сотрудников

Учтите данные затраты в составе командировочных расходов, но только в той части платы, которая приходится на аренду за дни командировки* (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Если организация арендует частное жилье на постоянной основе, с его владельцем можно заключить долгосрочный договор аренды. Размер арендной платы в договоре можно указать за любой период. Однако при налогообложении прибыли всю сумму расходов учесть не удастся. Арендную плату за тот период, когда арендованное жилье пустовало, в расходы включить нельзя. Объясняется это тем, что арендная плата за период, когда организация не использует квартиру, признается экономически необоснованной* (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Обосновать расходы можно лишь за те дни, когда в арендованной квартире проживает командированный сотрудник (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Для этого организация вправе использовать документы, косвенно подтверждающие факт проживания (например, командировочное удостоверение, проездные документы, приказ о командировке и т. д.)* (абз. 4 п. 1 ст. 252 НК РФ). Подробнее о документальном подтверждении расходов на наем жилья см. Как возместить расходы на наем жилья во время командировки.

Аналогичный вывод содержится в письмах Минфина России от 25 марта 2010 г. № 03-03-06/1/178, от 20 июня 2006 г. № 03-03-04/1/533, от 25 января 2006 г. № 03-03-04/1/58.

Кроме того, в составе расходов по найму жилого помещения можно дополнительно учесть расходы на оплату коммунальных услуг за период командировки* (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Аналогичная точка зрения отражена в письме Минфина России от 5 декабря 2011 г. № 03-03-06/1/802.

Поскольку в бухучете расходы по аренде отражаются в полной сумме, возникнут постоянные разницы и постоянные налоговые обязательства (п. 4, 7 ПБУ 18/02).

Главбух советует: есть аргументы, позволяющие организации учесть при расчете налога на прибыль расходы по аренде квартиры в другом городе в полной сумме вне зависимости от фактического проживания в ней командированных сотрудников. Они заключаются в следующем.*

Расходы по аренде квартиры независимо от факта пребывания в ней сотрудника можно признать экономически обоснованными (п. 1 ст. 252 НК РФ). Во-первых, в другом городе за один и тот же период времени средняя стоимость аренды квартиры может быть меньше, чем средняя стоимость гостиничного номера. Во-вторых, расходы можно учесть как платежи за арендуемое имущество по подпункту 10 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ, а не как расходы на командировки.

Любое арендованное имущество может использоваться не каждый день. Но это не означает, что арендные платежи можно признавать экономически оправданными только в части, которая относится на дни использования (см., например, постановление ФАС Московского округа от 11 февраля 2009 г. № КА-А40/325-09). Ведь никто, в том числе и контролирующие ведомства, не сомневается, что, например, плату за аренду офиса можно включить в расходы полностью, а не в части, приходящейся на рабочие дни. То же относится и к расходам по аренде помещения до начала его фактической эксплуатации.

Вместе с тем, если организация примет решение учитывать расходы на арендованные для командированных сотрудников квартиры без учета их фактического использования, такую позицию ей, вероятнее всего, придется отстаивать в суде.

Пример отражения в бухучете и при налогообложении платы за аренду частной квартиры для проживания командированных сотрудников. Организация применяет общую систему налогообложения*

ЗАО «Альфа», расположенное в г. Москве, имеет производственный филиал в г. Владимире. Для координации работ по внедрению новых технологий сотрудники «Альфы» систематически приезжают в филиал в командировки. Для их проживания организация арендует во Владимире частную квартиру. По договору с ее собственником арендная плата составляет 7000 руб. в месяц. Ежемесячно стороны сделки подписывают акт об оказании услуг по аренде.

Владелец квартиры не является предпринимателем. Поэтому при перечислении арендной платы «Альфа» удерживает из нее НДФЛ по ставке 13 процентов.

В марте в арендованной квартире проживали направленные в командировку:
– менеджер организации А.С. Кондратьев (7 дней);
– генеральный директор А.В. Львов (10 дней).

В учете «Альфы» сделаны проводки:

Дебет 26 Кредит 76
– 7000 руб. – учтена плата за аренду квартиры для проживания командированных сотрудников;

Дебет 76 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 910 руб. – удержан НДФЛ с арендной платы;

Дебет 76 Кредит 51
– 6090 руб. (7000 руб. – 910 руб.) – перечислена арендная плата.

При расчете налога на прибыль за март бухгалтер «Альфы» включил в расходы арендную плату за фактические дни проживания. Сумма расходов составляет:
7000 руб. : 31 дн. ? (7 дн. + 10 дн.) = 3839 руб.

В учете организации возникает постоянная разница и постоянное налоговое обязательство:

Дебет 99 субсчет «Постоянные налоговые обязательства» Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
– 632 руб. ((7000 руб. – 3839 руб.) ? 20%) – отражено постоянное налоговое обязательство с арендной платы, не уменьшающей налогооблагаемую прибыль.

<…>

С.В. Разгулин

заместитель директора департамента налоговой

и таможенно-тарифной политики Минфина России

3. Рекомендация:Как отразить в бухучете приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо

Дата признания расходов

Расходы, понесенные через подотчетное лицо, отразите в бухучете в день утверждения авансового отчета. В этот момент с сотрудника, который получил деньги под отчет, списывается его долг* (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55).

Документальное подтверждение

Если сотрудник приобрел для организации имущество (основные средства, материалы, товары), работы или услуги, то факт их поступления (как и любой другой факт хозяйственной жизни) должен быть подтвержден первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Этот документ должен поступить от поставщика.*

Если такого документа нет, то составьте его сами (например, при поступлении материалов без документов оформите акт в произвольной форме или по форме № М-7 (постановление Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а)). При этом следует иметь в виду, что документ, составленный в произвольной форме, должен содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

<…>

Оплата услуг непроизводственного характера

Если подотчетное лицо оплачивало работы (услуги) непроизводственного характера, то оформите это такой записью:*

Дебет 91-2 Кредит 71
– отражены расходы непроизводственного характера.

<…>

С.В. Разгулин

заместитель директора департамента налоговой

и таможенно-тарифной политики Минфина России

4. Рекомендация:

НДФЛ и страховые взносы

Независимо от того, какой налоговый режим применяет организация, компенсацию расходов на наем жилья в сумме фактических и документально подтвержденных затрат не включайте:*

Такой порядок применяется и в том случае, если внутренним документом организации установлен норматив (лимит) компенсации, а фактически документально подтвержденная сумма расходов превысила эту величину. При этом от сотрудника следует получить письменное объяснение с указанием причин перерасхода средств на оплату жилья. Такие разъяснения содержатся в письме Минфина России от 4 июля 2012 г. № 03-04-06/6-204.

<…>

Ситуация: нужно ли удержать НДФЛ из доходов сотрудника, если во время командировки он проживал в арендованной квартире

Ответ на этот вопрос зависит от того, кто расплачивается за наем жилья – организация или сотрудник.*

Если организация самостоятельно расплачивается с владельцем квартиры, у командированного сотрудника расходов на наем жилья не возникнет. Поэтому компенсация ему не положена. Материальная выгода как объект обложения НДФЛ также не возникает (ст. 212 НК РФ). В то же время организация как налоговый агент обязана удержать и перечислить в бюджет сумму НДФЛ с доходов, выплаченных владельцу квартиры (если он не является предпринимателем)* (ст. 226 НК РФ). Подробнее об этом см. С каких выплат удерживать НДФЛ.

Аналогичная позиция отражена в письме МНС России от 28 мая 2002 г. № 04-1-06/561-У452.

Иногда командированному сотруднику самому приходится договариваться о найме частного жилья. В такой ситуации организация компенсирует ему эти расходы. Об удержании НДФЛ с суммы такой компенсации см. Как учесть при налогообложении расходы на наем жилья во время командировки. Организация применяет специальный налоговый режим.

<…>

С.В. Разгулин

заместитель директора департамента налоговой

и таможенно-тарифной политики Минфина России

5. Рекомендация:

Форма заключения договора аренды (устная или письменная) зависит от срока его действия и статуса арендатора (гражданин или организация).

Форма договора

Договор аренды на срок более года должен быть заключен в письменной форме. Однако если хотя бы одной из сторон договора является организация, то письменная форма договора необходима в любом случае. Таковы требования пункта 1 статьи 609 Гражданского кодекса РФ.

Содержание договора

В тексте договора аренды укажите условия сделки:*

К отдельным видам договоров аренды (прокат, аренда транспортных средств, аренда зданий и сооружений, аренда предприятий, финансовая аренда) указанные положения применяются, только если другое не установлено специальными положениями законодательства об этих договорах (ст. 625 ГК РФ).

Регистрация договора

Если организация сдает в аренду недвижимое имущество, то такой договор, заключенный на срок от одного года и выше, подлежит обязательной госрегистрации (п. 2 ст. 609 и п. 2 ст. 651 ГК РФ, п. 3 информационного письма Президиума ВАС РФ от 11 января 2002 г. № 66). Причем договор считается заключенным с момента такой регистрации* (п. 2 ст. 651 ГК РФ).

<…>

О.Д. Хороший

государственный советник налоговой службы РФ III ранга

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Новости по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка