Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Семь бухгалтерских желаний, которые сбылись в 2016 году

Подписка
Срочно заберите все!
№24
14 августа 2013 128 просмотров

Подскажите пожалуйста, составляется ли на сегодняшний день сводный табель или эту форму уже отменили? Я знаю, что сводный табель храниться в архиве до трех лет, может у меня не достоверная информация?

С 1 января 2013 года любой документ компания вправе разработать самостоятельно, независимо от того, есть его форма в альбомах унифицированных форм или нет. Такой документ должен содержать обязательные реквизиты (ст.9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»)

Данное правило распространяется, в том числе, и на документы по учету рабочего времени. Следовательно, Вы вправе разработать самостоятельно форму для учета отработанного сотрудниками времени. За основу можно взять унифицированные формы Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» или № Т-13 «Табель учета рабочего времени». В эти документы можно внести минимальные корректировки: удалить коды, номер формы и ссылку на постановление Госкомстата; добавить поле, предусматривающее расшифровку подписи.

Разработанную форму документа, применяемого для учета рабочего времени, следует закрепить в учетной политике.

Такой документ следует хранить в организации пять лет, а при тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 лет (п. 586 Перечня типовых управленческих документов, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.10 № 558).

Обоснование данной позиции приведено ниже в рекомендациях «Системы Главбух» версия для коммерческих организаций и vip-версия

1. Статья: Унифицированные формы отменены. Как быть кадровику?

Можно ли продолжать пользоваться унифицированными формами Госкомстата?
– Да, можно.

Личная карточка по форме № Т-2 осталась обязательной?
– Нет, однако ее рекомендуется использовать.

Можно ли бюджетным организациям разрабатывать свои формы первичных документов?
– Нет, нельзя.

Шаг 1. Уточняем, что именно изменилось в кадровом делопроизводстве

С 1 января 2013 года любой документ компания вправе разработать самостоятельно, независимо от того, есть его форма в альбомах унифицированных форм или нет. Это установлено Федеральным законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Главное, чтобы в бланке присутствовали обязательные реквизиты1, среди которых: наименование документа и дата его составления; название организации; вид документа; описание кадрового действия и величина его измерения в натуральном и (или) денежном выражении, наименование должностей ответственных лиц и их подписи с расшифровкой фамилии и инициалов (п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).*

По сравнению со старыми правилами оформления первичных документов перечень обязательных реквизитов в целом остался прежним. Только конкретизированы требования к подписи. Этот реквизит должен включать фамилию и инициалы уполномоченного лица или другие реквизиты, необходимые для его идентификации.

Новый закон не запрещает использовать унифицированные формы «Т»2 – ими можно пользоваться и дальше.*

Только два бланка по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда остаются обязательными в 2013 году: расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49) и платежная ведомость (форма № Т-53). Эти формы упоминаются в действующем Положении № 373-П, следовательно, вместо них нельзя использовать собственный документ.

Шаг 2. Выбираем, как будем вести кадровый учет – по унифицированным или собственным формам

Прежде чем дать задание по разработке новых форм, работодатель должен оценить целесообразность нововведений (см.таблицу). Придумывать свои бланки целесообразно, если типовые формы не выполняют свою учетную функцию, плохо соотносятся с бизнес-процессами организации. Это может быть актуально, допустим, для иностранной компании, у которой есть представительство или филиал в России. В таких случаях часто требуется вести двойной учет: по правилам, принятым в компании, и по российскому законодательству. Разработка новых форм документов поможет решить эту проблему.

Если удобно использовать привычный пакет документов, то в формы «Т» достаточно внести минимальные корректировки:

  • удалить коды, номер формы и ссылку на постановление Госкомстата;
  • добавить поле, предусматривающее расшифровку подписи.*

Шаг 3. Разрабатываем первичные бланки документов или вносим изменения в прежние формы

Совет: продолжайте использовать личную карточку по форме № Т-2. В ней вы отмечаете сведения о воинском учете, который обязан вести каждый работодатель (п. 7 ст. 8 Федерального закона от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»).

Ответственность по разработке документов возлагается на бухгалтерию (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Работодатель должен организовать процедуру так, чтобы формы документов, затрагивающие кадровый учет, создавались в тесном сотрудничестве с отделом кадров. Чтобы оптимизировать делопроизводство, используйте в бланках:

  • трафаретные тексты;
  • наборы стандартных фраз и выражений.

Излагайте информацию максимально кратко и таким образом, чтобы исключить возможность двоякого толкования документа. Каждое слово в тексте формы должно нести смысловую нагрузку.

На практике часто возникают трудности с заполнением больших сводных форм: № Т-3 (штатное расписание), № Т-7 (график отпусков), № Т-12 (табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда), № Т-13 (табель учета рабочего времени) и т. п. Удалив из них ненужные графы и лишнюю информацию, вы лучше структурируете документ, сделаете его более понятным (образец). Все скорректированные таким образом бланки можно представить в виде альбома унифицированных форм с приложением детальной инструкции по их заполнению.

Пример

Начальник отдела кадров ООО «Каравелла» Марина Крылова совместно с главным бухгалтером подготовила проект изменений. Компания будет применять альбом унифицированных форм, модернизированных под свои нужды. Начальник отдела кадров предложила удалить из документов все реквизиты, которые не входят в перечень обязательных и не используются в организации. Это:

  • ссылки на номер формы и постановление Госкомстата;
  • коды ОКУД и ОКПО.

Затем во всех формах рядом с подписью предусмотрели место для расшифровки – указания фамилии и инициалов работника, подписавшего документ, так как это обязательный реквизит.

Шаг 4. Утверждаем формы приказом руководителя

Новые формы первичных документов закрепите приказом руководителя (см. образец). С этим приказом необходимо ознакомить сотрудников, которые оформляют кадровые документы.

ЖУРНАЛ «КАДРОВОЕ ДЕЛО», № 1, ЯНВАРЬ 2013

2. БИБЛИОТЕКА ЖУРНАЛА «ГЛАВБУХ». КАДРОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ, БЕЗ КОТОРЫХ БУХГАЛТЕРИИ НИКАК НЕ ОБОЙТИСЬ

<…>

3.1. Как вести учет рабочего времени

Для учета времени, фактически отработанного каждым работником, организации могут использовать одну из двух унифицированных форм, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1:

  • № Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда»;
  • № Т-13 «Табель учета рабочего времени».

Этим же постановлением Госкомстата утверждены указания по их заполнению.

Форма № Т-12 может быть использована не только для учета рабочего времени сотрудников. Раздел 2 формы № Т-12 предназначен для отражения расчетов с сотрудниками по оплате труда по видам начислений. Компании, которые временной учет и расчеты с персоналом по оплате труда ведут раздельно, могут заполнять только раздел 1 «Учет рабочего времени».

Если раздел 2 «Расчет с персоналом по оплате труда» все же заполняется, то сумму оплаты труда, начисленную по одному основанию на один корреспондирующий счет, показывают в графах 18–22. При расчете по каждому работнику разных видов начислений в корреспонденции с различными счетами заполняют графы 18–34.

Форма № Т-13 используется для учета рабочего времени, если в организации установлена автоматическая система контроля присутствия работников.

Существует два способа учета рабочего времени в табеле учета рабочего времени:

  • сплошной регистрации явок или неявок на работу;
  • регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.).

Второй способ целесообразнее применять для учета рабочего времени тех категорий работников, заработная плата которых не зависит от количества отработанного времени, например работников с ненормированным рабочим днем.

Зачем вести табель?

Табель – первичный документ, на основании которого начисляется заработная плата. Он в развернутом виде подтверждает один из фактов хозяйственной деятельности – исполнение работником обязательств по трудовому договору (ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

По окончании календарного месяца табель передается в бухгалтерию. Если в организации начисляется аванс за фактически отработанное время, то табель должен составляться не реже чем один раз в полмесяца.

Табель учета рабочего времени следует хранить в организации пять лет, а при тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 лет (п. 586 Перечня типовых управленческих документов, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.10 № 558).*

<…>

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка